公共工事の書類作成代行サービスおすすめ5選！選び方なども紹介

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公共工事を受注したが、書類の作成に苦戦しているという方は多いのではないでしょうか。実際に、「事務作業にかける時間が長時間労働の原因になっている」という声も多く、書類作成業務の効率化は建設業界の課題となっています。そのようなお悩みを抱える方におすすめなのが、公共工事の書類作成代行サービスです。

今回は書類代行サービスの選び方や、おすすめのサービス、活用事例などを徹底解説します。書類代行サービスの導入を検討している方は、ぜひご覧ください。

公共工事の書類作成代行サービスの選び方

ひと言に公共工事の書類代行と言っても、様々なサービスがあるため迷ってしまうという方も多いのではないでしょうか。そこで、公共工事の書類作成代行サービスを選ぶ際にチェックすべきポイントを以下で3つ紹介します。

代行依頼したい書類作成に対応しているか
代行費用は最適か
セキュリティ体制は整っているか

代行依頼したい書類作成に対応しているか

自社が依頼したい書類に、書類作成代行サービスが対応しているかを確認しましょう。

例えば、図面の作成から依頼したいのか、施工計画書や安全書類のみサポートが必要かなど、自社の求めるサービスを書き出してみることをおすすめします。そうすることで、依頼後のサービスとのミスマッチを回避できます。

代行費用は最適か

サービスの費用が自社の予算内に収まるかも重要なポイントです。書類作成代行サービスの費用は、提供される書類の品質や専門性、迅速性によって大きく異なるという特徴があります。

自社の求めるレベルの品質を優れたコストパフォーマンスで提供できる企業を見つけるため、数社を比較検討することをおすすめします。

セキュリティ体制は整っているか

セキュリティ体制が整っているかも考慮しましょう。
公共工事の書類には企業の機密情報や個人情報が多く含まれているため、外部に漏洩するリスクは回避しなければなりません。

書類作成代行サービスは個人で行っているものや小規模事業が多くあるので、セキュリティ対策についてしっかりと確認しましょう。

公共工事の書類作成代行サービスおすすめ5選

公共工事の書類作成代行サービスの中で、プロ目線でおすすめできるものを5つ紹介します！

ツクノビ事務
株式会社Y’s企画
株式会社idea工房
株式会社Niarail
ユナイテッド株式会社

ツクノビ事務

引用元：https://tsukunobi.com/jimu

特徴：
ツクノビ事務は、株式会社NITACOが運用する建築･建設業界に特化した事務代行サービスです。業務リソースの提供や、現場作業以外の仕事を代行することで、業務負荷を軽減し、作業効率化をサポートします。

具体的には、公共工事に必要な書類の作成から、安全書類の作成、申請代行、電話代行まで建築業界のバックオフィス業務を全面的にサポートしています。完全出来高制の分かりやすい料金体系も魅力の1つです。

ツクノビ事務は、建設業の事務業務をプロに代行できる建設業特化のアウトソーシングサービスです。

事務作業や書類作成を採用倍率200倍を通過した専門スタッフが代行いたします。現場での事務業務にかかる時間を90%削減し、受注できる案件の増加や退職率の低下につながった事例もあります。詳細はぜひこちらからご確認ください。

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株式会社Y’s企画

引用元：https://yskikaku.net/
特徴：
株式会社Y’s企画は水道工事の図面作成や書類作成を代行する企業です。書類の作成だけではなく、工事出来高測定や打ち合わせ動向などのサービスも併せて行っており、水道工事の事務処理に費やす時間やコストをカットし現場の負担を軽減します。

現場ごとに専任の担当者が配属されるため、窓口が一本化されているのも便利だと好評です。

株式会社idea工房

引用元：https://www.idea-kobo.co.jp/
特徴：
株式会社idea工房は遠隔リモートでの工事書類作成代行業務や、土木コンサルティングを行っている企業です。

書類の作成だけでなく、工事着手時全体計画サポートから、施工計画立案、ドローンの撮影や外国人技術者の紹介などあらゆる面から工事のサポートを行っています。

中でもNEXCO工事に精通しており、要領や基準、マニュアルを理解した質の高いサービスを提供していると定評があります。

株式会社Niarail

引用元：https://niarail.com/
特徴：
株式会社Niarailは、建設・土木業に特化した書類作成代行だけでなく、プロによるマーケティング支援、庭づくりの業者と発注者のマッチングサービスなどを行っています。

書類作成代行サービスには、定額プラン、都度払いプランがあるので、業務内容や予算に応じて使い分けができると好評です。契約書や施工計画書、安全書類、各種報告書などの作成を依頼できます。

ユナイテッド株式会社

引用元：https://united-co.jp/index.php
特徴：
ユナイテッド株式会社は土木現場の書類作成代行や派遣サービスを行っています。施工計画・完成図面・竣工書類・安全書類の制作だけでなく、写真管理や出来形管理、積算の相談も受けています。

HP作成、看板、安全用品等の販売などのサービスも行っており、現場管理、品質管理、施工管理等をワンストップでサポートします。

公共工事の書類作成代行サービスの活用事例

公共工事の書類作成代行サービスを活用した事例を紹介します。ツクノビBPOを導入した従業員30名を抱える企業は書類作成にかかる時間が大幅に削減され、スタッフの負担が軽減したという声を伺っています。

さらに、プロによる専門性の高いサポートにより、書類の精度が格段に向上したために現場管理の透明性、生産性が高まったという一面もありました。

公共工事の書類作成代行サービスを導入するメリット

公共工事の書類代行サービスを導入することで、以下のメリットが期待できます。

コア業務に集中できる
人件費の削減につながる
ミスのない書類を作成してもらえる

コア業務に集中できる

事務作業を委託できるため、現場のコア業務に集中できるというメリットがあります。

例えば、営業担当者や現場監督が書類作成を担当している場合、書類作成に時間を充てなければならないため生産性が下がるという課題がありました。

しかし、書類作成代行サービスを利用すれば、事務作業に必要な時間をまるまる営業活動や現場作業に費やせるようになるのです。従業員の業務量や作業時間の削減だけでなく、モチベーションの向上も期待できます。

人件費の削減につながる

書類作成代行サービスの利用には費用が発生しますが、長期的な目線で見ると人件費の削減につながります。

なぜなら、新しく事務作業員を雇用し研修を行うことを考えると、ノウハウを熟知したプロフェッショナルが事務作業を行う当サービスの利用の方が高いコストパフォーマンスを発揮するからです。

必要な時だけスポット的に利用できるサービスもあるので、人件費を抑えながら業務効率化を行いたい企業に適しています。

ミスのない書類を作成してもらえる

専門知識を持つプロの担当者が書類を作成するため、クオリティが保証されるのも書類作成代行サービスの大きな魅力の1つです。

書類作成代行サービスのスタッフは、ミスなく書類を作成できるだけでなく、文章の構成やデザイン面にも配慮した見やすい資料を作成できると定評があります。質の高い資料や書類は、自社の信頼度アップにもつながります。

公共工事の書類作成代行サービスを導入するデメリット

コストカットと品質の確保を両立できるメリットの大きい公共工事の書類作成代行サービスですが、導入する際には以下のデメリットも考慮しなければなりません。

情報が漏洩する恐れがある
社内の書類作成に関するスキルが向上しない

情報が漏洩する恐れがある

機密情報や個人情報を含む書類を委託する際は、情報漏洩のリスクに十分考慮する必要があります。企業に落ち度がなくても、サイバー攻撃によって漏洩する可能性は十分に考えられます。
リスクを回避するために、セキュリティ対策を十分に行っている企業を選びましょう。情報管理を適切に行っている業者にのみ付与される「プライバシーマーク」が1つの目安になります。