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「安全書類の作成がめんどくさい」
「安全書類を効率よく作成できる方法を知りたい」
このような方に向けて今回は、安全書類の作成がめんどくさい理由・安全書類を作成する目的・効率化する方法について紹介します。
安全書類の作成に悩んでいる方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。
安全書類の作成がめんどくさい理由
「安全書類の作成ってめんどくさい」と思っていても、なぜそうなのか分からない方も多いでしょう。具体的な理由としては、下記のことが挙げられます。
- 現場が変わる度に作成しなければならない
- 安全書類に付随する必要書類が多い
下記で詳しく解説します。
現場が変わる度に作成しなければならない
安全書類には、全国建設業協会が出している「全建統一様式」・各ゼネコンが用意している様式などがあります。記入する内容は同じですが、書式が違うので流用して作成するのが難しいです。
安全書類の作成は、現場が変わる度に作成する必要があります。現場が変わる度に一から作ることになるため、時間と労力を要してしまい、効率の悪い作業になってしまうのが特徴です。
安全書類に付随する必要書類が多い
安全書類の作成がめんどくさい理由として、安全書類に付随する必要書類の多さが挙げられます。具体的には、下記の通りです。
- 建設業許可証
- 退職金共済加入証明書
- 資格証
- 注文書・注文請書
- 下請基本契約書
- 社会保険加入証明書
- 雇用保険加入証明書
- 労働保険特別加入証明書
- 工事車両任意保険
- 時間外・休日労働に関する協定届
- 就業規則
建設業許可証
建設業許可証は、建設業許可を取得している場合に提出が求められます。建設業許可を受けた事業者が、許可を受けた先から交付を受けることのできる書類でもあります。ほかにも、500万円以上の建設工事を請け負うために必要な許可です。
施工体制台帳や再下請負通知書に、許可番号や許可年月日を記入する場所があり、記載している項目が正しいかどうかの確認をする際にも必要です。
退職金共済加入証明書
作業員名簿に退職金共済加入有無の記載が必須になったことから、退職金共済加入証明書の提出が必要になりました。
建設業退職金共済・中小企業退職金共済・自社の退職金制度など、必要に応じて証明書を発行する必要があります。建退共に加入していない場合、「建設業退職金共済辞退届」を出す場合が多いので、気をつけてください。
資格証
工事で必要な資格は、作業員名簿に記載する必要があります。作業日に資格証などを持っていれば問題ありません。しかし、事前に写しの提出を求められるケースが多いです。
作業員名簿の注意事項にも、「※資格・免許等の写しを添付することが望ましい。」と記載されています。作業員名簿を提出する際は、一緒に提出するようにしましょう。
作業員名簿の書き方についてはこちらの記事で解説しています。ぜひこちらもご確認下さい。
作業員名簿の書き方をわかりやすく解説！作成の目的や注意点も紹介
注文書・注文請書
注文書とは、注文者が発行する書類です。注文請書とは、受注者が注文を受理したことを示すために発行するものと覚えておきましょう。
安全書類を作成する際は、上位企業や下請負企業と交わした注文書・注文請書のコピーも必要です。請書の原本は印紙を貼って上位企業に提出していることが多いので、必ずコピーを取るようにしましょう。
下請基本契約書
元請人が下請人に工事を依頼する場合の合意を書面化したものです。安全書類を作成する際は、上位企業や下請負企業と交わした基本契約書のコピーの提出が求められます。
本来であれば、上位企業が下請け企業との契約書を準備すればよいと思いがちですが、上位企業との契約書も下請負企業との契約書もどちらも準備してください、と言われることが多いです。
社会保険加入証明書
近年、一人親方偽装問題や事務所の社会保険未加入問題などがあり、社会保険の加入に対し国は非常に厳しくなっています。法人の場合であれば、健康保険・厚生年金は加入が義務付けられています。
個人事業主でも、常用労働者が5人以上いる場合は加入義務があるのが特徴です。社会保険への加入証明書を求められるケースは増えており、再下請負通知書や社会保険料加入証明書を提出する際は、抜けがないように気をつけてください。
雇用保険加入証明書
雇用保険は、人・個人事業主問わず従業員がいれば加入する義務があります。雇用保険加入証明書にも種類があり、よく提出するのは「労働保険料等納入通知書」です。
雇用保険加入証明書を発行しているのは、都道府県労働局または、公共職業安定所などです。社会保険加入証明書の場合も同様ですが、金額等は基本的に黒でマスキングします。
労働保険特別加入証明書
労災保険は、雇用されて働く労働者を対象にした保険制度のため、事業主や一人親方の場合は「適用除外」です。しかし、事業主であっても働き方の実態として労働者と同じように現場に出て働く人も多いので、例外的に労災保険に加入できる制度を「労災保険の特別加入」と呼んでいるのが特徴です。
毎年4月1日に更新されるので、有効期限も確認するようにしましょう。
工事車両任意保険
任意保険とは、強制保険だけでは必要な補償額をまかなえない場合や、強制保険では補償されない損害に備えて、車を所有・使用する人が任意で加入するものです。
工事車両届の注意書きで「任意保険を添付してください」と記載されていることが多いです。場合によっては、車検証や自賠責保険も提出を求められる場合があります。
時間外・休日労働に関する協定届
提出を求められる頻度は少ないですが、時間外・休日労働に関する協定届の提出を求められる場合があります。2024年4月から、適用猶予とされていた建設業に対する時間外労働の上限規制が適用されるのが特徴です。これによって、協定届の提出頻度が高くなる可能性があります。
基本的には、きちんと協定届を出していて、社会保険にも加入している会社しか現場へ入場できなくなる時代になってきていることが分かります。
就業規則
上記で紹介した「時間外・休日労働に関する協定届」とセットで提出を求められることが多いのが、「就業規則」です。こちらも、時間外や休日出勤の定めがきちんと記載されているか、また退職金に対する記載を確認しています。
また、就業規則は雇用形態や勤務時間などに関係なく、常時10人以上の従業員を雇用する場合は就業規則の作成が義務付けられているのが特徴です。
安全書類を作成する目的
安全書類を作成する目的としては、下記のようなことが挙げられます。
- 作成義務があるため
- 工事の安全管理のため
具体的に下記で詳しく解説します。
作成義務があるため
安全書類というのは、主に下記の2種類に分かれています。
- 建設業法に基づく書類
- 安全衛生法に基づく書類
これらの書類は、それぞれの法で定められており、工事を管理する上で作成整備をしなければならない書類です。しっかりと整備していないと法違反になり、罰則が与えられてしまいます。そのような理由から安全書類は、作成義務があるということを覚えておきましょう。
工事の安全管理のため
安全書類を作成する目的として、工事の安全管理のためということが挙げられます。工事を行う上で、体制や管理の仕方を明確にして書面に残すことで、後々問題が起きたときのエビデンスとして活用できるでしょう。
もしも、書類が残されていなかった場合、誰がどの工事を行ったのかが分からないです。そうなると、後々不具合が起きたときの責任がどこにあるのか分からなくなるでしょう。
安全書類の作成がめんどくさいときに効率化する方法
「安全書類の作成がめんどくさい場合に効率化する方法を知りたい」このような方も多いです。これから紹介する方法を行うことで、効率化できる可能性が高まります。
- ITツールやソフトなどの活用
- 手動で管理する場合
ITツールやソフトなどの活用
安全書類を効率化する方法として、ITツールやソフトなどの活用が挙げられます。ITツールやソフトなどを活用することで、安全書類の「作成・管理・運用」等の諸業務を、すべてWeb上で実施できるのが特徴です。
しかし、グリーンサイトやCCUSの登録状況を見ても、全社実現まではまだまだ遠いでしょう。紙で管理している会社が多いのが分かります。
手動で管理する場合
「安全書類の作成は、めんどくさい」このように感じている方は多いです。ここからは、手動で管理する場合の方法を下記で紹介します。
提出頻度が高い書類はまとめて印刷しておく
提出する頻度の高い建設業許可証は、5年に一度しか書類の変更がありません。退職金共済加入証明書も半年に一度、新しいものをダウンロードすれば大丈夫でしょう。よく提出する書類は、まとめて印刷しておくのがおすすめです。そして印刷したものをファイリングしておきましょう。
必要になればそこから取り出して、まとめるといいです。
提出頻度が高い書類はPDF化しておく
提出頻度が高い書類などは、印刷せずPDF化しておくと時短になるでしょう。膨大な書類を一枚一枚印刷したり、1つひとつPDFなどのデータを開いて印刷するのは大変な作業です。
おすすめとして、1つのPDFにすべての書類をまとめておくと、一回開いて印刷すればいいだけなので、作業が楽です。ぜひ試してみてください。
社会保険・雇用保険の領収書は届いたらすぐにPDF化する
社会保険や雇用保険の領収書などは、定期的に郵送で届く場合が多いです。安全書類の場合、直近の領収書の提出が求められます。郵送物が届いたらすぐに「金額」をマスキングしてPDF化しておくようにしましょう。
安全書類の作成は、時間がないなかでの作業になる場合もあるので、時間に余裕があるうちに、すぐ提出できる状態にしておくのが重要です。
安全書類についてはこちらの記事で解説しています。ぜひこちらもご確認ください。
安全書類とは？建設現場での役割や種類・作成するメリットも解説
安全書類の作成がめんどくさい理由や効率化する方法などを解説
【まとめ】安全書類の作成はめんどくさいが工事の安全管理に関わる重要な書類！効率的に作成しよう
「安全書類の作成はめんどくさい」このように感じている方も多いでしょう。めんどくさい理由としては、現場が変わるたびに作成したり・付随する必要書類の多さが挙げられます。
これから安全書類の作成をしようと思っている方は、ぜひ上記で紹介した効率化する方法を参考にしてみてください。
効率化する方法を取り入れることで、安全書類の作成が楽です。
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