公共工事の書類が多すぎる問題や簡素化する取り組みなどを解説！

公共工事の書類作成で、こんな悩みはありませんか？

• 煩雑な作業で現場業務に集中できない
• 発注機関ごとに書類の形式が異なり手間
• 紙の印刷・保管にコストやスペースがかかる

国土交通省は、こうした課題解決のために工事書類の電子化を推進しています。

その中でも、工事用ASP（アプリケーションサービスプロバイダ）の導入が有効な手段として注目されています。

ASPを活用すれば、書類作成の負担が軽減され、働き方改革が進むだけでなく、発注者側の事務作業も効率化できます。

今回は、公共工事の書類が多すぎる問題、その対策としての電子化の必要性や、工事用ASPの活用方法、導入メリットについて解説します。業務のスリム化を実現するため、ぜひ参考にしてみてください。

公共工事の書類が多すぎる問題

公共工事では、税金を使う以上、透明性の確保が不可欠です。

そのため、工事に関する書類の作成や管理が厳しく求められ、結果として書類の量が膨大になっています。この公共工事の書類が多すぎるという問題について、詳しく見ていきましょう。

公共工事の書類の現状

公共工事は、民間工事と比較して書類の量が格段に多く、現場に負担がかかっているのが現状です。

全国建設業協会の調査によると、技術者は日中の現場監督に加え、夜間に書類作成を行うケースが多く、長時間労働が常態化していると指摘されています。特に「2024年問題」とされる時間外労働の規制が迫る中、この状況を改善しない限り、業界全体に大きな影響を及ぼす可能性があります。

さらに、建設投資市場においては公共工事が約4割を占める中、発注者である地方公共団体の土木職員は30年前と比べ約3割減少しており、業務効率化が重要な課題となっています。

公共工事の工期が間に合わない理由についてはこちらの記事で解説しています。ぜひこちらもご確認ください。

公共工事の工期が間に合わない4つの理由や取るべき対応・処罰を解説

工事に関する書類

現場に負担をかけている工事に関する書類は、どの程度あるのでしょうか。ここでは、工事に関する書類を紹介します。

工事着手前

工事を始める前に作成する書類は以下の通りです。

参照：国土交通省「工事関係書類一覧表」

施行中

施行中に作成する書類は以下の通りです。

参照：国土交通省「工事関係書類一覧表」

工事完成時・工事完成後

工事完成時に作成する書類は以下の通りです。

また、工事完成後は、低入札価格調査（間接工事費等諸経費動向調査票）を作成します。
参照：国土交通省「工事関係書類一覧表」

公共工事を受注した際の書類の流れについてはこちらの記事で解説しています。ぜひこちらもご確認ください。

公共工事を受注した際の書類の流れや必要な資格などを解説！

簡素化するための取り組み

この公共工事の書類多すぎ問題を解決するため、国土交通省は公共工事の書類を電子化し、作業を効率化する取り組みを進めています。

各地方整備局では、書類の作成方法や簡素化の手順をまとめたマニュアルを公表し、地方自治体にも周知を図っています。

また、書類作成の負担を減らす手段として、工事用ASP（アプリケーションサービスプロバイダ）の活用も進んでいます。ASPの活用で、オンラインで書類を作成・提出でき、各発注者の書式に自動対応します。書類作成の時間が20〜30％削減でき、受注者側の手間も減らせると注目されています。

書類作成の効率化・簡素化に向けた取り組みが進めば、現場の負担軽減につながるでしょう。

公共工事で特に負担になりやすい書類

公共工事では多くの書類がありますが、特に負担になりやすいものには傾向があります。ここでは、現場で時間を取られやすい代表例を紹介します。

着工前に集中する初動の書類

工事開始前は、短期間で複数の書類を整える必要があります。

代表的なものとしては、施工計画書、施工体制台帳、現場代理人等通知書、建設リサイクル法に関する書類などです。

着工前の書類整備が遅れると、着工後の現場運営にも影響が出やすくなります。特に、過去に使ったひな形が発注者ごとの様式や提出ルールに合わない場合は、最初の確認作業だけでも大きな負担になります。

施工中に継続発生する打合せ・管理系の書類

施工中は、日々の進行に合わせて書類対応が続きます。

たとえば、工事打合せ簿、確認・立会依頼書、材料確認書、工事履行報告書、品質管理図表などは、発生頻度が高く、都度の整理も必要です。

特に、現場写真、測定結果、各種証明資料と連動する書類は、後回しにすると確認や整理が煩雑になりやすくなります。現場と事務の連携が弱い会社ほど、ここで残業が増えやすくなります。

完成時に負担が集中しやすい検査・納品書類

完成時は、工事全体の記録を取りまとめる必要があるため、書類対応の負担が大きくなりやすいタイミングです。完成通知書、工事写真、出来形管理図表など、提出書類が集中しやすくなります。

施工中の整理が不十分な場合は、完成時に過去のデータを探し直す必要が生じ、担当者の負担が増えます。竣工前に残業が発生しやすい理由は、施工中に後回しにした書類対応が完成時に集中しやすいためです。

公共工事の書類が多すぎることで起きる問題

公共工事の書類が多いことは、単に面倒というだけではありません。会社全体の利益や現場運営にも影響します。ここでは、公共工事の書類が多すぎることで発生する問題を解説します。

現場管理に使う時間が削られる

本来、現場代理人や主任技術者、監理技術者は、安全管理、品質管理、工程管理、協力会社との調整などに時間を使うべきです。

しかし、書類作成に追われると、現場確認や先回りの調整に十分な時間を確保しにくくなります。結果として、手戻りや伝達漏れ、段取り不足が発生しやすくなります。

残業が増えやすく人手不足を悪化させる

公共工事の書類は、日中の現場対応が終わった後にまとめて処理されることが多くなりがちです。

その結果、現場技術者の長時間労働につながり、若手の定着や採用にも悪影響が出ます。書類対応が属人化している会社では、担当者が休めない、退職すると回らないといった問題にもつながります。

利益を生まない間接業務が増える

書類作成は必要な業務ですが、直接売上を増やす仕事ではありません。

もちろん受注や検査、支払いのために欠かせない作業ですが、やり方が非効率だと、人件費や管理コストだけが増えていきます。特に、少人数の会社ほど一人あたりの負担が増えやすく、利益を圧迫しやすくなります。

書類不備による手戻りや評価低下のリスクがある

書類が多いと、抜け漏れや記載ミスも起こりやすくなります。

書類不備は、差し戻し対応や確認のやり直しを招きます。完成間際に不備が見つかると、現場対応と修正対応が重なり、社内全体が逼迫しやすくなるでしょう。

公共工事の書類を減らすために現場でできること

公共工事の書類をゼロにすることは難しくても、負担の減少は可能です。ここでは、実務で効果が出やすい対策を紹介します。

提出書類を案件ごとに一覧化する

書類負担を減らす第一歩は、その案件に本当に必要な書類を整理することです。

着工時点で、発注者の仕様書や特記仕様書、契約書類、提出書類一覧を確認し、提出が必要なもの、提示で足りるもの、該当時のみ必要なものを区分しておくと、無駄な作業を減らしやすくなります。

なんとなく前案件の書類一式を流用すると、不要な資料まで作ることになります。案件単位で書類を整理するだけでも、作業量はかなり変わるでしょう。

ひな形と記載ルールを社内で標準化する

発注者ごとの差はあるものの、社内側で統一できる部分も多くあります。

たとえば、施工計画書の基本構成、写真整理の方法、承認フローなどを標準化しておくと、毎回ゼロから考えずに済みます。

標準化のポイントは、完璧な書式集を作ることではありません。誰が担当しても一定の品質で作れる状態をつくることです。

書類は後回しにせず日次・週次で処理する

公共工事の書類は、ためるほど後々の負担が大きくなります。

打合せ内容、写真整理、出来形や品質の記録などは、施工から時間が経つほど記憶も資料も散らばります。日次または週次で処理する運用に変えることで、完成時の書類対応の負担を減らせます。

現場担当者だけに任せず、事務担当や補助者と役割分担することも重要です。

写真・測定・帳票を連動させて管理する

書類作成の手間が増える原因の一つは、写真、測定記録、帳票が別々に管理されていることです。

出来形管理や品質管理では、写真だけ、測定表だけでは不十分です。写真と測定記録、帳票の関係を相互に説明できる状態にしておく必要があります。撮影ルールや保存場所、帳票との対応関係を最初に決めておくと、後から探し直す時間を減らせます。

発注者との認識合わせを早めに行う

書類負担を減らすには、受注者側だけの工夫では限界があります。そのため、着手時や初期打合せの段階で、提出方法、電子対応の可否、添付資料の考え方などを早めに確認しておくことが大切です。

認識のずれを放置すると、後で追加資料を求められる可能性が高くなります。早い段階で確認するほど、無駄な手戻りを防ぎやすくなります。

公共工事書類をスムーズに作成したいならツクノビ公共工事事務がおすすめ

膨大な数の公共工事書類の作成が必要な際や公共工事書類の作成に対応できる人材が不足している場合には、公共工事書類作成のプロ人材を活用することがおすすめです。

建設業特化の業務代行サービス「ツクノビ公共工事事務」は、建設業の経験が豊富なプロ人材が御社の業務を代行するサービスです。公共工事書類の作成にも対応しており、これまでにさまざまな都道府県の公共工事書類作成実績があります。

経験豊富なプロ人材が業務を代行するため、業務依頼と業務実施のやりとりがスムーズに進むでしょう。自社での新規採用をすることなく、業務を進められることで、書類作成対応までのタイムラグの短縮や対応できる人材を採用できないリスクの軽減につながります。

業務の品質を上げたい方やこれまで対応できなかった業務にも対応していきたい方、作業効率を上げたい方などもぜひこちらから詳細をご確認ください。

公共工事の書類の電子化とは

公共工事の書類の電子化とは、従来紙媒体で行われていた工事書類の作成・提出・管理を、オンラインシステムで処理することを指します。国土交通省が中心となり、建設業界の負担軽減と働き方改革の一環として推進しています。

これを、国土交通省は「建設DX元年」と位置づけ、ICT技術とともにASP導入を促進しています。 将来的には、施工体制台帳を含むすべての工事書類をASPで一元管理することが目標とされています。

ただし、実際にASPを活用するかどうかは各自治体の判断に委ねられ、遅れが見られるのが現状です。

公共工事の書類を電子化する方法

公共工事の多すぎる書類を電子化する主な方法は、「工事用ASP（アプリケーションサービスプロバイダ）」の導入です。
工事用ASPを利用すると、以下のようなメリットがあります。

• オンライン入力で書類を自動作成（発注者ごとの様式に対応）
• インターネット上で提出完了（印刷・持参の手間が不要）
• 電子データで保管（物理的な書類保管スペースが不要）
• 作成・確認状況をリアルタイムで把握可能
• 工事検査時のデータ作成が自動化され、受注者の負担軽減

従来は工事一件で分厚いファイルが必要となるほどでしたが、工事用ASPを利用することで紙媒体による手間を大幅に削減できます。

公共工事の書類を電子化する工事用ASPの導入方法

工事用ASPを導入する方法は、難しくありません。
ASPの利用形態、導入方法は以下2つに分けられます。

• 発注者指定型：発注者が指定するASPを使用
• 受注者希望型：受注者が使い慣れたASPを利用するために発注者と協議可能

受注者側は、工事ごとに支払う毎月1万円程度のASP利用料が発生する場合がありますが、都道府県や政令指定都市ではこの利用料が積算に反映され、実質負担が軽減されています。

発注者側は基本的に費用はかからず、受発注者ともにASPの利用について不明点がある場合には、アフターサービスも各社充実しており、スムーズにシステムを操作できます。

【まとめ】公共工事の書類が多すぎる問題は簡素化が進んでいるが発注者によって差がある

公共工事の書類が多すぎることで現場の負担が増えているのは建設業界の大きな問題となっています。特に技術者の長時間労働や発注機関ごとの書類の違いが課題となっています。

この問題を解決するため、国土交通省は工事書類の電子化を推進しており、その有効な手段として工事用ASPの導入が進められています。

ASPを利用すると、オンラインで書類作成・提出が可能となり、手間やコストを削減できます。特に都道府県や政令指定都市では、ASP利用料を積算に反映し、受注者の負担を軽減する仕組みが整っています。

公共工事の効率化と働き方改革を実現するため、ASPの導入を積極的に検討し、業務のスリム化を進めましょう。
公共工事の書類作成代行サービスについてはこちらの記事で解説しています。ぜひこちらもご確認ください。

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