一人親方の請求書の書き方とは？必ず記載するべき項目や郵送の注意点も解説

今回の記事は、一人親方が請求書を作成・提出する場合の書き方です。
サラリーマンを辞めて独立し「一人親方」になり、幸いなことに仕事も受注して完了させた。その次のステップとして仕事の代金を受け取りたいのですが、多くの場合「請求書を送ってください」と言われます。支払い側企業では、請求書が送られてきて初めて支払いができるのです。
一人親方になったあなた、請求書の書き方をしっかり身につけ、自信を持って代金請求しましょう。

一人親方の請求書に最低限記載するべき5項目

では具体的に、請求書の書き方をみていきます。請求書に必須の5項目を、順に説明します。
①取引年月日
最初は日付です。請求書を作成した日を記載します。
②請求書の宛先にあたる事業者の氏名または名称
次は宛先です。請求書の送り先、つまり代金請求先の会社名を（場合によっては部署名、担当者名も）記載します。
③発行者の氏名または名称
次は自分の名前ですね。屋号があるときには「屋号+氏名」にします。加えて住所、さらに問い合わせが受けやすいように「電話番号・FAX番号・メールアドレス」などを記載します。振込で代金を受け取る場合は、銀行名、支店名、預金種別、口座番号、口座名義（カタカナ表記）なども欲しいですね。
④取引内容
次が請求の内容です。いつの分の、何の作業についての請求か、分かるように記載します。項目が多い場合は、表形式にするとみやすいですね。
➄請求金額（税込）
最後は金額。消費税も分かるように記載します。

請求書を作成する方法

さて、実際に請求書を発行する場合、どんな方法があるのかをみていきます。昨今は、まさか「便せんに手書き」で記入して作成する方はいらっしゃらないと思いますが、次に紹介するとおり手書きに近い方法から半自動で作成する方法まで、いろいろあります。また、相手先がフォーマットを指定する場合もあります（この場合は、選択の余地はありません）。ご自身に合った方法で、楽に請求書を作成・発行しましょう。

①請求先で用意されているフォーマットで作成する

まずは、相手先が書式を指定している場合。これを「指定請求書」と呼びます。このメリットは、代金支払い企業側の作業が楽、ということに尽きます。その分、請求書発行側（あなた）は若干苦労します。特に指定請求書先が増えてくると、何種類もの請求書を作成しなくてはならず、結構な作業時間を要します。
実際の作成方法ですが、「相手先ごとに異なる」としか言えません。前述の必須項目は含まれていますが、そのレイアウトは各社各様です。

②請求書のテンプレートをネットでダウンロードする

昨今は、さまざまな書式・フォームが無料でネット上にアップされています。請求書の書式も検索するとたくさんヒットしますので、その中から使いやすそうなものをダウンロードして使用する、という方法です。ワード形式やエクセル形式を中心に、さまざまなものがアップされています。
使用方法ですが、ダウンロードしたのちワードまたはエクセルでファイルを開き、前述必須項目③「発行者の氏名等」を修正します。これで、あなた専用のひな形ができました。あとは実際の請求書発行時に、残りの必須項目部分を修正して発行します。

③会計ソフトを利用して作成する

次は会計ソフトの機能を利用する方法です。ソフトの機能のひとつとして、請求書発行機能を有しているものがあります。
一人親方として事業を始めた場合、毎年の確定申告作業が必要になります。そして、会計ソフトを使用することにより、確定申告が楽に行えます。最近のソフトは低価格でも高機能なので、積極的に使用すべきだと思います。
会計ソフトの請求書機能を使用する方法ですが、ソフトごとに違いがあります。一般的には、複数の書式を持っているほか、ステータス管理ができるものが多いです。ステータス管理とは、その請求に関して現在どのような進捗にあるのか（請求中、入金済など）を確認する機能です。件数が増えてくると、入金管理も煩雑です。このような機能があると、便利ですね。

④ExcelやWordなどで自分でフォーマットを作成する

先ほどダウンロードして行う方法を説明しましたが、「この程度の書式なら、自分で作れる」と感じた方も多いのではないでしょうか。必須項目が入っていれば、自作はそんなに難しいことではありません。自作の場合は、自社のロゴマークなども入れられるので、支払先でも目を引くかもしれません。
注意点ですが、請求書をメール添付などで送付する場合、そのままの形式（ワードやエクセル）で送ってはいけません。他人が修正できないようPDFに変換してから送ります。

➄市販されている請求書で作成する

最後の方法は手書きです。請求書用紙を100円ショップなどで購入して、それに手書きする方法です。件数が少なければ十分対応可能ですし、実際の一人親方でも手書きを使っている方はたくさんいます。ただすべてを手書きではさすがに効率が悪いので、自分の氏名等の部分はゴム印を作るのがいいでしょう。
メリットは、作成状況が記憶に残りやすいので他の請求と混同しにくい、あるいはパソコンやネットワーク障害の場合でも影響を受けない、などでしょうか。

一人親方の請求書の郵送する際の注意点

さて、請求書が完成したらそれを代金請求先に送ります。最近はメールに添付して送るケースが増えていますが、いまだにFAXや郵便でのやり取りを指定されるケースも多いです。
さてこの章では、郵便で送る場合の必要項目や注意点について説明していきます。
少し法律的なことを述べると、請求書は郵便法等により「信書」に区分されます。そして「信書」を（物理的に）送るときは「郵便」を利用しなければならない、と決められています。宅配便を利用すると法律違反の可能性があります。

請求書の用紙はA4サイズ・封筒のサイズは長形3号か角形2号を使用する

まずは請求書の用紙サイズです。A4を使用しましょう。最近はほとんどすべての企業で用紙サイズをA版に統一しています。相手先の作業の容易さを考え、A4サイズで請求書を作成します。
次に封筒のサイズです。こちらは長形３号（なががたさんごう、略称ながさん、120×235mm）を使い、請求書を三つ折りして封入しましょう。理由は先ほどと同様です。三つ折りにして厚くなりすぎる場合は、角形２号（240×332mm）を使用します。

表に書くべき項目

使用する封筒が決まったら、まずはおもて面の書き方です。
郵便番号、住所を書いたら、封筒中心に相手会社名を記載します。このとき（株）や（有）のように省略記号は使わないようにしましょう。
会社名の次に「御中」と記載します。さらに部署名や担当者が分かる場合は、〇〇部　××様などと追記します。会社ではなく個人（あるいは屋号つき個人）の場合は、当然「様」を付けます。
封筒の左下には「請求書在中」と添え書きします。ゴム印を準備して赤インクで押印するのが通常です。こうしておけば、確実に「請求書担当者」に回付してもらえます。

裏に書くべき項目

うら面に書くべき項目は、自身の郵便番号、住所、氏名、発信日付です。うら面左下のエリアに記載します。
この辺の書き方は、一人親方の請求書の話ではなく、ビジネスマナーの話になり、説明者によって微妙に異なっています。筆者としては、記載に当たって考えるべきは、「最低限失礼がない」「分かりやすい（誤解されにくい）」ことだと思います。たとえば、苗字と名前、どこで区切るのだろうと疑問を持たれやすい姓名の場合は、一マス開ける配慮をします。

一人親方の請求書の保管期間はどのくらいか

一人親方における請求書の保管期間についての説明です。請求書原本は支払先企業に送っていますが、請求書発行者（あなた）がそのコピーを保有している場合、このコピーを5年間保管することが法的に義務付けられています。そしてその5年の起算日は、確定申告期限（毎年3月15日）になります。
また帳簿類の保管期間は7年になっていますので、実際的には請求書コピーも7年保管しておくのがベターだと思います。

一人親方の請求書の書き方をきっちり理解して作成しよう

さあ、これで一人親方として独立したあなたも、自信を持って請求書を発行できるのではないでしょうか。
記事の最初に「必須5項目」について説明しましたが、あなたや相手先が分かりやすくなるためなら、項目は追加していいと思います。たとえば通し番号を付して、入金管理に使用する、などです。
慣れるまで請求書の作成は煩雑に思われるかもしれませんが、逆に言うと煩雑に思うくらい仕事がきている、ということで喜ぶべきことです。さあ、どんどん仕事を取って、どんどん請求書を発行しましょう。

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