「電子契約システムを導入したい」「電子契約システムのメリットは？」「どこの電子契約システムを利用したらいいか分からない」とお悩みの方はいませんか？近年、建設業では電子契約システムを導入する動きが見られます。業務のデジタル化が進み、紙の契約書から電子契約システムに移行する会社も増えてきました。しかし電子契約システムの導入に不安がある方も多いのではないでしょうか。今回は電子契約システムのメリットやおすすめのシステムについて解説します！導入を検討している方は、ぜひ最後までお読みいただき参考にしてみてください。
建設業における「電子契約システム」とは？
電子契約システムは契約書の作成から保管に至るまで全ての工程をデジタル化したものです。電子契約システムを利用すると、紙の契約書よりも大幅に手続き時間が短縮されます。しかしオンライン上の文書は改ざんやなりすましのリスクがあると懸念されていました。現在の電子契約システムはタイムスタンプを使用しており、偽造防止の効果があります。タイムスタンプは電子書類が「いつから存在していて、現在まで変更されていないこと」を証明する技術です。さらに電子署名を併用することにより、「誰が何を作成したか」の証明になります。そのため電子契約システムへの信頼度は高く、導入している企業が増えています。
建設業でも電子契約システムは使える？
2001年4月に建設業法が改正され、一定の条件であれば建設業で電子契約システムが使えるようになりました。書面契約の義務がなくなり、相手方の承諾を得た上で電子契約書を利用できます。もとより建設業は紙の契約書類が一般的でした。しかし建設工事は様々な専門業者と契約するため、契約書類の多さから事務処理が大きな負担になっていました。現在は業務の効率化から電子契約システムを導入している企業も増えています。今後は更なるデジタル化が進み、電子契約書がより普
政府による建設業の電子契約システムの普及の動き
政府は建設業の電子契約システムの利用を支援しています。近年は建設業において社会実験の実施や法律の改正など様々な変化がありました。具体的にどのような取り組みをしているのでしょうか。今回は「賃貸契約の完全電子化」と「公共工事の電子契約システム活用」について詳しく紹介します。
1：賃貸契約の完全電子化
賃貸契約の将来的な完全電子化を目指し、国土交通省は社会実験を行いました。社会実験ではオンラインによる重要事項説明や書面の電子化に取り組み、2022年に宅地建物取引業法が改正されました。これにより重要事項説明書等のオンライン化が認められ、書面の押印が不要になりました。（ただし宅地業法の34条の2、宅建業者の媒介契約・代理契約の書面には引き続き記名・押印が必要です。）電子契約の普及を目指し、法の整備から建設業のIT化を進めています。
2：公共工事の電子契約システム活用
近年では公共工事の契約手続きに、電子契約システムを活用しています。国土交通省は2018年から電子契約システムの試行運用を開始しました。公共工事を落札した事業者が電子契約を結び、支払いまでの手続きを行う仕組みです。現在は地方自治体でも電子契約システムが普及しつつあります。
建設業で電子契約システムを導入する際の選び方
建設業で電子契約システムを導入する際、どのような基準で選ぶと良いでしょうか。まず電子契約は「見読性」「原本性」「本人性」を満たすものでなければなりません。電子契約システムを導入する前に、次の基準を満たしているかチェックしてみてください。「見読性」は契約書が常に読める状態を指します。契約書の内容をパソコンから確認する、契約書を印刷できることが重要です。「原本性」は契約書が本物であり、コピーや改ざんがされていないと判断できるものでなければなりません。「本人性」は電子署名が本人のものである証明であり、本人確認が必要です。
建設業で電子契約システムを導入するメリット
電子契約システムを導入する際のメリットは主に4つあります。今回は「収入印紙コスト削減」「書類管理コスト削減」「手続き時間短縮」「コンプライアンス強化」の観点からメリットを紹介します。
メリット1：収入印紙コスト削減
電子契約にすると収入印紙の費用を節約できます。紙の書面は契約や金額によって収入印紙が必要です。しかし電子契約システムを導入すると、収入印紙の貼付は必要ありません。契約書が増えると収入印紙の費用も増えるので、コストを削減したい人は電子契約システムがおすすめです。また電子契約書に切り替えると、収入印紙を貼り忘れることもなくなるでしょう。
メリット2：書類管理コスト削減
電子契約にすると書類管理コストが削減できます。書面の契約書は作成から送付、返送、保管まで管理しなければなりません。特に保管しているものは書類ごとにまとめる必要があり、過去の契約書を参照するには探す手間や時間がかかります。電子契約書にすると物理的に保管するスペースもいらないため、事務用品代や書類を保管する際に発生するコストを大幅に削減できます。
メリット3：手続き時間短縮
紙の書面よりも電子契約は手続き時間が短縮できます。紙の契約書の場合、原本を持参して取引先に訪問するか、契約書を郵送・返送しなければなりません。郵送は数日を要するほか、訪問の際は事前に取引先の都合を確認する必要があります。しかし電子契約書であれば、契約者の時間や場所を問わず契約が可能です。オンライン上で作成から契約までの手続きができるようになります。これにより事務作業の時間が短縮され、業務効率は大いに上がるでしょう。
メリット4：コンプライアンス強化
書面の契約書は電子契約書に比べて安心と思う方もいるかもしれません。しかし書面の契約書であっても改ざんや盗難のリスクがあるため、保管方法には十分注意しなければなりません。電子契約書の場合、閲覧制限をかけられるので不正な閲覧を防ぎます。また閲覧記録から「誰が契約書を見ていたか」を確認できる仕組みになっています。さらに電子契約書にはタイムスタンプや電子署名を使用し、改ざん防止を強化しています。
建設業で電子システムが利用可能な契約の種類
建設業で電子システムが利用できる契約はどんな種類があるでしょうか。今回は「請負契約」「売買契約」「賃貸借契約」「保証契約」「発注書・発注請書」について紹介します。
種類1：請負契約
建設業法が2001年に改正されたため、請負契約でも電子システムが利用可能になりました。建設工事は複数の専門業者に依頼することが多いので、請負契約を電子システムに変えると書類管理のコストを大幅に削減できます。また今まで書類の郵送にかかっていた費用や時間も節約でき、事務処理の負担が減るでしょう。
種類2：売買契約
建設業の資材を発注する売買契約も電子契約書で代用できます。また前述したように建物や土地の売買契約に関しては、押印の義務が不要になり、書面の電子化が認められるようになりました。
種類3：賃貸借契約
土地や建物の賃貸借契約だけでなく、重機の貸し借りをする際にも賃貸借契約が必要な場合もあります。前の段落でも紹介したように、国土交通省では賃貸借契約の電子化を進めています。
種類4：保証契約
保証契約も電子契約システムが利用できます。保証契約は債務者による支払いが行われない時に代わりの人が支払いをする契約です。賃貸借などで保証人を設定する場合は保証契約を締結します。電子契約システムによる保証契約も書面によって行われたものとみなされ、電子契約書が認められています。
種類5：発注書・発注請書
発注書・発注請書も電子契約システムが利用可能です。発注書や発注請書を紙面で作成すると、金額や契約によって収入印紙が必要になります。しかし電子契約システムで作成した場合、印紙税は不要です。発注書・発注請書は事務作業の効率が上がるだけでなく、印紙分のコストも節約できます。
建設業でおすすめの電子契約システム3選
建設業におすすめの電子契約システムを三つ紹介します。それぞれ特徴が異なるので、重視したい性能に合わせて選んでみてください。
1：クラウドサイン
クラウドサインは最新のセキュリティ技術に定評があります。契約書への不正アクセスを防止するために契約書の閲覧・確認用のURLを都度発行しています。また電子署名と認定スタンプを採用しており、セキュリティ面も安心です。クラウドサインはシンプルな操作画面で導入しやすく、業務の効率化が図れます。
2：電子印鑑GMOサイン
電子印鑑GMOサインは国内シェアNO.1の電子契約サービスです。コスパの良さとセキュリティ面で定評があります。契約印タイプの送信量は1件につき110円と安く、他社の電子契約サービスと比較しても利用しやすい価格になっています。
3：WAN-Sign
WAN-Signは機能満足度NO.1の電子契約サービスです。署名には2種類のハンコを実装しているため、様々な契約に対応可能です。「電子証明書」を利用した当事者型署名と「メール認証」の立会人型・事業者型があります。契約相手に合わせて締結方法を選ぶことができます。また自社で電子証明、契約相手にメール認証というように組み合わせることも可能です。
【まとめ】建設業で電子契約システムを導入して様々なコストを削減しましょう！おすすめシステムも要チェック
いかがだったでしょうか。今回は建設業に電子契約システムを導入するメリットやおすすめのシステムについて解説しました。紙の契約書が一般的だった建設業でも、電子契約システムの導入が進んでいます。電子契約システムのメリットは管理がしやすく、業務の効率化を図れる点です。契約書の作成や郵送、管理にかかっていた時間が大幅に短縮されます。また電子契約書に電子署名やタイムスタンプを取り入れることにより、改ざんや不正を防ぐ効果が期待できます。書面では盗難や改ざんのリスクもありましたが、電子システムではそれらのデメリットも克服できます。
建設業では電子システムが利用できる契約も増えているので、まだ導入していない企業はぜひシステムの導入も検討してみてください。システムによって特徴が異なるので、自社に合うものを選ぶと使いやすいでしょう。
