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作業工程表は、建設業の現場の工程管理やプロジェクトのスムーズな進行に欠かせない存在です。しかし、作業工程表の見方は分かっても作り方は良く分からないという方も多いのではないでしょうか。今回は作業工程表を作成する目的やメリット、工程表の作成方法やどのような種類があるかなどを徹底的に解説します。
作業工程表とは
作業工程表とは、1つのプロジェクトの各工事の内容を日程ごとにまとめた表です。着工から完成までのスケジュールが記載されています。工事全体をまとめた「全体工程表」だけでなく、大規模なプロジェクトだと作業期間を月や週で分けた「月刊工程表」や「週間工程表」、各工程に分け記載した「細部工程表」などが作成されることもあります。
工程表の詳細についてはこちらの記事で解説しています。ぜひこちらもご確認ください。
工程表とは？作り方や種類、メリットも解説行程表との違い
工程表と同じ読み方をする「行程表」という言葉があるため、混乱する方もいるのではないでしょうか。工程表が工事の各タスクのスケジュールの進捗を詳細に記載しているのに対し、行程表は目的に対しての手順やスケジュールを漠然と記したものになります。行程表は工程表よりも広い範囲を、大まかにカバーしたものという認識でよいでしょう。
作業工程表を作成する目的
作業工程表は、多くの工事現場で作成されています。なぜ作業工程表がここまで重要視されるのでしょうか。作業工程表を作成する目的を、以下の5つに分けて紹介します。
- 納期を守る
- 工期を短縮する
- コストを削減する
- 作業効率を向上する
- トラブルを回避する
納期を守る
工程表を作成する目的の1つに納期の遵守があります。作業工程表は、現場の作業を「見える化」するため、現場の進捗状況と工程表と照らし合わせることで作業の遅れやトラブルが明確になります。作業に定められた期限までの日数が一目で分かるため、「悪天候が予想される際は屋外の作業を前倒しする」、「他の業務の進捗を見て人員の配置を変える」などの対策が取れるようになります。その結果、予期せぬトラブルによる工期の遅れを防げるようになります。
工期を短縮する
作業工程表を確認すれば工事全体が把握できるため、作業効率化が実現し工期の短縮に繋がります。各作業を工程表で可視化することで、無駄な工程や過剰な人員が浮き彫りになります。これらを省きスケジュールを調整していけば、当初の予定より工期を短縮できるケースがあります。
コストを削減する
作業工程表の作成は、コストの削減にも繋がることをご存じでしょうか。前述したように工程表を作成することで過剰な人員や作業の調整が可能になるため、コストカットに繋がるのです。作業時間や費用をなるべく細かく具体的に記載することで、無理のないコストの削減が実現します。
作業効率を向上する
作業工程表を活用することで、作業の効率化を実現します。なぜなら作業工程表を作成し工事の全貌を把握することで、工事の進捗に合わせた適切なスケジュールや人員の管理が可能になるからです。作業工程表と照らし合わせれば工期が遅れている作業はすぐに把握できるため、作業が効率化するのです。
トラブルを回避する
作業工程表を現場や事務所で確認することで、トラブルの早期発見や回避が実現します。しかし、コストを削減しようとタイトなスケジュールを組んでいる場合は難しいでしょう。トラブルが起きる可能性も考え、少しの余裕を持つことで予期せぬ事態が起きた際も、想定していた工期内でスムーズに対処できます。
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作業工程表の5つの種類
作業工程表は、工事を余分なコストをかけずスムーズに終えるという目的で作成されています。しかし、ひと言に作業工程表と言っても、様々な種類があることをご存じでしょうか。建設業で使用する工程表は、以下の5種類です。
- バーチャート工程表
- ガントチャート工程表
- グラフ式工程表
- 出来高累計曲線
- ネットワーク工程表
バーチャート工程表
建設業界で最も良く使用されているのは、バーチャート工程表です。縦軸に「作業名」横軸に「日付」を記載し、各作業に要する日数を棒状に横に伸ばして表現します。バーチャート工程表のメリットは、専門的な知識がなくても一目で工期やスケジュールが分かる明瞭さです。また、修正が容易であることも良く用いられる理由の1つですが、各作業の関連性が把握しづらいというデメリットもあります。規模の大きい工事より、小〜中規模の工事によく用いられる工程表です。
バーチャート工程表についてはこちらの記事でより詳しく解説しています。ぜひこちらのご確認ください。
バーチャート工程表とは？メリットや作成手順・ツールなどを解説ガントチャート工程表
ガントチャート工程表は縦軸に「作業内容」、横軸に「作業達成率や進捗率」を記載しているため内容は大きく異なります。よくスケジュール管理に利用される作業工程表で、メリットは一目で作業の進捗状況が分かることです。しかし、バーチャート工程表と同様に各工事間の関連性が曖昧であるというデメリットも考慮する必要があります。
グラフ式工程表
グラフ式工程表は縦軸を「進捗率」、横軸を「日数」で表した作業工程表で、バーチャート工程表とガントチャート工程表の特徴を合わせたものとなっています。曲線で作業の予定と実績をそれぞれ表しており、一目でスケジュールと作業の進捗率の双方が把握できることはメリットと言えるでしょう。しかし、情報量が多いため、作成に手間がかかるというデメリットもあります。
出来高累計曲線
出来高累計曲線は、縦軸を「進捗率」、横軸は「時間経過」を表した作業工程表で「上方許容限界曲線」と「下方許容限界曲線」で工事に対する許容範囲を表しています。緩やかな曲線を表すことから別名「バナナ曲線」とも呼ばれており、スケジュールの進捗状況が一目で把握できることはメリットの1つです。しかし、確認できるのは工事全体の進捗のみで、各タスクの詳細は把握できないというデメリットがあります。
ネットワーク工程表
ネットワーク工程表はグラフではなく、矢印や円を横に繋ぐ形で各工程にかかる日数や各タスクの関連性を表している工程表です。各タスクが終わらないと次の作業が始められない現場に適しています。工事全体の流れや、各タスクに係る日数、それぞれの関連性が一目で分かる非常に優れた工程表で、大規模な現場にもよく用いられています。また、各タスク間の関連性も明瞭であるため、工期の遅れなどのトラブルの影響がすぐ把握できるというメリットがあります。しかし、専門的な知識がなければグラフを見ても概要を把握できないというデメリットも同時に発生します。そのため、施主や関連会社への説明などには適していません。
作業工程表のメリット
作業工程表には様々な種類があるので、現場の規模や用途に応じて使い分けることをおすすめします。次に、作業工程表を作成することで得られるメリットを、以下の5つに分けて説明します。
- 作業工程を明確化できる
- 役割分担を明確化できる
- 作業時間を共有できる
- 作業の進捗状況を共有できる
- タスク管理が行いやすい
作業工程を明確化できる
一番のメリットは、作業工程を明確化できることでしょう。もし作業工程表がなくプロジェクトをスタートするとしたら、各タスクの作業員は全体のビジョンが分からないまま業務をスタートするため現場の統率が取れず、効率の良い作業が行えないことが予想できます。しかし、作業工程表があれば各タスクの日程や関連性、進捗具合などが明瞭になるため作業員も目的意識をもって業務に臨めます。プロジェクトの規模が大きければ大きいほど、作業工程表は重要になるでしょう。
役割分担を明確化できる
作業工程表の作成によって得られる大きなメリットの1つに、プロジェクトにおける役割の分担が明確になることが挙げられます。作業工程表では、一般的にタスクごとに担当者を記入します。そのため、もしトラブルが起きた際に連絡先や原因の究明がしやすくなるのです。大規模なプロジェクトにおいて、責任の所在や緊急連絡先が一目で分かるという点でも、作業工程表は非常に重要な存在です。
作業時間を共有できる
作業の開始時間と終了時間を記載する作業工程表の場合、プロジェクトメンバーに作業の開始時期や納期、1つの作業に必要なおおよその時間を共有できるというメリットがあります。各タスクの担当者が納期を目標にして作業に臨めば、工期が伸びるリスクを軽減できます。また、プロジェクトメンバー間で作業時間を共有することで、協力し合いながらプロジェクトを完遂できるようになる効果も期待できます。
作業の進捗状況を共有できる
作業の進捗状況が把握できる作業工程表であれば、工事の進捗率を共有できます。これらを利用することで、進捗が思わしくない時は人員を補充する、作業が早く終わりそうな時は他の作業を前倒しするなどの対応が可能になります。また、進捗状況を把握することで工事完成の見通しが立ちやすいというメリットもあります。
タスク管理が行いやすい
作業工程表を作成することで、タスクごとの納期やスケジュールの管理が容易になります。建設業は内装や外装、塗装や設備工事と様々なタスクが分業化しているためそれぞれを正確に把握することは困難です。しかし、作業工程表によって各タスクの関連性が明確になり、「このタスクが遅れているから次のタスクのスタートも送れる」「この2つのタスクは同時進行できる」などの対処が可能になり、作業効率化に繋がります。
作業工程表を作る際の注意点
ここでは作業工程表を作る際の注意点について解説します。それぞれの項目をチェックしましょう。
記入ミスがないかこまめに確認する
作業工程表を作成する際には、細かな数値や記入のミスがないかどうかチェックしましょう。作業工程表は納期やコスト管理に欠かせない書類であるため、記入ミスは施工に重大なトラブルを引き起こしかねません。細心の注意を払って記入しましょう。
共有する際は権限付与に気を付ける
作業工程表を作成する際には、ファイルのアクセス設定にも気を付けましょう。作業工程表を作成しても必要な人が情報にアクセスできなくては意味がありません。また作業工程表には工事に関わる情報が多く記載されているため、不必要に情報が漏洩することがあってもいけません。ファイルの共有設定は慎重に行いましょう。
フォーマット化できるところは対応する
作業工程表は工事完成までの過程を記入するため、スムーズな施工のためにも正確な記入が必要です。その際に定型やフォーマットを活用することで記入ミスを減らすことができます。
作業工程表のチャートは使い分ける
作業工程表にはバーチャート工程表やガントチャート工程表など様々な種類があります。工事によっては1つの工程表では施工に対応できないケースもあるため、状況に応じて複数の作業工程表を使い分けることが重要です。
作業工程表の作成方法
作業工程表を作成することで、作業工程や役割分担が明確化され、プロジェクト内でタスク間の情報を共有できるというメリットがあります。作業工程表は、どのように作成すればよいのでしょうか。作成方法を以下で3つ紹介します。
- 手書き
- エクセル
- 工程管理システム
手書き
まず、1つ目にホワイトボードや紙に手書きで作業工程表を作成する方法があります。PCやタブレットなどの設備やIT知識がなくても作成できるこの方法は、コストがゼロに近く場所や人を問わず作業できるというメリットがあります。
しかし手書きは、修正回数が増えると、作業工程表が汚れて見づらくなってしまうというデメリットがあります。また、情報を共有する際に手間がかかることも考慮しなければなりません。
エクセル
Excelで作業工程表を作成するケースも多く見受けられます。Excelは作業工程表以外でも使用するケースが多いため、導入費用が掛からないだけでなくPCを作業する従業員であれば多くの場合基本的な操作は理解しています。関数やマクロ、図形を利用すればあらゆる様式の作業工程表が容易に作成でき、修正も容易です。しかし、情報を共有する際にはメールに添付したり、紙面に印刷するなどの手間が発生するのはデメリットの1つです。
工程管理システム
工程管理システムとは、建設業の工程管理の効率化に特化したシステムです。汎用性の高いExcelと異なり、例えば以下のような作業が簡単に行えます。
- 作業工程表の作成・修正
- 工程表や工事データの一元管理
- リアルタイムのデータ反映
- 過去のデータの活用
作業工程表を作成するときのポイント
作業工程表は手書きやExcelでも作成できますが、より効率的に作成したいのであれば工程管理システムを利用することをおすすめします。最後に。作業工程表を作成するポイントを説明しましょう。
- 印刷が必要なことを考える
- わかりやすさを意識する
- 情報を詰め込みすぎない
- 週単位や月単位で作成する
印刷が必要なことを考える
作業工程表を作成する際は、印刷をすることを想定してレイアウトを考えましょう。工程表はデータで受け渡しするだけでなく、職人や事務所に配布する、現場や事務所の分かりやすい場所に貼りつけるなど紙面で確認する機会が非常に多いからです。特に、印刷する用紙のサイズに綺麗に収まるか、白黒印刷をしても見やすいかなどは入念にチェックしましょう。
わかりやすさを意識する
作業工程表は、分かりやすさを意識して作成しましょう。前述したように作業工程表は、作業の進捗状況や納期を確認するために作られています。多くの情報や余分なデザインが入っていると、要点が分かりづらいものになってしまいます。シンプルで一目見てほしい情報が分かるような構成を心がけてください。
情報を詰め込みすぎない
必要事項だけを書き込み、余分な情報はなるべく書かないようにしましょう。各タスク間で多くの情報を共有したいと思うと、色々と書き込みたくなってしまうかもしれません。しかし、情報を詰め込みすぎると最も重要な作業の進捗状況や作業に必要な日数が分かりづらくなってしまいます。縦軸と横軸に準ずる数値やグラフのみを記載するようにしましょう。
週単位や月単位で作成する
本来、作業工程表は1日単位で作成されていますが、管理職や施主向けに週単位や月単位のものを作成するようにしましょう。現場作業員によっては1日単位の情報が必要ですが、工期や納期の遅れを知りたい施主や管理職にとってはより大きなスパンの情報が求められます。工事全体の流れを把握するためにも、現場作業員用とは別の作業工程表を作成が推奨されています。
【まとめ】作業工程表を使って計画的にプロジェクトを進めよう！
作業工程表は、プロジェクトの工程を日程ごとにまとめたもので、納期の遵守やトラブルへの早期対処に欠かせません。様々な種類の作業工程表があり、作成方法も1つではありません。自社の業務にマッチした作業工程表の作成方法を確立して、コストの削減や作業効率化を目指しましょう。
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