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建設業において工事スケジュールを管理するために欠かせないのが、月間工程表です。どのタイミングでどういった作業があるかを記入し現場事務所などに掲示することで、作業予定の共有が可能となります。しかし、役割や作り方を正しく把握していないと、作業予定が混乱してしまい工期に間に合いません。
そこで、今回は月間工程表の作成方法や注意点を解説します。すぐに使えるテンプレートや作成時のポイントも解説しますので、最後まで読んで工程表を作る際の参考にしてみてください。
月間工程表とは
月間工程表は、文字通り現場で行う１ヶ月の作業予定を記載した工程表です。作成時点で判明している作業予定を全て記載し、変更や追加などがあれば随時記入していきます。
全ての作業予定を掲載することで、作業員も他の作業スケジュールを把握しやすくなります。このように、現場全体で作業予定を共有することで、工期内に工事の完了が目指しやすくなります。
工程表の役割
工程表の役割は、工事の進捗計画を記載し管理・調整を行うことです。日数の短い作業でも、遅れれば工事全体のスケジュールに影響を及ぼす可能性があります。しかし、そういった際も月間工程表で１ヶ月の予定を把握しておけば、遅れを最小限に留めることが可能です。作業予定を細かく記載した工程表を現場で働く全ての作業員で共有すれば、生産性の向上につながりスムーズに工事を進められます。
月間工程表以外の種類
工程表には、月間工程表以外にもいくつかの種類があります。ここでは、そうした1ヶ月ごとの工程表以外の以下の工程表について解説します。それぞれの特徴や役割を把握し、適切に工程表を使いこなせるようになりましょう。
- 総合工程表
- 細部工程表
- 週間工程表
総合工程表
総合工程表は、工事の着工から完了までを管理するための工程表です。総合という名前の通り、工事で行われる全ての作業予定を記載し、スケジュールを管理するために使用します。工事の全体的なスケジュールを記載するため、現場の作業員もどのタイミングでどういった作業を行うか把握が可能です。作業予定の変更などが必要な場合も、総合工程表に反映することで調整が容易になり、作業の遅れ防止に繋がります。
細部工程表
細部工程表は、工事全体の中でも細かくスケジュール調整が必要な工程を管理するための工程表です。例えば、工事場所が狭く工事期間も短い割に協力業者の数が多い場合や、全体の中で重要な工程のスケジュール調整に使われます。細部工程表を有効活用するためには、備考欄を大きくし、打ち合わせで出た意見を反映させることが重要です。
週間工程表
週間工程表は、文字通り1週間単位の作業予定を記載した工程表です。月間工程表より区切る期間が短い分、より具体的で細かな作業予定を記載できます。週間工程表であれば、午前や午後といったスケジュールの分け方もできるため、作業員は資機材の準備や段取りをしやすくなります。1ヶ月ごとの工程表より細かいため、必要な情報を伝えやすい点が、週間工程表を使用するメリットです。
月間工程表の作成方法
月間工程表の役割や他の工程表について把握したところで、次は作成方法を見ていきましょう。ここでは、月間工程表の作成方法について次の2つのポイントに分けて解説していきます。それぞれのポイントを押さえて、適切な工程表の作り方を身につけましょう。
- 基本的な記入事項
- 作成手順
基本的な記入事項
月間工程表も用途に合わせて、何を書くかが異なります。しかし、次の6つは基本的な項目のため、どのような工程表を作る場合でも記入することをおすすめします。
- 日付
- 工事名
- 対応会社名
- 全休日
- イベント
- 翌月の予定
上の項目に加えて工事や会社ごとに必要な内容を追加して、スケジュール管理がスムーズに行えるような工夫を取り入れましょう。
作成手順
続いて、月間工程表の具体的な作成手順を見ていきましょう。1ヶ月ごとの工程表を作成する際は、基本的に次の4つの手順で進めていきます。それぞれの手順を解説しますので、ポイントを押さえて、スケジュールを管理しやすい工程表を作成しましょう。
- タスクをリスト化する
- 各タスクにかかる期間を決定する
- タスク間の関連性を確認する
- 月間工程表を作成する
1.タスクをリスト化する
まずは、工事で必要となるタスク、作業を全て書き出してリスト化しましょう。建物の建設工事であれば、地盤から基礎、建物本体など基本的な作業を書き出します。そして、それぞれの作業を更に細分化して、必要な作業を全てリスト化しましょう。
建物本体の工事など大きなタスクだと工程の管理が難しくても、細分化することで調整が容易になります。タスクをリスト化する際、大きい工程を分割する際に順番をつけておくと作業間の調整が楽になります。
2.各タスクにかかる期間を決定する
タスクをリスト化したら、それぞれの作業にかかる予想期間を決めましょう。どの作業をいつ開始して、いつ終わるかを書き込んでいきます。この際、実際に作業を行う作業員の意見などを取り入れることで、具体的な期間の把握が可能です。
具体的な期間が把握できれば、各タスクの進め方が大まかに浮かび上がってきます。各タスクの所要期間が具体的に把握できれば後の調整が容易になるため、できるだけ具体的な期間を設定しましょう。
3.タスク間の関連性を確認する
各タスクの期間が決定したら、次は作業の関連性を確認しましょう。作業をどういった順番で進めるのか、作業員の意見を取り入れながら決定していくと、具体的な作業工程が出来上がります。
タスクの関連性を確認する際は、重要工程の前後は柔軟に調整できるようにしておきましょう。こうすることで、遅れや前倒しの際のスケジュール管理が容易になります。
4.月間工程表を作成する
各タスクの関連性を把握して工程を固められたら、時系列の順に月間工程表に落とし込んでいきましょう。タスクの数が少なければ、各工程を落とし込んでいくだけでも、1ヶ月ごとの分かりやすい工程表が完成します。
しかし、作業工程が細かかったり多かったりする場合は、色分けなどをして見やすくなるように工夫しましょう。必要に応じて細部工程表なども作成し、スケジュールの管理ミスが起こらないようにすることが重要です。
月間工程表のテンプレート3選
ここからは、月間工程表を作成する際に使えるテンプレートを3つ紹介します。それぞれのテンプレートの特徴を解説するので、自社にとって使いやすいものを選んで有効活用してみてください。
- ビズ研
- ビズルート
- アイピア
ビズ研
引用元：https://biztemplatelab.com/template/koutei_kanri/
特徴：ビズ研では、工程表だけではなく営業が使う見積書や請求書、経理が使う各種伝票など多種多様なテンプレートを用意しています。工程表だけでも7つの基本的なテンプレートと、日間・週間・月間・半年・年間と期間ごとのデータが提供されています。基本的なテンプレートだけでもデザインや記入項目が異なるため、それぞれを見比べて自社に合うものを選択可能です。
ビズルート
引用元：https://bizroute.net/download/process01
特徴：ビズルートでは、日間・週間・月間・半年・年間と期間ごとの工程表のテンプレートをエクセルで提供しています。タイトルの年月日の欄に入力すれば、自動的にその月の日付と曜日が入力されるため、手作業で入力する必要がありません。日間や週間の工程表と併せて使うことで、より効率的な工程管理が可能です。デザインがシンプルなため、誰にでも使いやすいテンプレートとなっています。
アイピア
引用元：アイピア公式サイト
アイピアの提供する工程表は、他のテンプレート同様に日間から月間、半年という期間で区切られています。ただし、月間の場合は2ヶ月用や3ヶ月月用といったテンプレートもあるため、より長い期間の工程管理も行えます。また、2週間という通常の週間工程表より長めのテンプレートが用意されている点が特徴的です。進捗状況を管理できる工程表も提供されているため、進捗管理が必要な会社や工事におすすめです。
月間工程表を作成するときの5つのポイント
ここでは、月間工程表を作成する際のポイントを解説します。次の5つのポイントを把握して、1ヶ月ごとの工程表を作成し、効率的に作業が進められるように取り組みましょう。
- 週間工程表・全体工程表とリンクしている
- 行事予定・大型機材の搬入時期が明確である
- 仕訳の大枠が明確である
- 5W1Hを明確にする
- ボトルネック・コントロールポイントが明確である
週間工程表・全体工程表とリンクしている
月間工程表を作成する際は、週間や全体など他の工程表と内容がリンクしていなければいけません。なぜなら、工程表は進捗状況の報告や確認に使用することがあるためです。
現場代理人などが発注者に進捗状況を報告する際、工程表の間でスケジュールにずれがあると、進捗状況が正しいか判断できなくなります。そうなると大きく信用を損なうため、各種の工程表は細かく管理し、必ずリンクさせましょう。
行事予定・大型機材の搬入時期が明確である
月間工程表を作成する際は、行事予定や大型資機材の搬入時期などを明確にすることが重要です。なぜなら、行事や大型機材の搬入がある際は、事前準備が必要になるからです。行事も大型機材の搬入も人手と時間がかかります。そのため、時期が分かった段階で工程表に落とし込み、関係する作業員や協力業者との調整が必要です。
仕訳の大枠が明確である
月間工程表を作成する際は、仕訳の大枠は明確にしましょう。なぜなら、大まかな作業ごとの作業期間が明確になっていれば、細かな作業の計画が立てやすくなるからです。細かな作業計画を立てられれば、遅れや前倒したといった状況でも、柔軟に対処がしやすくなります。スムーズに作業を進めるためにも、工程表の仕訳の大枠は明確にすることが重要です。
5W1Hを明確にする
月間工程表において、5W1Hは明確になっていなければいけません。なぜなら作業に当たる協力会社や作業員のスケジュールが明確になっていれば、作業計画が立てやすくなるからです。協力会社などは作業期間が明確になっていなければ、場当たり的に作業員を派遣しなければいけません。しかし、5W1Hが明確になれば作業員の計画が立てやすくなります。作業員が適切に作業を行えるようにするためにも、5Ｗ1Ｈは明確にしましょう。
ボトルネック・コントロールポイントが明確である
月間工程表を作成する目的の1つに、ボトルネックやコントロールポイントなどの可視化があります。重要工程のようなコントロールポイントや動かせない作業といったボトルネックを可視化することで、工事全体での調整がしやすくなります。
工事全体を柔軟に調整するためにも、ボトルネックなどの重要工程は、早めに確定させることがおすすめです。
月間工程表を作成するときの注意点
月間工程表を作成する際のポイントを身に着けたところで、次は注意点を見ていきましょう。1ヶ月ごとの工程表を作成する際は、以下の点に注意して、作業スケジュールを設定しましょう。
- 定期的に予定を持ったスケジュールで作成する
- 雨天・天災を考慮する
- 作業員・近隣住民と共有する
定期的に予定を持ったスケジュールで作成する
月間工程表を作成する際は、定期的に余裕を持ったスケジュールを作成しましょう。なぜなら、現場が予定通りに進行することはほとんどないからです。そのため、全く余裕のない工程で工事計画を立てると、遅れが生じた際に挽回が難しくなり工事の完了予定に間に合わない恐れがあります。こういった事態を避けるために、工事全体のスケジュールに余裕を持ち、工程表に落とし込みましょう。
雨天・天災を考慮する
屋外での作業が多い各種工事では、天候や災害も考慮しておきましょう。日本は、地域や季節によって天候が大きく変わるため、そうした事情を前提として作業予定を組むことが重要です。
例えば、雨が降っていても可能な作業を行うことで、全体で遅れが出ることを回避できます。近年は、異常気象により極端な気候になることも珍しくありません。そのような事情も加味して月間工程表を作成しましょう。
作業員・近隣住民と共有する
月間工程表を作成したら作業員や近隣住民と共有しましょう。作業員はともかく、近隣住民とも共有する理由は、工事に伴う交通規制や騒音といった影響が発生することがあるからです。
事前に工事による影響を周知しておけば、近隣住民との間でトラブルが起こることも少なくなります。作業員も事前に作業工程を把握できれば、準備などがスムーズに行えるため、早めに月間工程表を共有することが重要です。
月間工程表を効果的に活用する方法
月間工程表を作成したら、上手く活用することが重要です。ここでは、工程表の効果的な活用方法を解説します。次の4つのポイントを実践し、作業スケジュールを調整しましょう。
- 工程表の確認し理解する
- プロジェクトの進捗管理を行う
- コミュニケーションを強化する
- フィードバックと改善を行う
工程表の確認し理解する
月間工程表を使う際は、記載内容を細かく確認し作業予定を理解することが重要です。どの作業がいつ行われるかを把握すれば、協力会社や作業員がスケジュールを組みやすくなります。また、大型の重機やかさばる材料の搬入予定などを事前に確認すれば、資機材の置き場の調整も可能です。このように、工程表を確認して理解することで、事前準備や作業日に慌てることなく工事を進められます。
プロジェクトの進捗管理を行う
月間工程表を運用する際は、進捗管理を細かく行いましょう。各作業の進捗状況を細かく工程表に反映させることで、作業関係者もスケジュール管理が容易になります。また、遅れが生じている場合などは、挽回するための対策も立てやすくなります。工程表を作成して終わるのではなく、進捗状況を記入し、工事全体で遅れが発生することを防ぎましょう。
コミュニケーションを強化する
月間工程表を使えば、コミュニケーションの強化も可能です。作業関係者全員で月間工程表を共有することで、各作業の予定や進捗が把握できます。そうなると、関連する作業の関係者でコミュニケーションがとりやすくなり、調整も容易になります。工程表を使ってコミュニケーションを強化し、スムーズな現場運営を目指しましょう。
フィードバックと改善を行う
月間工程表を運用する際は、フィードバックと改善も必要です。フィードバックと改善を行うのは、工事の途中ではなく完了後です。上手くいった点や改善すべき点を月間工程表から振り返ることで、新しい工事で工程表を作る際の参考になります。
どのような工事でも、上手くいかないことは出てくるものです。そのような場合に実施した対策を活かして、安全で余裕のある工事計画を立てましょう。
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【まとめ】月間工程表を上手に活用しスケジュール通りに工事を進めよう！
各種工事では、月間工程表などの工程表の作成と活用が欠かせません。重要なのは、見やすい工程表を適切に運用することです。作成して終わりとせず、進捗状況などを反映することで、各作業員が柔軟に対応できるようになります。
今回解説したポイントや注意点、各種テンプレートを参考に、運用しやすい月間工程表を作成して余裕を持った工事を行いましょう。
ゼロ工程表を使う場面や作成手順・注意点についてはこちらの記事で解説しています。ぜひこちらもご確認ください。
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