工事注文書とは？似た書類との違いや書き方・作成方法などを解説

記事内に広告を含みます

【PR】この記事には広告を含む場合があります。

建設業界では、工事発注時に様々な書類が作成されます。その中でも重要な役割を担うのが「工事注文書」です。工事注文書は、発注者が受注者に対して工事を正式に依頼するための書面です。適切な工事注文書がないと、後に発注内容をめぐってトラブルになる恐れがあります。

この記事では、工事注文書の役割や保存期間、他の類似書類との違い、書き方や作成方法、注意点などを解説します。工事注文書の内容をしっかりと理解し、スムーズに契約を締結させましょう。

工事注文書とは

工事注文書とは、発注者が受注者に対して建設工事を正式に依頼するための書類です。書面には、発注する工事内容の詳細、受注者の事業者情報、請負代金の総額、工期（施工開始日と完了予定日）など、契約内容に関する重要事項がすべて明記されます。工事注文書の発行を通じて、発注者は受注者への依頼意思を文書で明確化し、後々の認識のズレやトラブルを防げます。

工事注文書の役割

工事注文書の主な役割は、2つあります。

1つ目は、発注者が受注者に対して工事の依頼を正式に表明することです。口頭のみの依頼では、受注者側も軽く考えがちになり、発注者側も後から「あれは単なる相談だった」と言い逃れができてしまいます。そのため、きちんと書面で依頼内容を明確化する必要があります。

2つ目は、工事内容に関する認識のズレを防ぐことです。施工内容や納期、支払条件など細かい部分まで、曖昧な表現は避けて詳細に記載しておきます。そうすれば、後から「こういう施工を依頼したはずだ」「いや、違う認識だった」などの発注者と受注者の認識の違いが生じるリスクを最小限に抑えられます。

工事注文書の保存期間

工事注文書は、法人税法上の「帳簿書類」に該当するため、確定申告の提出期限の翌日から原則7年間の保存が義務付けられています。建設業者は必ずこの期間、工事注文書を保管しておく必要があります。

保存は紙の書類でも構いませんが、電子データでの保存も可能です。ただし電子データの場合、税務調査の際に求められた書類を迅速に提示できるよう、適切な管理が求められます。システムへの電子データの蓄積や、バックアップの作成なども重要となります。

工事注文書と似た書類との違い

工事注文書と似た書類との違いについて解説します。

発注書との違い

建設業界で使用される「発注書」という書類があります。発注書と工事注文書は名称こそ違えど、法的な違いはありません。どちらも発注者が受注者に工事を依頼する際の書面として、同じ役割を持っています。

ただし、一部の企業では「発注書」と「注文書」を使い分けている場合もあります。例えば、有形の工事や資材の発注には「注文書」、設計やコンサルティングなど無形のサービスの発注には「発注書」を使うといった具合です。

この使い分けは企業独自の慣習によるものなので、法的根拠はありません。取引を開始する際には、相手先の企業がどちらの呼称を使っているのかを確認しておく必要があります。

注文請書との違い

工事の発注時には、工事注文書とセットで「注文請書」が取り交わされます。工事注文書が発注者から受注者への依頼書面であるのに対し、注文請書は受注者が発注者からの依頼を承諾する書面です。つまり、工事注文書と注文請書の交付により、両者の間で契約が正式に成立したことになります。

注文請書は受注者側が発行する書類です。内容としては発注者名、工事名、工期、請負金額などを記載し、最後に「上記の通り承諾します」旨の文言と、社印を押します。このように注文書と注文請書は、お互いに確認し合うことで、契約内容の疑義を残さずに発注できるメリットがあります。

工事注文書の書き方

この章では、工事注文書の書き方について解説します。

タイトル

工事注文書の冒頭部分には、「工事注文書」という表題を分かりやすく記載しましょう。工事注文書には法定の様式がないため、見出しを付ける場所は自由です。この表題があれば、たとえ書類が散在していても、後から種類が一目でわかるようになります。

発注者の情報

工事の発注者である会社名や住所、電話番号、担当者名などの情報を正確に記載します。この欄に社印や代表者印を押印するスペースを設けることが一般的です。押印することで、正式な発注書面であることをアピールできます。

受注者の情報

受注者の会社名、住所、電話番号、担当者名も同様に記載します。工事注文書に受注者情報が書かれていないと、誰に工事を発注したのか分かりません。この欄を漏れなく、かつ正確に記入することが重要です。

工事名

注文する工事の名称を具体的に記載します。例えば「〇〇マンション新築工事」、「△△病院増築工事」のように記載しましょう。単に「建築工事」といった曖昧な表現ではなく、具体名を書く必要があります。

発注日

工事注文書の発注日付は、必ず明記しましょう。「平成◯◯年◯月◯日」と漏れなく記載します。日付が不明確だと、後からこの発注がいつ行われたのか特定できなくなるリスクがあります。

仮に同じ工事について、2つの発注書の日付が異なっていたとしたら、後から「いつ発注されたのか」をめぐって紛争になりかねません。そうした事態を避けるため、発注日は必ず明示するべきなのです。

発注内容

ここが工事注文書の核心部分です。発注する工事の内容について、できる限り詳細に記載します。工事の種類（新築、増改築、解体など）、規模（延床面積、階数など）、仕様（構造種別、主要使用資材など）など、受注者が把握しておくべき情報はすべて網羅する必要があります。

取引金額

受注者に対して支払う工事代金の総額を記載します。税込価格と税抜価格のどちらで表記するかは、取引慣行に従います。多くの場合、総額の他に、内訳の額も項目ごとに記載します。

工期

工事開始予定日と完了予定日をそれぞれ明記します。遅延などが発生してトラブルにならないよう、受注者と十分に調整した上で、余裕を持った工期設定を心がけましょう。

工期設定を不注意にしてしまうと、後に施工が滞る可能性があります。建設工事は天候や人手、資材などに左右されるため、景気の動向によっても影響を受けかねません。そうした不確実性を勘案して、柔軟に工期を設定する必要があります。

支払条件

発注者から受注者への支払条件を記載する欄です。いつ（工事完了時一括払い、中間期ごとの分割払いなど）、どのように（振込、現金などの方法）支払うのかを明確にします。支払時期や金額の内訳については、できるだけ具体的に記載するようにしましょう。

支払条件をあいまいにしておくと、後から「いつ、どのように支払うべきだったのか」で発注者と受注者の認識が食い違い、トラブルに発展する可能性があります。そうならないためにも、支払条件は具体的に明示することが大切です。

工事注文書の作成方法

工事注文書には統一された決まった様式がありません。そのため、各建設会社は独自のフォーマットを用意し、自社で工事注文書を作成する必要があります。

この章では工事注文書の作成方法について解説します。

市販のテンプレート

工事注文書には決まった様式がないため、各社でそれぞれ独自のフォーマットを作成する必要があります。手間を省きたい場合は、市販の工事注文書の雛形を購入することでスムーズに書類作成ができるでしょう。設置スペースを空けた項目に必要事項を手書きで記入するだけで完成します。

雛形となるテンプレートを利用すれば、記載項目の洗い出しや、レイアウト設計などの手間が省けます。一方でテンプレートにはない項目を追加したい場合、テンプレートに縛られがちというデメリットもあります。自社にぴったり合うテンプレートを選ぶ必要があります。

エクセル

近年はエクセルで工事注文書を作成するケースも増えています。エクセルには計算機能が備わっているため、工事代金の総額などを入力した途端に計算結果が表示されるなど、人的ミスを大幅に減らせます。また、インターネット上には無料のエクセル文書テンプレートも多数公開されており、自作の手間を大きく省ける点もメリットです。

作成ソフト

建設業向けの帳票作成ソフトを利用するのも一案です。ソフトによっては、工事注文書の他、見積書や領収書、請求書といった建設書類のテンプレートが付属していることも多くあります。初期費用はかかりますが、さまざまな書類を効率的に作れるようになるため、長期的な業務効率化が期待できます。

工事注文書を作成するときの注意点

工事注文書を作成するときの注意点は4つあります。

記載ミスの場合は再発行する
収入印紙の貼付けが必要な場合もある
工事注文書への押印は不要な場合が多い
基本契約を結んでいない場合は契約約款を添付する

1つずつ解説します。

記載ミスの場合は再発行する

工事注文書の記載内容に誤りがあった場合、原則として再発行が求められます。「そこだけ訂正印を押せばいい」ということはできません。工事注文書は重要書類であり、記載ミスのある工事注文書が存在していては、後々のトラブルに発展する恐れがあるからです。

再発行が難しい環境下にある場合は、ミスした箇所に二重線を引き、その上に正しい内容を書き記すとともに、訂正印を押すことで対応できます。ただし、取引先によっては訂正に関するルールが異なる場合もあるため、事前に相手方のルールを確認しましょう。

収入印紙の貼付けが必要な場合もある

工事注文書は単独では契約書としての位置付けがないため、基本的に収入印紙の貼付は不要です。ただし、次の場合は工事注文書自体が契約書と見なされ、収入印紙の貼付が必要になります。

注文請書が発行されない場合
双方の署名や押印がある場合
見積書に基づく申込書として位置づけられている場合

これらに該当し、かつ工事代金（税抜き）が1万円を超える場合には注意が必要です。確実を期すためにも、発注側と受注側でよく確認し合い、疑義があれば収入印紙を貼付するようにしましょう。

工事注文書への押印は不要な場合が多い

工事注文書への押印は、法的には義務付けられていません。つまり、押印がなくても、工事注文書の効力そのものには影響がないのです。しかし一方で、押印をすることで書類の重みや信憑性が増す利点もあり、押印を求める企業も少なくありません。一般的には、発注者側が会社の代表印や社印などを押印する場合が多いようです。押印の有無は、相手方の企業のルールに従うのが無難でしょう。