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施工体制台帳とは、特定の工事についてすべての元請や下請業者の情報や労働者情報などを網羅した書類です。
建設業法で作成が義務づけられており、下請業者と契約締結する場合に必ず作成しなければなりません。
ただし、記入項目が多く多岐にわたっているので台帳作成に手間がかかるので悩んでいる担当者の多いでしょう。
今回は、施工体制台帳の作成を外注することで業務効率を改善する手段を紹介します。外注化することのメリットや注意点、具体的な手順にも触れています。
施工体制台帳とは
最初に施工体制台帳とは何かについて、いくつかの項目に沿って解説しましょう。この項目であげる項目は下記3点です。
- 施工体制台帳の作成義務
- 施工体制台帳が必要な工事
- 施工体制台帳の作成者
以下項目別に説明します。
施工体制台帳の作成義務
施工体制台帳作成を義務化する理由は、工事現場の安全・品質の確保や法令遵守、下請け構造の適正化、及び不良不適業者の参入を防止することです。
安全や工事品質が向上すれば工事現場のクオリティが上がります。建設業法などの法令を遵守することで不良不適業者の参入や安易な重層下請け取引の防止が可能です。施工体制台帳で工程の責任者を明確にすれば工事のトラブルに対して迅速に対応できるでしょう。
施工体制台帳を義務付けすることで工事の透明性が担保され、やがては業界全体の信頼性向上に繋がります。
施工体制台帳が必要な工事
施工体制台帳の作成が必要な工事の条件は民間工事と公共工事で異なります。
- 民間工事：発注者から請け負った工事の下請契約金額が一定額を超えた場合
- 公共工事：下請け契約金額にかかわらず下請契約をした工事全般
民間工事では下請契約時の金額が4,000万円を超える場合に施工体制台帳の作成が必要です。
施工体制台帳は工事現場で管理確認をするだけでなく発注者に書類の写しを提出しなければなりません。
公共工事の場合は工事を施工するための下請契約を締結した時点で施工体制台帳の作成が必要です。写しを発注者に提出する必要はないですが、閲覧を求められた場合は応じる義務があります。
施工体制台帳の作成者
施工体制台帳の作成者は発注者から請け負った元請業者です。下請業者も自らの下にさらに下請契約を締結する場合は別途施工体制台帳を作成する必要があります。建設業許可を受けていない業者でも下請契約を結んでいる場合は対象です。
工事にかかわる元請業者や下請業者すべての作業員の作業範囲と責任の所在が明確になるため、安全や工事品質が確保されトラブルが防止できます。
一方、下請構造が多いほど施工体制台帳の作成に時間がかかることを理解しておきましょう。
施工体制台帳の作成を外注するとは
施工体制台帳では、請け負った工事に関するすべての作業員の作業範囲を確認しなければなりません。
調査する項目も多いため時間と人手がかかります。作成後の管理も含めて、作業負担を軽減しコスト削減や作業効率向上を狙って、施工体制台帳作成を外注化するのも1つの方法です。
建設業では独自の作業内容が多いため、専門知識を有する外注先を選択すると良いでしょう。建設業の人材確保や業務効率改善を専門に行なう建設BPOも選択肢の1つです。
請け負った工事の下請構造などを考えて負担が大きくなる場合には積極的に外注化を考えましょう。
施工体系台帳の作成を外注するメリット
この項目では施工太谿台帳の作成を外注化するメリットについて解説します。ここで挙げるメリットは次の4項目です。
- 人材不足を解消できる
- コア業務にリソースを集中できる
- 人件費などのコスト削減につながる
- 品質の高い施工体制台帳が作成できる
以下、順に詳しく説明します。
人材不足を解消できる
施工体制台帳の作成を外注化することで人手不足の解消が可能です。
前述したように施工体制台帳の作成は手間がかかります。下請業者の情報収集や作業者の作業範囲の確認が必要です。
施工体制台帳の作成を外注化することで、現場管理者や事務職員の作業時間が削減できます。慢性化した人材不足を解消するために外注に付帯業務を委託することも1つの方法です。
工期が集中する繁忙期に一時的に外注化するだけでも効果があります。外注先は建設業に特化した専門性知識を有する業者を選びましょう。
コア業務にリソースを集中できる
施工体制台帳の作成を外注化すると、作成にかかっていた時間を本来するべき業務に振り替えられるのでリソースをコア業務に集中できます。
施工体制台帳の作成は工事にかかわるすべての作業者の情報をまとめる手間のかかる業務で、実行するのは現場の主任技術者や監理技術者です。
本来は施工管理に関わる多忙な業務をこなさなければならない上に施工体制台帳の作成が追加されるので負担が激増します。
施工体制台帳の作成を外注化することでコア業務にリソースを集中できるのは大きなメリットです。
人件費などのコスト削減につながる
施工体制台帳の作成を外注化することで、人件費をはじめとしたコスト削減が可能です。
施工体制台帳作成に要する時間を外注化することで、自社の監理技術者や主任技術者が作成作業に費やす時間が削減できます。
施工体制管理台帳の作成には建設業法や建築基準法の専門知識や書類作成の経験が必要です。外注先は専門知識と経験が豊富なので自社で人材を育成したり知識教育する手間が省けます。
外注化することで人件費以外でのコスト削減も図れます。
品質の高い施工体制台帳を作成できる
外注に委託すると、品質の高い施工体制台帳を作成できます。
施工体制台帳はすべての下請業者の情報を網羅する必要があり、フォーマットも統一されていないので情報共有に時間と手間がかかり煩雑な内容です。
初めて作業する場合や担当者の経験が浅いと、誤記入や記入漏れが発生するリスクが高まります。ミスが発生すれば仕切り直しで余計な時間と労力が必要になるでしょう。
経験豊富な外注に委託すれば、ミスのリスクが軽減され品質の高い施工体制台帳の作成が可能です。
施工体制台帳の作成を外注する際の流れ
この項目では実際に施工体制台帳の作成を外注に委託するときの流れを解説します。外注への委託手順は次の4項目です。
- 外注先を選択する
- 契約手続きする
- 施工体制台帳の作成を開始する
- 完成した施工体制台帳の確認・修正する
以下、順に細かく説明します。
1.外注先を選ぶ
最初に施工体制台帳の作成を委託する外注業者を選択します。ニーズに合う外注業者を選ぶために条件を設定して見積もりを依頼しましょう。
条件は施工体制台帳の作成経験が豊富な外注業者であることです。誤記入や記入漏れミスのリスクを低減するため見積もりの際にメールや電話、オンラインツールなどで打ち合わせを実施し、外注業者の実績を確認しましょう。
条件と提示された見積もり内容が自社のみニーズに適合していれば、実際の契約に進みます。
2.契約手続きする
契約手続きは、見積もりで合意した後に行います。
正式な契約手続きの際は、委託する業務範囲（ここでは施工体制台帳の作成）・業務に関連する費用・作成期限や責任の所在を明確に取り決めることが重要です。その後、合意事項を定めた「委託契約書」を取り交わします。
施工体制台帳は建設業法で作成が義務付けされている書類です。外注に委託しても最終責任は請負人にあります。
工事に関する機密情報を含んでいるため、正式契約時には機密保持の取り交わしが重要です。
3.施工体制台帳の作成を開始する
契約が締結したら、外注業者は施工体制台帳の作成に入ります。台帳作成には以下の情報が必要なので元請人は必要書類の適切な提示が必要です。
- 元請会社の事業者情報：会社名称、所在地、建設業許可情報など。
- 請け負った工事の情報：工事名や工事現場名称、契約日や工期など。
- 工事発注者情報：工事発注者の名称と所在地、監督員の氏名など。
- 技術者情報：主任技術者か監理技術者の氏名、役職、連絡先など。
- 下請会社情報：一次下請から最終下請までの会社名称、担当工事範囲、建設業許可情報、技術者氏名、社会保険加入情報など。
以上の情報の他、外国人修了者の有無や現場の安全衛生管理者や作業員の雇用管理責任者情報などを提示します。
作成にかかる日数は数日から一週間程度です。施工体制台帳は下請締結後速やかな提出が求められます。
4.完成した施工体制台帳の確認・修正する
完成した施工体制台帳は元請人（発注会社）で不備がないか確認し、不足事項や誤記入などがあれば適宜外注業者に修正を依頼します。
主な確認事項は下記内容です。
- 記載漏れ：建設業法に定められた項目に漏れがないか確認します。
- 最新情報の反映漏れ：記載項目が最新情報に更新されているか確認します。
- 下請け情報の漏れや誤記入：請け負った工事のすべての下請情報が反映されているか確認します。（下請業者の商号・名称、工事内容、工期など）
- 工事従事者に関する内容：建設工事に従事する労働者氏名、届け出情報が正しく記載されているか確認します。
その他、関連する法令（建設業法など）に沿った内容で作成されているかどうかも確認します。
施工体制台帳の作成を外注する際の注意点
最後に施工体制台帳の作成を外注する場合の注意点について解説します。主に注意すべき内容は次の3点です。
- 情報は正確に共有する
- 外注先に作業を任せきりにしない
- 情報管理が適切に行なわれているか確認する
以下、詳細に説明します。
情報は正確に共有する
施工体制台帳を外注化する際の注意点として「正確な情報共有」が挙げられます。
外注先で正しい施工体制台帳を作成するためには、自社（元請）から提供される情報が正確で最新のものであることが大前提です。
正確で最新の情報を提供するために外注先と元請間で定期的な打ち合わせを実施しましょう。疑義が生じた場合には速やかに意見交換して疑問点を解消します。
工事業者の変更や工事日程の変更などが生じた場合にも、速やかに外注先へ報告して認識のずれが起こらないように気を付けましょう。
外注先に作業を任せきりにしない
施工体制台帳の作成を外注化した場合の注意点2つめは、作業を任せきりにしないことです。
外注化することで実業務は外注先が行いますが、施工体制台帳作成の責任はあくまで元請業者にあります。
外注作業の進捗状況などは日頃からコミュニケーションを取って確認しましょう。互いの連携が良くなれば常に最新の情報を網羅した施工体制台帳が作成できます。
施工体制台帳は建設業法施行規則に沿った作成が必要です。進捗状況を確認する際は法令規則が遵守されているかも確認しましょう。
情報管理が適切に行われているか確認する
施工体制台帳の作成を外注化する際には、情報管理が適切に行われているか確認しましょう。
外注業者に提供する情報は機密情報なので、外注業者の情報管理に対するセキュリティ体制は非常に重要です。
定期的な進捗確認などの打ち合わせでは、提供したデータの取り扱いについて説明を受けるなどの確認を怠らないように注意しましょう。
情報の暗号化やバックアップ体制も重要です。契約書には機密保持契約などの条項を織り込んで合意形成しておきましょう。
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【まとめ】施工体制台帳の作成を外注して業務効率化や品質向上を目指そう！
施工体制台帳は下請契約を締結する際に必要な建設業法で定められた書類です。下請契約締結時までに準備する必要があります。
施工体制台帳は下請業者も含めた工事に関わるすべての業者や主任技術者、労働者などの情報を網羅が必要です。
多大な時間と手間が必要なので、施工体制台帳の作成を外注化する方法があります。外注化のメリットは人材不足解消や人件費軽減だけではありません。経験豊かな外注に委託するので高品質で精度の高い施工体制台帳の作成が可能です。
注意するポイントを確認しながら施工体制台帳を外注化して業務効率化をめざしましょう。
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