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建設業を経営する中で、従業員の出勤状況やどの現場で作業をしているかを管理することはとても重要です。建設業界では従業員の出勤の状況を出面表で管理していることもあります。
出面表の管理や集計は手間がかかることが多く、効率的な管理方法を模索している方も多いのではないでしょうか。
今回は、そうした出面表について解説します。出面表の意味や作成目的、管理方法や管理する上での注意点を把握し、自社にあった方法で管理を行いましょう。
出面表とは
出面表は、建設業界において作業員の出勤状況や作業時間を記録する書類です。出面表は、本来工事現場の大工や左官など作業員の出勤を記録するために用いられています。
しかし、現在では建設会社で新入社員の業務学習ツールとしても活用されることも珍しくありません。
作業員の現場での作業記録とも呼べる出面表は、労務費の把握や人件費削減に欠かせません。また、実務経験を通じて現場の規模感を学ぶ重要な手段となっています。
出面表を作る目的
出面表は、作業員の現場への入退場を記録する書類です。そして、出面表で作業員の入退場を記録することで、様々な社内業務に利用します。
ここからは、出面表を作る目的を解説します。把握しきれていない内容があれば、この機に理解を深め、今後の業務に活用しましょう。
労務管理
出面表は労務管理において重要な役割を果たします。労務管理は、従業員の賃金や福利厚生などの労働関連事項を総括する業務です。企業は労働者名簿、賃金台帳、出勤簿などの作成と保存が労働基準法で義務付けられています。
作業員の出勤状況や労働時間の把握により、効率的な労務管理が可能です。また、業務改善やコスト管理、適切な人件費の割り当てにも貢献します。労務管理の適切な実施は、企業運営の基盤を強化すると同時に、従業員の働きやすい環境を保障するために不可欠です。
賃金管理
出面表は賃金管理において中心的な役割を果たす記録です。賃金管理は、従業員の労働に対する適切な報酬を確保し、企業運営の公平性を保つ重要な業務です。出面表には、従業員がいつ、どれだけ働いたかの詳細が記録され、これに基づき賃金が計算されます。
特に下請け事業者との契約においては、日当で給料を支払う場合、出面表の情報が不可欠です。出面表を適切に活用することで、賃金計算のミスや情報漏れを防ぎ、担当者の負担を軽減できます。
安全管理
出面表は安全管理にも大きく役立ちます。安全管理は、作業現場での労働者の健康と安全を確保するための重要なプロセスです。効率的な作業プロセスと安全性を両立させるためには、出面表の正確な記録と分析が不可欠です。
出面表を使うことで労働時間を可視化できるため、過重労働や危険な作業の連続を回避できます。このように出面表は労務や賃金の管理だけでなく、安全管理のための重要なツールとなり、労災防止や業務改善にも寄与します。
リソース管理
出面表は、効率的なリソース管理にも役立ちます。計画的なリソース配分は、プロジェクトの予算管理に直結します。日々の業務の労務を数値化し管理することで、人的リソースの管理が可能です。そのため、追加の採用が必要か分かります。
また、機材の配分を最適化することでリソースの無駄遣いも防げるため、コスト削減も可能です。
出面表に記載する内容
出面表を作成する際は、記載内容に注意しなければいけません。なぜなら必要な項目が記載されなければ正確な管理ができないからです。ここでは、出面表に記載する内容を解説します。
建設会社によってどのように現場を管理したいかは異なります。そのため、こちらで紹介する項目を参考に、自社に適した項目を適宜調整し、管理しやすい出面表を運用しましょう。
現場名
建設・建築業の工事現場は様々あります。数多い現場の中で、どの現場の出面表なのかはっきりさせるため、現場名は必ず明記しましょう。
記載漏れがあれば、どの工事現場で作業していたか分からなくなることもあります。最初に記載する癖を付けておくと、記載漏れも防止できます。また、現場名が複雑な場合も多いです。正確に記入することも意識しましょう。
氏名
出面表には当日出勤する従業員の氏名を記載しておきましょう。日雇い従業員、正規の社員、現場監督まで、全員の氏名を記載します。
また、記載する際は必ず「フルネーム」で書くようにしましょう。工事現場では、多くの人が作業に取り組みます。同じ苗字の人がいる場合も少なくありません。そのため「氏名」を記載することで、区別も付けやすくなります。
職種
出面表には、職種の欄も作成しましょう。工事現場では、様々な人が作業します。誰がどの作業に携わったのか把握するため、職種の欄もあると便利です。
ただし、下請業者と元請業者の職種が混ざってしまうこともあります。業者によっては、3次下請けまで連れて来て作業することもあるため、記載するときは注意しましょう。
労働形態
労働形態は必要に応じて記載しましょう。労働形態とは、以下の通りです。
- 通常労働
- 時間外労働
- 休日労働
- 深夜労働
通常労働以外の労働形態で働くと、元請業者は賃金を上乗せする必要があります。そのため、どのような労働形態か分かるように記載しておきましょう。また、労働形態の記載を間違えると、金額に大きな差が出るため注意が必要です。
勤務日
勤務日はミスが多い項目でもあるため、記載するときは注意しましょう。特に、スポットとして1時間ほど作業した場合などに記載漏れが多いです。
ミスを防ぐ方法は、前日に従業員の予定を聞いておき、当日も聞くなどといった二重チェックです。従業員が多い場合は大変ですが、記載漏れがあれば、支払い漏れが発生します。自社に合う方法で対策しましょう。
出面表の作り方
先ほど解説した通り、出面表は運用する建設会社によって必要な記載項目が異なります。また出面表の作成方法や、管理方法も建設会社によって効率的な方法は異なります。ここでは代表的な出面表の作成管理方法を紹介します。
それぞれの方法について理解を深め、自社に適した方法を選択しましょう。
紙で作る
紙による管理方法は、古典的な出面表の作成・管理手法です。導入コストがほとんどかからず、誰でも簡単に記入可能です。しかし、誤記入や修正にかかる時間、計算ミスに紙の紛失や汚損といった物理的媒体故のリスクもあります。
こうしたリスクは、労務・安全管理において無視できません。現代では効率性やリスク軽減の観点から、デジタル化に移行するケースが増えています。デジタル管理へ移行することで業務の効率化を実現し、組織の運営効率化に貢献します。
エクセルで作る
エクセルを使用した出面表管理は、建設業界で広く採用されている方法です。パソコン一台で作成・管理が可能で、自動集計機能やテンプレートを活用できるメリットがある一方、操作スキルやソフトウェアの必要性といったデメリットも存在します。
効率的に管理するためにも、関数の活用が効果的です。ここでは、出面表をエクセルで作る際に役立つ関数を解説します。
SUM関数（合計計算）
SUM関数は、指定した範囲内の数値を合計する基本的な集計関数です。作業員の労働時間や勤務日数の合計を算出する際に有効で、=SUM(C1:C10) と入力すれば、C1からC10までの合計値を求められます。
Excelで最も頻繁に利用される関数の1つであり、「オートSUM」機能も内部的にはSUM関数を用いています。
また、複数の範囲や数値を同時に合計することも可能です。=SUM(A1:A10, C1:C10) のようにカンマ区切りで指定できます。
出面表の作成においても、各作業員の総労働時間や現場全体の延べ作業日数を算出する場面で活用でき、労務管理の精度向上に直結します。
AVERAGE関数（平均値計算）
AVERAGE関数は、指定したセル範囲内の数値の平均（算術平均）を求める関数です。複数のデータから平均値を算出できるため、作業員の平均労働時間や平均出勤日数を把握する際に有効です。
範囲内の文字列や空白セルは自動的に除外されるため、計算結果の精度が保たれます。さらに、AVERAGE関数は複数の範囲や数値を同時に指定でき、最大で255の引数を扱うことが可能です。
例えば、一ヶ月における作業員一人当たりの平均出勤日数や、全体の1日あたり平均労働時間を算出できます。Excelにおける基本的な分析関数の一つとして、労務管理から業務改善まで幅広く活用されています。
IF関数（条件分岐）
IF関数は、指定した条件の真偽に応じて返す値を分岐させるExcelの基本的な論理関数です。書式は、=IF(論理式, 真の場合の値, 偽の場合の値) で表されます。
例えば、総労働時間が所定時間を超えた場合は「超過」、そうでなければ「通常」と表示できます。
出面表では、各時間帯の作業員数を条件付きで判定し、人員の過不足を算出する際に役立つでしょう。
=IF(B1>12, “手当あり”, “手当なし”) と入力すれば、B1セルの値が12を超えると「手当あり」と表示されます。条件分岐を柔軟に扱えるため、Excel業務において最も利用頻度の高い関数の一つです。
VLOOKUP関数（データ検索）
VLOOKUP関数は、指定した検索値を表の最左列から探し、同じ行の指定列にあるデータを返す検索関数です。
名称は「Vertical（垂直）」と「Lookup（検索）」を組み合わせたものに由来します。書式は =VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, [検索方法]) です。
主な用途として、IDや品番に対応する名称や価格を別表から取得するケースが挙げられます。検索値は必ず範囲の最左列に存在する必要があり、第4引数で近似一致（TRUE）と完全一致（FALSE）を選択できます。
一般的には、誤判定を避けるために完全一致のFALSEが用いられているのです。Excel業務で最も利用頻度の高い検索・参照関数の一つであり、データ管理や分析に欠かせない機能です。
CONCATENATE関数（文字列結合）
CONCATENATE関数は、複数の文字列を一つに結合して連続したテキストを生成する関数です。
分散しているセルのデータをまとめて表示する際に有効で、=CONCATENATE(A1, B1) と入力すると、A1セルとB1セルの内容が連続した文字列として出力されます。文字列に加えて数値や日付も文字列に変換して結合できるため、汎用性の高い関数です。
なお、Excel 2016以降では後継としてCONCAT関数が提供されていますが、CONCATENATE関数も引き続き利用可能です。文字列結合の基本機能として、ID生成や管理番号の作成など幅広い業務で活用されています。
アプリやソフトで作る
建設業界では、出面表管理にアプリやソフトウェアを活用する傾向が強まっています。これらのデジタルツールには、以下のようなメリットがあります。
- 効率化
- リアルタイムの情報共有
- 正確性の向上
- データの一元管理
- 分析の容易さ
初期導入コストや学習期間の必要性といったデメリットを考慮しても、紙やエクセルでの管理よりも強く推奨されています。
出面表アプリには、日報作成、労務管理、賃金管理、資機材管理、帳票出力、コミュニケーション機能など多様な機能があります。選ぶ際は目的に合った機能、使いやすさ、カスタマイズ性、他システムとの連携、セキュリティ、サポート体制などを考慮することが重要です。
これらの点を踏まえて最適なツールを選択することで、出面表管理の効率化と正確性の向上が実現でき、結果として建設現場の生産性向上につながります。
おすすめの出面管理アプリはこちらでまとめているのでぜひ参考にしてみてください。
建設業の出面管理アプリおすすめ15選！機能や選び方も解説
また、建設業の出勤簿を無料でつけられるアプリはこちらの記事で解説しています。こちらもご確認ください。
建設業で使える出勤簿アプリおすすめ5選！メリットや選ぶポイントも解説！
テンプレートで作る
公開されているテンプレートを活用すれば、出面表を効率的に作成できます。
一般的な形式では、実労働時間・残業時間・早出時間・深夜時間・残業理由の5項目を記入でき、合計時間や賃金の自動計算式を追加することも可能です。
Excel関数を利用したテンプレートでは、年月を入力するだけで日付や曜日が自動表示され、土日には自動的に色分けが反映されます。入力項目は氏名と勤務時間に絞られており、シンプルな管理に適しています。
また、カレンダー形式で勤務状況を一目で確認できるテンプレートもあり、建設業における出面表として有効に活用できます。さらに、編集や管理の機能を備えたものも提供されており、業務に合わせた柔軟な利用が可能です。
出面表を管理する方法
出面表の管理方法には、①紙による記録、②Excelの活用、③専用ソフトやクラウドサービスの利用の3種類があります。
かつては紙に出勤状況や作業時間、作業場所を手書きし、ファイリングして保管する方法が主流でしたが、毎日の記入や帳簿への再入力に手間がかかり、さらに用紙紛失のリスクも抱えていました。
Excelを用いた管理では、計算式によって集計作業が自動化され、手書きに比べて効率性と正確性が大幅に向上します。既存のテンプレートを利用すれば誰でも統一形式の出面表を作成できる点も利点です。
さらに、専用ソフトやクラウドサービスを導入すれば、データ入力や集計をワンクリックで実行でき、現場のスマートフォンやパソコンからリアルタイムで更新可能です。
現場で直接データを登録できるため、紙への記入やExcelへの転記作業は不要となり、監督者や作業員の負担が軽減されます。
加えて、クラウド環境では社員別・現場別に検索や閲覧ができ、出面管理に要する時間を大幅に削減し、業務全体の改善に直結します。
出面表を管理する際のコツ
出面表を正確かつ効率的に管理し、入力ミスや記録漏れを防ぐには、いくつかの工夫が必要です。大規模な現場では、担当者をエリアごとに分担して管理することで負担を分散できるのです。
さらに、記録内容のダブルチェック体制を設ければ、誤記や抜け漏れを未然に防止できます。ここでは、出面表管理において特に重視すべき2つのポイントを具体的に解説します。
担当者をエリアごとに設定する
建設現場の規模が大きくなるほど出面表の管理項目も増え、一人で全体を把握するのは困難です。
単独で管理を行うと、入力漏れや確認不足によるミスを防ぎきれない可能性があります。そのため、現場をエリアごとに区分して担当者を配置し、各区域の作業員数や作業時間を把握させることが有効です。
大規模現場や未経験の担当者が多い場合には、エリア別に加えて職種別の分担も検討すると、さらに精度が高まります。エリア担当者は自らの持ち場の作業員と直接やり取りできるため、出面情報を迅速かつ正確に集計・記録できます。
役割を分担することで管理負担が分散し、現場全体の出勤状況を網羅的に把握できるうえ、担当者不在時の引き継ぎやフォローも容易になります。
担当範囲を明確に分けて管理する仕組みは、人的ミスを減らし、効率的かつ安定した出面表運用につながります。
チェック体制を強化する
出面表に記入漏れや誤記入が生じると、賃金計算の誤りや法定帳簿の不備につながり、企業に大きなリスクをもたらします。
これを防ぐには、複数人によるダブルチェック体制を徹底することが不可欠です。自分で入力した内容の誤りは気づきにくいため、上司や同僚とデータを共有し、二人以上で確認すれば記録精度は格段に高まります。
例えば、現場担当者が一日の出勤情報を記録した後、上長や事務担当者が最終確認を行うといった段階的なフローを設ける方法が有効です。
チェックでは、作業員名の記載漏れや勤務時間の入力間違いを重点的に確認し、不備を早期に是正します。さらに、他者の目が入ることで記入時から慎重に作業する意識も高まり、結果として出面表全体の信頼性が大幅に向上します。
出面表を管理する際の注意点
解説したように、現在は様々な方法で出面表が管理されています。しかし、どのような方法でも管理するのは人間です。トラブルの発生を防止するためにも、出面表を管理する際の注意点を把握しておくことが大切です。
ここでは、出面表を管理する際の注意点を解説しますので、それぞれの内容について理解し、運用方法を検討してみてください。
記入忘れがないか
出面表の管理で最も多いミスが記入忘れです。今は手が空いていないから後で記入しようと考えて、次から次へ他の業務が舞い込むことで記入を忘れるという経験がある方も多いのではないでしょうか。
記入忘れを防ぐためには、ルーティンにすることが対策の1つです。朝のKYミーティングの直後などにすぐ記録するとルール化することで記入忘れを防げます。
情報共有が簡単にできるか
現場での情報共有も、出面表の管理では注意すべき点です。出面表の管理は1人で行うことが多く、担当者が不在時には代理の人間が行わなければいけません。
そのためには、日頃から出面表の管理方法などを現場や社内で共有しておく必要があります。そうすることで、トラブルなどにより担当者が不在でも速やかに出面表の管理が可能です。
情報漏洩がなく、セキュリティーがしっかりしてるか
出面表を管理する際は、情報漏洩にも注意が必要です。出面表に記載される内容は、会社にとって重要な情報です。
しかし、管理途中で出面表を開いたまま離れてしまうことも珍しくありません。そうなると出入りする人間なら誰でも見えてしまいます。この際、情報漏洩の恐れがあるため、出面表から離れる際は第3者から見えないようにしなければいけません。
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【まとめ】出面表は自社に合う方法で効率よく作成・管理を行おう
出面表は、労務と賃金、そして安全を管理する上で重要な書類です。作成や管理の方法は紙からアプリまで多岐にわたりますが、自社に適した方法を選ぶ必要があります。
また管理するのはあくまでも人間のため、今回の記事で紹介したような点に注意しなければいけません。出面表の作成や管理、運用で悩んでいる方は、今回の記事を参考にしてみてください。
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