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紙による図面の管理に困っている人はいらっしゃいませんか。紙の図面を適切にファイリングすることには多大な労力がかかります。図面を雑多に保管すると、閲覧したい図面をすぐに見つけられなかったり紛失に気付けなかったりするかもしれません。図面管理システムを導入すれば、図面を簡単に管理できます。優れた検索機能や共有機能を持つシステムであれば、仕事の手間を大きく減らせるでしょう。
本記事では、図面管理システムのメリット、選び方、おすすめの製品を解説します。
図面管理システムとは？
図面管理システムとは、建物の設計図や施工図といった図面を紙でなく電子データで管理できるシステムです。図面とその関連書類を紐付けて一元管理できます。図面管理システムを利用すれば、複数の業者で共有することも簡単です。優れた図面検索機能を持つ図面管理システムが多く、紙の束の中から図面を探す手間を省けます。バージョン管理機能があるシステムを選べば、どの図面が最新版なのか一目でわかります。システムを適切に運用すれば、重要な財産である図面の盗難や紛失を防げるでしょう。
図面管理システムの主な機能
図面管理システムの主な機能は以下のとおりです。
- 図面の一元管理機能
図面やCADデータを一元管理できる。紙の図面を電子化して取り込むことも可能。 - 図面と関連資料の紐付け機能
図面とその関連書類を紐付けて管理できる。 - 図面検索機能
必要な図面をキーワード検索で簡単に検索できる。 - セキュリティ機能
情報の閲覧権限、編集権限を個別に設定できる。 - ビューアー機能
図面データをスクロール、拡大、縮小、回転しながら閲覧できる。 - マークアップ機能
図面の修正点を枠で囲ったりマークを付けたりして共有できる。
図面の管理
図面管理システムの代表的機能の1つは管理機能です。複数の工事を同時に請け負う場合ケースでは、即座に対応する図面を呼び出せる体制を整えることが重要です。
図面管理アプリの管理機能は、図面を工事の種類やカテゴリー、工期など様々にカテゴリー分けして保存できるため、欲しい図面を端末を問わずすぐに確認できます。
図面の共有
図面管理システムの代表的機能のふたつ目は、図面の共有機能です。現場では図面の内容がしばしば変更されます。こうした図面の変更をいちいち電話や紙などで伝達していてはスムーズな情報共有が図れませんが、図面管理システムの共有機能を用いるとタブレットやPCなどの端末上で最新の図面データを即座に共有可能です。
図面の編集
図面管理システムには図面に施工手順や共有事項を書き込むことができる、図面の編集機能も備わっています。図面の編集機能を用いることで、本部から現場への指示はもちろんのこと、現場からの報告事項を双方向で伝達可能です。
施工管理アプリを導入した時のメリット・効果
図面管理システムを導入したときのメリット・効果は主に以下の3つです。
- 情報の一元化
- 情報の活用
- 情報をすぐ検索できる
それぞれの内容を解説します。
情報の一元化
図面管理システムを導入することで、情報の一元管理が可能です。多くの図面管理システムは、図面に現場の写真や指示書を紐付けられます。顧客情報や見積・発注書、工程表などもまとめて管理できるシステムもあります。クラウドに図面をアップロードできるシステムを利用すれば、様々な業者との図面共有も容易です。紙の図面を多くの書類と紐づけて管理することは難しいため、図面管理システムの導入によって図面管理の手間を大きく削減できるでしょう。
情報の活用
これまでに蓄えた情報を活用できることも図面管理システム導入のメリットです。図面を紙で管理した場合、過去の図面とそれに付随する情報は、作成した本人以外は利用しないことがほとんどです。図面管理システムを導入すると、前述したように図面を一元管理して共有できます。図面管理システムを利用して情報を適切に共有しておけば、誰でも情報を簡単に閲覧できます。蓄えた情報を基にして、新たな施策の検討に役立てられるでしょう。
情報をすぐ検索できる
図面管理システムの導入によって図面や関連書類といった情報をすぐに検索できます。紙で管理している場合、適切にファイリングしていないと、閲覧したい図面を検索する手間がかかります。図面を紛失してしまうと、控えがなければ閲覧したい図面を二度と見られないかもしれません。優れた検索機能を持つ図面管理システムを導入すれば、効率的に図面を見つけられるでしょう。安全な社内サーバーやクラウドに図面を保存しておけば、紛失の心配はありません。
図面管理システムの選び方
図面管理システムを選ぶ際には、以下の3つを特に確認しましょう。
- 管理画面
- 検索機能
- セキュリティ機能
それぞれの内容を解説します。
管理画面が扱いやすいか
図面管理システムを選ぶ際には、管理画面の扱いやすさを確認してください。図面のスクロールや拡大・縮小をしにくいシステムだと、利用中にストレスを感じるでしょう。様々な業者と図面を共有する予定であれば、誰でも簡単に扱えるシステムを選ぶことが重要です。紙の図面のように直感的に扱えるシステムであれば、教育の手間を省けます。興味のあるシステムに無料プランや無料トライアルがあれば、試しに利用して実際に操作性を確認しましょう。
必要な機能が搭載されているか
図面管理システムを選ぶ際には、使用用途などに合わせて自社にとって必要な機能が搭載されているかどうかも重要な観点です。主に下記の機能が搭載されているかどうかを確認してみましょう。
・検索機能
・セキュリティ機能
検索機能
検索機能の扱いやすさも図面管理システムを選ぶ際に確認しましょう。優れた検索機能を有するシステムであれば、閲覧したい図面をすぐに探し出せます。検索スピードが遅かったり検索の正確性に欠けるシステムでは、業務の効率が悪くなるかもしれません。検索結果をサムネイル画像で表示してくれるシステムであれば一目で欲しい画面が見つかります。どんなファイルでも専用ビューアーで閲覧できる便利なシステムもあります。管理画面と同様に、無料プランや無料トライアルで確認してください。
セキュリティ機能
図面管理システムのセキュリティ機能も重要です。特に様々な業者と図面を共有する場合、情報漏洩のリスクが高まります。セキュリティ性が脆弱なシステムでは、不正アクセスにより大切な書類が漏洩するかもしれません。システムによっては、ファイルごとに閲覧権限や編集権限を付与できる機能、公開する期間を設定できる機能、通信やパスワードの暗号化機能といった情報漏洩対策がとられています。ユーザーの操作履歴を自動的に残してくれるシステムもあります。公式サイトを見たり資料請求をしたりして、システムのセキュリティ性を十分に確認しましょう。
PC以外からアクセスできるか
図面管理システムを選ぶ際には、PC以外の端末からもアクセス可能であるかも重要です。移動が多い場合や常に動いている現場では、PCではなく持ち運びやすいスマートデバイスで図面確認をできると便利であるためです。図面管理システムが対応しているデバイスの確認をしっかりと行いましょう。
図面管理システムおすすめ7選
おすすめの図面管理システムは以下の7つです。
- KANNA
- eYACHO
- SPIDERPLUS
- CheX
- AnyONE
- TerioCloud
- Hi-PerBT Advanced 図面管理
それぞれの特徴を解説します。
1.KANNNA
KANNAは複数の現場の統合管理に長けた施工管理アプリです。現場の写真をリアルタイムで共有できる、登録した写真をもとに報告書などを作成できる、など図面管理に適した機能が多く備わっています。
eYACHO
eYACHOは建設業のDX化を手助けする施工管理業務支援アプリです。図面関連機能に関しては、PDFで読み込んだ図面に縮尺を設定できる機能、レイヤーを重ねて編集する機能、工事写真台帳を作成する機能など、ペーパーレスで情報を共有することに長けています。
3.SPIDERPLUS
「SPIDERPLUS」は、図面だけでなく写真や電子黒板の画像も一元管理できるシステムです。図面に「カメラアイコン」を設置すれば、わかりやすく現場に写真の撮影を指示できます。撮影した写真をそのままカメラアイコンに添付して紐付けることも可能です。クラウドにタブレットでアクセスできるので、事務所で実施した図面の変更を現場にすぐに伝えられます。建築業や電気工事業、空調設備工事業などの様々な業種に導入されています。
4.CheX
引用元：https://chex.jp/
「CheX（チェクロス）」は、建設業向け図面管理クラウドサービスです。図面にQRコードを付与できることがCheXの特徴です。QRコードを図面に付与しておけば、印刷した図面が最新版かどうかわからなくなってもQRコードを読み取って判別できます。タブレットやスマートフォンでクラウドにアクセスして閲覧・編集可能です。紙を直接扱うような感覚で図面に指示を書き込んだり付箋を貼り付けたりできます。図面と紐付けたメモや写真をエクセルファイルに出力することも可能です。
5.AnyONE
「AnyONE」は図面だけでなく顧客、見積、発注、入出金なども一元管理できる業務効率化システムです。3,300社以上の企業が導入しており、13,000人以上のユーザーがいます。図面や工程表、会議資料などを様々な業者と簡単に共有可能です。クラウドシステムなので、外出先や現場でもすぐに書類を確認できます。定期的にDXやITツールの導入セミナー、品質管理や収益改善の勉強会などが開催されているので、興味がある人には参加をおすすめします。
6.TerioCloud
引用元：https://www.oki.com/jp/TerioCloud/
グローバル企業である沖電気工業株式会社が提供する図面管理システムが「TerioCloud」です。クラウドにアクセスして、どこでも図面を閲覧したり指示を書き加えたりできます。クラウドサービスだけでなく企業のサーバーにインストールできるパッケージソフトウェア版もあります。より高いセキュリティ性を求めるのであれば、外部からアクセスされにくいパッケージソフトウェア版のほうが良いでしょう。写真や検査記録を報告書のフォーマットで出力することも可能です。
7.Hi-PerBT Advanced 図面管理
引用元：https://www.hitachi-solutions-create.co.jp/solution/hiper_zumenkanri/
「Hi-PerBT Advanced 図面管理」は株式会社日立ソリューションズ・クリエイトが提供する図面管理システムです。図面の属性条件による絞り込み、キーワード全文検索、サムネイル画像表示などの機能が充実しており、閲覧したい図面を簡単に見つけられます。2つの図面を重ね合わせて表示できるので、相違点を即座に探し出せます。社内サーバーに導入するオンプレミス型を基に、クラウド型にカスタマイズしてもらうことも可能です。
【まとめ】自社に合った図面管理システムを使って業務の効率化をはかろう
図面管理システムのメリット、選び方、おすすめの製品を解説しました。図面管理システムを導入すれば、関連資料と紐づけて図面を一元管理できます。高いセキュリティ性を持つシステムを選べば、様々な業者との図面共有も安心です。優れた検索機能を持つシステムを導入することで図面を効率よく探せます。図面管理システムを導入し、大切な資産でもある図面を今後の業務に活かしましょう。ぜひ本記事を参考にして自社に合った図面管理システムを見つけてください。
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