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建設業界で広く活用されている「グリーンサイト」は、情報管理を効率化するための便利なシステムとして、元請会社・協力会社・下請け業者が利用しています。しかし、初めて作業を行う方にとって登録手順や代行申請の流れがわかりづらい部分もあります。
「グリーンサイトへの登録手続きが難しくてよくわからない……」「代行登録って何をどうすればいいの？」といった悩みを抱える現場監督や担当者も多いのではないでしょうか。
この記事では、グリーンサイトの概要から代行登録の流れ、必要な費用や注意点までをわかりやすく解説します。
そもそもグリーンサイトとは
グリーンサイトは、建設業で必要になる労務安全書類をインターネット上で作成・提出・管理できるサービスです。
施工体制台帳、施工体系図、作業員名簿、再下請負通知書などの帳票を電子化し、協力会社と元請会社のやり取りを効率化できます。登録した作業員情報や車両情報は再利用できるため、毎現場で同じ内容を何度も入力する手間を減らしやすい点も特徴です。
また、通門管理やCCUS連携など、現場管理を効率化する機能とあわせて活用されることもあります。
グリーンサイトには、以下のように建設現場の業務効率化と安全管理を支える多様な機能が備わっています。
■グリーンサイトの機能一覧
| 機能名 | 概要・特徴 |
|---|---|
| グリーンファイルの作成・電子提出 | 協力会社・下請け業者の書類作成・提出と、元請会社の確認・受領がオンライン上で可能 |
| 業法対応帳票 | 業法やガイドライン改正に対応した帳票を作成 |
| お知らせ＆警告機能 | 健診・免許・許可の期限切れを通知。未加入者の検索も可能 |
| 帳票自動作成・印刷 | 施工体制台帳・施工体系図などを自動生成 |
| 施工体制台帳管理表 | 台帳や通知書の記載内容を一覧で管理し一元化が可能 |
| 独自帳票機能 | 元請独自の帳票を支店単位で設定可能。電子提出に対応 |
| 協力会社の代行登録 | インターネット環境がない協力会社・下請け業者の情報を、元請会社・上位企業が代理登録可能 |
| 登録データの再利用 | 登録済み作業員・車両情報を再利用し書類作成を効率化 |
| 通門管理機能 | 作業員の入退場履歴を記録、人数や日・月単位で集計可能 |
グリーンサイトの代行登録とは
建設現場では、大手ゼネコンなどの元請会社が現場の安全管理責任を負っており、作業員名簿や保険証明、安全書類の整備が必要です。そのため、多くの元請会社が協力会社・下請け業者へグリーンサイトの利用を義務付けています。
本来は各協力会社・下請け業者が自分でグリーンサイトに登録作業を行いますが、以下のような理由で難しいケースがあります。
- 操作が難しい
- 社内にITに強い人材がいない
- 登録書類が大量にあって手が回らない
このように、IT環境が整っていない会社やグリーンサイトへの直接登録が難しい会社に代わり、元請会社や上位企業が代理でその企業情報や作業員情報をグリーンサイトに登録することを「代行登録」といいます。
代行登録にかかる費用
グリーンサイトの代行登録に関する費用と利用条件は、以下のとおりです。
- 代行登録は1社あたり年間2,400円（税別）
- 最大2ヶ月間は無料で利用可能
- 一人親方の場合は代行登録費用が無料
- すでに登録済みでも、新たに代行登録すると2,400円が発生
代行登録は有償オプションで費用がかかります。ただし、代行登録を開始した月の翌月末までは無料で利用できます。従業員を雇用しない一人親方の場合、費用は発生しません。
なお、すでに他の会社によって代行登録が済んでいる場合でも、代行登録の都度に費用が発生します。
グリーンサイトの登録申請はアウトソーシングがおすすめ
グリーンサイトの申請や入力業務は、アウトソーシングサービスの活用もおすすめです。慣れない作業を行う場合、時間がかかるため残業が発生する可能性も高いためです。
リソースが足りない場合はグリーンサイトの入力業務よりも優先度の高い業務にリソースを使いたいことでしょう。外注できる業務は外注し、優先度の高い業務を実施することで、売上の向上や離職率の低下も期待できます。
弊社が運営するツクノビ安全書類は、建設業の安全書類の作成、管理に必要な業務をプロが代行する建設業特化のアウトソーシングサービスです。グリーンサイトの代行登録、入力はもちろん、安全書類の作成、管理、回収についても対応可能です。グリーンサイトだけでなく、Buildee、Greenfile.work、WIZDOMなど、様々なシステムに対応しています。
社員の退職や急な案件受注で発生した急ぎの業務でもスピード感を持って対応いたします。慢性的な人手不足もすぐに解決できるでしょう。グリーンファイルの作成、入力、回収業務を効率化したい方はぜひこちらからご確認ください。
グリーンサイトの代行登録をする手順
代行登録を行うには、企業情報の登録から覚書締結までを、一連の流れに沿って進めます。ここでは、その手順を段階的に解説します。
代行したい企業の登録を行う
企業情報登録は、元請会社が協力会社・下請け業者の情報を一元管理するために最初に行う工程です。作業員名簿や安全書類の作成を滞りなく進めるために、以下の5段階に沿って正確に登録を行いましょう。
1.グリーンサイトにログインする
元請会社のアカウント（ログインIDとパスワード）で、グリーンサイトにログインします。管理者権限を持つアカウントを使用しないと代行登録機能が利用できないため、事前に権限設定を確認してください。
2.グリーンサイト（協力会社向け）の緑ボタンをクリックする
ログイン画面が表示されたら、「グリーンサイト（協力会社向け）」の緑ボタンをクリックします。
3.メニューボタンをクリックする
画面の左上にある「メニュー」ボタンをクリックします。
4.再請負管理・リスト追加ボタンをクリックする
メニュー画面が表示されたら、左側にある「再請負管理」ボタンをクリックします。続けて、「リスト追加」ボタンをクリックし、協力会社を追加するための専用画面に遷移します。
5.代行登録したい企業情報を検索する
「再請負業者候補検索」ページが表示されます。すでに会社情報が登録されている場合には、検索機能を利用できます。
以下の項目に代行登録する企業情報を入力し「次へ」ボタンをクリックします。
- 法人格
- 企業名
- 郵便番号
- 代表電話番号
すでに他社によって登録されている場合には、ポップアップが表示されます。「登録されている企業を、代行企業として自社の再請負業者リストに追加します。」を確認し、「次へ」ボタンをクリックすると、代行企業の登録手続きが開始されます。
※各項目はいずれも入力必須ですので、正確に入力してください。
※一人親方の場合には「法人格」項目は「個人事業主」を選択してください。
6.該当リストに登録する
「再請負業者候補検索」の検索結果は、類似する企業の上位20件が表示されます。対象企業が一覧に表示されたら「登録」ボタンを押して、会社情報の入力に進みます。検索結果が0件の場合は、手動で新規登録します。
「推奨」項目の推奨マーク「◎」「〇」「△」を参考に対象企業名を探します。
■推奨マークと意味
◎：検索項目「都道府県・市区町村」両方の条件に一致
〇：検索項目「市区町村」の条件に一致
△：検索項目「都道府県」の条件に一致
すでに他社によって登録されている場合には、ポップアップが表示されます。「登録されている企業を、代行企業として自社の再請負業者リストに追加します。」を確認し、「次へ」ボタンをクリックすると、代行企業の登録手続きが開始されます。
7.代行申請条件に同意する
「代行企業申請条件同意」ページに表示された申請条件を確認し、「上記の代行企業申請条件に同意します」にチェックを入れて「次へ」ボタンをクリックします。
「代行企業申請内容確認」ページが表示されますので、入力した内容を確認し、間違いがなければ「登録」ボタンをクリックします。登録申請が完了すると、登録完了のメッセージが表示されます。メールアドレスにも送信されますので、確認してください。
「代行企業一覧」の対象会社名の右端にある「代行企業申請ステータス」が「申請書類待ち」に変わりますので、続けて覚書の締結に進みます。
覚書の締結を行う
代行登録を法的に有効化するためには、協力会社・下請け業者との覚書締結が必須です。
以下の手順で書面を作成・管理します。
1.トップページに戻る
代行登録完了後、「グリーンサイト（協力会社向け）」のボタンをクリックし、トップページに戻ります。
続いて、覚書関連の操作に進みます。画面左上にある三本線の「メニュー」ボタンをクリックし、「代行企業管理」を選択します。
2.覚書を出力する
「代行企業一覧」から対象の会社名を選択し、画面下部にある「覚書出力」ボタンをクリックします。様式はグリーンサイトが自動生成するため、自社で書式を作成する必要はありません。
3.覚書を締結する
協力会社・下請け業者と対面またはオンラインで内容を確認し、双方が署名・捺印します。電子署名に対応しているため、クラウドサインなどのサービスを併用すれば即日締結可能です。
4.覚書をアップロードする
「代行企業一覧」から対象会社名を選択し、画面下部にある「覚書アップロード」ボタンをクリックします。アップロード画面から署名済み覚書ファイルを選択し、アップロードします。
グリーンサイト運営局が内容を審査し承認されると、「代行企業一覧」の対象会社名の「代行企業申請ステータス」が「登録済み」に変わります。これで、代行権限が正式に発効します。
なお、代行登録後は、協力会社の作業員情報を随時更新する必要があります。特に、健康診断の有効期限切れには自動アラートが機能するため、「メンテナンス」メニューで定期的に確認しましょう。
覚書には原則有効期間が設定されています。更新忘れがあると突然登録が無効化されるリスクがあるため注意が必要です。
グリーンサイトの代行登録をスムーズに進めるコツ
代行登録を円滑に進めるには、事前準備が重要です。ここでは、グリーンサイトの代行登録をスムーズに進めるコツについて解説します。
必要情報を先にそろえる
会社情報、作業員情報、資格情報、保険情報などが不足していると、入力や確認に時間がかかります。先に必要情報を一覧化しておくと、やり取りの手間を減らせます。
役割分担を明確にする
どこまでを上位企業が対応し、どこからを協力会社側が準備するのかを明確にしておくことが大切です。認識が曖昧だと、書類不足や更新漏れが起こりやすくなります。
継続運用まで見据えて判断する
一度登録して終わりではなく、作業員追加、資格更新、現場追加など、運用は続きます。今回だけの対応なのか、今後も継続的に使うのかを踏まえて、自社登録と代行登録のどちらが合うかを判断しましょう。
グリーンサイトの代行登録が有効な会社
代行登録は、すべての会社に向いているわけではありません。実際には、次のようなケースで使われやすくなります。
グリーンサイトの登録業務が多い会社
多くの現場を抱えており、グリーンサイトの登録、管理業務が多い会社も代行登録が有効です。
登録を外注することで、社員はより重要なコア業務にリソースを割けるようになります。結果として、売上や業績の向上につながるでしょう。
小規模事業者や一人親方
従業員数が少なく、事務担当を置きにくい会社や一人親方では、書類登録や更新まで手が回らないことがあります。こうした場合、代行登録が現実的な選択肢になることがあります。
すぐに現場対応が必要な会社
現場入場まで時間がなく、通常登録の準備や社内体制整備が間に合わない場合にも、代行登録が検討されることがあります。ただし、代行登録でも必要情報の収集や覚書対応が必要になるため、余裕を持って進めることが大切です。
【まとめ】グリーンサイトの代行登録を活用しプロジェクトを効率的に進めよう！
グリーンサイトの代行登録は、元請会社が協力会社・下請け業者に代わって必要情報を入力し、書類作成や提出ができる便利な機能です。この機能を利用することで、登録作業の手間を省き、書類作成の遅延を防ぐだけでなく、工期管理やコンプライアンスの強化にもつながります。
正しく代行登録を行うことで、企業間の情報共有がスムーズになり、現場の業務負担も軽減しますので、ぜひ今回紹介した情報を参考に、グリーンサイトを活用してください。
グリーンサイトに登録する方法やグリーンサイトのCCUS連携サービスを利用するメリットについてはこちらの記事で解説しています。ぜひこちらもご確認ください。
グリーンサイトに登録する方法とは？必要書類やメリットも解説 
グリーンサイトのCCUS連携サービスを利用するメリットや手順を解説 
