実行予算とは？作成目的や手順・基本予算などとの違いを解説

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実行予算とは何なのかと聞かれても、大体の内容しかわからないという人もいるでしょう。他にも工事の際には、基本予算や見積もなども関連してきます。そこで実行予算とはどのようなものなのか、作成目的や作成方法について解説したいと思います。
さらに作成時の注意点や手順なども紹介しているので、参考にしてみてください。

実行予算とは

実行予算とは、会社から選ばれた人が工事に必要な費用や期間、最終的にどれだけ利益が出るのかを示したものです。使用した材料や工法、規模などで予算は大きく変わるので、毎回算出しなければいけません。
実行予算に似た言葉に、基本予算があります。さらに見積もりや積算などもお金に関係していますが、どのような点が異なるのかを見ていきましょう。

基本予算との違い

実行予算によく似たものに、基本予算があります。基本予算とは、会社全体の予算のことです。会計期間に合わせて組まれる予算なので、通常は1年ごとに調整を行います。
それに対して実行予算とは、工事現場ごとに組まれる予算です。工事1件ごとに組む必要がある予算という点と、1年ごとに調整を行う予算という点が、両者の大きな違いです。

見積・積算との違い

実行予算とは、見積もりや積算とも異なります。積算は工事の際に必要となる人件費や材料費、その他各種経費などを算出したものです。その中から会社の利益を乗せて、依頼者にこれだけ費用がかかりますと支払いを提示したのが見積もりです。見積もりから工事現場で必要になる経費を算出したのが実行予算です。最初に積算を出し、それから見積もり、実行予算という流れで計算を行います。

実行予算の作成目的

なぜ実行予算を作成する必要があるのかというと、きちんとした目的があるからです。では、実行予算を作成する目的とは何なのかを見ていきましょう。

予算を把握する

実行予算とは、工事現場ごとに算出する予算でもあるので、各工事現場ではどれだけのコストがかかっているのかを把握することができます。予算が明確になっていれば、赤字のボーダーラインもわかりますし、収益率を把握することも可能です。建設工事の内容は毎回異なるので、正確に把握しておくことでリアルタイムでも管理ができます。

実際原価と比較しズレを発見する

工事には様々な費用が発生します。実際に工事で発生した費用と、あらかじめ作成した実行予算を比較することで、アクションを起こしやすくなります。正しくアクションを起こせば、赤字が増えるのを阻止することも可能です。また、どうすればコストの削減につながるのかもわかってくるでしょう。できる限り損失を少なくするために、原価とのズレを発見することが重要なのです。

責任者の管理能力を向上させる

実行予算を作成する目的は、リアルタイムで予算の管理をするなど、お金に関係することだけではありません。責任者の管理能力をさらに高めるという目的もあります。実行予算を作成するときには、現場責任者も関わります。工程や工種にも関係してきます。しかも予算の計上は工事に直接影響が出るので、当事者の意識を高められます。

実行予算の主な内訳

実行予算の内訳は、主に現場経費と工事原価に分けられます。この2点について詳しく紹介していきます。また、目標を設定することも重要なので、なぜ重要なのかについても解説します。

現場経費

現場経費というのは、主に

交通費
給料
通信費
事務用品費
保険料

これらが当てはまります。工事の際に必要不可欠な経費です。工事の内容によっては、他にも会議の際に発生した費用や、印紙代などが含まれる場合もあります。現場経費については、ルールが法律によって決められているわけではありません。会社によってルールは異なっています。

工事原価

工事原価は大きく2つに分類することができます。それは直接工事費と共通仮設費です。直接工事費というのは、建設資材や設備、人件費などに使用する費用です。共通仮設費は間接工事費とも呼ばれています。主に足場の仮設工事や現場の清掃、社員の管理に使用する費用です。実行予算を決める際には、工事原価をしっかりと出すことも大切です。

目標の設定

実行予算の内訳は、大きく分けると工事原価と現場経費に分けられます。しかし、ただ経費を出せばよいわけではありません。しっかりと目標を設定し、無駄な費用を算出していないか、無理に予算を削っていないかなどを確かめましょう。工事の際には現場ごとに必要な経費が異なります。そのため、一律で同じ目標設定をしてはいけないのです。

実行予算を作成手順

実行予算を作成するには、きちんと手順を踏む必要があります。どのような手順で作成するのかを確認してみましょう。

1.予算の作成者を明確にする

最初に行うのは、実行予算を作成する人を明確にすることです。最後まで責任をもって取り組まなければいけない点や、重要な役割であることから、通常は現場監督などが担当します。現場監督は工事現場に精通しています。あまり現場のことを知らない人が行うと、予算の精度が低くなる可能性があるので、現場をよく知る人に決めるのが望ましいと言えるでしょう。

2.見積書を元に作成する

実行予算は、見積書を基にして作成します。作成した人の主観などが加わらないようにするために、見積書に書かれている数字を基にする必要があるのです。その際には工事管理システムを利用することが多いでしょう。もしくはエクセルを利用した方法もあります。ただし、エクセルを利用する場合は、プログラムを組み込む必要があるので難易度が上がります。

おすすめの工事管理システムについてはこちらで詳しく解説しています。ぜひこちらもご確認ください。

3.調整・決済を行う

実行予算案の作成が終わったら、最終作業として調整や決済を行います。調整や確認は、担当者が1人で行うわけではありません。予算に関しては複数人で情報を共有することも大切です。複数の部署でも確認をしてもらい、最終的な調整や確認を行うことで、より正確な目標設定ができます。複数の人が確認することで、当事者の意識を高めることも可能です。

実行予算の作成方法

実行予算を作成する方法と言えば、工事管理システムを利用するやり方です。他にもエクセルを利用する方法もありますが、少々難易度が高くなります。
ここからは具体的にどのような方法で実行予算を作成するのか解説していきます。

エクセルで作成する

Windowsパソコンであれば、最初から利用が可能な表計算ソフト、エクセルを使って実行予算を作成することも可能です。
ただし、数式を組み込むプログラムが必要となるので、難易度は高めです。気軽にエクセルを使って実行予算を作成したい場合は、インターネット上にある無料のテンプレートを使うのがよいでしょう。そうすればプログラムを組み込む必要もありません。

工事管理システムで作成する

工事管理システムは、その名の通り工事に関する管理に特化しています。多数の機能が備わっていますし、ペーパーレスにも対応したものが多くなっています。情報共有も簡単に行えるので、導入している会社も多いでしょう。契約や売上金の回収まで、一括で管理が可能なのも工事管理システムのメリットです。コスト削減やリアルタイムでの作業管理にも役立ちます。

主な機能	原価管理、実行予算の作成、工程表作成、支払管理、工事分析 ※そのほかの詳しい機能はこちら

実行予算の注意点

実行予算を算出するときには、いくつか注意しなければいけない点があります。どのような点に注意が必要なのかを確認してみましょう。

予算実績を管理する

実行予算を組むときに注意するべき点は、作成して終わりにせず、リアルタイムで把握することです。赤字になっていないか、予算が不足していないかなどを確認し、予定通り工事が進められていることを確認しないといけません。また、実行予算には差異が生じやすい部分があります。特に悪天候で工事が行えないときなどに差異が発生しやすいです。

設計数量と所要数量の違いを理解する

実行予算を作成する場合、設計数量と所要数量にも注目しましょう。設計図を基に算出された設計数量と、実際に工事現場で使用する所要数量を把握しないと、赤字に直結することもあります。設計数量は必要最低限の数になっていることが多いので、ある程度余裕をもって計算に入れている所要数量の違いにも注意しないといけません。

材料ロス率の設定を検討する

所要数量を検討するときは、慎重に行う必要があります。所要数量は実際に使用する数よりも多くなることも珍しくはありません。このときに発生するのがロス率なのですが、ロス率とは設計数量に対して多く見積もった分です。ロス率が高いと無駄が発生します。低すぎるとコストは抑えられますが、必要な材料が不足する可能性もあります。

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【まとめ】実行予算を適切に作成し業務効率の改善につなげよう

今回は実行予算とは何なのか、なぜ作成する必要があるのかという点について紹介しました。実行予算を作成するときには、原価と比較をしてズレを見つけることが重要です。他にも基本予算や見積もりとの違い、作成する人を明確にするなど、注意するべき点もたくさんあります。作成方法や注意点なども、事前にしっかりと確認しておきましょう。