グリーンサイトに登録する方法やメリットをわかりやすく解説！

デジタル化・ペーパーレス化が進んでいる昨今、建設業でも多くの元請会社が「グリーンサイト」を利用し、クラウド上で労務・安全衛生に関する書類の管理を行うようになりました。

グリーンサイトのクラウドサービスを利用することで、書類作成に伴う作業効率化やミスの低減、紙で印刷する費用の削減にも繋がります。

では、グリーンサイトを利用するためには、どのような手続きを行えばよいのでしょうか？

この記事では、グリーンサイトに登録する方法と登録するメリット・デメリットについて解説します。

グリーンサイトとは

グリーンサイトとは、元請会社と下請会社の間でやりとりされるグリーンファイル（労務・安全衛生書類）をクラウド上で管理できる建設業特化型サービスです。

グリーンサイトは、パソコンやスマートフォンがあればどこからでも利用可能です。操作も簡単で、グリーンサイトの利用により一人親方や協力会社、下請業者にかかる作業負担を軽減できます。

すでに500社以上の元請会社が登録しており、登録企業数は70万社以上、登録作業員数は177万人超に至っています。

参照元：協力会社の方へ | 建設サイト・シリーズ

この記事では、グリーンサイトの詳細や加入するメリットについてより詳しく解説しています。

グリーンサイトとは？使用するメリットや利用料金などを紹介

グリーンサイトに登録するメリット

グリーンサイトに登録するとどのようなメリットを得られるでしょうか。ここからは、グリーンサイトに登録するメリットについて解説します。

一度データを登録すれば書類作成にかかる時間や手間を省ける

建設業では、下請業者が工事の作業現場に入る際、グリーンファイルを元請業社に提出する必要があります。

これまでは、グリーンファイルの作成・提出に多くの作業時間を取られてしまうことが企業にとって課題の1つとなっていました。

そのようなグリーンファイルに関連する課題を解決するため開発されたのがグリーンサイトです。

グリーンサイトに一度ご自身の情報を登録しておけば、次回から書類作成をする際には同じ情報を自動反映できるので、入力の手間を省けます。

提出先の元請会社もグリーンサイトを導入していれば、書類の提出までパソコン1つで行えるので、これまで提出のためにかかっていた労力や費用も削減することが可能です。

元請業者にとっても、さまざまな案件を一元管理できるなど、ベネフィットが大きいため、デジタル化の波に乗って急速に普及しています。

資格の有効期限を登録して更新漏れを防げる

グリーンサイトでは、健康診断や各種資格、建設許可証など定期的に更新する必要のある情報を登録・管理できます。

有効期限の1ヶ月前になるとアラートが表示されるので、資格の更新漏れを防げます。

書類の記入ミスなどを防ぎ印鑑や紙がいらなくなる

グリーンサイトで書類を作成する場合、提出先の情報や自身の情報は、クラウド上から自動的に反映できます。手書きの際に気を遣ってきた記入ミスから解放され、短時間で正確な書類を作成することが可能です。

また、書類への押印と提出もクラウド上で可能です。印刷や郵送も不要になるため、今までこれらにかかっていたコストや手間を削減できることもメリットの1つです。

グリーンサイト利用にかかる費用

ここでは、グリーンサイト利用にかかる費用と支払方法について解説します。基本的に毎月かかってくる費用となるので、内容を確認したうえで申し込みを行いましょう。

グリーンサイトの利用料金

グリーンサイトの利用料金は元請会社として利用する場合と、協力会社として利用する場合とで料金体系が異なります。

それぞれに必要な料金は以下となります。

協力会社の利用料金

協力会社としてグリーンサイトを利用する場合は、「ID利用料」が必要です。「ID利用料」はサイトにログインするために必要なIDです。IDの発行と利用に必要な費用は以下の通りです。

初回登録の際に初期設定料金として10,000円が必要となります。また、IDは年間契約のため、12か月分まとめての前払い制です。プランによって1名当たりの金額は変動するので、自社に合ったプランを選択しましょう。また、IDが足りなくなった際には年度中の追加も可能です。

このID利用料は元請会社でも金額は共通です。

元請会社の利用料金

元請け会社の場合、先述したID利用料に加えてプロジェクト管理料が必要です。プロジェクト管理料は現場を管理するための利用料となります。1つの施工体制台帳につき、1プロジェクトとされてます。

プロジェクト管理料は初期設定料金とプロジェクト利用料で分かれます。

プロジェクト管理料の場合、初回登録の際に初期設定料金として300,000円が必要となります。また、こちらも12か月分まとめての前払い制です。契約プロジェクト数は任意の数を設定できます。プロジェクト数は年度中の追加も可能です。

支払い方法

グリーンサイトの支払い方法は請求書払いです。申し込みを行い、必要書類を送付した後に請求書が発行されます。請求書に則って初期設定料金と1年分の利用料金を振り込む流れとなります。

一人親方に必要な売上台帳とは？記載項目や書き方・注意点の解説はこちら

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グリーンサイトに登録する方法

実際にグリーンサイトへ登録するための手順は以下の通りです。

元請会社の場合、協力会社の場合により、申込フォームが多少異なるため注意しましょう。

元請会社の場合

まずは、元請会社がグリーンサイトに登録する方法を解説します。すでに協力会社の立場でグリーンサイトを利用中で、新たに元請会社として利用する場合も同様です。

元請会社としてグリーンサイトに申し込むための手順は、以下の通りです。

1. 公式サイトの申込フォームから資料請求を行う
2. 申込フォームに入力した連絡先に担当者から連絡がくるため、契約内容を決定する
3. 同意した契約内容をもとに、利用申し込み書と同意書が届くため、サインをしたうえ、原本をグリーンサイトの運営会社に郵送する
4. 請求書が届くため入金を行う
5. 利用開始メールが届き次第、利用を開始する

申し込みから利用開始まで、約3週間ほどかかります。入金を確認でき次第、最短で翌日からグリーンサイトを利用可能です。

協力会社の場合

協力会社としてグリーンサイトに登録する際は、後述する手順で登録を進めます。申し込みから利用開始まで、約3週間ほどかかります。入金を確認でき次第、最短で翌日からグリーンサイトを利用できるようになります。

1. インターネットで公式サイトから申し込みをする

はじめにグリーンサイトの公式サイトにアクセスします。トップページを下にスクロールしていくと「お申し込み」の表記が出てくるので、そこをクリックしましょう。その後のページで「協力会社として申し込み」をクリックしましょう。
グリーンサイト公式HPはこちら

2. 申し込み情報の入力

まず申込手順説明、利用約款事前説明の内容を確認しましょう。利用約款および特約への同意を行ない、申込情報を入力します。

申込情報は企業情報、企業担当者、請求担当者、契約内容の4つに分かれています。協力会社の場合は、会社の情報に沿って各情報を登録しましょう。一人親方の場合、企業情報の法人格欄では、「個人事業主」を選択しましょう。

最後に、契約内容の項目でユーザー上限数を選択します。1～50のうち該当する数字を選びます。1名ごとに1IDが必要になりますが、一人親方の場合は1IDで申し込みをしましょう。ID数によって利用料金が変わるので注意が必要です。

「次へ」ボタンをおすと、グリーンサイト申込情報入力ページへ移ります。

すべての入力内容の確認をおこない、申込みボタンを押せば完了です。

3. 必要書類の提出をする

手続きが完了すると、申込み確認メールが届きます。添付されている利用申込書を印刷して、下記必要書類をすべて郵送にて提出しましょう。

• 捺印済みの利用申込書：メールに添付されている利用申込書を印刷し、必要事項を記入する
• 印鑑証明書：法人の場合は会社の印鑑登録証明書、個人事業主の場合は個人印の印鑑登録証明書を準備する
• 登記簿謄本（法人化している一人親方）：登記所もしくは法務局証明サービスセンターの窓口で交付請求する。または、オンラインにて申請する
• 住民票（個人事業主の一人親方）：役所の窓口などで取得する

4. 利用料金の支払いをする

必要書類の確認が完了すると、株式会社MCデータプラスから請求書が届きます。内容を確認の上、支払いをおこないましょう。支払いの確認がとれると、IDと初期パスワードが発行されます。

5.利用開始

入金が確認されたら最短翌日から利用可能です。管理画面にログインすればグリーンサイトを利用できます。

グリーンサイトとは？使用するメリットや利用料金などを紹介

グリーンサイトの登録申請はアウトソーシングがおすすめ

グリーンサイトの申請や入力業務は、アウトソーシングサービスの活用もおすすめです。慣れない作業を行う場合、時間がかかるため残業が発生する可能性も高いためです。

リソースが足りない場合はグリーンサイトの入力業務よりも優先度の高い業務にリソースを使いたいことでしょう。外注できる業務は外注し、優先度の高い業務を実施することで、売上の向上も期待できます。

弊社が運営するツクノビ事務は、建設業の事務業務をプロが代行する建設業特化のアウトソーシングサービスです。グリーンサイトの登録、入力はもちろん、安全書類の作成、管理についても対応可能です。

建設業事務を外注することで、現場作業に集中でき、業務効率化を目指せます。また、専門的な知識を持っているため、書類をミスなく作成・管理できる効果も期待できます。

重要な業務に工数を割けるようになるため、売上の向上や離職率の低下にもつながります。

詳細はぜひこちらからご確認ください。

グリーンサイト登録・入力業務の代行事例

グリーンサイトの登録・入力業務におけるツクノビ事務の活用事例としては、安全書類の対応における元請け対応や下請け対応を丸ごと代行した事例が挙げられます。

抱えていた課題としては、専門知識が必要で、細かい作業が発生してしまうため、担当者がストレスを抱えやすいというものでした。下請けの書類回収が大変だったり、担当がやめると引き継ぎが面倒という点も課題の1つです。また、人を採用しようと思っても1人工置くほどの業務量でもないこともネックとなる部分でした。

解決策として、ツクノビ事務で、元請対応や下請け対応業務を丸ごと代行いたしました。下請けから安全書類が上がってこなかったり、リマインドが必要だったり、安全書類の理解がなかったりする場合でもツクノビ事務が業務を進行いたします。

下請けの立場で業務代行をする場合も、元請けに提出するべき安全書類の作成などの対応をいたします。

建設業での経験が豊富な人材が代行するため、施工管理担当者の負荷とストレスを軽減できました。また、稼働時間に対する料金設計となっているため、1人工ほどのリソースは必要ない場合でも無駄なく対応できます。

依頼の背景や導入後の運用などの事例詳細はこちらからお問い合わせください。事例の紹介をするとともに、御社の状況に合ったご提案をいたします。

【まとめ】グリーンサイトを上手く利用して労務負担を減らすのがおすすめ！

作業現場ごとに必要なグリーンファイルの作成。今まで1つずつ手書きで行っていた際に感じていた作業負担や誤記入へのストレスは、グリーンサイトを利用することで解消することができます。

急速に進んでいるペーパーレス化の後押しもあり、コミュニケーションを円滑に行うための手段としてグリーンサイトを利用する元請・関連会社が今後さらに増えていくことが予測されます。グリーンサイトに登録しているというだけでも、元請会社にとっては作業が軽減されるため、喜ばれることもあるでしょう。

業界内での競争力をもつためにも、ご自身の限られた時間を有効活用するためにも、グリーンサイトの登録・活用を検討してみてはいかがでしょうか。

グリーンサイトの問い合わせや電話がつながらない場合の対処法やグリーンサイトのCCUS連携サービスを利用するメリットはこちらの記事で解説しています。ぜひこちらもご確認ください。

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