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事務作業に手が回らず困っている人には、事務代行会社の利用をおすすめします。事務代行会社を利用することで、現場作業に集中して取り組めるでしょう。人件費の削減や事務作業のクオリティ向上も期待できます。本記事では、建設業界の事務代行会社のおすすめ5選、事務代行会社の選び方、メリット・デメリットなどを解説します。
建設業界の事務代行会社おすすめ5選
本記事がおすすめする建設業界の事務代行会社は以下の5つです。
- ツクノビ事務
- OSHIIREコンシェルジュ
- 建設事務代行センター
- 株式会社ロマンシングイノベーション
- 株式会社 エンジン
それぞれの特徴を解説します。
ツクノビ事務
引用元：https://tsukunobi.com/jimu
特徴
「ツクノビ事務」は、建設業界に特化した事務代行サービスです。一般的な事務作業だけでなく、図面やパースなどの制作、積算作業といった建設業特有の事務作業も代わりに実施してくれます。
完全出来高制とサブスク制を選択して契約できることも魅力です。ツクノビ事務以外にも、営業代行「ツクノビセールス」、マーケティング代行「ツクノビマーケ」などがあり、総合的に悩みを解決してくれるでしょう。
ツクノビ事務は、建設業の事務業務をプロに代行できる建設業特化のアウトソーシングサービスです。
事務作業や書類作成を採用倍率200倍を通過した専門スタッフが代行いたします。現場での事務業務にかかる時間を90%削減し、受注できる案件の増加や退職率の低下につながった事例もあります。詳細はぜひこちらからご確認ください。
OSHIIREコンシェルジュ
引用元：https://oshiireconcierge.com/home/
特徴
「OSHIIREコンシェルジュ」は、建設業専門の事務代行サービスです。労務安全書類や給与明細などの作成、勤怠管理、領収書の整理といったバックオフィス作業を代行してくれます。
建設業に精通したプロのスタッフが担当してくれるので、教育の手間を減らせるでしょう。運営会社である株式会社CLINOは、安全書類自動作成アプリ「おしいれクラウド」のようなITツールも取り扱っています。
建設事務代行センター
引用元：https://company-site.biz/office_work_of_construction_industry
特徴
「建設事務代行センター」も、建設業向け事務代行機関の1つです。安全書類、給料明細、請求書などの書類作成、電話やFAXの受信といった事務作業を請け負っています。
エクセルのVBA（プログラミング）を活用した受注台帳を作成してくれる事例もあります。手間がかかっていた業務の効率化も同時に実現できるでしょう。
株式会社ロマンシングイノベーション
引用元：https://romancing-innovation.jp/office_work/20220718104523/
特徴
「株式会社ロマンシングイノベーション」は、首都圏を中心に建設業の事務代行サービスを運営している会社です。見積書、報告書、請求書といった書類の作成業務を主に請け負っています。
ブループラン、ベースプラン、ロマンプランという3つの月額プランがあり、閑散期と繁忙期で使い分けられます。受電業務は対象外なので注意しましょう。
株式会社 エンジン
引用元：https://engene.co.jp/service/service07.php
特徴
「株式会社エンジン」も建設業向け事務代行サービスを運営している会社の1つです。煩雑な管理が必要な事務作業の代行を請け負っています。
株式会社エンジンは補修工事事業や建築検査事業なども運営しており、建設業界の知識やノウハウを活かして事務作業を代行してくれるでしょう。東京都以外に、宮城県、大阪府、福岡県に支店があります。
建設業界の事務代行会社の選び方
事務代行会社を探す際は、以下の3点を確認しましょう。
- 建設業界の事務代行の実績があるか
- 幅広い業務に対応可能か
- 料金プランは最適か
それぞれの内容を解説します。
建設業界の事務代行の実績があるか
事務代行会社を選ぶ際に、建設業界の事務代行の実績があるか確認しましょう。事務代行会社は多くありますが、建設業界における業務実績があるとは限りません。
特に会計処理には建設業界特有のルールがあるため、初心者は戸惑うかもしれません。建設業界での実績が豊富な会社であれば、教育の手間が不要で、円滑に事務作業を進めてくれるでしょう。
幅広い業務に対応可能か
幅広い業務に対応可能か確認することも事務代行会社選びにおいて大切です。事務代行会社といっても、すべての事務作業に対応できるわけではありません。特に法務や会計といった資格が必要な事務作業を請け負っている会社は少ないでしょう。自社が依頼すべき事務作業を十分に洗い出し、対応可能か事務代行会社に問い合わせてから発注しましょう。
料金プランは最適か
事務代行会社を選ぶ際、料金プランが自社に適しているか確認してください。事務代行会社の多くは、月額制や歩合制の料金プランを提供しています。数か月にわたって利用したいのか、突発的に利用したいのかなどによって、適している料金プランが異なります。
料金プランの内容を事務代行会社に問い合わせて確認し、自社に合ったプランを選びましょう。
建設業界の事務代行の活用事例
建設業界において事務代行を活用した事例を3つ紹介します。
- 施工計画書や工事出来高報告書などの書類作成
- 外国人技能者申請書類チェック
- 積算サポート
施工計画書や工事出来高報告書などの書類作成
施工計画書や工事出来高報告書などの書類作成を事務代行会社に依頼した事例です。事務代行の利用により、書類作成にかかる時間を大幅に削減でき、従業員の負担を軽減できました。
さらに、書類のクオリティが高まり、現場管理の透明性が向上しました。建設業に精通した事務代行会社であれば、建設業特有の書類もスムーズに作成してくれるでしょう。
外国人技能者申請書類チェック
外国人技能者の申請書類の確認作業を事務代行会社に任せた事例です。建設業に特化した事務代行会社が担当したことで、書類の不備が減少しました。書類のクオリティが向上したことで外国人技能者の迅速な採用が実現できました。
専門的な知識を持つ事務代行会社に依頼することで、人手不足の解消だけでなく、業務効率の改善も期待できます。
積算サポート
積算サポートに事務代行サービスを活用した事例です。建設業専門のスタッフが数値拾いから見積・発注書の作成までをサポートしたことで、業務の効率が上がりました。積算業務をスムーズに進められ、従業員の負担が減りました。
積算業務のように建設業に関する知識やノウハウが必要な事務作業を代行してもらいたい場合は、建設業での事務代行実績が豊富な会社に依頼しましょう。
建設業界で事務代行を導入するメリット
建設業界で事務代行を導入するメリットは主に以下の3つです。
- コア業務に集中できる
- 人件費を削減できる
- 事務作業のクオリティが上がる
それぞれの内容を解説します。
コア業務に集中できる
建設業界で事務代行を導入することで、コア業務である現場作業に集中して取り組めます。一人親方や小規模の建設会社の場合、現場作業と事務作業の両方をこなさなければならないケースも多いでしょう。
法務や会計に関する事務作業が滞ると、事業を続けられなくなるかもしれません。事務作業に手が回らない場合は、積極的に事務代行を活用しましょう。
人件費を削減できる
人件費を削減できることも、事務代行を導入するメリットの1つです。会社によっては、事務員を雇用することが資金的に難しいケースもあるでしょう。人材を採用するための活動にも多大なコストがかかります。
事務代行会社を利用すれば、採用のコストを抑えて、事務作業を進められます。事務作業に精通したスタッフが代行してくれるため、教育のコストを減らせることも利点です。
事務作業のクオリティが上がる
適切な事務代行会社を選べば、事務作業のクオリティが上がるでしょう。事務代行会社のスタッフの多くは、様々な企業での事務作業の経験があります。経験豊富なスタッフが代行することで、速やかに事務作業を進められるでしょう。また、自社の非効率な作業を見つけ、より効率的なツールやエクセルフォーマットを提案してくれるかもしれません。
建設業界で事務代行を導入するデメリット
建設業界で事務代行を導入するデメリットもあります。
- コミュニケーションが取りづらくなる
- 事務代行会社に依存することになる
それぞれの内容を解説します。
コミュニケーションが取りづらくなる
事務代行を導入した場合、事務代行スタッフとのコミュニケーションが取りにくいケースがあります。特にリモートで事務代行を依頼した場合、対面時に一言で済む内容でも、メールや電話で連絡しなければなりません。
事務代行スタッフに直接指示を出すのではなく、会社を通して連絡しなければならないケースもあります。コミュニケーションが取りづらいことを念頭に置いて、期限間近ではなく余裕を持って指示を出すよう心掛けましょう。
事務代行会社に依存することになる
事務代行会社に依存することになることもデメリットに挙げられます。どれだけ事務作業を依頼しても、自社にノウハウが蓄積されません。事務作業の改善点や問題点が発注者側から見えにくいことも欠点です。
例えば、ツクノビ事務は単純な事務作業だけでなく、社内マニュアルの作成も同時に請け負っています。業務の品質や進捗を定期的に確認し、今後の自社の事務作業に活かすことが大切です。
建設業界で事務代行を依頼する際の注意点
事務代行を依頼する際、以下の3点に注意することが大切です。
- 事前に依頼する業務範囲を確認する
- 事務業務を丸投げしない
- 業務のルールを明確にする
それぞれの内容を解説します。
事前に依頼する業務範囲を確認する
事務代行を依頼する場合、業務を開始してもらう前に、依頼する業務範囲を確認しましょう。事務代行会社ごとに、業務範囲の規則が定められています。範囲外の業務を依頼した場合、作業を実施してもらえないでしょう。
実施してもらえたとしても、追加費用を請求されるかもしれません。事前に契約内容を十分に確認しましょう。特別なツールの操作が必要な場合は契約前に代行会社に相談してください。
事務業務を丸投げしない
事務業務を事務代行業者に丸投げしないことも重要です。代行業者が実施した事務作業のミスによって顧客に損害が発生した場合、代行業者ではなく自社が責任を持って対応する必要があります。
また、丸投げすると事務作業の無駄な点や非効率な点を把握できず、自社の今後の作業に活用できません。代行スタッフが実施した事務作業の品質や進捗を十分に確認しましょう。
業務のルールを明確にする
事務代行を依頼する際、業務のルールを明確にすることも大切です。外部に業務を委託する場合、特に情報漏洩のリスクが高まります。NDA（秘密保持契約）やセキュリティソフトの導入なども併せて検討しましょう。
また、事務作業の納期、報告・連絡・相談の頻度といったルールを明確にして代行会社に伝えることも欠かさず実施してください。
【まとめ】建設業界で事務代行を依頼することは業務効率の向上につながる可能性が高い
建設業界の事務代行会社のおすすめ5選、事務代行会社の選び方、メリット・デメリットなどを解説しました。事務代行を利用することには、現場作業に集中できること、事務作業のクオリティが上がることなどのメリットがあります。事務代行会社の利用時は、事務作業を丸投げしないことや業務のルールを明確にすることなどに気を付けましょう。ぜひ本記事を参考に、事務代行会社の利用を検討してみてください。
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