工事台帳の記載項目と書き方・作成目的などをわかりやすく解説！

工事台帳は、建設工事の過程を記録して、原価を計算するための重要な書類です。工事の進捗状況や使用資材、作業員など、工事に関する様々な項目を記録します。

しかし、大量な書類の管理や予算の算出など、やるべき作業が多くて混乱する担当者もいるでしょう。

本記事では、工事台帳の作成目的や作り方、注意点を徹底解説します。最後まで読めば、工事台帳の基本が理解できるので、正しく情報を整理して適切な工事台帳を作成できます。

工事台帳とは

工事台帳とは、建設工事の原価管理に欠かせない帳簿です。工事ごとの取引内容を詳しく記録して原価を集計することで、以下3つの役割を果たします。

• 工事原価の明確化：原価項目ごとに金額を記録するので工事全体の原価がわかる
• 経営判断の材料：工事実績を分析して将来の工事原価を予測できる
• 税務申告の書類：労災保険の申告や税務調査に使用できる

正確な工事台帳を作成することで、工事原価を正しく把握して経営判断にも活用できます。

工事台帳は、工事ごとに作成して、資材購入や外注費発生などの取引が発生するたびに、台帳に記録していきます。工事完了後は、台帳をファイリングして保管しましょう。

工事台帳の作成目的

工事台帳は、建設業における原価管理と経営判断の基盤となる重要な帳簿です。具体的には、収支や利益率を把握したり、工事の原価や支出金を算出できたりと様々な目的があります。工事台帳の作成目的を項目別に解説します。

工事ごとの収支や利益率を把握する

工事台帳を使って、工事ごとの収支や利益率を把握できます。収支や利益率は、各工事の経営状況の分析に必要です。

詳細な条件を抜きにした場合の、収支や利益率の算出方法は以下の通りです。

1. 工事請負契約書に基づいて請負金額を算出
2. 材料費や労務費、外注費などの完成工事原価を算出
3. 売上から原価を引いて支出を算出
4. 収益を売上で割って利益率を算出

利益率の高い工事が分かるので、今後そのような工事を積極的に受注するための判断材料にもなります。

また、工事台帳に記録された情報をもとに、完成工事原価や未完成工事原価の算出も可能です。

完成工事原価とは、工事完了までに発生した費用の合計です。材料費・労務費・外注費・経費が含まれます。完成工事原価と売上を比較することで工事の粗利を把握でき、収益性を分析できます。

未完成工事支出金とは、未完成の工事で発生した費用です。完成工事原価と同じ項目が含まれており、工事の進捗度に応じて発生した原価の算出や決算時の資産計上に活用されます。

経営事項審査に提出する

経営事項審査は、国や都道府県、市町村などの行政府が発注者である「公共工事」を受ける場合に必要な審査です。建設業者の経営規模や財務状況を評価して、審査に通過すれば公共工事の競争入札に参加できます。

工事台帳を提出して評価されるのは一般的に以下の項目です。

• 売上高・資本金・負債額・工事施工実績
• 工事の種類ごとの完成工事高
• 技術職員名簿
• 安全管理体制
• 労務管理体制
• 環境マネジメントシステムの運用状況

確認項目は都道府県によって多少異なりますが、共通して上記のような情報が確認されます。必要書類を正しく整理し、現場の最新情報を常に確認しておきましょう。

工事台帳の記載項目と書き方

工事台帳には、建設工事に関する様々な情報を入力します。その中でも工事原価に関する費用は重要です。工事原価を正しく算出するためには、材料費・労務費・外注費・経費の4つの項目を適切に記録しましょう。それぞれの記載項目について解説します。

材料費

工事台帳の材料費には、資材の購入費用を記録します。工事現場に搬入されるたび、納品書を保管して作業日報に以下の情報を記録していきます。

• 材料の種類：木材・鉄筋・コンクリートなど
• 数量：資材ごとの納品数量
• 単価：運搬費を含む資材の単価
• 購入先：業者名と購入日

材料費は工事原価の大部分を占めるので、使用した資材の管理を徹底して正確に記録しましょう。

労務費

工事台帳に記録する労務費は、建設工事の従業員に支払う人件費です。各種手当や交通費も含まれます。労働者の種別と人数、労働時間、単価に基づいて計算されます。

工事に従事していれば正社員やアルバイトなどの雇用形態は関係ありません。ただし、工事に直接従事していない事務員や下請業者は労務費ではないので注意してください。雇用契約にない下請業者は外注費となり、現場事務所の事務員は経費となります。

外注費

工事台帳に記録する外注費は、工事内容を部分的に外部の専門業者に発注した際の費用です。工事台帳には、外注先の業者名や作業範囲、外注金額、期間などを記録します。

具体的には、電気工事や空調工事、衛生工事などの設備工事を外注業者に依頼します。追加工事や設計変更に伴う外注増減、検査不合格に伴う手直し費用など、外注費が変動する要因は多いので注意してください。外注の発注から検査完了まで徹底した管理が必要です。

経費

工事台帳に記録する経費は、建設工事で発生する材料費・労務費・外注費以外の付帯費用です。例えば、以下のような項目が費用となります。

• 機材のリース・レンタル費用
• 現場事務所の光熱費・通信費
• 工事現場への出張旅費・宿泊費
• 工事に関連する保険料
• 現場の消耗品費・修繕費
• 事務員の給与
• 事務用品購入費

細かな費用が多いので、見落としのないように計上して原価への反映を徹底しましょう。

工事台帳の作成方法

工事台帳の作成方法としては、主にエクセルや専用ソフトを使用する方法が挙げられます。どちらもメリット・デメリットがあるため、両方の特徴を踏まえて自社に最適な手段を検討しましょう。

エクセルで作成する

エクセルで工事台帳を作成する場合は、社内で書式を作成して、工事ごとに内容を記入します。ここでは、エクセルで工事台帳を作成する場合のメリット・電離っとを解説します。

工事台帳をエクセルで作成するメリット

エクセルで工事台帳を作成する主なメリットは3つあります。

1つ目は、多くの企業でエクセルが標準搭載されているため、新たなコストが発生しない点です。

2つ目は、自社のニーズに合わせて自由に管理表を作成でき、関数を利用して自動計算も容易に行えることです。

3つ目として、電子データであるため担当者間の共有が簡単にでき、メールやクラウドサービスを通してスピーディに情報を伝達できる点が挙げられます。

また、インターネット上で他社のテンプレートを活用すれば、さらに業務効率の向上を図れるでしょう。

工事台帳をエクセルで作成するデメリット

エクセルで工事台帳を管理する場合、いくつかのデメリットがあります。

情報集計やファイル作成に時間がかかり、リアルタイムでの情報共有が難しいことです。また、多くのデータを手入力するため、転記ミスや計算式の誤りが起こりやすいというリスクもあります。

さらに、エクセル操作に長けた特定の担当者に業務が集中し、その担当者が退職や異動した際に台帳管理が困難になる属人化の問題も挙げられます。このように、工事台帳の管理を専用ソフトへ移行する企業が近年増加しているのです。

専用ソフトで作成する

工事台帳を作成する専用のソフトを使用すると、効率的に確実な工事台帳を作成できます。ここでは、工事台帳を専用ソフトで作成するメリット・デメリットを解説します。

工事台帳を専用ソフトで作成するメリット

工事台帳を専用ソフトで作成するメリットは、業務効率を大幅に向上できることです。

専用ソフトは工事管理に特化した機能が充実しており、見積書や請求書との連携、原価計算や利益率の把握が可能です。また、リアルタイムでの情報共有により、現場と経営者間のコミュニケーションが円滑になり、迅速な意思決定を実現できます。

さらに、多くの専用ソフトは直感的で使いやすく設計されているため、社員への教育コストや導入後の負担も最小限に抑えることが可能です。

その結果、人為的ミスの削減や業務スピードの向上につながり、経営全体の生産性が高まります。

工事台帳を専用ソフトで作成するデメリット

工事台帳を専用ソフトで作成する際のデメリットは、初期導入費用およびランニングコストがかかることです。

導入時には初期費用に加え、月額利用料や利用人数に応じた継続的な費用負担が発生するため、小規模な企業にとっては負担感が大きくなる可能性があります。

また、新しいソフト導入後は、社員が操作方法に慣れるまで一定の時間を要するため、一時的に業務効率が低下する場合もあるのです。

さらに、導入するソフトによってはカスタマイズの自由度が限られており、自社特有の業務フローにうまく対応できないケースも想定されます。そのため、専用ソフト導入前には自社業務との適合性を十分に検討しましょう。

工事台帳の保存方法

工事台帳の保存方法には、2つあります。ここでは、工事台帳の保存方法について解説します。

工事台帳の保存形式は2種類

工事台帳の保存形式には「紙媒体」と「電子データ」の2種類があり、それぞれ特徴が異なります。

紙媒体は誰でも簡単に閲覧でき、直感的な使いやすさが魅力ですが、大量の書類を管理する際には保管スペースが必要で、紛失や劣化のリスクが伴います。

一方、電子データ形式では物理的スペースを節約でき、検索や共有が容易になるため、外出先やリモート環境でも効率的に運用可能です。

両形式のメリットとデメリットを正しく理解し、自社の業務内容や管理体制に最適な保存形式を選ぶことが重要です。

工事台帳の保存期間

工事台帳は、建設業法施行規則第28条の「帳簿及び図書の保存期間」により保存期間が定められています。保存期間中は、発注者や監査官、税務調査の求めに応じていつでも工事台帳を提出できる状態にしておきましょう。詳しい保存期間と対象の書類は以下の通りです。

営業所の代表者は数年で入れ替わることが多いため、過去の代表者が分かるように管理してください。また、電子化されたデータも同じ期間の保管が必要なので、バックアップして永続的に保存しましょう。

工事台帳を作成する際の注意点

工事台帳は、建設業法で作成が義務付けられている書類です。発注者の検査や監査があれば提出する必要があります。そのため、工事台帳は法令で定められた一定期間保存しないといけません。

大企業から小規模業者まで、高額受注から少額受注まで、基本的にすべての工事で工事台帳が必要です。工事台帳の注意点を詳しく解説します。

工事台帳は小規模事業者でも作成する必要がある

工事台帳の作成義務は、建設業の許可を得ていて、下請契約を締結する事業者に課せられています。小規模事業者でも下請契約があれば工事台帳の作成が必要です。また、公共工事を請け負う場合は、経営事項審査を受けるので、その際も工事台帳の情報が重要となります。

規模の大小を問わず、建設工事を請け負う事業者は工事台帳を作成しておくと安心です。監査や税務調査でも提出が必要となる可能性があります。

工事台帳は金額に関わらず作成する必要がある

工事台帳は、工事の金額に関わらず作成する必要があります。下請契約があれば、その金額に関わらず工事台帳を作成しましょう。また、公共工事の場合は工事台帳の写しを発注者に提出する義務もあります。

工事の進捗に合わせて更新・修正を行う

工事の進捗に合わせて更新・修正を行う際は、使用資材や外注内容、請負額などの変更を反映する必要があります。更新や修正が遅れると台帳の内容が実態から乖離し、原価管理や収支管理に支障をきたすためです。

支払いが確定した時点や工程目標の変更時、設計変更があった際は即座に修正し、更新履歴に担当者名と日時を明記します。

また、更新後に必ず複数人でのチェックと承認を行う体制を整え、台帳の正確性を維持してください。更新・修正を徹底すると、常に最新で信頼できる工事台帳を整備できます。

施工体制台帳の書き方や施工体制台帳の作成義務についてはこちらの記事で解説しています。ぜひこちらもご確認ください。

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建設業の書類作成はアウトソーシングもおすすめ

建設業で作成な書類の作成は、アウトソーシングサービスの利用もおすすめです。

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【まとめ】工事台帳は工事原価の算出や経営事項審査などに必要な書類！きちんと作成・管理しよう

本記事では、工事台帳の記載項目や作成方法、作成にあたっての注意点を解説しました。工事台帳は、原価を正確に算出できる重要な書類です。公共工事の受注に必要な経営事項審査や、税務調査などでも工事台帳が必要となります。

工事台帳の管理は専用ソフトが望ましいです。工事の進捗状況を確認したり、正確な情報をミスなく入力できたりとメリットが多く、業務効率化にも貢献します。

工事の情報を正しく台帳に記載し、定められた期間を保存して、いつでも提出できる完ぺきな工事台帳を作成しましょう。

工事台帳をエクセルで作成する方法についてはこちらの記事で解説しています。ぜひこちらもご確認ください。

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