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建設業を営む上で、安全書類の作成は欠かせません。どのような工事でも安全書類の提出が必要で、新規工事の都度最新の情報に書き換える必要があります。しかし、工事ごとに安全書類を用意することは手間がかかり、業務の大きな負担です。
今回はそういった安全書類を作成・管理する上でおすすめのソフトを解説します。また、そういったソフトを利用するメリットや業務への効果を解説します。安全書類の作成で業務を圧迫されている方は、参考になりますのでぜひ最後までご覧ください。
安全書類作成・管理ソフトとは？
安全書類とは、建設現場で安全に工事を進めるために必要な書類です。安全書類は施工体制台帳や作業員名簿など複数の書類で構成されており、工事ごとに最新の情報で作成し、提出しなければいけません。
これまでは、パソコンなどで作成し印刷して提出する方法が主流でした。しかし、現在はクラウド上で安全書類の作成から提出までを行えるサービスを利用するケースも増えています。そうしたサービスで書類を作成すれば、元請会社にオンラインで提出可能です。そのため、印刷したりまとめたりする手間も必要ありません。
こちらの記事では、安全書類とはなにかについて解説しています。
一人親方が提出する安全書類とは？種類や作成方法を徹底解説！安全書類作成ソフトの特徴／どんなことができる？
施工体制台帳や作業員名簿など、複数の書類で構成される安全書類は、工事ごとに必要な書類が異なります。例えば、使用する工具は工事ごとに異なるため、新しく提出する都度使用する工具を記載した書類を提出しなければいけません。紙ベースでこうした書類を作成することは非常に手間がかかり、担当者は多くの時間を割かなければいけません。
しかし、近年はクラウドで安全書類の作成から提出までができるサービスが登場し、利用する建設会社も増えています。会社情報や作業員の情報を一度入力すれば、必要な書類に反映されるため、情報入力の手間が大きく削減されます。
書類に不備があり差し戻しになっても、必要な部分だけ修正すれば、すぐに再提出が可能です。そのため、社内で連携することで速やかに提出できます。紙で保管する必要もないため、書類の管理も容易になります。
安全書類作成ソフトのおすすめ4選
ここからは、安全書類作成におすすめのソフトを紹介します。安全書類を作成するサービスは、さまざまな会社から提供されています。その中でもおすすめは次の4つです。
- Greenfile.work
- wizdom
- グリーンサイト
- おしいれクラウド
それぞれの特徴を解説しますので、導入を検討する際の参考にしてください。
1.Greenfile.work
引用元：Greenfile.work
Greenfile.workは、シェルフィー株式会社が運営する安全管理の作成・管理ソフトです。会社や作業員の情報を入力すれば、必要書類に自動的に入力されます。そのため、同じ情報を複数の書類に入力する必要がありません。
内容を自動でチェックする機能が備わっているため、記載漏れや添付書類の添付忘れなども心配ありません。作成から提出、確認と保管まで行えるため、書類提出にかかる多くの手間と郵送代などのコストを削減できます。
2.wizdom
引用元：WIZDOM
WIZDOMは、幅広い建設現場で導入実績のある書類作成・管理システムです。入力した情報は全てクラウド管理されるため、工事の関係者に一度で共有できます。社内のデータベースとの連携も可能なため、社内の部署間での情報連携も容易です。
報告書などに適切なサイズで画像を挿入することも容易なため、撮影した現場の状況を手軽に書類に添付できます。建設キャリアアップシステムとの連携も可能なため、現場における情報管理が容易になります。
3.グリーンサイト
引用元：グリーンサイト
グリーンサイトは、安全書類の作成から提出、作業員の入退場記録まで管理できるソフトです。安全書類の作成から提出までをデータで行えるほか、ボタン1つで施工体制台帳や施工体系図、作業員名簿などを作成できるため、業務の大幅な効率化が期待できます。
入力されたデータは蓄積されていくため可視化も可能で、会社や現場の状況を一目で確認できます。グリーンサイトを利用することで、安全書類の作成から提出までにかかる時間は半分以下まで削減可能です。
グリーンサイトの詳細やメリットはこちらの記事で解説しています。ぜひこちらもご確認ください。
グリーンサイトとは？加入するメリットや利用料金などを紹介
4.おしいれクラウド
引用元：おしいれクラウド
おしいれクラウドは、安全書類の作成から提出はもちろん、周辺業務や経営の効率化にも役に立つソフトです。おしいれクラウドは建設業専用に開発されたソフトのため、安全書類の作成だけでなく、請求書の作成や入金の管理も可能です。
おしいれクラウドは、操作を容易にすることにこだわっているため、シンプルなデザインになっています。また、顧客ごとに専任の担当者がサポートするため、不明点や疑問点も速やかに解消可能です。
安全書類作成・管理ソフトを利用するメリット・効果
ここからは、ここまで紹介したような安全書類を作成・管理ソフトを利用するメリットや業務における効果を紹介します。安全書類の作成・管理ソフトを利用すると次の3つのようなメリットや効果があります。
- 操作が簡単
- 記入漏れや記載ミスを防止できる
- 安全書類作成の時間短縮や管理スペースを削減できる
具体的に見ていきましょう。
操作が簡単
ここまで紹介した安全書類の作成ソフトは、どれも操作が簡単な点が特徴です。複雑な手順の操作は必要ないため、初めて使う方でも簡単に安全書類を作成できます。マウスのクリックやキーボード入力など基本的なパソコンの操作が出来れば誰でも扱えます。
そして、作成した書類はクラウドで保存できるため、誰でも閲覧しデータ変更などが可能です。多くの安全書類の作成ソフトは操作が容易なため、担当者以外でも安全書類が作成できます。そのため、急に書類提出が必要になった際もすぐに作成可能です。
記入漏れや記載ミスを防止できる
安全書類の作成ソフトを使えば、記入漏れや記載ミスを防止できる点もメリットです。手書きで書類を作成すると、作成者のクセや書き方により誤読される恐れがあります。また、書き間違いや記入漏れが発生することは珍しくありません。
しかし、安全書類の作成ソフトを使うことで、こうしたヒューマンエラーを防止できます。入力漏れがあってもソフトが自動でチェックするため、提出前に修正が可能です。記入漏れや記載ミスを修正する必要がなくなります。
安全書類作成の時間短縮や管理スペースを削減できる
安全書類の作成ソフトを利用することで、作業時間の短縮や書類の保管スペースを削減できます。安全書類の作成ソフトを使えば、記入漏れや記載ミスを防止できるため、修正の手間がなくなります。また、一度データを入力すれば次に書類を作成する際に反映されるため、入力時間を大幅に短縮できます。
安全書類の作成ソフトは、データを全てクラウドで保管しています。そのため、印刷して保管する必要がありません。安全書類をデータで保管するため、保管場所を用意する必要がなく、書類の保管スペースを削減可能です。
グリーンサイトの問い合わせ先や電話が繋がらない場合の対処法を解説
【まとめ】自社に合った安全書類作成ソフトを使って業務の効率化をはかろう
安全書類は新規工事の度に作成が必要で、作成から提出までに多くの時間を割かなければいけませんでした。しかし、安全書類を作成・管理するソフトを使えば、作成から提出、保管までが容易に行えます。
誰でも操作ができるため、急に作成や修正が必要になった際も、速やかに作業が可能です。安全書類の作成や管理に手間をかけている方は、今回紹介したソフトやメリットを参考に、導入を検討してみてください。
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