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限られた人員で多くの案件を抱え、見積書作成が業務のボトルネックになっている建設会社は少なくありません。
積算は専門性が高く経験を要する業務であり、担当者の育成にも時間がかかります。即戦力となる人材を採用したくても、建設業界全体で人手不足が続く中、思うように進まないのが現実でしょう。
このような状況を打開する手段として、見積書作成代行サービスが注目されています。経験豊富なプロに業務を委託すれば、精度の高い成果物を短期間で受け取れ、社内の負担を大幅に軽減できます。
本記事では、代行サービスの概要から具体的な業者の比較、利用する際の注意点まで詳しく紹介します。
建設業における見積書の作成代行サービスとは
図面から材料を拾い出し、人件費や経費を計算する積算作業は、建設業特有の専門知識が求められます。この煩雑な業務を外部の専門スタッフに委託できるのが、見積書の作成代行サービスです。
公共工事向けと民間工事向けでは求められる精度や基準が異なり、サービス内容も細かく分かれています。全体を任せられる完全代行から、材料の拾い出しだけを依頼する部分代行まで、自社の状況に合わせた選択が可能です。
具体的にどのような業務を外注できるのか、サービスの特徴や種類を詳しく見ていきましょう。
見積書の作成代行サービスの特徴
見積書の作成代行サービスは、建設会社が抱える積算業務の負担を軽減するために生まれました。
通常、見積書を作成するには図面の読み取りから材料の拾い出し、単価の設定、経費計算まで多岐にわたる作業が必要です。代行サービスでは、こうした一連の業務を建設業の知識を持った専門スタッフが引き受けます。
依頼企業は図面や仕様書などの資料を提供するだけで、精度の高い見積書を受け取れます。利用料金は工事の規模や内容によって変わりますが、自社で担当者を雇用するよりも低コストで対応できる場合が多いでしょう。
見積書の作成代行サービスの種類
見積書の作成代行サービスは大きく3つの種類に分けられます。
1つ目は公共工事向けの積算代行で、自治体や国が発注する工事の入札に必要な予算書や見積書を作成します。公共工事では決められた歩掛や基準に沿った正確な計算が求められるため、専門性の高いサービスです。
2つ目は民間工事向けで、住宅建築や商業施設の建設など、民間企業や個人からの依頼に対応します。平面図1枚から対応可能な業者もあり、小規模な工事にも活用しやすいでしょう。
3つ目は書類作成や一部代行で、見積書だけでなく契約書や請求書などの事務書類を作成したり、材料の拾い出しのみを代行したりするサービスです。必要な部分だけを外注できるため、予算に応じた柔軟な活用が期待できます。
建設業における見積書の作成代行サービスおすすめ3選
多くの企業が見積書作成代行を提供していますが、建設業界の実情を理解している業者を選ばなければ、期待する成果は得られません。
業界特有の専門用語や慣習を熟知しているか、どの工種に強いのか、料金体系は明確かといった視点でサービスを比較する必要があります。
ここで紹介する3つのサービスは、それぞれに異なる強みを持っており、自社のニーズに合わせて検討できるでしょう。各サービスの特徴を確認していきます。
ツクノビ事務
引用元：https://tsukunobi.com/jimu
ツクノビ事務は、建築・建設業界に特化した業務代行サービスです。積算業務だけでなく、CADを使った図面作成や安全書類の作成、一般的な事務作業まで幅広く対応しています。
建設業のプロが業務を担当するため、業界特有の専門用語や慣習を理解したスムーズなやり取りが期待できます。
自社での新規採用をせずに必要な業務をこなせるため、採用コストの削減や人材確保のリスク軽減につながります。図面の数値拾いから見積書や発注書の作成まで、積算に関わる業務を一括して任せられるでしょう。
ツクノビ事務は、建設業の事務業務をプロが代行する建設業特化のアウトソーシングサービスです。
専門的な知識を持っているスタッフが事務作業や書類作成を代行いたします。現場での事務業務にかかる時間を90%削減し、受注できる案件の増加や退職率の低下につながった事例もあります。詳細はぜひこちらからご確認ください。
noncore
noncoreは、建設業を含むさまざまな業界の業務代行・事務代行を手がける会社です。時間チャージ制の料金プランに大きな特徴があり、余った時間は翌月に繰り越せる等、柔軟に利用できます。
各種事務作業にも強く、専門スタッフが建設業界の実務を理解しているため、細かい説明なしでもスムーズに業務を進められる点が評価されています。
株式会社NEES
株式会社NEESは、建設業の中でも電気工事向けの各種サービスを提供する企業で、見積書作成をはじめとする積算業務の代行に対応しています。
現役の施工管理者で構成されており、複雑な工事内容でも正確な積算を行えます。厳しいスケジュールの中でも妥協せず検討するプロ意識も、頼りになる点です。
建設業における見積書の作成代行サービスの選び方
代行サービスを導入しても、自社に合わない業者を選んでしまえば、かえって手間が増えてしまいます。
建設業での実績はあるか、自社が扱う工種に対応しているか、料金は適正かなど、チェックすべきポイントは複数あります。安さだけで決めると品質に不安が残り、逆に高額でも期待外れになる可能性もあるでしょう。
ここでは、失敗しないために押さえておくべき選定基準を解説します。
建設業での見積書作成の実績を確認する
代行サービスを選ぶ際、建設業での書類作成実績があるかどうかは最も重要な確認事項です。建設業特有の専門用語や業界慣習を理解していないと、正確な見積書を作成することは困難でしょう。
過去にどのような工事案件を扱ってきたか、どの程度の規模の見積書作成に対応してきたかを事前に確認すべきです。ホームページに実績が掲載されていれば目を通し、自社が依頼したい工事内容と近い案件の経験があるかチェックしましょう。
対応している工種や工事内容を確認する
代行サービスの業者によって、得意とする工種や対応可能な工事内容は異なります。土木工事に強い業者もあれば、建築工事を専門とする業者もあるでしょう。
まず自社が依頼したい業務内容を明確にリストアップし、それらに対応できる業者を選ぶ必要があります。問い合わせの段階で、対応可能な工種や工事の種類を具体的に確認しましょう。
電気設備や機械設備など、専門的な設備工事の積算が必要な場合は、その分野の知識を持つスタッフが在籍しているかも重要です。
コストと品質のバランスを確認する
代行サービスを利用する前には必ず見積もりを取り、コストと品質のバランスを見極めましょう。料金体系は業者によって異なり、工事価格に応じた設定や時間単位の課金、プロジェクト単位での定額制などさまざまです。
複数の業者から見積もりを取得し、同じ依頼内容でも料金に差が出るか比較してみてください。
ただし、安さだけで選ぶと品質に問題が生じる恐れがあります。担当者のスキルレベルや過去の実績も考慮に入れ、適正な価格で質の高いサービスを提供している業者を選びましょう。
建設業における見積書の作成代行サービスを利用するメリット
積算業務を外部に任せれば、社内のリソースを本来注力すべき業務に振り向けられます。
人材確保が難しい中、固定費を抑えながら必要な業務をこなせる点は大きな魅力です。
また、経験豊富な専門家が担当するため、精度の高い見積書が短期間で仕上がります。
受注率の向上やコスト削減など、具体的にどんな効果が期待できるのか確認していきましょう。
コア業務に集中できる
積算業務を外部に委託する最大のメリットは、本来注力すべき業務に時間を使えるようになることです。細かな材料の拾い出しや単価計算に追われる時間を削減し、現場管理や顧客対応、新規案件の開拓といったコア業務に集中できます。
特に人手不足に悩む中小規模の建設会社では、限られた人材を効果的に配置することが経営の鍵となるでしょう。代行サービスを活用すれば、社内の人的リソースを最適化でき、受注できる案件数の増加や従業員の負担軽減につながります。
コストを削減できる
見積書作成の担当者を新たに採用すると、給与や社会保険料、教育コストなど多くの固定費が発生します。
一方、代行サービスを利用すれば必要なときに必要な分だけ外注できるため、変動費として管理でき、無駄なコストを抑えられます。採用活動にかかる時間や労力も削減でき、人材が見つからないリスクも回避できるでしょう。
また、経験豊富な専門家が短時間で正確な積算を行うため、社内で行うよりも効率的です。残業代の削減にもつながり、トータルで見れば大幅なコスト削減を実現できます。
繁忙期だけ利用するといった柔軟な活用も可能で、年間を通じた費用の最適化が図れます。
正確な見積書を作成してもらえる
代行サービスには一級建築士や施工管理技士などの有資格者が多く在籍しており、長年の経験と豊富な知識に基づいた高精度の積算が可能です。社内で経験の浅い担当者が作成した場合と比べ、計算ミスや拾い漏れのリスクが大幅に減るでしょう。
正確な見積書は、適正な利益を確保しながら競争力のある価格を提示することにつながります。入札案件では精度の高い積算が勝敗を分けることもあり、受注率の向上が期待できます。また、品質の高い成果物が納品されれば、手戻りや修正の手間も省けます。
建設業における見積書の作成代行サービスを利用する際の注意点
代行サービスは便利ですが、使い方を誤るとトラブルの原因になります。
図面や仕様書だけ渡して完全に任せきりにすると、認識のズレから修正作業が増えてしまうかもしれません。担当者のスキルにもバラつきがあり、期待した品質が得られない場合もあるでしょう。
サービスを効果的に活用するために、気をつけるべきポイントを説明します。
情報共有は正確に行う
代行業者に依頼する際は、工事内容や条件に関する情報を正確に伝えることが不可欠です。図面や仕様書はもちろん、現場の状況や特殊な要求事項など、見積もりに影響する要素はすべて共有しましょう。
情報が不足していたり曖昧だったりすると、代行業者は正確な積算ができず、後から大幅な修正が必要になる恐れがあります。最初の段階で綿密なヒアリングの時間を設け、お互いの認識を一致させることが大切です。
書類だけでなく、口頭での説明やメールでの補足も活用し、誤解のないコミュニケーションを心がけましょう。正確な情報共有が、質の高い成果物につながります。
作業を外注先に丸投げしない
代行サービスを利用するからといって、すべてを業者任せにしてはいけません。進捗状況の確認や品質チェックは定期的に行い、期待通りの成果物が得られるか確認する必要があります。
途中段階で内容をチェックし、疑問点や修正が必要な箇所があれば早めに指摘しましょう。
完成してから大きな問題が見つかると、納期に間に合わなくなる可能性もあります。丸投げではなく、あくまで自社業務の一部を外部の力を借りて遂行していると認識すべきでしょう。
担当者によって精度が異なる
積算業務は専門的なスキルが求められる属人的な作業であり、担当者の経験や能力によって成果物の精度は大きく変わります。同じ代行業者でも、ベテランスタッフと経験の浅いスタッフでは仕上がりに差が出る場合があります。
契約前に担当者のスキルレベルや過去の実績を確認し、自社の求める品質を満たせるか見極めましょう。可能であれば、特定の担当者を指名できるサービスを選ぶと安心です。
初回の依頼では試験的に小規模な案件から始め、品質を確かめてから本格的に利用するのも賢明な方法でしょう。担当者との相性も大切な要素ですので、コミュニケーションのしやすさも判断基準に含めてください。
建設業の書類作成はアウトソーシングもおすすめ
建設業で作成な書類の作成は、アウトソーシングサービスの利用もおすすめです。
従業員のリソースがひっ迫している場合や、書類作成に対応できる人材が不足している場合などは、アウトソーシングサービスを活用すると、少ない工数で書類を作成できます。専門的な知識を持っているスタッフが対応するため、作成の難易度が高い書類も正確に作成できます。
弊社では、建設工事に必要な業務書類の作成に対応している建設業特化の事務代行サービス「ツクノビ事務」を提供しています。建設業に必要な書類の作成はもちろん、図面の作成、写真データ整理など、幅広い業務を代行できます。ツクノビ事務では、倍率200倍の選りすぐりの専任スタッフが対応いたします。
建設業に必要な事務を効率化したい方は、ぜひこちらからお問い合わせください。
【まとめ】建設業の見積書作成代行サービスを活用して業務を効率化しよう！
積算業務を外部に委託できる見積書作成代行サービスは、建設業の業務効率化に大きく貢献します。図面から材料を拾い出し、単価を計算する煩雑な作業をプロに任せられるため、社内の人的リソースを営業や現場管理に集中させられるでしょう。
コスト面でも、新規採用に比べて固定費を抑えられ、繁忙期だけ利用するといった柔軟な活用が可能です。
業者を選ぶ際は、実績や対応工種を確認し、料金と品質のバランスを見極めてください。情報共有を正確に行い、丸投げせずに進捗管理を怠らないことも大切です。
自社に合った業者を見つけて、業務の効率化を実現しましょう。
建設業が見積業務を外注するメリットについてはこちらの記事で解説しています。ぜひこちらもご確認ください。
建設業が見積業務を外注するメリットや流れ・注意点を解説
