建設業界の書類作成代行サービスおすすめ5選！選び方なども紹介

建設業は書類作成の機会が多い業界です。工事ごとに多くの書類を作成し、提出しなければならないため、書類作成に工数がかかることも少なくありません。そのため、書類作成を外部に委託したいと考えたことのある方も多いのではないでしょうか。

今回は、建設業の書類作成の代行サービスを紹介します。サービスの選び方や注意点をあわせて解説するので、書類作成代行の利用を検討している人は、ぜひ最後まで読んでください。

建設業界の書類作成代行サービスおすすめ5選

早速、建設業でおすすめの書類作成代行サービスを5つ紹介します。次の5つの特徴を把握して、自社の特性とマッチするかを検討してみてください。

• ツクノビBPO
• 株式会社 山下
• 株式会社idea工房
• Civil-Mate
• 株式会社 ロケリフ

ツクノビBPO

引用元：https://tsukunobi.com/bpo
特徴：
ツクノビBPOは、建設業における多様な業務を代行しているサービスです。工事ごとの書類作成はもちろん、CAD図面の作成や積算、工事写真の整理なども請け負っています。

他にも採用業務や営業など工事以外の建設業で必要な業務を幅広く代行しています。こうした特徴から、工事に集中したい人におすすめのサービスです。

株式会社 山下

引用元：https://yamashita.ciao.jp/document/
特徴：
株式会社 山下は、建設工事で必要となる幅広い書類の作成を代行しているサービスです。施工計画書や打ち合わせ簿、材料確認願や出来形管理など工事で作成が必要な書類作成のほとんどを任せられます。

図面や仕様書、作業員名簿などを受け渡せば必要書類を作成してくれるため、書類作成の手間を大幅に削減可能です。

株式会社idea工房

引用元：https://www.idea-kobo.co.jp/
特徴：
株式会社idea工房は、NEXCOなど道路工事に関連した書類作成を得意とするサービスです。工事で必要な書類だけでなくCAD図面の作成も可能なため、書類づくりで悩むことがなくなるでしょう。

コンサルティングも行っているため、困ったことがあれば気軽に相談できます。道路工事の書類作成や施工について困りごとがあれば、利用を検討してみましょう。

Civil-Mate

引用元：https://www.civil-mate.com/service/suketto/
特徴：
Civil-Mateは、施工計画書から出来形管理、電子納品まで工事に必要な書類作成を一手に任せられるサービスです。仕様書や数量計算書、図面などを渡せば、工事の完了までに必要な書類づくりを委託できます。

また、Civil-Mateでは建設業の専門家によるアドバイスサービスも行っているため、工事で悩むことも気軽に相談できます。

株式会社 ロケリフ

引用元：https://lokerif.co.jp/
特徴：
株式会社 ロケリフは、工事に必要な各種書類の作成と管理を行っているサービスです。工事資料を渡せば、大枠での工事計画を提案し、計画に基づいた書類作成を行います。

作成した書類は社内で管理し、必要に応じて官公庁への提出代行も可能です。工事資料は写真提出でも書類作成は可能なため、手軽に代行を依頼できます。

建設業界の書類作成代行サービスの選び方

おすすめの書類作成代行サービスについてわかったところで、次は選び方を見ていきましょう。書類作成代行を依頼する際は、次のポイントから委託先を選んでください。

• 建設業の書類作成の実績はあるか
• 書類作成は幅広く対応可能か
• コストと業務内容のバランスは最適か

それぞれのポイントを解説するので、依頼先を選ぶ際の参考にしてください。

建設業の書類作成の実績はあるか

書類作成の代行サービスを依頼する際は、実績を確認しましょう。工事書類を作成する場合、個人情報を利用する場合もあります。しかし、実績がなければ個人情報のような重要情報を預けてよいか不安になります。

利用を検討するサービスの実績を確認し、問題がなさそうかをチェックしましょう。実績は書類作成代行サービスのWEBサイトなどに記載されていることも多いため、依頼を検討する際は事前に確認しましょう。

書類作成は幅広く対応可能か

書類作成を外部に委託する場合は、どこまで対応できるかもチェックしてください。建設工事の書類作成を委託したくても、一部しか書類を作れないサービスでは意味がありません。そのため、なるべく幅広く対応できるサービスを選ぶことが重要です。

書類作成の代行を依頼する前に、社内でどこまでを委託するかを検討しましょう。そして、依頼条件を満たせるサービスを探して利用しましょう。

コストと業務内容のバランスは最適か

書類作成の代行サービスを選ぶポイントとして、コストパフォーマンスもあります。数ある書類作成代行サービスには、費用の安さを売りにすることもあります。しかし、安さだけに囚われてはいけません。安くても、提出して問題ない書類が出来上がらなくては意味がないからです。

工事で必要な書類は、どれも重要な資料です。そのため、金額とサービス品質のバランスがとれていなくてはいけません。

建設業界の書類作成代行サービスの活用事例

建設業界で書類作成代行サービスを活用することで、業務効率が大幅に向上しています。たとえば、施工計画書や工事出来高報告書の作成を代行することで、スタッフの負担が軽減されたケースもありました。

また、専門的なサポートにより書類の精度が向上し、現場管理の透明性向上につながります。工事写真の整理や建設キャリアアップシステムの入力の代行を依頼することでミスが減少し、全体の生産性が改善された事例もあります。

建設業界の書類作成代行を導入するメリット

次は、書類作成の代行サービスを利用するメリットを解説します。建設業で書類作成の代行を利用することで、次のような利点があります。

• メイン業務に注力できる
• 書類作成にかかるコストを削減できる
• 正確に書類を作成してもらえる

ここからはそれぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。どういったメリットがあるかを把握して、書類作成の代行を利用するかを検討してください。

メイン業務に注力できる

書類作成代行サービスを利用することで、メイン業務に集中できる点がメリットです。書類作成に費やしていた時間や労力を削減しコア業務に注力できるため、生産性が向上しやすくなります。

書類作成から開放されることで社員のモチベーションも向上し、事業の成長や売上拡大にもつなげられます。このように、代行サービスは企業の効率化と成功に貢献します。

書類作成にかかるコストを削減できる

書類作成代行サービスを活用することで、人件費や採用コストを削減できます。社内で書類を作成する場合、人件費の発生は避けられません。しかし、代行サービスを利用すれば必要な時だけ外部リソースを利用できます。こうすることで、コストの削減が可能です。

また、リソース不足による人員増加の必要もなく、効率的に業務を進行できます。書類作成代行サービスを利用すれば、コストを削減しつつ業務の効率化が可能です。

正確に書類を作成してもらえる

書類作成代行サービスを利用すれば、正確で質の高い書類を作成してもらえます。書類作成のプロが専任で担当するため、自分で作成するよりも短時間でクオリティの高い資料となることも珍しくありません。

細部にまでこだわった正確な書類が必要な場面でも、代行サービスは高い品質を発揮します。レイアウトや表・グラフなどが整った資料が求められる場面では、代行サービスが大きな力になってくれます。

建設業界の書類作成代行を導入するデメリット

続いては、建設業で書類作成代行サービスを利用することでどのようなデメリットがあるのかを見ていきましょう。書類作成の代行サービスを利用すると、次のようなデメリットが生じる恐れがあります。

• 報漏えいのリスクがある
• 書類作成スキルが向上しない

それぞれのデメリットを詳しく解説するので、代行を依頼するか検討するための材料にしてください。

情報漏えいのリスクがある

書類作成代行サービスを利用する際の注意点として、情報漏れのリスクが挙げられます。個人情報や機密データを外部に共有するため、委託先のセキュリティ対策が不十分だと、漏えいが発生する可能性があります。

情報漏れリスクを軽減するためには、セキュリティ対策がしっかりしている業者を選ぶことが重要です。プライバシーマークやISMS認証を取得している企業にし、リスク管理を徹底することで、安全にサービスを活用できます。

書類作成スキルが向上しない

書類作成代行サービスを利用すると、社内で書類作成のスキルが向上せず、ノウハウが蓄積されない点がデメリットです。社内で書類作成のスキルがなければ、急遽自分たちで書類を作成する必要が生じた際に、対応できない場合があります。

スキル向上やノウハウ蓄積を重視する場合は、部分的に依頼するか一定のスキルを身に付けてから活用しましょう。こうすることで、バランスをとりつつスキル開発ができます。

建設業界の書類作成代行を依頼する際の注意点

建設業界で書類作成の代行を依頼することにはメリットもデメリットもあります。ここでは、依頼をする際に注意すべき点を解説します。書類作成代行サービスを利用する際は、以下の点に注意しましょう。

• セキュリティ体制を確認しておく
• 進捗状況や品質確認をきちんと行う
• 情報は正確に共有する

それぞれの注意点について詳しく見ていきましょう。

セキュリティ体制を確認しておく

書類作成代行サービスを利用する際には、セキュリティ体制をしっかり確認することが重要です。なぜなら、セキュリティ対策が不十分だと、機密情報が外部に漏れるリスクがあるからです。

依頼する前に、セキュリティ教育の実施状況やウイルス対策、プライバシーマークの取得状況を確認しましょう。こうした対策をとることで、情報漏えいのリスクを軽減し、安心してサービスを利用できます。

進捗状況や品質確認をきちんと行う

書類作成の代行サービスを利用する際は、進捗状況や品質をしっかり確認することが重要です。依頼先の担当者とコミュニケーションが不足すると、仕上がりが自社の希望と異なる場合があります。

定期的なミーティングや報告ルールを設定し、進捗や品質を適切に管理することで、期待通りの成果物が手に入ります。こうした工夫をすることで、スムーズで高品質な書類の作成が可能です。

情報は正確に共有する

書類作成代行サービスを利用する際には、正確な情報を共有することが不可欠です。正しい情報が提供されなければ、希望に沿った書類が作成されず、納品された資料が無意味になる可能性があります。

正確な書類を共有するためには、事前に代行会社と綿密な打ち合わせを行い、必要情報の確認を徹底することが重要です。認識をすり合わせることで、期待通りの成果物が書類作成代行サービスから上がってきます。

【まとめ】建設業界の書類作成代行を依頼することは業務効率の向上につながる可能性が高い

建設業界での書類作成には、多大な時間と労力がかかるため、削減する方法を模索する人は少なくありません。そこでおすすめしたいのが、書類作成の代行サービスです。自社で書類を作成するより高品質に仕上がることもあり、顧客満足度の向上に寄与します。

また、業務の効率化とコスト削減につながるため、書類作成代行サービスの利用には多くのメリットがあります。書類作成で悩んでいる人は、今回解説した内容を参考に、代行サービスの利用を検討してみてください。

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