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建設業において、安全書類の作成と管理は重要な作業のひとつです。しかし、必要な安全書類の作成は多大な時間と労力を要し、現場管理者の大きな負担となっています。
そこで注目されているのが、安全書類作成の代行サービスです。安全書類の作成を専門会社に依頼することで、書類作成の手間を削減し、本来の業務に集中できるようになります。時間のかかりやすい安全書類作成の業務を外注することで、時間外労働時間の削減や離職率の低下、利益率の改善などの効果があります。
本記事では、安全書類の作成代行サービスを紹介します。特徴や代行できる内容を確認し、業務効率化や売上の向上にお役立てください。
建設業界の安全書類作成代行サービスとは
安全書類の作成代行サービスとは建設業で必要とされる安全書類の作成を代行できるサービスです。
安全書類は書類の種類や作成するべき書類の量が多いため、リソースを圧迫しやすい業務です。また作成だけでなく、協力会社からの書類の回収や管理、グリーンサイトの入力など幅広い付随業務が発生します。
安全書類作成代行サービスでは、このような安全書類の作成・管理業務を代行します。安全書類は建設業の知識や経験が必要とされる書類のため、建設業に対する知識が豊富な会社が代行サービスを提供しています。
人手不足が深刻な建設業で業務を推進していくには、今後このようなサービスを活用して業務を外注することが重要になってくるでしょう。
施工体制台帳の作成を外注できるかについてはこちらの記事で解説しています。ぜひこちらもご確認ください。
施工体制台帳の作成は外注できる？メリットや流れ・注意点を解説 「ツクノビ安全書類」なら安全書類の作成管理をプロが代行
ツクノビ安全書類は、建設業界に特化した安全書類作成代行サービスを提供しています。業界特有の安全書類に関する知識と経験をもとに安全書類の作成を代行します。社員の退職や急な案件受注で発生した急ぎの安全書類作成でもスピード感を持って対応いたします。慢性的な人手不足もすぐに解決できます。
全ての種類の安全書類の作成はもちろん、安全書類の管理にも対応可能です。安全書類の作成、管理に必要な人手が足りていない業務や外注の活用を検討している業務がある場合は、ぜひこちらからご相談ください。御社に合った解決方法をご提案いたします。
安全書類の作成経験豊富なプロ人材に依頼可能
ツクノビ安全書類には、建設業に特化した専門スキルを持った500名以上の人材が在籍しています。安全書類の作成管理経験が豊富な人材が御社の安全書類業務を代行します。
実際に業務を依頼する際には、ただ一方的に担当者をアサインするのではなく、業務担当者との面談を実施するため、これまでの経歴や人柄、相性などを確認できます。経験豊富で信頼できる人材が御社の安全書類作成管理を対応いたします。
安全書類作成だけでなく協力会社からの回収や管理も対応可能
安全書類の作成だけ対応するのではなく、協力会社からの安全書類の回収についても対応可能です。各関係者とのやりとりを代行するため、コミュニケーションコストの削減や心理的なストレス軽減にもつながるでしょう。
そして、グリーンサイトやBuildee、Wisdomなど、安全書類ソフトの登録や入力、建設キャリアアップシステムの連携など、幅広い業務を対応いたします。安全書類に付随する業務をまとめて代行できることがツクノビ安全書類の特徴です。
建設業に特化したサービスのため建設業でのさまざまな業務を代行可能
ツクノビ安全書類は建設業特化の事務代行サービスであり、建設業経験豊富なプロ人材を多く抱えているため、建設業で必要とされるさまざまな業務を代行できます。施工管理や図面作成、積算、書類作成、写真整理など代行可能な業務は多岐に渡ります。
そのため、御社のなかで負担となっている業務、手が回っていない業務、専門性が必要で対応できない業務などもまとめて代行可能です。御社の状況をヒアリングし最適なご提案をいたします。業務の実行に対して課題を感じている方はこちらからぜひお気軽にご相談ください。
建設業界の安全書類作成代行サービス活用事例
建設業特化の業務代行サービスであるツクノビ安全書類の活用事例としては、元請け工事の受注に向けた体制づくりに活用した事例が挙げられます。
これまで協力会社としての工事が中心だった会社が、ツクノビ事務を活用して元請けとしての工事案件の受注体制をスムーズに構築することにつながりました。ツクノビ事務では、発生した業務に対して社内の従業員に依頼するのと同様に外注できるため、スムーズに業務を完了させていきました。
具体的には、拾い出し作業やCADのトレース作業などの専門的な業務から、パワーポイントの作成、PDFのエクセル化などの一般的な作業などまで、幅広い業務をツクノビBPOで対応しています。
この事例では、月間50時間分の業務をツクノビBPO(事務)で対応することで、新規採用活動をすることなく必要な業務に対応しています。依頼の背景や導入後の運用などの事例詳細はこちらでまとめています。ぜひこちらもご確認ください。
安全書類作成代行で依頼できる主な業務
安全書類作成代行に依頼できる業務は、単純な書類入力だけではありません。サービスによって対応範囲は異なりますが、実務では次のような業務をまとめて依頼できるケースが多いです。
安全書類の作成
まず中心となるのが、各種安全書類の作成です。代表的なものとして、施工体制台帳、再下請負通知書、作業員名簿、持込機械等使用届、工事用車両届、火気使用届、有機溶剤等使用届などが挙げられます。
現場ごとの指定様式や元請ルールに沿って作成する必要があるため、建設業の実務に慣れた担当者が対応することで、やり直しの削減につながります。
協力会社への案内と書類回収
安全書類業務で意外に負担が大きいのが、協力会社とのやり取りです。必要書類の案内、提出依頼、未提出先への連絡、不備の確認など、細かな対応が継続して発生します。代行サービスによっては、こうした回収業務まで対応可能です。社内担当者が個別連絡に追われにくくなるため、現場準備を進めやすくなります。
書類の内容確認と差し戻し対応
書類は集めるだけでは不十分です。記載漏れ、添付不足、期限切れの資格証、情報の不整合などがあれば、提出先から差し戻される可能性があります。作成代行サービスの中には、回収後の確認や不備の洗い出し、修正依頼まで支援するところもあります。提出前に精度を高めることで、現場入場直前の混乱を防ぎやすくなります。
グリーンサイトやBuildeeなどへの入力・運用
近年は、安全書類を紙ではなくシステムで運用する現場も増えています。そのため、書類作成だけでなく、グリーンサイトやBuildeeなどへの登録・入力・更新対応を依頼したいというニーズも増えています。システムごとの操作に慣れていない場合は、入力ルールの確認だけでも時間がかかります。実務経験のある代行先なら、導入初期の立ち上げや継続運用まで任せやすくなります。
書類の整理・保管・進捗管理
提出期限の管理、現場ごとの進捗整理、最新版への差し替え、保管ルールに沿った整理なども、安全書類業務の一部です。案件数が増えるほど管理負担は大きくなるため、作成だけでなく運用全体を任せられるかは、サービス選定で重要なポイントになります。
建設業界で安全書類作成代行を導入するメリット
建設業界において、安全書類作成代行サービスの導入は多くのメリットをもたらします。具体的には、業務に集中できたり人件費を削減できたり、精度の高い書類を作成できるといった点です。安全書類作成代行サービス導入の主なメリットについて詳しく解説します。
コア業務に集中できる
安全書類作成代行サービスを導入することで、各担当者がコア業務に集中できるようになります。安全書類の作成は重要ですが、同時に時間と労力を要する作業でもあります。
この業務を外部に委託することで、現場監督や技術者たちは、本来の専門性を活かした業務により多くの時間を割くことができます。例えば、品質管理の向上、工期の最適化、顧客対応の充実など、工事の成功に直結する活動に注力できます。
また、経営陣も安全管理の細部に気を取られることなく、事業戦略の立案や新規案件の獲得など、企業の成長に不可欠な業務に集中できるようになります。
結果として、企業全体の生産性が向上し、競争力の強化につながります。安全管理の質を維持しながら、企業の成長を加速させる効果が期待できるのです。
安全書類の作成がめんどくさい理由についてはこちらの記事で解説しています。ぜひこちらもご確認ください。
安全書類の作成がめんどくさい理由や効率化する方法などを解説 人件費を削減できる
安全書類作成代行サービスを導入することで、人件費の削減につながります。通常、社内で書類作成を行う場合、専任のスタッフを雇用する必要がありますが、代行サービスを利用することで、その必要がなくなります。現場監督や技術者たちが残業して安全書類作成のために時間を割く必要もありません。
結果として、雇用に伴う給料や福利厚生費用を抑えられるでしょう。
ミスのない安全書類を作成してもらえる
安全書類作成代行サービスを利用することで、ミスのない書類を作成できるのは大きなメリットです。建設業に特化した専門家が書類作成を担当するため、業界特有の知識や最新の法規制に基づいた正確な書類が完成します。
社内での書類作成時に起こりがちな記入漏れや誤記入といったミスを防げて、質の高い安全書類ができます。また、プロの目でチェックされるため、書類の品質が向上し、提出先からの信頼性も高まるでしょう。
結果として、書類の不備によるトラブルを未然に防ぎ、スムーズな業務運営が可能になります。
建設業界の安全書類作成代行サービスの選び方
建設業界の安全書類作成代行サービスを選ぶ際は、いくつかの項目を考慮する必要があります。適切なサービスを選ぶことで、業務効率の向上と安全管理の質の向上を同時に実現できます。
ここでは、安全書類代行サービスを選ぶ際に注目すべき3つの項目を解説します。
安全書類の作成実績はあるか
安全書類作成代行サービスを選ぶ際、作成実績が豊富にあるか確認しましょう。豊富な実績を持つサービスは、建設業界の特殊性や法的要件を深く理解していることが多く、質の高い書類を作成できます。
実績を確認する際は、単に件数だけでなく、どのような規模や種類の工事に対応してきたのかも重要です。大規模プロジェクトや特殊な工事の経験があれば、より複雑な案件にも対応できる可能性が高いでしょう。
また、過去のクライアントからの評価や口コミも参考になります。特に、自社と似た規模や業態の企業からの評価は、サービスの適合性を判断する上で有用です。
依頼したい書類作成に対応可能か
安全書類作成代行サービスを選ぶ際、自社が必要とする書類に対応可能かどうかは特に重要な基準です。安全書類は多岐にわたるため、サービスの対応範囲を事前に確認しましょう。
一般的な安全書類としては、安全衛生計画書、リスクアセスメント、作業手順書、安全パトロール記録などがあります。また、特殊な工事や大規模プロジェクトでは、より専門的な書類が必要になることもあります。
必要な書類をリストアップした上で、各サービスの対応範囲と照らし合わせることが重要です。
料金プランは最適か
安全書類作成代行サービスを選ぶ際、料金プランの適切さは重要です。各サービスの料金体系を比較し、自社のニーズと予算に最適なプランを選ぶことが大切です。
一般的なサービスでは、基本料金に加えて書類の種類や量に応じた従量制を採用しています。一方で、月額定額制や年間契約などの長期プランを提供しているところもあります。工事の頻度や規模によって、費用対効果の最もいいプランが異なってくるため、自社に必要なプランとその料金が適切かを検討する必要があります。
また、初期費用や最低契約期間の有無、追加料金が発生するケースなども確認しましょう。全体的に、料金の安さだけでなく、提供されるサービスの質や範囲とのバランスを考慮することが重要です。
建設業で安全書類作成代行が必要になる会社の特徴
安全書類作成代行は、すべての会社に必須というわけではありません。ただし、次のような会社では特に導入効果が出やすい傾向があります。
現場担当者が書類対応まで兼務している
現場監督や施工管理担当が、日中は現場、夕方以降は書類対応という状態になっている会社は少なくありません。この状態が続くと、残業の増加や対応漏れにつながりやすくなります。書類業務を外に出すことで、現場担当者が本来注力すべき工程管理、品質管理、安全管理に集中しやすくなります。
元請案件が増えて提出書類が急増している
下請中心だった会社が元請案件を増やす場面では、必要書類や管理項目が一気に増えることがあります。社内の経験者が少ないと、対応体制を整えるまでに時間がかかります。このような時期に代行サービスを活用すると、体制づくりを急ぎながら案件受注を進めやすくなります。
事務担当者の採用が難しい
建設業では、現場人材だけでなく事務人材の確保も簡単ではありません。安全書類のためだけに専任人材を採用するのが難しい場合、外部リソースの活用が現実的な選択肢になります。必要な期間や業務量に応じて依頼できるため、固定費を抑えながら対応しやすい点がメリットです。
書類不備や差し戻しが多い
毎回のように修正依頼が発生している場合は、社内の運用負荷が高いだけでなく、現場立ち上げにも影響が出るおそれがあります。書類作成に慣れた担当者へ任せることで、作成精度の底上げと確認工数の削減を同時に狙えます。
安全書類作成代行を依頼する流れ
実際に依頼する際の一般的な流れを押さえておくと、導入を進めやすくなります。
1. 依頼したい業務範囲を整理する
まずは、自社が困っているポイントを明確にします。作成だけなのか、回収や確認までなのか、継続運用まで必要なのかを整理しましょう。
2. 必要書類や現場条件を共有する
現場数、元請ルール、対象書類、提出期限、利用中のシステムなどを共有します。この段階で情報が具体的なほど、見積もりや提案の精度が上がります。
3. 見積もりと対応範囲を確認する
金額だけでなく、どこまで対応してもらえるかを確認します。修正対応や緊急案件の扱いまで見ておくと安心です。
4. 必要情報を受け渡して作業開始
会社情報、作業員情報、資格証、車両情報、機械情報など、必要なデータを渡して作業を開始します。受け渡し方法や管理方法も事前に確認しておきましょう。
5. 作成内容を確認して提出する
完成した書類を確認し、必要に応じて修正を行ったうえで提出します。継続利用の場合は、この流れを運用として定着させていきます。
建設業界の安全書類作成代行を依頼する際の注意点
建設業界で安全書類作成代行サービスを依頼する際に、事前に把握すべき注意点があります。適切な業者選定や費用対効果の確認、情報管理体制のチェックが重要です。これらの点を踏まえて、安心してサービスを利用できるよう準備を整えましょう。安全書類作成代行サービスを依頼する際の注意点を詳しく解説します。
セキュリティ体制を確認しておく
安全書類作成代行を依頼する際には、業者のセキュリティ体制を確認することが非常に重要です。まず、業者がどのような情報保護対策を講じているかを確認し、データの取り扱いについて具体的な説明を受けることが必要です。
情報の暗号化やアクセス制限、バックアップ体制が整っているかをチェックしましょう。情報漏えい時の対応策や保険の有無についても確認しておくと安心です。
契約書には、情報保護に関する条項を明記し、業者との間で明確な合意を形成することが求められます。
作業を丸投げしない
安全書類作成代行を依頼する際、進捗確認や最終チェックは欠かさずに行って、外部業者に作業を丸投げしないことが重要です。依頼内容や期待する成果を明確に伝え、定期的にコミュニケーションを取ることで、業者との連携を強化できます。
書類の内容についても理解を深め、自社の基準に合ったものに仕上がっているか確認しましょう。品質の高い書類を確保し、業務の効率化を図るために必要です。責任を持って管理することで、外部委託のメリットを最大限に活用しましょう。
事前に依頼する業務範囲を確認する
安全書類作成代行を利用する前に、依頼内容が曖昧にならないように業務範囲を確認しましょう。依頼内容が曖昧だと、期待した成果が得られない可能性があります。
具体的な書類の種類や作成の手順、納期などを事前に業者としっかり打ち合わせておくことが必要です。また、追加費用が発生する条件や対応範囲外の業務についても確認しておくと安心です。予期しないトラブルを防ぎ、スムーズな業務遂行が可能になります。
【まとめ】建設業界で安全書類作成代行を依頼することは業務効率の向上につながる可能性が高い
本記事では、建設業で安全書類作成代行サービスを利用する際の、おすすめサービスの紹介や選び方、メリット・デメリットを解説しました。建設業界で安全書類作成代行を依頼することは、業務効率の向上につながります。
建設業に特化した専門家に書類作成を任せることで、社内のリソースを本来の業務に集中させることができ、人件費の削減も期待できます。ミスのない正確な書類を提供してもらえるため、品質向上や法令遵守にも役立ちます。
しかし、依頼する際には、情報漏えいのリスクや費用面での注意が必要です。業者選定や業務範囲の確認をしっかり行うことで、外部委託のメリットを最大限に引き出せます。これらの点を踏まえ、安全書類作成代行サービスで効率的な業務遂行を実現しましょう。
