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「作業報告書の書き方を知りたい」
「作業報告書を作成するメリットってなに？」
このような方に向けて今回は、作業報告書について・項目と書き方・作成するメリット・デメリット・作成する方法・注意点について紹介します。
作業報告書について詳しく知りたい方は、ぜひこの記事を読むことで、作業報告書についての理解が深まります。
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作業報告書とは
作業報告書とは、その日の業務内容を上司などが確認する重要な書類です。報告先は社内だけでなく、取引先等で必要な場合もあります。
また作業報告書は、ビジネスマナーの報告・連絡・相談の報告にあたる大切な書類でもあります。作業報告書を作成することで、自分自身の業務内容や成果を客観的に見直せます。
作業報告書の項目と書き方
ここからは、作業報告書の項目と書き方を、下記の順に紹介します。
- 担当者名
- 件名
- 日付・時間
- 作業の内容
- 作業の進捗状況
- 次回行う予定の作業内容
- 備考
担当者名
担当者名の記入欄には、作業を行った人の名前を記入します。作業した人が複数の場合は、代表者1人の名前を記入するようにしましょう。
しかし、電気工事などクライアントに渡す報告書で作業員が2名の場合は、苗字のみを2人記入するケースもあります。作業報告書の中でも担当者名は、誰が作業したのかを記入する部分なので、とても大切です。
件名
件名の項目には、作業内容を記入してください。分かりやすいように、一言で表した名称を記載することが重要です。なるべく端的に記載するほうがよいでしょう。
具体的に「作業として何をしたのか」を記載しておくことが大切です。作業に関与してない人が件名を見ただけで何をしたのかが、すぐに分かるように記載しておくことが大切です。
日付・時間
日付・時間の項目には、実際に作業を行った日を記載します。日付だけでなく、時間も記載しておくことで、より分かりやすい作業報告書になるでしょう。具体的な時間も記載しておくと、業務効率を判断する資料としても役立ちます。「2023年9月15日」といった具合に記載します。
作業報告書には、指定のフォーマットがありません。作業内容によって、必要な項目はその都度追加するようにしましょう。
作業の内容
作業報告書の作業内容の欄には、具体的にどのような作業を行ったのか記載しましょう。全体に対して、どの程度作業が進んだのかを記載する項目でもあります。
簡単に要件のみを記載する場合もありますが、できるだけ細かく記載しておく方がよいでしょう。詳しく記載しておくと、後から第三者が見た時に分かりやすいです。
作業の進捗状況
作業進捗状況の欄には、作業の進み具合を具体的に記入します。その日だけで終了しない作業は、具体的にどういった進捗状況なのかを記載し、引き継ぐ必要があるでしょう。
作業進捗の欄は、要件のみを記載する方法もありますが、取引先に提出しなければいけない場合は、詳細に記載するのが望ましいです。作業進捗状況の欄は、トラブルが発生した際の証拠にもなるため、正確に記入するようにしましょう。
次回行う予定の作業内容
1日では作業が終わらなかった場合は、次回行う予定の作業内容を記載するようにしましょう。具体的にどういった作業を行うのかを記載することで、報告を確認する側である上司や取引先は安心できます。なるべく具体的に記載するよう心がけてください。
次回の作業が別の担当者の場合は、引き継ぎの資料としても活用できるでしょう。
備考
備考欄には、上記の項目に補足する必要がある場合に記載します。例えば、会社に提出する書類なら、次回作業する際に必要なものや会社側に用意してほしいものを記載します。
作業報告書は、第三者に伝えるための大切な書類です。相手が目を通した際に作業内容がしっかりと記載されているか伝わるように責任を持って記入するようにしてください。
作業日報の書き方についてはこちらの記事でより詳しく解説しています。ぜひこちらもご確認ください。
建設業での作業日報の書き方は？役割や記載項目も解説
作業報告書を作成するメリット
ここからは、作業報告書を作成するメリットを下記の順に紹介します。
- 作業内容を共有できる
- 記入担当者自身の成長につながる
- 生産性の改善につながる
作業内容を共有できる
作業報告書を作成するメリットの1つ目として、作業内容を共有できるといったことが挙げられます。
作業報告書がない場合、責任者は作業者から直接情報を得る方法しかありません。しかし、作業報告書があると責任者は口頭で指示することが減り、作業者がいない場面でも作業の状況を把握できるでしょう。ほかにも、別の担当者などへの引き継ぎがスムーズに進みます。
記入担当者自身の成長につながる
作業報告書を作成するメリットの2つ目として、記入担当者自身の成長につながるといったことが挙げられます。
作業報告書を作成する作業員は、その日の作業内容を思い出しながら記入していきます。そのため、自然と反省点や改善点を考えるきっかけになるでしょう。上手くいかなかった部分は、原因と解決策を考えることで、同じ失敗を繰り返さないようにできます。
生産性の改善につながる
作業報告書を作成するメリットとして、生産性の改善につながるといったことが挙げられます。社内全体で共有できるものとして作業報告書を使うと、複数の人が見れるため、様々な視点で作業の分析が可能です。
作業報告書はノウハウの蓄積にもなり、会社全体の生産性の向上にも繋がります。作業報告書を記載することの重要性を理解して活用すると、よりよい作業環境を生み出せるでしょう。
作業報告書を作成するデメリット
作業報告書を作成するデメリットを、下記の順に紹介します。
- 作業報告書の作成に時間がかかる
- 作業報告書への記入だけが目的になる
- 作業報告書の内容が粗雑な場合活用できない
作業報告書の作成に時間がかかる
作業報告書を作成するデメリットとして、作成に時間がかかることが挙げられます。作業を行った項目について、報告する側は詳細な説明が必要です。作業報告書の作成に慣れていない場合は、作成に時間がかかってしまいます。
対策として、テンプレートを用意するなどして、報告する側が論理的で分かりやすい作業報告書を作成することが大切です。
作業報告書への記入だけが目的になる
作業報告書を作成するデメリットとして、作業報告への記入だけが目的になってしまう場合があります。社員の意識が低い企業だと、業務が機械化してしまいマンネリ化してしまうケースも見られます。そのような企業だと、報告書を書いて満足してしまう場合が多いでしょう。
理想は、作業報告書を社内で共有して、有効に活用できることです。
作業報告書の内容が粗雑な場合活用できない
作業報告書は、内容が粗雑な場合は活用できないことがあります。具体的には、作業内容は優れていても、報告書を作成する人が文章力に欠けていると、作業報告書の内容が粗雑になってしまいます。
対策として、質のよい報告書を全員が作成できるよう、マー定期的に作業員全員で書き方の勉強会を開催したり、書きやすいフォーマットになっているかを確認する機会を設けることがおすすめです。
作業報告書を作成する方法
ここからは、作業報告書を作成する方法を下記の順に紹介します。
- 手書き
- テンプレート
- アプリやシステム
手書き
作業報告書を作成する方法として、手書きのほうが手軽で取り組みやすいといった方も多いでしょう。手書きで作成する場合は、各項目を自分の手で書きながら作成していく必要があります。
作業報告書を作成するたびに作る必要があります。デメリットとして、その都度手書きで作業報告書を作成しなければいけないため、大変手間がかかるでしょう。
テンプレート
テンプレートを活用できる部分はパソコンで作成して、残りの部分は手書きで仕上げる方法もあります。企業によっては、エクセル形式の作業報告書を作成しているところもあります。
企業のテンプレートを使用する場合は、他社サイトに掲載することはできません。また、他社サイトにダウンロードリンクを掲載することもできないため、気を付けてください。
アプリやシステム
アプリやシステムを活用して作業報告書を作成する方法もあります。専用のアプリだとテンプレートを提供してもらえる場合もあるので、自分ではじめからテンプレートを作成する手間が省けます。
最近ではスマホのアプリを使用して、簡単に作業報告書を作成することも可能になりました。手軽に作業報告書を作成したい方は、ぜひアプリやシステムを調べてみてください。
作業報告書を作成するときの注意点
ここからは、作業報告書を作成するときの注意点を下記の順に紹介します。
- 見やすい構成にする
- わかりやすい内容を意識する
- 見直しチェックを必ず行う
見やすい構成にする
作業報告書を作成する際、見やすい構成にすることを意識してください。まずは5W1Hを押さえてタイトル・要旨・詳細につながるような流れを意識する必要があるでしょう。
5W1Hとは、「When：いつ」「Where：どこで」「Who：だれが」「What：何を」「Why：なぜ」と、1つのH「How：どのように」をまとめて表現した言葉です。
わかりやすい内容を意識する
わかりやすい作業報告書にするためには、内容を意識する必要があります。上記でも紹介しましたが、5W1Hを意識した文章にすることが大切です。
図や表を入れると、よりわかりやすい作業報告書になるでしょう。ほかにも、「ですます調」「である調」を混合しないようにするのも大切です。一文を80文字以内にすることも文章の基本です。
見直しチェックを必ず行う
作業報告書は作成して終了ではありません。必ず見直しやチェックを行う必要があります。チェック項目としては、記載する項目がしっかりと入っているか・内容や数字に間違いはないかなどです。
作業報告書で何度もミスが重なるとその人の信用に関わってくるため、作成したら必ず見直し・チェックすることを心がけてください。
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【まとめ】作業報告書は適切に作成し生産性の向上につなげよう！
作業報告書は、その日の業務内容を第三者が確認する重要な書類です。また作業報告書は、ビジネスマナーの報告・連絡・相談の報告にあたる大切な書類でもあります。これから作業報告書を作成しようと考えている方は、ぜひ上記で紹介した内容を参考にしてみてください。
上記の内容を意識することで、上司や取引先が見やすい作業報告書を作成できます。
工事の納品書の書き方や作成時の注意点はこちらの記事で解説しています。ぜひこちらもご確認ください。
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