【建設業向け】工事台帳とは?エクセルでの作成方法や注意点4点も解説!

建設業では、工事ごとの収支を明確にするために、工事台帳を作ることが必要です。

工事が完了してから粗利計算するのでは、赤字に陥る可能性があります。そのため、工事進行中に原価を管理するには、「工事台帳」を使って、利益や粗利などの数字を随時確認する必要があります。

工事台帳は見本を見ながらエクセルで作成することもできますが、項目や関数を一から設定するには時間がかかるでしょう。

そこで、本記事では工事台帳の重要性や作成の必要性、費用の種類、そしてエクセルでの作成時に注意すべき点などを解説します。

工事台帳作成に便利なフリーソフトも紹介していますので、ぜひご活用ください。

工事台帳とは?

工事台帳は、建設業者が引き受けた各工事現場の取引内容から、工事の原価をまとめて利益の有無を確認するための台帳です。

会社によって、工事原価台帳や工事原価管理台帳、工事管理台帳などとも呼ばれます。原価を把握し、利益を出しやすくするために、工事台帳の作成は非常に重要です。

建設業では各工事現場で工期が異なり、原価や利益の管理が一般企業に比べて難しいため、現場ごとに台帳を作成しなければなりません。

工事台帳は現場の状況を把握し、労災の申請書類や税務調査などの提出資料として利用できます。

さらに、会計の帳簿と連動し、経営リスクの回避にも役立つため、建設業において工事台帳は極めて重要な役割を果たします。

【建設業】 工事台帳の書き方は?

建設業における工事台帳の書き方や、記入すべき費用について解説します。

工事台帳を利用すると、工事ごとの各種費用の詳細や進捗状況を把握でき、情報が整理されます。工事台帳は業務にとって欠かせない役割を果たしますが、正しい書き方や必要な費用項目を把握することは、建設プロジェクトの成功に大きく関わります。

工事台帳の費用の項目について解説し、内容や記入方法を確認しましょう。

工事台帳の作成について

工事台帳は基本的に、元請業者(発注者から工事を請け負った建設業者)が作成します。建設現場ごとの未成工事支出金や完成工事原価に関連する材料費、人権費、外注費、経費などが記載されます。

工事台帳の作成により、原価計算が明確になるうえに、工事の進捗状況の把握、帳票や書類の作成が容易になります。

建設業の経営事項審査や税務調査の際に必要なため、工事ごとに必ず記録を残す必要があります。

工事台帳には何を記載するかを理解し、その重要性を理解することが大切です。

工事台帳に記入する費用

工事台帳に記入する費用は以下の4つの項目に分類されます。

  • 材料費
  • 労務費
  • 外注費
  • 経費

原価を管理するためにも工事台帳に記入する費用項目を把握する必要があります。費用項目について解説しますので、内容について確認しましょう。

材料費

材料費は、工事で必要な材料を買う際の費用です。ただし、単に材料の原価だけでなく、取引にかかった費用も含まれます。

運搬費や配送費、その他の取引に関連する費用も材料費に含まれるので、それらも記録してください。

人件費

人件費は、従業員に支払う給与や賃金のことです。給与や賃金だけでなく、手当や交通費も含まれます。

アルバイトやパート、正社員といった雇用形態は関係ありませんが、建設作業に従事する「自社の職員の費用のみ」が対象となっています。

ただし、事務作業を行っている従業員の給与は人件費に含まれないため、注意が必要です。

外注費

外注費は、自社と雇用関係のない作業員に支払う賃金のことです。

建設業では工事の規模が大きくなると、下請け業者や外注業者の利用が増えます。その結果、外注費も増加します。

一般的には、作業員への支払いは人件費と考えられやすいですが、自社以外の作業員に対しては外注費として支出されます。

経費

材料費、人件費、外注費に含まれない費用が経費の項目です。

例えば、事務作業をしている従業員の給与は経費として処理されます。また、各工事現場で発生する光熱費や重機の燃料費、事務用品の購入費などが経費になります。

おすすめの工事台帳フリーソフト4選

工事台帳作成に役立つおすすめのフリーソフトを4選紹介します。アナログな方法で工事台帳に記載すると、その作業にはかなりの時間がかかり、業務効率は低下してしまうでしょう。

フリーソフトをインストールすれば、効率化を図れます。業務効率を向上させるために、ぜひ参考にしてください。

Everything

「Everything」は、データベースの自動更新や細かい検索条件の設定、データの整理機能があります。複数の現場を管理する場合、データが混ざらないよう整理できます。

主な機能として、シンプルで高速なファイル検索機能があります。ハードディスク内のファイルやフォルダをデータベース化し、超高速な検索が可能です。

 

主な機能 ファイル検索、フィルタ機能など
料金 無料
対応端末 Windows
インストール Everything

工事成績マネージャ

「工事成績マネージャ」は、株式会社ワイズが提供する工事管理ソフトです。

主な機能は「工事成績の算出」と「項目評価の逆算」です。このソフトは国土交通省発注工事の採点要領に準拠してシミュレーションができるため、課題の把握や早期対策に役立ちます。

フリー版は1年間お試しで使用でき、有料の製品版に移行しても工事データは引き続き利用できます。

主な機能 工事成績の算出、項目評価の逆算
料金 税込12,980円(フリー版は1年間お試し可能)
対応端末 Windows
ダウンロード 工事成績マネージャ

QuickProjectシリーズ

「QuickProjectシリーズ」は、株式会社ワイズが提供している工事管理ソフトです。

フリー版では、工事写真管理、電子納品、出来形管理書類作成、工事成績対策などの機能を1年間無料で試せます。また、必要な機能を選んでインストールできます。

全てのソフトを1年間無料で試した後に、購入検討できるシステムになっています。

主な機能 工事写真管理や電子納品、出来形管理書類作成・工事成績対策など
料金 フリー版は1年間無料でお試し可能
対応 Windows
ダウンロード QuickProjectシリーズ

iDempiere

「iDempiere(アイデンピエレ)」は、オープンソースであるため、基本機能をもとに自社で自由にカスタマイズできます。購買管理、在庫管理、販売管理、生産管理、会計管理、顧客管理などの一連の業務機能がすでに実装されています。

また、工事の基本となるスケジュールを作成・管理・共有可能で、さまざまな情報の一元管理にも最適です。

料金は、自力で導入する場合は初期費用無料、ライセンス利用料も無料から始められます。ただし導入にあたりテクニカルサポートを受ける場合は見積もりが必要です。

主な機能 購買管理、在庫管理、販売管理、生産管理、会計管理、顧客管理など
料金 無料
対応 Windows
インストール iDempiere

工事台帳はエクセルでも代用できる?

工事台帳は、エクセルを使用して作成できます。

基本的なパソコンには、エクセルが標準装備されているため、導入のコストをかけずに済むでしょう。また、エクセルテンプレートをダウンロードすればすぐに使えます。メールやクラウドを使って共有でき、インターネットを通じて工事台帳のファイルをやり取りすることで、複数の従業員が工事台帳を管理、編集できます。

工事台帳が必要な理由

建設業では、各工事現場の管理をするために工事台帳が必要です。経営者が原価や利益を把握していても、工事現場が多い場合は管理が難しくなります。

各現場で工事台帳を作成することで、管理がしやすくなるでしょう。

ここでは、工事台帳の役割や作成する理由5選について解説します。

利益率や収支の把握

工事台帳を使用し、原価管理を行うことで収支の状況や工事の利益率を把握できます。これは経営の安定化に役立ちます。収支を確認しながら費用管理ができるため、原価を予測し見積書の作成にも役立ちます。また、勘違いや赤字工事のリスクを回避できるでしょう。

工事台帳に、発生した経費や支払い情報などを正確に記載することによって、収支のバランスを見ながら工事に必要な費用を適切に管理できるようになります。

工事の原価を知るため

工事の原価は、材料費、人件費、外注費、経費から算出されます。

工事台帳を作成していれば、各工事現場の費用をまとめることで原価を予測できます。また、完成した工事の粗利についても明確に把握できるため、利益予想をする際にも役立ちます。

税務調査への対応

建設業は各工事現場での売上が多いため、税務調査の対象となることがよくあります。

工事台帳を作成することで、税務調査に対応するのに大いに役立ちます。税務調査の際には、工事台帳の提出は義務ではありませんが、ほとんどの調査でその有無が問われるでしょう。

台帳には売上や経費などの情報が記載されており、これを見れば調査側もスムーズに情報を把握できるため、良い印象を与えることができます。

未完成工事支出金のため

未完成工事支出金とは、工事現場での未完了工事にかかる費用や支出のことです。建設業では、工事が完了していなくても決算報告が必要です。

完了している部分の費用は工事原価に加算され、会計帳簿の損益計算書に載せられます。未完成の部分は売上に算入できないため、次の年度に繰り越され、貸借対照表の資産の部に表示されます。

未完成工事支出金の計算には、工事台帳の情報が必要であり、会計帳簿の正確な記録のためにも、工事台帳の作成は非常に重要です。

経営事項審査のため

建設業者が公共工事を請け負うためには、建設業法による経営事項審査を受ける必要があります。公共工事を発注する機関は、建設業者の資格審査を行い、客観的事項と主観的事項の評価を数値化します。

この中で、経営事項審査が重要であり、経営規模、状況、技術力、社会的責任などが評価されます。

経営事項審査を受ける際には、工事台帳の提出が求められます。

工事台帳を作成していない場合、公共工事を受注する資格を得ることができません。そのため、工事台帳の作成は業務上非常に重要です。

工事台帳をエクセルで作成するときの注意点

工事台帳は、一般的にエクセルテンプレートを使って作成されます。

ほとんどのパソコンにはエクセルがインストールされているので、追加のソフトを購入する必要はありません。エクセルテンプレートをダウンロードすればすぐに使えます。データはパソコン内に保存され、必要に応じてサーバー上の共有フォルダにも保存できます。これにより、複数の人がデータを確認や修正できます。

ただし、入力ミスなどに気を付ける必要があるため、ここでは4つの注意点を解説していきます。

関数のミス

エクセルを利用するうえでメリットとなるのが、関数を用いることです。しかし、関数を誤って入力したり、転記ミスがあると、誤りに気付くのが難しく、合計金額にも誤りが生じます。

工事台帳を作成する際は、関数の設定やファイルの編集に人為的なミスが起こりやすいため、ミスをチェックする仕組みが必要です。

テンプレートが使える人が限られる

エクセルテンプレートを使用して工事台帳を作成する場合、エクセルの関数に慣れている人に頼ってしまい、使い慣れている一部の担当者のみが編集を行う可能性があります。

このような状況では、特定の人に依存することになり、新しい項目や機能の追加などがあった場合、特定の担当者しかわからないという問題が生じます。

また、特定の担当者が退職すると、工事台帳の編集業務が滞る可能性があります。

このような属人化を防ぐためには、複数の人が担当し、知識や作業を共有する体制が必要です。

最新のファイルのバージョンかどうか確認する

テンプレートを使用して工事台帳を作成する場合、エクセルファイルが最新バージョンであることを確認することが重要です。複数人で管理する場合、いつ作成して更新したファイルなのかを明確にしないと、最新版がどれかが分かりません。

入力したのに前の状態に戻ってしまったという、更新のタイミングにずれが生じることもあります。

そのため、更新時にはファイル名も変更し、チーム内で正しい情報を共有するよう心がけましょう。

消費税率の表記

工事台帳には消費税の記載が必要です。現在の消費税率は10%ですが、古いテンプレートをダウンロードすると8%の可能性があります。

テンプレートをダウンロードする際は消費税率を必ずチェックしましょう。

新しいテンプレートを選んで使用すれば、工事台帳の作成がより効率的になります。消費税率が変更された場合には、注意してください。

工事台帳はエクセルテンプレートやフリーソフトを使って正しく作ろう!

建設業では、各工事現場で工事台帳を作成する必要があります。また、工事台帳を作成することで各工事現場の原価がわかり、利益につながります。

エクセルでも工事台帳を作成することはできますが、項目や金額、関数を一から設定するには時間がかかるでしょう。

そのため、テンプレートやフリーソフトを使うと簡単に工事台帳が作成できるのでおすすめです。この記事で解説したことを参考にして、工事台帳を作成してみてください。

 

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