建設業の書類作成代行サービスおすすめ4選！メリットや選び方を解説

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建設業は書類作成の機会が多い業界です。工事ごとに多くの書類を作成し、提出しなければならないため、書類作成に工数がかかることも少なくありません。

書類作成の人手が足りていない場合や、書類作成に追われて業務が遅延している場合、これまで対応したことのない書類を作成しなければならない場合は、売上の低下や時間外労働時間の増加、離職率の向上につながる危険性があります。

書類作成の対応時間を削減したい場合や、重要な業務に集中したい場合は、建設業での書類作成を代行できる書類作成代行サービスの検討がおすすめです。書類作成業務を外注することで、業務効率化と顧客満足度、従業員満足度の向上につながります。

この記事では、建設業でおすすめの書類作成代行サービスとメリット、注意点などを解説します。書類作成に課題感を抱えている方はぜひこの記事をご確認ください。

ツクノビ事務は、建設業の事務業務をプロが代行する建設業特化のアウトソーシングサービスです。 安全書類の作成・管理や建設業で必要な書類の作成を採用倍率200倍を通過した専門スタッフが代行いたします。現場での事務業務にかかる時間を90%削減し、受注できる案件の増加や退職率の低下につながった事例もあります。詳細はぜひこちらからご確認ください。

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建設業の書類作成代行とは

建設業の書類作成代行とは、工事や現場運営に必要な各種書類の作成、整理、提出準備などを外部の専門会社に委託するサービスです。

建設業では、工事前、施工中、工事後のそれぞれで多くの書類が発生します。しかも提出先は元請会社、発注者、行政、協力会社などに分かれ、書式や提出ルールも案件ごとに異なることがあります。そのため、現場経験があっても書類対応に苦手意識を持つ担当者は少なくありません。

書類作成代行を活用すれば、必要な情報を共有することで、書類の下書きや作成、データ整理、提出前の体裁調整まで任せやすくなります。現場担当者は確認と最終判断に集中しやすくなり、業務全体の効率化につながります。

建設業の書類作成代行サービスおすすめ4選

建設業界で書類作成代行サービスを活用する際は、建設業に詳しい企業を選ぶことで業務をスムーズに依頼できるでしょう。ここでは、建設業の書類作成代行サービスおすすめ4選を紹介します。

ツクノビ事務

ツクノビ事務は、建設業における事務業務を代行するサービスです。工事に必要な書類の書類作成はもちろん、グリーンサイトや建設キャリアアップシステムの入力、写真データ整理など、幅広い事務作業に対応しています。

建設業の業務を理解しているプロ人材が業務を代行するため、業務依頼と業務実行がスムーズに進むことが特徴です。自社内では知見がなく対応に時間がかかってしまったり、対応自体ができないような業務でも、プロ人材に依頼することで、効果的に業務を進められます。

幅広い業務に対応できるプロ人材が在籍しているため、対応できる人材が見つかりにくい業務や頻繁には発生しない業務でも一応相談してみるとよいでしょう。

社員の退職や急な案件受注で発生した急ぎの事務業務でもスピード感を持って対応いたします。慢性的な人手不足もすぐに解決できます。

事務作業の業務を外注し、自社内で進めるべき重要な業務に工数を割けたことで、案件の受注量が増加した事例もあります。人手不足の解消や退職率の低下、売上の向上など、多くのメリットのあるサービスとなっています。

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株式会社山下

引用元：https://yamashita.ciao.jp/document/

株式会社山下は、建設工事で必要となる幅広い書類の作成を代行しているサービスです。施工計画書や打ち合わせ簿、材料確認願や出来形管理など工事で作成が必要な書類作成のほとんどを任せられます。

図面や仕様書、作業員名簿などを受け渡せば必要書類を作成してくれるため、書類作成の手間を大幅に削減可能です。

株式会社idea工房

引用元：https://www.idea-kobo.co.jp/

株式会社idea工房は、NEXCOなど道路工事に関連した書類作成を得意とするサービスです。工事で必要な書類だけでなくCAD図面の作成も可能なため、書類づくりで悩むことがなくなるでしょう。

コンサルティングも行っているため、困ったことがあれば気軽に相談できます。道路工事の書類作成や施工について困りごとがあれば、利用を検討してみましょう。

株式会社ロケリフ

引用元：https://lokerif.co.jp/

株式会社ロケリフは、工事に必要な各種書類の作成と管理を行っているサービスです。工事資料を渡せば、大枠での工事計画を提案し、計画に基づいた書類作成を行います。

作成した書類は社内で管理し、必要に応じて官公庁への提出代行も可能です。工事資料は写真提出でも書類作成は可能なため、手軽に代行を依頼できます。

建設業界の書類作成代行サービスの活用事例

建設業特化の書類作成代行サービスであるツクノビ事務の活用事例としては、元請け工事の受注に向けた体制づくりに活用した事例が挙げられます。

ツクノビ事務では、発生した業務に対して社内の従業員に依頼するのと同様に外注できるため、発生した書類作成業務をスムーズに完了させていきました。

具体的には、拾い出し作業やCADのトレース作業などの専門的な業務から、パワーポイントの作成、PDFのエクセル化などの一般的な作業などまで、幅広い業務をツクノビBPOで対応しています。

この事例では、月間50時間分の業務をツクノビBPO(事務)で対応することで、新規採用活動をすることなく必要な業務に対応しています。依頼の背景や導入後の運用などの事例詳細はこちらでまとめています。ぜひこちらもご確認ください。

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建設業で代行を依頼しやすい書類の例

建設業の書類作成代行といっても、対応範囲は会社ごとに異なります。まずは、一般的に依頼されやすい書類を把握しておくことが大切です。

安全書類

安全書類は、代行ニーズが特に高い分野です。協力会社が多い現場ほど作成や更新の手間が増えやすく、繁忙期には大きな負担になります。

代表例は以下のとおりです。

再下請負通知書
作業員名簿
持込機械等使用届
工事用車両届
有機溶剤・火気使用関係の届出
安全衛生関係書類

元請指定様式やグリーンサイトなどの運用が絡む場合もあるため、対応実績のある代行会社を選ぶことが重要です。

施工計画書・工程表

施工前に必要となる施工計画書や工程表も、代行を依頼しやすい業務です。内容の正確さはもちろん、発注者や元請の求める形式に合わせて整える必要があります。

とくに公共工事や中大規模案件では、施工方法、安全対策、工程管理、仮設計画など、記載内容が多くなりやすいです。経験のある代行会社であれば、必要項目を整理しながら作成を進めやすくなります。

施工体系台帳・下請関連書類

協力会社が増える現場では、施工体系台帳や下請関連書類の整備も欠かせません。工事体制を適切に管理するために重要な書類ですが、情報収集と確認に時間がかかりやすいです。

協力会社からの回収漏れや記載ミスが起きやすい部分でもあるため、代行会社のサポートがあると進行が安定しやすくなります。

写真整理・出来形管理・電子納品関連資料

工事写真の整理、出来形管理資料の作成、電子納品用のデータ整理も、外注しやすい業務です。

現場では撮影や測定はできても、整理や帳票化まで手が回らないことがあります。こうした後工程を切り出して依頼すると、現場担当者の残業削減につながりやすいです。

完成図書・報告書・各種届出

工事完了時の完成図書や報告書、着手届や完了届などの各種届出書類も、案件によっては代行可能です。

提出期限が明確な書類ほど、後回しにするとトラブルにつながります。繁忙期だけ一部を外注する使い方も有効です。

建設業界の書類作成代行を導入するメリット

次は、書類作成の代行サービスを利用するメリットを解説します。建設業で書類作成の代行を利用することで、次のような利点があります。

ここからはそれぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。どういったメリットがあるかを把握して、書類作成の代行を利用するかを検討してください。

メイン業務に注力できる

書類作成代行サービスを利用することで、メイン業務に集中できる点がメリットです。書類作成に費やしていた時間や労力を削減しコア業務に注力できるため、生産性が向上しやすくなります。

書類作成から開放されることで社員のモチベーションも向上し、事業の成長や売上拡大にもつなげられます。このように、代行サービスは企業の効率化と成功に貢献します。

書類作成にかかるコストを削減できる

書類作成代行サービスを活用することで、人件費や採用コストを削減できます。社内で書類を作成する場合、人件費の発生は避けられません。しかし、代行サービスを利用すれば必要な時だけ外部リソースを利用できます。こうすることで、コストの削減が可能です。

また、リソース不足による人員増加の必要もなく、効率的に業務を進行できます。書類作成代行サービスを利用すれば、コストを削減しつつ業務の効率化が可能です。

正確に書類を作成してもらえる

書類作成代行サービスを利用すれば、正確で質の高い書類を作成してもらえます。書類作成のプロが専任で担当するため、自分で作成するよりも短時間でクオリティの高い資料となることも珍しくありません。

細部にまでこだわった正確な書類が必要な場面でも、代行サービスは高い品質を発揮します。レイアウトや表・グラフなどが整った資料が求められる場面では、代行サービスが大きな力になってくれます。

残業削減と人手不足対策につながる

建設業では、日中は現場、夕方以降は事務作業という流れになりやすいです。その結果、長時間労働が常態化しやすく、採用や定着にも影響します。

書類作成代行を活用すれば、社内で抱える事務負担を減らしやすくなります。人をすぐ採用しにくい状況でも、外部人材を活用することで一時的な業務量の増加に対応しやすいです。

繁忙期だけ柔軟に依頼しやすい

書類業務の負荷は、常に一定ではありません。年度末、公共工事の集中時期、受注増加時など、短期間で一気に業務量が増えることがあります。

そのたびに採用を行うのは現実的ではないため、必要な時期だけ外注できる点は大きなメリットです。

建設業界の書類作成代行サービスの選び方

おすすめの書類作成代行サービスについてわかったところで、次は選び方を見ていきましょう。書類作成代行を依頼する際は、次のポイントから委託先を選んでください。

それぞれのポイントを解説するので、依頼先を選ぶ際の参考にしてください。

建設業の書類作成の実績はあるか

書類作成の代行サービスを依頼する際は、実績を確認しましょう。工事書類を作成する場合、個人情報を利用する場合もあります。しかし、実績がなければ個人情報のような重要情報を預けてよいか不安になります。

利用を検討するサービスの実績を確認し、問題がなさそうかをチェックしましょう。実績は書類作成代行サービスのWEBサイトなどに記載されていることも多いため、依頼を検討する際は事前に確認しましょう。

建設業許可申請書の記入例についてはこちらの記事で解説しています。ぜひこちらもご確認ください。

建設業許可申請書の記入例をご紹介！建設業許可申請書の書き方も徹底解説！

書類作成は幅広く対応可能か

書類作成を外部に委託する場合は、どこまで対応できるかもチェックしてください。建設工事の書類作成を委託したくても、一部しか書類を作れないサービスでは意味がありません。そのため、なるべく幅広く対応できるサービスを選ぶことが重要です。

書類作成の代行を依頼する前に、社内でどこまでを委託するかを検討しましょう。そして、依頼条件を満たせるサービスを探して利用しましょう。

施工計画書の作成例・書き方についてはこちらの記事で解説しています。ぜひこちらもご確認ください。

施工計画書の作成例・書き方を解説！必要な工事や注意点も紹介

コストと業務内容のバランスは最適か

書類作成の代行サービスを選ぶポイントとして、コストパフォーマンスもあります。数ある書類作成代行サービスには、費用の安さを売りにすることもあります。しかし、安さだけに囚われてはいけません。安くても、提出して問題ない書類が出来上がらなくては意味がないからです。

工事で必要な書類は、どれも重要な資料です。そのため、金額とサービス品質のバランスがとれていなくてはいけません。

建設業の書類作成代行の料金体系

費用は、依頼する書類の種類、工事規模、納期、修正回数、対応範囲によって変わります。おおまかな料金体系を知っておくと比較しやすくなります。

料金体系は大きく分けて以下の2つがあります。

定額制

月額固定で一定範囲の業務を依頼する方式です。継続して書類業務が発生する会社に向いています。毎月のコストを把握しやすい点がメリットです。

都度見積もり・出来高制

案件単位、書類単位で依頼する方式です。繁忙期だけ使いたい場合や、特定の書類だけ外注したい場合に向いています。費用だけで判断すると、対応範囲が狭く追加費用が増えることもあります。見積もりでは、どこまで任せられるのか、修正対応は何回まで含まれるのか、緊急対応は可能かまで確認しておくことが大切です。

建設業界の書類作成代行を依頼する際の注意点

建設業界で書類作成の代行を依頼することにはメリットもデメリットもあります。ここでは、依頼をする際に注意すべき点を解説します。書類作成代行サービスを利用する際は、以下の点に注意しましょう。

それぞれの注意点について詳しく見ていきましょう。

セキュリティ体制を確認しておく

書類作成代行サービスを利用する際には、セキュリティ体制をしっかり確認することが重要です。なぜなら、セキュリティ対策が不十分だと、機密情報が外部に漏れるリスクがあるからです。

依頼する前に、セキュリティ教育の実施状況やウイルス対策、プライバシーマークの取得状況を確認しましょう。こうした対策をとることで、情報漏えいのリスクを軽減し、安心してサービスを利用できます。

進捗状況や品質確認をきちんと行う

書類作成の代行サービスを利用する際は、進捗状況や品質をしっかり確認することが重要です。依頼先の担当者とコミュニケーションが不足すると、仕上がりが自社の希望と異なる場合があります。

定期的なミーティングや報告ルールを設定し、進捗や品質を適切に管理することで、期待通りの成果物が手に入ります。こうした工夫をすることで、スムーズで高品質な書類の作成が可能です。

情報は正確に共有する

書類作成代行サービスを利用する際には、正確な情報を共有することが不可欠です。正しい情報が提供されなければ、希望に沿った書類が作成されず、納品された資料が無意味になる可能性があります。

正確な書類を共有するためには、事前に代行会社と綿密な打ち合わせを行い、必要情報の確認を徹底することが重要です。認識をすり合わせることで、期待通りの成果物が書類作成代行サービスから上がってきます。

建設業の書類作成はアウトソーシングもおすすめ

建設業で作成な書類の作成は、アウトソーシングサービスの利用もおすすめです。

従業員のリソースがひっ迫している場合や、書類作成に対応できる人材が不足している場合などは、アウトソーシングサービスを活用すると、少ない工数で書類を作成できます。専門的な知識を持っているスタッフが対応するため、作成の難易度が高い書類も正確に作成できます。

弊社では、建設工事に必要な業務書類の作成に対応している建設業特化の事務代行サービス「ツクノビ事務」を提供しています。建設業に必要な書類の作成はもちろん、図面の作成、写真データ整理など、幅広い業務を代行できます。ツクノビ事務では、倍率200倍の選りすぐりの専任スタッフが対応いたします。

建設業に必要な事務を効率化したい方は、ぜひこちらからお問い合わせください。

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建設業で書類作成代行を利用するときの流れ

初めて利用する場合は、どのように依頼が進むのかを知っておくと安心です。一般的な流れは次のとおりです。

流れ	詳細
1. 依頼したい業務を整理する	まずは、何を外注したいのかを整理します。安全書類だけなのか、施工計画書も含むのか、写真整理や完成図書まで任せたいのかで、選ぶ会社が変わります。
2. 問い合わせを行い、ヒアリングを受ける	工事概要、必要書類、提出先、納期、現在の課題などを伝えます。ここで要件を明確にしておくと、見積もりの精度が上がります。
3.見積もりと対応範囲を確認する	金額だけでなく、どこまでが作業範囲に含まれるのかを確認します。修正対応、納品形式、連絡方法もこの段階で擦り合わせておくと安心です。
4. 必要資料を共有して作業を進める	図面、過去書類、協力会社情報、工事概要、指定様式などを共有し、作業を進めてもらいます。情報が正確であるほど、納品のスピードと品質が安定しやすいです。
5. 内容確認と修正後に納品	完成した書類を社内で確認し、必要に応じて修正を依頼します。最終的な提出判断は自社側で行う前提で進めると、トラブルを防ぎやすいです。