デジタル化・ペーパーレス化が進んでいる昨今、建設業でも多くの元請会社が「グリーンサイト」を利用して労務・安全衛生に関する書類の管理を行うようになりました。
グリーンサイトのクラウドサービスを利用することで、施工体制台帳や労務安全書類（通称“グリーンファイル”）をウェブ上で作成・提出・確認することができるため、書類作成に伴う作業効率化やミスの低減、紙で印刷する費用の削減にも繋がります。
2021年3月時点の情報では、すでにグリーンサイトを利用している元請会社は300社以上。［注1］スーパーゼネコンから準大手・中堅・地場まで、コロナ禍におけるデジタル化加速を背景に利用企業数が急拡大しています。登録企業数70,000社以上、作業員数も1,600,000人を突破しており、グリーンサイトの活用は今後、一人親方にとっても不可欠になるかもしれません。
今回は、一人親方がグリーンサイトに登録するメリット・デメリット・具体的な登録方法について解説します。
［注1］MCデータプラス：プレスリリースhttps://www.mcdata.co.jp/wp_mcdata/wp-content/uploads/2021/09/NEWS_20210423.pdf
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グリーンサイトとは
グリーンサイトとは、元請会社と下請会社の間でやりとりされるグリーンファイル（労務・安全衛生書類）の管理をクラウド上で行うことができる、建設業特化型サービスです。
建設業では、一人親方をはじめとする下請業者が工事の作業現場に入る際、グリーンファイルを元請業社に提出する必要があります。
提出に必要な書類の種類が多岐にわたる、現場によって様式が変わるなどの理由により、グリーンファイルの作成・提出に多くの作業時間を取られてしまうことが企業にとって課題の一つとなっていました。
そのようなグリーンファイルに関連する課題を解決するため開発されたのが、株式会社MCデータプラスが提供するクラウドサービス「グリーンサイト」です。
グリーンサイトは、インターネットに繋がるパソコンやスマートフォンがあればどこからでも利用可能です。操作も簡単で、グリーンサイトの利用により一人親方や下請業者にかかる作業負担を軽減することができます。元請業者にとっても、さまざまな案件を一元管理できるなどベネフィットが大きいため、デジタル化の波に乗って急速に普及しています。
一人親方がグリーンサイトに登録するメリット
一人親方がグリーンサイトに登録するメリットは具体的に3つあります。
一度データを登録すれば書類作成にかかる時間や手間を省ける
グリーンサイトに一度ご自身の情報を登録しておけば、次回から書類作成をする際には同じ情報を自動反映できるので、入力の手間を省くことができます。
提出先の元請会社もグリーンサイトを導入していれば、書類の提出までパソコンひとつで行なうことができるので、これまで提出のためにかかっていた労力や費用も削減することが可能です。
資格の有効期限を登録して更新漏れを防げる
グリーンサイトでは、健康診断や各種資格、建設許可証など定期的に更新する必要のある情報を登録・管理することができます。
有効期限の1ヶ月前になるとアラートが表示されるので、資格の更新漏れを防ぐことができ、現場も事務仕事も自分でこなす一人親方の強い味方になります。
書類の記入ミスなどを防ぎ印鑑や紙がいらなくなる
グリーンサイトで書類を作成する場合、提出先の情報や一人親方ご自身の情報は、クラウド上から自動的に反映できます。今まで気を遣ってきた記入ミスから解放され、短時間で正確な書類を作成することが可能です。
また、書類への押印と提出もクラウド上で行なうことができます。印刷や郵送も不要になるため、今までこれらにかかっていたコストや手間を削減できることもメリットのひとつです。
一人親方がグリーンサイトに登録するデメリット
一人親方がグリーンサイトに登録する場合のデメリットについても、事前に確認しておきましょう。
初期に設定する項目が多く手間がかかる
グリーンサイトに必要な情報を登録してしまえば、その後の書類作成は自動的に情報を反映してくれるのでとても便利です。
問題は、はじめに登録する必要情報の量がとても多いこと。パソコン作業が得意な一人親方なら良いのですが、最初の登録でつまずいてしまうこともあるでしょう。
とはいえ、グリーンサイトを利用すると、長い目で見てかなりの手間と費用を省くことができます。グリーンサイト申込み手順の解説ページや、電話でのサポートデスクもあるので、パソコン作業に自信がない場合は活用してみましょう。
グリーンサイトを利用するのに料金がかかる
グリーンサイトを利用するためには料金がかかります。
一人親方が協力会社として登録する場合、登録時にかかる「初期設定料金」と毎年かかる「ID利用料」の支払いが必要です。
初期設定料金として11,000円（税込）、ID利用料は1名プランなら毎年5,280円（税込）です。他にも作業員を雇う場合は10名以下なら毎年13,200円（税込）の10名プランを選択します。作業員の追加10名ごとに＋1,100円（税込）でさらに増やすことも可能です。
このように毎年の利用料金はかかりますが、手書きで書類作成と郵送を行なう場合の費用や人件費が1,500円と仮定すると、約4回分の費用で導入することができます。年間に5回以上の書類作成をしているなら、グリーンサイトを活用する方がお得かもしれません。
元請け会社のグリーンサイトへの登録が必要になる
多くの元請会社がグリーンサイトの導入を進めていますが、必ずしもすべての元請会社がグリーンサイトに登録しているわけではありません。
元請会社と協力会社の双方がグリーンサイトに登録をしていなければクラウド上でのやりとりは出来ません。グリーンサイトに登録していない元請会社の現場で仕事をする際は、これまで同様に手書きでグリーンファイルを作成する必要があります。
一人親方がグリーンサイトへ登録する方法
一人親方が実際にグリーンサイトへ登録するための手順をご紹介します。
1. インターネットで公式サイトから申し込みをする
はじめにグリーンサイトの公式サイトをご覧ください。トップページを下にスクロールしていくと「お申し込みはこちらから」の表記が出てくるので、一人親方の場合は「協力会社として申し込み」をクリックしましょう。
グリーンサイト公式HPはこちら
2. 申し込み情報の入力
まず申込手順説明、利用約款事前説明の内容を確認しましょう。利用約款および特約への同意をおこない、申込情報を入力します。
申込情報は企業情報、企業担当者、請求担当者、契約内容の4つに分かれています。
一人親方の場合、企業情報で「一人親方である」を選択しましょう。
企業担当者と請求担当者はすべてご自身の情報を入力すればよいので、企業担当者情報を入力した後、「企業担当者からコピー」のボタンをクリックすればスムーズに入力ができます。
最後に、契約内容の項目でユーザー上限数を選択します。1名ごとに1IDが必要になりますが、一人親方の場合は1IDで申し込みすればOKです。ID数によって利用料金が変わるので注意しましょう。
「次へ」ボタンをおすと、グリーンサイト申込情報入力ページへ移ります。
建設業退職金共済、中小企業退職金共済、労災上乗せ保険情報への加入の状況と、建設業許可情報、警備業許可情報を入力してください。
すべての入力内容の確認をおこない、申込みボタンを押せば完了です。
3. 必要書類の提出をする
手続きが完了すると、申込み確認メールが届きます。添付されている利用申込書を印刷して、下記必要書類をすべて郵送にて提出しましょう。
・捺印済みの利用申込書
・印鑑証明書
・登記簿謄本（法人化している一人親方）
・住民票 （個人事業主の一人親方）
4. 利用料金の支払いをする
必要書類の確認が完了すると、株式会社MCプラスから請求書が届きます。内容を確認の上、支払いをおこないましょう。支払いの確認がとれると、IDと初期パスワードが発行されます。
【まとめ】一人親方はグリーンサイトを上手く利用して労務負担を減らすのがおすすめ！
【グリーンサイトは一人親方の事務作業を効率化してくれる強い味方！】
作業現場ごとに必要なグリーンファイルの作成。今までひとつずつ手書きで行っていた際に感じていた作業負担や誤記入へのストレスは、グリーンサイトを利用することで解消することができます。
急速に進んでいるペーパーレス化の後押しもあり、コミュニケーションを円滑に行うための手段としてグリーンサイトを利用する元請・関連会社が今後さらに増えていくことが予測されます。一人親方がグリーンサイトに登録しているというだけでも、元請会社にとっては作業が軽減されるため、喜ばれることもあるでしょう。
一人親方が業界内での競争力をもつためにも、ご自身の限られた時間を有効活用するためにも、グリーンサイトの登録・活用を検討してみてはいかがでしょうか。
