※記事内に広告を含みます
デジタル化・ペーパーレス化が進んでいる昨今、建設業でも多くの元請会社が「グリーンサイト」を利用し、クラウド上で労務・安全衛生に関する書類の管理を行うようになりました。
グリーンサイトのクラウドサービスを利用することで、書類作成に伴う作業効率化やミスの低減、紙で印刷する費用の削減にも繋がります。
では、グリーンサイトを利用するためには、どのような手続きを行えばよいのでしょうか？
この記事では、グリーンサイトに登録する方法と登録するメリット・デメリットについて解説します。
グリーンサイトとは
グリーンサイトとは、元請会社と下請会社の間でやりとりされるグリーンファイル（労務・安全衛生書類）をクラウド上で管理できる建設業特化型サービスです。
グリーンサイトは、パソコンやスマートフォンがあればどこからでも利用可能です。操作も簡単で、グリーンサイトの利用により一人親方や協力会社、下請業者にかかる作業負担を軽減できます。
すでに500社以上の元請会社が登録しており、登録企業数は70万社以上、登録作業員数は177万人超に至っています。
この記事では、グリーンサイトの料金体系や加入するメリットについてより詳しく解説しています。
グリーンサイトの料金体系や利用するメリット・デメリットを解説！
グリーンサイトに登録するメリット
グリーンサイトに登録するとどのようなメリットを得られるでしょうか。ここからは、グリーンサイトに登録するメリットについて解説します。
一度データを登録すれば書類作成にかかる時間や手間を省ける
建設業では、下請業者が工事の作業現場に入る際、グリーンファイルを元請業社に提出する必要があります。
これまでは、グリーンファイルの作成・提出に多くの作業時間を取られてしまうことが企業にとって課題の1つとなっていました。
そのようなグリーンファイルに関連する課題を解決するため開発されたのがグリーンサイトです。
グリーンサイトに一度ご自身の情報を登録しておけば、次回から書類作成をする際には同じ情報を自動反映できるので、入力の手間を省けます。
提出先の元請会社もグリーンサイトを導入していれば、書類の提出までパソコン1つで行えるので、これまで提出のためにかかっていた労力や費用も削減することが可能です。
元請業者にとっても、さまざまな案件を一元管理できるなど、ベネフィットが大きいため、デジタル化の波に乗って急速に普及しています。
資格の有効期限を登録して更新漏れを防げる
グリーンサイトでは、健康診断や各種資格、建設許可証など定期的に更新する必要のある情報を登録・管理できます。
有効期限の1ヶ月前になるとアラートが表示されるので、資格の更新漏れを防げます。
書類の記入ミスなどを防ぎ印鑑や紙がいらなくなる
グリーンサイトで書類を作成する場合、提出先の情報や自身の情報は、クラウド上から自動的に反映できます。手書きの際に気を遣ってきた記入ミスから解放され、短時間で正確な書類を作成することが可能です。
また、書類への押印と提出もクラウド上で可能です。印刷や郵送も不要になるため、今までこれらにかかっていたコストや手間を削減できることもメリットの1つです。
グリーンサイトに登録するデメリット
グリーンサイトに登録する場合は、デメリットについても事前に確認しておきましょう。グリーンサイトに登録するデメリットは以下の通りです。
- 初期に設定する項目が多く手間がかかる：グリーンサイトは、初期登録の際に必要な情報の量がとても多く、最初の登録でつまずきやすい
- グリーンサイトを利用するのに料金がかかる：利用の際は初期設定料金とID利用料(月額課金)がそれぞれ必要となる
- 元請会社のグリーンサイトへの登録が必要になる：元請会社と協力会社の双方がグリーンサイトに登録をしていなければクラウド上でやり取りができない
このようなデメリットをよく理解しておくことで、後悔や失敗などのリスク対策につながるでしょう。
グリーンサイトの登録申請はアウトソーシングがおすすめ
グリーンサイトの申請や入力業務は、アウトソーシングサービスの活用もおすすめです。慣れない作業を行う場合、時間がかかるため残業が発生する可能性も高いためです。
リソースが足りない場合はグリーンサイトの入力業務よりも優先度の高い業務にリソースを使いたいことでしょう。外注できる業務は外注し、優先度の高い業務を実施することで、売上の向上も期待できます。
弊社が運営するツクノビ事務は、建設業の事務業務をプロが代行する建設業特化のアウトソーシングサービスです。グリーンサイトの登録、入力はもちろん、安全書類の作成、管理、回収についても対応可能です。グリーンサイトだけでなく、Buildee、Greenfile.work、WIZDOMなど、様々なシステムに対応しています。
建設業事務を外注することで、現場作業に集中でき、業務効率化を目指せます。また、専門的な知識を持っているため、書類をミスなく作成・管理できる効果も期待できます。
重要な業務に工数を割けるようになるため、売上の向上や離職率の低下にもつながります。
グリーンサイト登録・入力業務の代行事例
グリーンサイトの登録・入力業務におけるツクノビ事務の活用事例としては、安全書類の対応における元請け対応や下請け対応を丸ごと代行した事例が挙げられます。
抱えていた課題としては、専門知識が必要で、細かい作業が発生してしまうため、担当者がストレスを抱えやすいというものでした。下請けの書類回収が大変だったり、担当がやめると引き継ぎが面倒という点も課題の1つです。また、人を採用しようと思っても1人工置くほどの業務量でもないこともネックとなる部分でした。
解決策として、ツクノビ事務で、元請対応や下請け対応業務を丸ごと代行いたしました。下請けから安全書類が上がってこなかったり、リマインドが必要だったり、安全書類の理解がなかったりする場合でもツクノビ事務が業務を進行いたします。
下請けの立場で業務代行をする場合も、元請けに提出するべき安全書類の作成などの対応をいたします。
建設業での経験が豊富な人材が代行するため、施工管理担当者の負荷とストレスを軽減できました。また、稼働時間に対する料金設計となっているため、1人工ほどのリソースは必要ない場合でも無駄なく対応できます。
依頼の背景や導入後の運用などの事例詳細はこちらからお問い合わせください。事例の紹介をするとともに、御社の状況に合ったご提案をいたします。
ツクノビ事務は、建設業の事務業務をプロに代行できる建設業特化のアウトソーシングサービスです。
事務作業や書類作成を採用倍率200倍を通過した専門スタッフが代行いたします。現場での事務業務にかかる時間を90%削減し、受注できる案件の増加や退職率の低下につながった事例もあります。詳細はぜひこちらからご確認ください。
グリーンサイトの代行登録についてはこちらの記事で解説しています。ぜひこちらもご確認下さい。
グリーンサイトの代行登録とは？かかる費用や手順をわかりやすく解説
グリーンサイトに登録する方法
実際にグリーンサイトへ登録するための手順は以下の通りです。
1. インターネットで公式サイトから申し込みをする
2. 申し込み情報の入力
3. 必要書類の提出をする
4. 利用料金の支払いをする
5.利用開始
元請会社の場合、協力会社の場合により、申込フォームが多少異なるため注意しましょう。
元請会社の場合
まずは、元請会社がグリーンサイトに登録する方法を解説します。すでに協力会社の立場でグリーンサイトを利用中で、新たに元請会社として利用する場合も同様です。
元請会社としてグリーンサイトに申し込むための手順は、以下の通りです。
- 公式サイトの申込フォームから資料請求を行う
- 申込フォームに入力した連絡先に担当者から連絡がくるため、契約内容を決定する
- 同意した契約内容をもとに、利用申し込み書と同意書が届くため、サインをしたうえ、原本をグリーンサイトの運営会社に郵送する
- 請求書が届くため入金を行う
- 利用開始メールが届き次第、利用を開始する
申し込みから利用開始まで、約3週間ほどかかります。入金を確認でき次第、最短で翌日からグリーンサイトを利用可能です。
協力会社・一人親方の場合
協力会社としてグリーンサイトに登録する際は、後述する手順で登録を進めます。申し込みから利用開始まで、約3週間ほどかかります。入金を確認でき次第、最短で翌日からグリーンサイトを利用できるようになります。
1. インターネットで公式サイトから申し込みをする
はじめにグリーンサイトの公式サイトにアクセスします。トップページを下にスクロールしていくと「お申し込み」の表記が出てくるので、そこをクリックしましょう。その後のページで「協力会社として申し込み」をクリックしましょう。
グリーンサイト公式HPはこちら
2. 申し込み情報を入力する
まず申込手順説明、利用約款事前説明の内容を確認しましょう。利用約款および特約への同意を行ない、申込情報を入力します。
申込情報は企業情報、企業担当者、請求担当者、契約内容の4つに分かれています。協力会社の場合は、会社の情報に沿って各情報を登録しましょう。一人親方の場合、企業情報の法人格欄では、「個人事業主」を選択しましょう。
最後に、契約内容の項目でユーザー上限数を選択します。1～50のうち該当する数字を選びます。1名ごとに1IDが必要になりますが、一人親方の場合は1IDで申し込みをしましょう。ID数によって利用料金が変わるので注意が必要です。
「次へ」ボタンをおすと、グリーンサイト申込情報入力ページへ移ります。
すべての入力内容の確認をおこない、申込みボタンを押せば完了です。
3. 必要書類の提出をする
手続きが完了すると、申込み確認メールが届きます。添付されている利用申込書を印刷して、下記必要書類をすべて郵送にて提出しましょう。
- 捺印済みの利用申込書：メールに添付されている利用申込書を印刷し、必要事項を記入する
- 印鑑証明書：法人の場合は会社の印鑑登録証明書、個人事業主の場合は個人印の印鑑登録証明書を準備する
- 登記簿謄本（法人化している一人親方）：登記所もしくは法務局証明サービスセンターの窓口で交付請求する。または、オンラインにて申請する
- 住民票（個人事業主の一人親方）：役所の窓口などで取得する
4. 利用料金の支払いをする
必要書類の確認が完了すると、株式会社MCデータプラスから請求書が届きます。内容を確認の上、支払いをおこないましょう。支払いの確認がとれると、IDと初期パスワードが発行されます。
5. 利用を開始する
入金が確認されたら最短翌日から利用可能です。管理画面にログインすればグリーンサイトを利用できます。
一人親方が登録する際の注意点
一人親方が登録する際は、提出書類の「原本」と「発行日」に細心の注意を払うことが重要です。
住民票や印鑑登録証明書は原本で、発行から6ヶ月以内のものが必要です。コピーや期限切れの書類は受理されにくいため、手続き直前に取得して不備を防ぎましょう。
また、申込書の押印は印鑑証明書の印影と一致していることを確認してください。個人の実印を使用するため、押印後の訂正は手間がかかります。
書類は郵送提出が基本のため、追跡可能な方法で送付すると安心です。到着後に請求書が発行され、入金確認後にIDが発行されるのが一般的です。
利用開始日は翌月1日となるケースもあるため、スケジュールに余裕を持って申請しましょう。
さらに、CCUSや建退協の情報を記入する場面があるため、ID・手帳・加入証を事前に手元に準備しておくとスムーズです。
グリーンサイトとCCUSは別サービスですが、連携により登録作業を効率化できるため、併用も検討するとよいでしょう。
グリーンサイトに登録する際に必要な書類
グリーンサイトに登録する際に必要な書類は、法人と一人親方（個人事業主）で異なります。
どちらの場合も、申込書の原本提出に加えて本人確認書類や事業確認書類の提出が求められます。提出書類の内容に不備があると審査が遅れるため、事前に最新情報を確認して準備しましょう。
ここでは、法人企業と一人親方に分けて必要書類を整理し、注意すべきポイントを解説します。
法人企業の場合
法人企業が準備すべき書類は、「会社の実在性」と「代表印の真正性」を証明するものです。
まず、運営会社から送付される利用申込書を印刷し、必要事項を記入したうえで法人の実印を押印します。次に、履歴事項全部証明書（登記簿謄本）の原本を用意します。
最新の会社情報を確認できる全部事項で、発行から6ヶ月以内の原本が望ましいでしょう。
さらに、法人の印鑑登録証明書の原本を添付し、申込書の押印と印鑑証明書の印影が一致しているか確認します。
加えて、現場によっては社会保険・雇用保険・建退協・CCUS関連の資料や、作業員名簿・資格証の写しが必要となる場合があります。案件要件に応じて、追加書類の有無を事前に確認しておくと安心です。
一人親方の場合
一人親方（個人事業主）は、本人確認と印鑑確認の2点を中心に書類を準備します。
まず、運営会社から届く利用申込書を印刷し、必要事項を記入して実印で押印します。本人確認書類として、発行から6ヶ月以内の住民票原本を用意し、住所・氏名・生年月日に誤りがないか確認しましょう。
さらに、印鑑登録証明書の原本を添付し、申込書の押印と印影が一致しているかを確認します。差異があると差し戻しの原因となるため、注意が必要です。
提出後は請求・入金・ID発行を経て利用開始となります。開始日が翌月1日扱いになる場合もあるため、工期や着工予定から逆算して準備を進めましょう。
また、CCUSや建退協の情報を記載する場面もあるため、ID・手帳・加入証を事前に手元に準備しておくとスムーズです。
必要な書類を準備する際の注意点
必要書類を準備する際に重要なのは、有効期限と原本の確認です。
登記簿謄本・印鑑登録証明書・住民票はいずれも発行から6ヶ月以内の原本提出が基本です。取得が早すぎると期限切れの恐れがあるため、申込直前の取得を推奨します。
次に押印の一致確認です。申込書の押印は、提出する印鑑登録証明書の印影と一致している必要があります。押し直しや訂正はトラブルの原因となるため、捺印前に印影を確認しましょう。
郵送提出時は追跡可能な方法を利用し、控えのコピーを保管しておくと安心です。書類到着後は請求→入金→ID発行の流れで進むため、請求書の支払期日にも注意してください。
さらに、現場によってはCCUS・建退協・資格証の写し・作業員名簿などが求められる場合があります。
発注者や元請の指示書と照らし合わせ、追加書類の有無を事前に確認しておくと再提出を防げます。
グリーンサイトの利用料金
グリーンサイトの利用料金は元請会社として利用する場合と、協力会社として利用する場合とで料金体系が異なります。
それぞれに必要な料金は以下となります。
| 必要な費用 | |
|---|---|
| 協力会社・一人親方 | ID利用料 |
| 元請会社 | ID利用料 プロジェクト利用料 |
協力会社・一人親方の利用料金
協力会社としてグリーンサイトを利用する場合は、「ID利用料」が必要です。サイトにログインするために必要なIDの発行と、IDの利用に必要な費用は以下の通りです。
| 項目 | 利用料金 |
|---|---|
| 初期設定料金 ※初年度のみ |
10,000円 |
| 1名プラン | 1ID 4,800円/年 |
| 10名プラン | 10ID 12,000円/年 |
| 追加利用料 | 10ID毎1,000円／月 |
初回登録の際に初期設定料金として10,000円が必要となります。また、IDは年間契約のため、12か月分まとめての前払い制です。プランによって1名当たりの金額は変動するので、自社に合ったプランを選択しましょう。
また、IDが足りなくなった際には年度中の追加も可能です。
このID利用料は元請会社でも金額は共通です。
元請会社の利用料金
元請け会社の場合、先述したID利用料に加えてプロジェクト管理料が必要です。プロジェクト管理料は現場を管理するための利用料となります。1つの施工体制台帳につき、1プロジェクトとされてます。
プロジェクト管理料は初期設定料金とプロジェクト利用料で分かれます。
| 費用 | |
|---|---|
| 初期設定料金 ※初年度のみ |
300,000円 |
| コース名 | 契約プロジェクト数 | プロジェクト利用単価 | 追加単位 |
|---|---|---|---|
| Aコース | 10~99プロジェクト | 7,000円／月 | 1プロジェクト |
| Bコース | 100~249プロジェクト | 6,500円／月 | 10プロジェクト |
| Cコース | 250〜499プロジェクト | 6,000円／月 | 10プロジェクト |
プロジェクト管理料の場合、初回登録の際に初期設定料金として300,000円が必要となります。また、こちらも12か月分まとめての前払い制です。契約プロジェクト数は任意の数を設定できます。プロジェクト数は年度中の追加も可能です。
代行登録の利用料金
代行登録の利用料金は、グリーンサイトにおいて協力会社や一人親方が自社で登録できない場合に、元請会社や上位会社が代わりに登録を行うオプションサービスです。
代行登録を利用する場合、1社あたり年間2,400円（税別）の費用が発生します。
ただし、登録対象が「一人親方（個人事業主）」である場合は、代行登録料が無料となる特例があります。
また、代行登録を開始した月を含めて翌月末までの最大2ヶ月間は、無料トライアル期間として費用が発生しません。
例えば、2025年4月に代行登録を開始した場合、4月と5月は無料で利用でき、6月以降に年間2,400円が発生します。
さらに、既に登録済みの企業を再度代行登録する場合も同額の費用がかかるため、重複登録を防ぐための事前確認が必要です。
このように、代行登録は低コストながら、企業間連携や下請会社のデジタル化を支援する有効な仕組みといえるでしょう。
支払い方法
グリーンサイトの支払い方法は請求書払いです。申し込みを行い、必要書類を送付した後に請求書が発行されます。請求書に則って初期設定料金と1年分の利用料金を振り込む流れとなります。
一人親方に必要な売上台帳についてはこちらの記事で解説しています。ぜひこちらもご確認下さい。
一人親方に必要な売上台帳とは？記載項目や書き方・注意点を解説
グリーンサイトを活用するためのポイント
グリーンサイトを最大限に活用するには、登録情報の正確性と運用体制の工夫がポイントです。
入力ミスや更新漏れを防ぎ、常に最新の情報を維持すると、現場管理の精度が高まります。
また、CCUSとの連携機能や問い合わせサポートを活用することで、業務の効率化にもつながります。
ここでは、スムーズに運用するための実践的なポイントを紹介します。
情報は正確に登録する
グリーンサイトでは、情報は正確に登録しましょう。
登録内容に誤りがあると、作業員名簿や資格情報の照合でエラーが発生し、現場入場が遅れる原因になります。特に氏名・生年月日・資格番号などは、公式証明書の記載と完全に一致させてください。
また、情報に変更があった場合は速やかに更新し、常に最新の状態を維持しましょう。登録ミスや未更新のまま放置すると、元請企業の承認が得られないこともあります。
入力作業は手間に感じるかもしれませんが、正確な登録こそが円滑な現場運営を支えるためには重要です。定期的にデータを確認し、ミスのない管理を徹底しましょう。
CCUSと連携する
グリーンサイトを効果的に運用するには、CCUS（建設キャリアアップシステム）との連携が欠かせません。
両システムを連携させることで、作業員の資格や経歴情報が自動的に反映され、入力や確認作業の負担を大幅に削減できます。
また、CCUSのデータを活用すれば、現場入場者の管理や教育記録を一元化でき、書類提出や更新手続きもスムーズです。
さらに、資格の有効期限や技能講習の管理を自動化すると、更新漏れや提出忘れを防げます。
グリーンサイトとCCUSはそれぞれ独立したシステムですが、併用すると労務・安全・品質管理を効率化できる点が大きな利点です。
両システムの仕組みを理解し、早期に連携を進めることで、現場全体の運営がよりスムーズになるでしょう。
困ったときは電話で問い合わせをする
グリーンサイトの運用中にトラブルが発生した場合は、公式サポートへ電話で問い合わせをしましょう。
メールや問い合わせフォームも利用できますが、緊急性の高い内容や操作に関する問題は電話のほうがすぐに解決できます。
サポートセンターでは、登録方法・請求関連・データ修正など幅広い相談に対応しており、実際の操作画面を確認しながら案内してもらえる点も安心です。
問い合わせ時は、契約番号・会社名・担当者情報を手元に準備しておくとスムーズに対応してもらえます。
自己判断で誤った操作を行うと修正に時間がかかることもあるため、迷ったら早めに連絡しましょう。
各種お問い合わせは、こちらから確認してください。
【まとめ】グリーンサイトを上手く利用して労務負担を減らすのがおすすめ！
作業現場ごとに必要なグリーンファイルの作成。今まで1つずつ手書きで行っていた際に感じていた作業負担や誤記入へのストレスは、グリーンサイトを利用することで解消できます。
急速に進んでいるペーパーレス化の後押しもあり、コミュニケーションを円滑に行うための手段としてグリーンサイトを利用する元請・関連会社が今後さらに増えていくことが予測されます。
グリーンサイトに登録しているというだけでも、元請会社にとっては作業が軽減されるため、喜ばれることもあるでしょう。
業界内での競争力をもつためにも、ご自身の限られた時間を有効活用するためにも、グリーンサイトの登録・活用を検討してみてはいかがでしょうか。
グリーンサイトの問い合わせや電話がつながらない場合の対処法やグリーンサイトのCCUS連携サービスを利用するメリットについてはこちらの記事で解説しています。ぜひこちらもご確認ください。
グリーンサイトの問い合わせ先や電話が繋がらない場合の対処法を解説
グリーンサイトのCCUS連携サービスを利用するメリットや手順を解説
