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建設業を営む上で、安全書類の作成は欠かせません。どのような工事でも安全書類の提出が必要で、新規工事の都度最新の情報に書き換える必要があります。しかし、工事ごとに安全書類を用意することは手間がかかり、業務の大きな負担です。
今回は工事に欠かせない安全書類を作成・管理する際に役立つおすすめのソフトを解説します。また、そういったソフトを利用するメリットや業務への効果もお伝えします。
安全書類の作成・管理で業務に負担を感じている方は、参考になりますのでぜひ最後までご覧ください。
安全書類の作成・管理における課題
安全書類は、建設現場で安全に工事を進めるために必要な書類です。安全書類は施工体制台帳や作業員名簿など複数の書類で構成されており、工事ごとに最新の情報で作成し、提出しなければなりません。
ただし、安全書類の作成・管理では、以下のような点が課題となっています。
- 二重入力や不備が発生しやすく、作成・確認に手間がかかる
- 書類の進捗状況・提出状況を把握する際は、事務所に出向く必要がある
- 協力会社へ修正を依頼する際に、情報共有の行き違いが生じる
- 紙やExcelでの書類管理は煩雑で、ファイルの整理・共有が難しい
安全書類は作成や管理に様々な手間や時間がかかり、担当者の負担になりやすい傾向にあります。
安全書類の作成・管理ソフトとは？
安全書類はこれまで、建設現場で安全に工事を進めるために必要な書類です。安全書類は施工体制台帳や作業員名簿など複数の書類で構成されており、工事ごとに最新の情報で作成し、提出しなければいけません。
これまでは、パソコンなどで作成し印刷して提出する方法が主流でした。しかし、現在はクラウド上で安全書類の作成から提出までを行えるサービスを利用するケースも増えています。
安全書類の作成・管理ソフトを活用すれば、元請会社にオンラインで提出可能です。そのため、印刷したりまとめたりする手間も必要ありません。
一人親方が提出する安全書類についてはこちらの記事で解説しています。ぜひこちらもご確認ください。
安全書類の作成・管理ソフトの特徴／どんなことができる？
施工体制台帳や作業員名簿など、複数の書類で構成される安全書類は、工事ごとに必要な書類が異なります。
例えば、使用する工具は工事ごとに異なるため、新しく提出する都度使用する工具を記載した書類を提出しなければいけません。紙ベースでこうした書類を作成することは非常に手間がかかり、担当者は多くの時間を割かなければいけません。
しかし、近年はクラウド上で安全書類の作成から提出までができるサービスが登場し、利用する建設会社も増えています。会社情報や作業員の情報を一度入力すれば、必要な書類に反映されるため、情報入力の手間が大きく削減されます。
書類に不備があり差し戻しになっても、必要な部分だけ修正すれば、すぐに再提出が可能です。そのため、社内で連携することで速やかに提出できます。紙で保管する必要もないため、書類の管理も容易になります。
安全書類の作成・管理ソフトおすすめ4選
安全書類を作成するサービスは、様々な会社から提供されています。ここでは、安全書類作成ソフトのおすすめ4選を紹介します。
それぞれの特徴を解説するため、導入を検討する際の参考にしてください。
1.グリーンサイト
引用元：グリーンサイト
グリーンサイトは、安全書類の作成から提出、作業員の入退場記録まで管理できるソフトです。
安全書類の作成から提出までをデータで行えるほか、ボタン1つで施工体制台帳や施工体系図、作業員名簿などを作成できるため、業務の大幅な効率化が期待できます。
入力されたデータは蓄積されていくため可視化も可能で、会社や現場の状況を一目で確認できます。グリーンサイトを利用することで、安全書類の作成から提出までにかかる時間は半分以下まで削減可能です。
2.Greenfile.work
引用元：Greenfile.work
Greenfile.workは、シェルフィー株式会社が運営する安全書類の作成・管理ソフトです。会社や作業員の情報を入力すれば、必要書類に自動的に入力されます。そのため、同じ情報を複数の書類に入力する必要がありません。
内容を自動でチェックする機能が備わっているため、記載漏れや添付書類の添付忘れなども心配ありません。作成から提出、確認と保管まで行えるため、書類提出にかかる多くの手間と郵送代などのコストを削減できます。
3.wizdom
引用元：WIZDOM
WIZDOMは、幅広い建設現場で導入実績のある書類作成・管理システムです。入力した情報は全てクラウド管理されるため、工事の関係者に一度で共有できます。社内のデータベースとの連携も可能なため、部署間でのスムーズも容易です。
報告書などに適切なサイズで画像を挿入することも容易なため、撮影した現場の状況を手軽に書類に添付できます。建設キャリアアップシステムとの連携も可能なため、現場における情報管理が簡単に行えます。
4.Buildee
引用元：Buildee
Buildeeは、安全書類の作成・管理、協力会社や作業員の登録・管理をサポートしているシステムです。Buildeeは労務安全に登録したデータを用いて、様々な安全書類を簡単に作成できます。
また、安全書類は標準様式に対応しているほか、元請独自の様式を追加できるなど、柔軟に対応可能です。さらに、作成した書類は電子データとしてBuildee内に保管されるため、書類の提出・閲覧などがペーパーレスで行えます。
グリーンサイトの詳細や安全書類の作成代行サービスについてはこちらの記事で解説しています。ぜひこちらもご確認ください。
グリーンサイトの料金体系や利用するメリット・デメリットを解説！
建設業の安全書類作成代行サービスを紹介！事例やメリットも紹介
安全書類の作成・管理業務はアウトソーシングもおすすめ
安全書類の作成・管理業務は、アウトソーシングサービスの利用もおすすめです。
従業員のリソースがひっ迫している場合や、書類の作成・管理業務に対応できる人材が不足している場合などは、アウトソーシングサービスを活用すると、少ない工数で書類の作成・管理が行えます。
専門的な知識を持っているスタッフが対応するため、ミスのない書類を効率的に作成できるでしょう。
弊社では、建設業特化のBPOサービス「ツクノビ事務」を提供しています。採用倍率200倍の選りすぐりの専任スタッフが、建設工事に必要な安全書類の作成・管理業務を代行します。
建設業界の経験を豊富に持っているため、業務開始までのやり取りもスムーズに進むでしょう。
安全書類の作成・管理業務を効率化したい方は、ぜひこちらからお問い合わせください。
安全書類の作成・管理ソフトを利用するメリット・効果
ここからは、ここまで紹介したような安全書類の作成・管理ソフトを利用するメリットや業務における効果を紹介します。
安全書類の作成・管理ソフトを利用することで、様々なメリットや効果を得られます。どのようなメリットや効果を得られるか、具体的に見ていきましょう。
誰でも簡単に操作ができる
ここまで紹介した安全書類の作成・管理ソフトは、どれも操作が簡単な点が特徴です。複雑な手順の操作は必要ないため、初めて使う方でも簡単に安全書類を作成できます。
マウスのクリックやキーボード入力など基本的なパソコンの操作ができれば誰でも扱えます。
そして、作成した書類はクラウド上で保存できるため、誰でも閲覧しデータ変更などが可能です。多くの安全書類の作成ソフトは操作が容易なため、担当者以外でも安全書類が作成できます。そのため、急に書類提出が必要になった際もすぐに作成可能です。
記入漏れや記載ミスを防止できる
安全書類の作成・管理ソフトを使えば、記入漏れや記載ミスを防止できる点もメリットです。手書きで書類を作成すると、作成者のクセや書き方により誤読される恐れがあります。また、書き間違いや記入漏れが発生することは珍しくありません。
しかし、安全書類の作成・管理ソフトを使うことで、こうしたヒューマンエラーを防止できます。入力漏れがあってもソフトが自動でチェックするため、提出前に修正が可能です。記入漏れや記載ミスの確認にかかる手間を削減できるでしょう。
書類作成の時間短縮や管理スペースを削減できる
安全書類の作成・管理ソフトを使うことで、作業時間の短縮や書類の保管スペースを削減できます。安全書類の作成ソフトを使えば、記入漏れや記載ミスを防止できるため、修正の手間がなくなるでしょう。
また、一度データを入力すれば次に書類を作成する際に反映されるため、入力時間を大幅に短縮できます。
安全書類の作成・管理ソフトは、データを全てクラウド上で保管しています。そのため、印刷して保管する必要がありません。安全書類をデータで保管するため、保管場所を用意する必要がなく、書類の保管スペースを削減できます。
CCUSの記録を蓄積できる
CCUS連携システムである安全書類の作成・管理ソフトを利用すれば、CCUSの記録を蓄積できる点がメリットです。CCUSと連携することで、安全書類の作成・管理ソフトにて登録した現場情報や編成情報、施工体制情報などが自動で反映されます。
CCUS側で再度登録する必要がないため、負担を大きく軽減できるでしょう。また、建設現場で働く技能者の日々の就業履歴も蓄積可能です。
現場全体の安全意識を強化できる
安全書類の作成・管理ソフトを利用すれば業務の負担を軽減できるため、現場担当者が本来の業務である安全パトロールに集中できます。また、不備チェック機能により、協力会社にも安全書類の内容や意義に興味を持ってもらえるようになります。
協力会社の安全意識が向上することにより、現場全体の安全意識を強化できるでしょう。また、安全書類の作成・管理ソフトを利用し、不備の少ない書類を作成・保管できることで、会社全体でコンプライアンスの遵守が可能になる点もメリットです。
【まとめ】自社に合った安全書類の作成・管理ソフトを使って業務の効率化をはかろう
安全書類は新規工事の度に作成が必要で、作成から提出までに多くの時間を割かなければいけませんでした。しかし、安全書類の作成・管理ソフトを使えば、作成から提出、保管までが容易に行えます。
誰でも操作ができるため、急に作成や修正が必要になった際も、速やかに作業が可能です。安全書類の作成や管理に手間をかけている方は、今回紹介したソフトやメリットを参考に、導入を検討してみてください。
安全書類の作成がめんどくさい理由や建設業の安全書類作成代行サービスおすすめ3選についてはこちらの記事で解説しています。ぜひこちらもご確認ください。
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