作業日報は建設業で欠かせない書類！役割や書き方のポイントも解説

作業日報は、工事進捗や労働環境を把握するための重要な書類です。正しく記載することで、生産性の向上やコスト削減など、様々なトラブル回避にも役立ちます。しかし、記載方法や作成ツールについて悩んでる人もいるのではないでしょうか。今回は、作業日報の役割やメリット、正しい書き方について解説していきます。お悩みの人は、ぜひ参考にしてみてください。

作業日報は建設業で欠かせない書類

作業日報は、建設業の現場で欠かせない書類です。
どんな書類なのか、以下の項目に沿って、具体的に解説していきます。

• 作業日報とは
• 作業日報の作成は義務ではない
• 記載項目

作業日報とは

「作業日報」とは、その日に行った作業内容を、工事関係者や上長に報告するための書類です。

1日の作業内容を報告することで、進捗状況を共有したり、アドバイスを受けたりすることが目的です。また、1日の業務を振り返ることで日々の成長や作業効率の改善につながります。その日の作業が終わったあと、業務の締めくくりとして作成し提出することが一般的です。

作業日報の作成は義務ではない

作業日報の作成は、法律で義務付けられてるわけではありません。しかし、これから解説していくように、作業日報は現場の様々な状況を把握するために役立ち、コスト削減や労働環境改善といったメリットもあります。そのため、法律での定めはなくても、多くの企業の社内義務として作業日報は作成されています。

記載項目

作業日報の記載項目は以下の通りです。一例となりますが、参考にしてみてください。

「特になし」と記載するのは避け、出来るだけ具体的に記載することが大切です。

• 現場名
• 記入者名
• 日付
• 天気
• 気温
• 作業者名
• 工種
• 始業・就業時間
• 休憩時間
• 作業時間
• 時間外作業時間
• 作業内容
• 引継ぎ内容
• 備考欄

作業日報の役割

作業日報には、様々な役割があります。主な役割は、以下の通りです。

• 工事進捗を把握
• 労働環境の課題を把握
• 現場の情報共有

それぞれ具体的に解説していきます。

工事進捗を把握

作業日報の1番の役割は、「工事進捗の把握」です。工事に遅れを出さないためにも、工事進捗状況は、正しく把握しておかなければなりません。作業日報を見れば、その日作業員によってどのような作業が行われたのか、予定していた作業は完了したのか、作業に遅れが出ていないかなどが、すぐに把握できます。工事進捗を「見える化」するために、作業日報の作成は欠かせません。

労働環境の課題を把握

作業日報は、工事進捗を把握するだけではなく、「労働環境の課題を把握」するためにも役立ちます。

作業現場全体を見て、危険な箇所だったり、作業の妨げになるような問題はないかなど、課題を見つけやすくなります。また、作業日報から、人間関係のトラブルの有無を見つけ出せる場合があります。課題が見つかれば原因を考えて、より良い労働環境に整えることができます。

現場の情報共有

作業日報は、現場でのコミュニケーションを円滑にする役割もあります。

通常、作業日報は、上長や関係者に提出するものですが、他の作業員が見ることもあります。

作業員全員が集まってミーティング等ができなくても、作業日報があれば、工事現場に関する様々な情報をシェアできます。工事に関わる全ての人たちと情報共有することで、トラブルを防いだり、より良い環境作りにつながるのです。

作業日報を作成するメリット

作業日報を記載することで得られるメリットはたくさんあります。
主なメリットは、以下の通りです。

• 生産性の向上
• コスト削減
• 労働管理の効率化
• 労働環境の改善
• トラブル防止

これから、具体的に解説していきます。

生産性の向上

作業日報を記載することにより、生産性の課題に気づき、向上させることが可能です。

作業にかかった作業員の人数や労働時間を知ることで、「作業の効率が悪く、無駄な動きが多い」「作業内容に対して労働力が余ってる、もしくは足りていない」など、課題を見つけやすくなります。課題を知れば必要な対策も立てられるので、生産性はぐっと上がります。

コスト削減

作業日報を記載し、生産性が向上すれば、コスト削減にもつながります。

まず、作業中のミスや無駄が減ることで、資材等のコストを節約できます。また、現場で作業員が、どのような動きをしているかを把握することで、最適な人材配置が可能です。そうすることで、無駄な「人件費」を抑え、コストを大幅に削減できることもあります。

労働管理の効率化

作業日報は、労務管理の効率化にも役立ちます。

特に、「直行・直帰」などが多い作業現場では、作業日報が重要な情報源です。どの作業員が何時から何時まで仕事をしたか、働きすぎではないか、勤務時間内でどんな仕事をしたかを細かく把握できます。

しっかりと労務管理ができれば、長時間労働の改善にもなり、より良い労働環境作りへとつながります。

労働環境の改善

作業日報から、作業員の心身の状態や、人間関係などのトラブルを読み取れることがあります。

心身の不調を感じてるなら、労働時間の改善に務めたり、人間関係のトラブルを抱えていたら、問題解決に務めたり、必要な対策を取りやすくなります。このような気づきを得るためにも、日々の作業日報は大切です。従業員の労働環境を整えられれば、離職を防ぎ、人材の確保や保護にもつながります。

トラブル防止

作業日報は、様々なトラブルの防止に役立ちます。

先ほど挙げたメリットと重なりますが、生産性が向上すれば、工期の遅れ等のトラブルを避けられ、コストが削減できれば、採算に関わるトラブルを回避できます。

また、労働環境を整えられれば、人間関係や従業員の心身不調や離職などのトラブルを防止できます。作業現場で起こりうる様々なトラブルを防ぐためにも、作業日報は大切な業務の1つです。

作業日報のデメリット

作業日報は、メリットだけでなくデメリットもあります。挙げられるデメリットは、以下の通りです。

• 記入漏れの危険性がある
• 作業員を正しく把握する必要がある

これから、具体的に解説していきます。

記入漏れの危険性がある

作業日報は、記入漏れの危険性があるので、注意しましょう。

基本的に、作業日報の記載は、1人で行うことが多いのが現状です。現場によっては、経験の浅い若手社員に任せることもあります。もし、作業日報の担当者が体調不良等で休んでいたり、現場にいなかった場合、作業日報の記載をそのまま忘れてしまう恐れがあります。不在となる場合、ほかの社員に作業日報の記載を頼むなどの対策が必要です。

作業員を正しく把握する必要がある

作業日報は、作業員を正しく把握することによって、重要な意味を持ちます。反対に、間違えて把握してしまうと、思わぬトラブルに発展する恐れがあります。

例えば、間違えて記載された作業日報をそのまま使っていると、労務費のズレが発生　　　することもあります。

作業員の人数を正しく把握し、トラブルを防ぐためにも、以下のタイミングで作業員に確認作業をすることがおすすめです。

• 前日の夕方、翌日の作業員の人数
• 当日の朝、作業員の確認
• 当日の夕方、作業員の確認

作業日報の書き方のポイント

作業日報は、正しく記載することにより、意味をもつ書類です。正しく記載するためには、以下のポイントを意識しましょう。

• 端的に記載する
• 当日に記載する
• フィードバックを受ける

これから、具体的に解説していきます。

端的に記載する

作業日報は、端的に記載することが大切です。

自分だけが読むものなら表現は自由ですが、上司や関係者が読むことを考慮して記載しましょう。相手が迅速に理解できるように、明確かつ簡素に記載することがポイントです。冗長でわかりにくい表現は避けて、進捗情報や作業内容などが的確に伝わるように心掛けてください。

当日に記載する

作業日報は、できる限り当日に記載します。記憶が新しいうちに記載することで、作業内容や進捗状況など、情報を正確に残せるからです。
遅れて記載すると、記憶が曖昧になってしまい、正確な情報を残せず、ミスやトラブルに発展する恐れもあります。

やむを得ないときは仕方ないですが、出来る限り、記憶が鮮明な当日中に記載することが大切です。

フィードバックを受ける

作業日報を記載したら、ただちに上司や関係者に提出し、フィードバックを受けましょう。その日に行った作業内容や、明日以降の目標などが適切であるかチェックしてもらうことが目的です。もし、記載内容の不備やトラブル発展の恐れがあった場合は、すみやかに指示を受けます。必要に応じて、修正することで、トラブルを事前に防止できます。

作業日報の作成方法

作業日報には、様々な作成方法があります。
これから、一般的に良く使われるツールについて紹介します。

• 手書き
• エクセル
• 専用アプリ

手書き

作業日報は、「手書き」で作成することができます。
ただし、手書きができるのは、会社で書式が用意されている場合のみです。最も簡単な方法で、パソコンを開く手間も省け、すぐに作成できるのがメリットです。
しかし、紙媒体だと紛失する恐れがあったり、その場でしか閲覧できないので注意が必要です。なくす心配があれば、PDFなどでバックアップを取っておくと安心です。

エクセル

作業日報を「エクセル」で作成するのもおすすめです。
エクセルなら使い方を一から修得する必要もなく、誰でも簡単に作成できます。また、インターネット上のテンプレートを使えば、作成時間の短縮になり、業務の効率化につながります。すでに記載されている項目に入力するだけなので、初心者の人におすすめのツールです。

専用アプリ

作業日報を「専用アプリ」で作成すれば、業務効率がアップします。例えば「カカナイ」は作業日報作成に特化したシステムなので、質の高い作業日報が誰でも簡単に作成できます。クラウド上でデータ保存もできるので、他の作業員と情報共有も可能です。

導入するためにはコストがかかったり、一から使い方を修得する必要がありますが、使い慣れれば作成にかかる手間や時間を大幅にカットできます。費用対効果を考慮して、必要な場合は検討してみても良いでしょう。

おすすめは「カカナイ」

カカナイは導入時に既存と同じ仕様にカスタマイズしてくれるオーダーメイドの作業日報システムです。そのため、初めて使う方でも既存のシステムと同じように使うことができます。またアカウント数の制限はないので、小規模～大規模などんな企業様でも安心して使えます。

ソフトのダウンロードは不要で、インターネットにつながればどこでも使うことができます。また、導入時、導入後も手厚いサポートがあるのも特徴です。

作業日報の保管期間

作業日報の保管期間に決まりはありません。しかし、ある程度の期間は保管しておいた方がいいでしょう。

作業日報は、1つの現場の情報管理だけを目的としてるわけではありません。作業日報を残すことで、あとで見返すことができたり、今後の工事の生産性向上、計画の正確性向上など様々なことに役立ちます。

一部の業界では、作業日報の保管期間は3年と法律で決められています。工事が終わったら処分するのではなく、一定期間の保管がおすすめです。

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【まとめ】作業日報は建設業において重要な書類！正しい作成方法を理解しよう

作業日報の役割やメリット、書き方のポイントについて解説してきました。作業日報を記載することにより、生産性の向上につながったり、様々なトラブル防止に役立つことが分かりました。作業現場の情報を共有し、コミュニケーションを円滑にするためにも、作業日報は欠かせない書類の1つです。正しい作成方法を理解し、業務の効率化につなげましょう。

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