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建設業の業務のなかで、工事の納品書の書き方がわからず困ってしまう場面もあるでしょう。請求書は毎回発行していても、納品書はあまり発行したことがない人もいらっしゃるかもしれません。納品書の発行に法的な義務はありませんが、納品書があると納品物の確認に役立ちます。しかし、納品書の記載項目や発行タイミングを間違えると、取引先とトラブルになるかもしれません。
本記事では、納品書の概要、書き方、発行タイミング、注意点などを解説します。
工事の納品書とは？
納品書とは、顧客に引き渡す商品やサービスの内容が記載された書類です。建設業においては、施工した内容や納める物品などを記載します。納品書の役割、発行義務、発行のタイミングを以下で解説します。
納品書の役割
どのような工事をしたのかを明確に記載して、顧客に提示する書類が納品書です。納品書を受領する側は、見積書と比較して、依頼した工事が漏れなく納品されたことを確認できます。納品書を発行する側は、依頼された工事をすべて納品したことを書面で通知できます。特に製品ではなく無形のサービスを納品する場合、納品書がないと、納品が無事にされたかどうかでトラブルが発生するかもしれません。納品書を発行することで、発行側も受領側も納品状況を簡単に管理できるでしょう。
請求書との違い
納品書と混同されがちな書類が請求書です。納品書と請求書の記載項目は似ています。しかし、請求書は納品物の対価の支払いを催促する目的で発行する書類です。納品物の内容を確認するために発行される納品書とは目的が異なります。また、納品書と請求書は発行されるタイミングも異なります。納品書は納品時に発行される一方で、請求書は月末のように取引先の締め日に合わせて発行されることが一般的です。ほかにも、請求書がないと発注側は報酬を支払えないので、受注側は確実に請求書を発行しなければなりません。
納品書の発行義務
納品書を発行する法的な義務はありません。納品書を発行せず、納品物の詳細を請求書に記載するケースもあります。ただし、納品書を発行することで、納品物の仕様や数量が異なる場合に、事実確認の役に立ちます。すぐに消費してしまうものや無形のサービスの場合、納品書がないと納品の事実がわからなくなってしまうかもしれません。また、後述するように、納品書を発行または受領した場合は数年間の保管義務が発生するので注意しましょう。
納品書発行のタイミング
納品書発行のタイミングは、納品と同時であることが一般的です。工事であれば、引き渡し時に発行します。発注側は、納品書を見ながら工事が正しく完了したかを確認します。紙でなく電子データの納品書をメールで送付しても構いません。郵送で品物を納品する場合は、出荷日もしくは到着日を納品書の発行日欄に記載します。納品のタイミングと同時に納品書が届くように手配してください。現物の納品より先に、取引先に納品書が届いてしまうと、配達事故で現物が届かなかったときにトラブルにつながりかねません。
工事の納品書の作成方法
工事の納品書の作成方法は主に以下の3つです。
- 手書きの納品書を使う
- ExcelやWordのテンプレートを使用する
- 管理システムを使用する
それぞれの内容を解説します。
手書きの納品書を使う
昔ながらの手書きで納品書を作成している人も多いかもしれません。手書きに慣れている人ならば、新たなITツールを利用するより手早く作成できるでしょう。事務用品店や100円均一ショップで簡単に用紙を入手可能です。ただし、納品書に誤りがあった際に修正に手間がかかります。また、紙の納品書には、濡れたり破損したりして読めなくなってしまうリスクがあります。大量の紙の納品書があっても、数年にわたって紛失しないよう保管しなければならないことも難点です。
ExcelやWordのテンプレートを使用する
ExcelやWordのテンプレートを使用して納品書を作成している人も多いでしょう。ExcelやWordは無料で利用できますが、PCの操作に不慣れだと作成に手間取るかもしれません。ExcelやWordは電子保存でき、簡単に修正できたり場所を取らずに保管できたりといったメリットがあります。適切にバックアップを取っておけば、紛失のリスクも減らせます。ただし、良くも悪くも誰でも簡単に編集できてしまうことがデメリットです。電子保存のルール作りやアクセス権限の設定を十分にしておかないと、取引記録と差異が発生し、トラブルにつながるかもしれません。
管理システムを使用する
納品書を作成できる管理システムも近年多く販売されています。納品書だけでなく請求書、見積書、発注書などを作成・管理可能です。会計もできるソフトや既存の会計システムと連携できるソフトを使えば、手間を大きく省けます。電子保存できるので、紙の納品書のように収納場所に困ることはありません。ただし、多機能なソフトはコストも高くかかることがあります。やみくもに機能の多いソフトではなく、機能が少なくても自社のニーズに合ったソフトを選ぶことが重要です。
工事の納品書記入例
工事の納品書には以下の情報を記入しましょう。
- タイトル
- 発行日・納品番号
- 取引先情報
- 件名
- 自社情報
- 納期や支払い条件
- 合計金額
- 項目
- 単価・数量・金額
- 小計・消費税・合計金額
- 備考
それぞれの内容を解説します。
タイトル
その書類が納品書であることがはっきりわかるように「納品書」と記載します。上部にほかの文字よりも大きなフォントで記載されるケースが一般的です。
発行日・納品番号
納品した日にちを正確に記載してください。物品を配達で納品する場合は、出荷日もしくは到着日を記載します。納品書の発行日と受領日が異なる場合に、代金支払いタイミングに関するトラブルが発生することがあります。支払いトラブルを避けるために、納品書発行前に話し合って納品書の発行日を決めましょう。納品番号は自社で納品書を管理するための番号なので、記載は必須ではありません。管理が簡単になるので記載することをおすすめします。
取引先情報
納品書を送付する取引先の情報を記載します。取引先の会社名以外に、必要であれば担当部署や担当者名も記載しましょう。敬称を忘れず記載してください。会社名や部署名には「御中」、個人名には「様」を付けます。「御中」と「様」は併用しません。「○○株式会社御中、××部御中、△△太郎様」のような使い方をしないよう注意しましょう。「○○株式会社、××部御中」、「○○株式会社、××部、△△太郎様」というように最後に敬称を記載してください。
件名
納品する工事案件名を記載します。複数の案件を何回かに分けて納品する際は、取引先に十分伝わるようにわかりやすく記載してください。
自社情報
会社名、住所、電話番号、FAX、メールアドレス、担当者名などの自社情報を記載します。必須ではありませんが、社名が彫られている角印が押されていることが一般的です。押印によって納品書の改ざんを防げます。持ち主や押印日時の情報を持つ電子印もあるので、Excel、Word、ソフトで作成した納品書でも、紙にプリントアウトせず押印できます。印鑑を持っていない人には、実際の印鑑と電子印のどちらでも構わないので、作成することをおすすめします。
納期や支払い条件
契約の際に定めた納期、または実際の納品日を記載します。工事の引き渡し日に納品書を発行する場合は、納品書発行日と納期は同じになります。
合計金額
工事の合計金額を記載します。消費税も含めて記載してください。
項目
納品する内容ごとにわかりやすく分けて項目を記載します。
単価・数量・金額
項目ごとの単価、数量、金額を記載します。数量で表すことが難しい場合は、「一式」と記載しましょう。
小計・消費税・合計金額
項目ごとの合計金額を小計として記載します。小計ごとに消費税を算出し、すべて合わせた額を合計金額として記載しましょう。上記の合計金額と差異がないように注意してください。
備考
振込期日や振込手数料の負担先などに特別な指示があれば、備考欄に記載しましょう。
納品書の管理方法
紙の納品書は、紙のまま、もしくは電子化して保存可能です。カメラ撮影やスキャナ読み取りにより電子化できます。電子化の際は、電子化した日時を証明できる「タイムスタンプ」機能、もしくは訂正や削除の履歴が残るシステム上での保管が必要です。2022年より前の電子帳簿保存法では、電子化しても紙の納品書原本を保管するよう求められていましたが、法改正により紙の原本は保管不要になりました。初めから電子データの納品書は、電子データのまま保管しなければなりません。
保管期間
受領した納品書と発行した納品書控えはどちらも、一定期間保存することが求められています。法人の場合、保管期間は、税法では7年間、会社法では10年間と定められています。個人の場合、青色申告・白色申告にかかわらず5年間です。ただし、課税売上高が1,000万円を超える個人事業主は消費税課税事業者となり、仕入税額の控除を受けるための納品書は7年間保管する必要があります。保存状況がわかるように年度ごとに整理して保管しましょう。
納品書に関する注意点
納品書に関して、特に以下の2点に注意しましょう。
- 見積書の内容と合っているか確認する
- 修正が見つかったときの対応に気をつける
それぞれの内容を解説します。
見積書の内容と合っているか確認する
納品書を送付する前に、見積書の内容と合っているか確認しましょう。見積内容・金額は、発注側と受注側がお互いに同意して決定されます。納品書に見積書より高い金額が記載されていたり、納品物の記載漏れがあったりすると、トラブルにつながるかもしれません。また、契約と異なる内容で売上を計上した場合、文書偽造罪に問われる恐れがあります。納品書を送付する前に見積書と見比べて、誤りや漏れがないか十分に確認してください。
修正が見つかったときの対応に気をつける
納品書に修正が必要な項目が見つかったとき、対応に気をつけましょう。ミスが見つかった納品書に修正内容を直接書き加えるのではなく、誤りや漏れを修正して再発行することが一般的です。取引先には、訂正前の納品書を破棄してもらうよう謝罪とともに連絡しましょう。ただし、取引先に再発行ではなく訂正を求められた際は、取り消し箇所に二重線を引き、訂正印を押してください。不正な改ざんを疑われるため、修正液や修正テープでの修正は厳禁です。
土木工事用の見積書の作成方法は？トラブルを回避するために必要なこと
【まとめ】工事の納品書は顧客と自社の相互確認のために必要！
納品書の概要、書き方、発行タイミング、注意点などを解説しました。法的に納品書を発行する義務はありませんが、納品書があれば発注側と受注側どちらも納品物の確認が容易になります。納品書を発行する際は、請求書と差異がないか十分にチェックしましょう。訂正が必要なときは、基本的には再発行します。修正液や修正テープで修正してはいけません。納品書を発行または受領したら数年間保管する必要があるので、破棄しないよう注意しましょう。納品書の書き方に不安がある人は、ぜひ本記事を参考にしてください。
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