【建設業の方必見!】請求書の書き方や無料のテンプレートを紹介!

今回は建設業の方のために、請求書の作り方や注意点について解説した記事です。
「請求書って、そもそも何?」と聞かれると、回答に困りますよね。
この記事では、「請求書はどんな位置づけの文書なのでしょう」という原則から、「実際の『手法別』作成方法」、「作成のポイント」「おすすめテンプレート」まで、幅広く説明しています。この記事を読めば、請求書に関する一通りの知識が身に付きます。そして今後あなたは、自信を持って請求書を作成・発行できるようになるでしょう。

そもそも請求書とは?

そもそも請求書とは、何でしょうか。辞書的にいうなら「支払いなどの請求のために出す文書」となり、面白くも何ともありません。もう少し詳しく言うなら、「取引先との仕事のやり取りをする中で、発生した請求すべき代金を、期日までに支払ってもらうことを要請する文書」とでもいうのでしょうか。つまり代金請求権を書面で確認しているのです。
実は請求書は、法的に定まっている書面ではないので、決まった書式などはないのです。
(注)昨今話題のインボイス制度導入のため、国税庁が請求書の一部様式について定めました。

請求書の作成方法4選

前章で述べたとおり、請求書のフォーマットは(国税庁指定項目を除き)決まっていないものですから、その作成方法も結構自由です。以下では、請求書を作成しようと思ったときに、多くの人が思いつく4つの方法を紹介しています。

方法1.Wordで作成する

最初は、Microsoft Wordで作る方法です。日本のワープロ市場の実質的な独占ソフトウェアですから、ワープロ、イコール、ワードとなります。
このように日本市場で大きな地歩を固めているマイクロソフト社ですから、請求書についても自社のサイトでそのひな形を公開しています。

ワードの欠点についていうと、請求書には通常「内訳表」が記載されますが、この表の合計を手計算しなければならないことです。エクセルと連動させる、ということも可能ですが、それくらいなら最初からエクセルで請求書を作成した方がいいかもしれません。

方法2.Excelで作成する

次はMicrosoft Excelを使う方法です。表計算ソフトなので、前項で述べた内訳表の自動計算は簡単にできます。
ただ、表以外の部分の配置は、ワープロソフトほど使いやすくはありません。慣れないと、あまり「格好の良くない請求書」を作ってしまうかもしれません。それゆえ、webにも多くのテンプレートが存在しますし、「エクセル 請求書」で検索すると、最初の検索候補として「作り方」が表示されます。それらをうまく活用するといいでしょう。

方法3.市販の用紙で作成する

先ほど述べたように、請求書には指定のフォーマットはありませんから、市販の用紙に手書きで作成しても何ら問題はありません。実際今でも、多くの「手書き請求書」を見かけることがあります。
手書きのメリットは、パソコンのスキルが低い人でも、簡単に作成できるということです。また、筆跡が個人ごとに異なるので、偽造がしにくいということもあるかもしれません。
逆にデメリットについては、作成に時間がかかる、過去に作成したものを流用できない、といったことがあげられます。

方法4.請求書作成ソフトウェアから作成する

商売が軌道に乗り、経理的な作業が負担になってきたら、会計ソフトの導入を検討します。そしてこれらソフトには、請求書発行を始め、さまざまな書面を発行する機能が付属しているのが普通です。
さらに請求書機能に関していえば、その発行のみでなく、そのステータス管理ができるものが多いです。ステータス管理とは、「その請求に関して、現在どのような進捗状況にあるのか」を確認できる機能です。たとえば、「請求済み・入金待ち」「入金済み」などです。請求件数が増えてくると、その管理も煩雑です。便利な機能は、積極的に使いましょう。

請求書を書くときのポイント5つ

先ほど、「請求書には制定のフォーマットはない」と述べましたが、請求書の目的を達成するためには当然、記載すべき必須項目が存在します。それら項目を、みていくことにします。

ポイント1.基本項目

請求書の基本項目を説明します。
1.宛先:請求相手先の名称を記載します。
2.請求書番号:問い合わせがあった場合に探しやすいように、ユニーク(唯一)な番号を付けます。
3.請求書発行日:相手先ごとに決められた締め日で集計し、請求書を発行します。
4.発行者情報:自分の住所、氏名(会社名)、連絡先です。
5.請求合計金額:税込みで、大きく表示します。
6.取引内容:取引内訳表のことです。項番、項目名、数量、単位、単価、金額を記載します。

ポイント2.支払期限

支払期限に関しては、その相手先と取引開始時に決めておくことが多く、請求書にもその日付を記載します。
たとえば、「当月末締め、翌月末払い」と約束した場合は、月末日付で請求書を作成し、支払期限は翌月末日の日付を記載します。締め日・支払日の組み合わせとして「末締め、末払い」が多いのですが、業界によっては「翌月20日締め、翌々月20日払い」などというケースもあります。

ポイント3.振込先口座

振込先口座は、代金を振り込んでもらいたい銀行口座情報を記載します。具体的には、「銀行名、支店名、預金種別(普通預金、当座預金)、口座番号、口座名義」です。特に口座名義は、漢字に加えカタカナでも記載することが必要です。その理由は、金融機関が振込手続きをする場合は、カタカナのみで実施しており、カタカナ表記が違っているとエラーとなって振込できないからです。
ちなみにエラーになると、代金が入金にならないのはもちろんのこと、振込人(支払者)は「組み戻し料」という手数料を別途徴収されることがあり、非常に迷惑をかけてしまいます。

ポイント4.税率ごとの金額・消費税額

インボイス制度導入に向け、国税庁が定めた項目がありますので、説明します。インボイス制度導入の動向については流動的ですが、備えあれば憂いなし、です。以下の項目が必要です。
1.税率ごとの合計金額、およびその税率:実際には、10%と8%の取引の、それぞれの合計額を税率とともに記載します。
2.消費税額
3.登録番号:インボイス番号とも呼ばれ、税務署に届け出ることにより、Tから始まる番号が付与されます。これを請求書に記載します。

ポイント5.社印や捺印を必ず確認

請求書に押印が必要かどうか、事前に確認しましょう。最近は、印鑑レスに対応する企業もずいぶん増えてきましたし、官庁関係も先だっての「印鑑廃止運動」によりかなり対応が変わりました。
印鑑が必要な場合には、社印のほか、担当者印、承認者印などを捺印することが多いです。

おすすめの請求書テンプレート

請求書のテンプレートを、提供しているwebサイトをご紹介します。ほぼすべてが、インボイス対応のものです。
1.ビジネステンプレート
オーソドックスな請求書のほか、繰越金額や値引きの発生に対応するテンプレートが掲示されています。
2.アイピア
こちらの請求書は、「建設業向け」となっており、工事の概要などの記載欄があります。

無料のテンプレートも活用し、正しい請求書を作成しよう!

ここまで、主として建設業者向けの請求書の書き方などについてみてきましたが、ご理解は深まりましたでしょうか。たかが請求書、されど請求書です。正しい請求書が発行できれば、支払い企業からも一目置かれるでしょう。それよりなにより、しっかりした内容の請求書は、間違いなく指定期日に正確な金額が振り込まれます。しっかりしていないと、支払い企業の経理係が問い合わせ電話をかけなければならないなど、迷惑をかけてしまい、結果として請求書発行者の信用度も下がります。
文中でもご紹介したとおり、無料のテンプレートもたくさんあります。有効に利用し、あなたの信用度を高めましょう。

建設業での請求書の書き方についてはこちらの記事で解説しています。ぜひこちらからご確認ください。

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