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工程進捗の適切な管理は、業務効率化を図るうえで欠かせません。そして、中でも注目されている施策が、「工程進捗の見える化」です。工程進捗の見える化とは何か、そして行うメリットやおすすめの方法などを徹底解説します。工程進捗管理の方法にお悩みの方、「見える化」について詳しく知りたいという方は、ぜひご覧ください。
工程進捗の見える化とは？
工程進捗の見える化とは、製造の各過程の進捗状況を、工事関係者に対して可視化することです。工事の進捗状況や今後の予定を数値化し、データとして共有することで業務効率化を図ります。工程管理の属人化を防ぐことで多くのメリットをもたらす方法として認知されており、近年では「見える化」のための施工管理システムも多くリリースされています。
「見せる化」とはどう違う？
工程進捗の見える化とよく混同される言葉に「見せる化」があります。「見える化」がデータを見たいと望む者に対して開示されることに対し、「見せる化」は他者の意思を問わず誰にでもデータを開示することを指します。
建設業における工事の進捗状況の管理は関係者と施主のみで共有するケースが多いため、多くの場合「見える化」が適用されます。
工程進捗の見える化を行うメリット7選
工程進捗の見える化を行うことで、以下の7つのメリットが期待できます。
- 事務作業の時間を削減できる
- 人為的なトラブルやミスの防止につながる
- 関連会社・顧客の満足度がアップする
- 優先順位が明確になる
- 労働環境の改善につながる
- 造工程が改善される
- 業務の属人化を防げる
事務作業の時間を削減できる
工程進捗の見える化を行うことで、工程の進捗状況の入力や確認にかかる時間を削減できます。
従来、現場作業が終わった後は事務所に戻り工程表に入力し、各関係者に連絡するなどの事務作業が発生し長時間労働の原因となっていました。しかし、スマートフォンやタブレットから入力できる「見える化」のシステムを利用すれば、現場から情報の入力・共有ができるため、事務作業の時間削減につながります。
人為的なトラブルやミスの防止につながる
工程管理の見える化を行うと複数人で工事の進捗状況を確認できるようになるため、情報共有がスムーズに行われるようになり、ミスや工程の漏れの早期発見につながります。
また、進捗管理を複数人で管理する状態が整えられるため、工事の遅延などのトラブルが起きる前のサインに気づきやすくなるという一面もあります。
関連会社・顧客の満足度がアップする
工事の進捗状況を関連会社や元請け、施主と共有することで、微調整が可能になります。
例えば、悪天候が原因で1つの工程の作業の遅延が予想されたら、関連会社に連絡し人員を補充するなど早期の対策が可能になり、納期の遵守につながります。そのような体制は、関連会社や施主との信頼関係を構築します。
優先順位が明確になる
工程表を作成するなどして工事の進捗状況を見える化を行うと、工事の全体像が視覚化されます。優先すべき工程や作業が明確になり、現場の作業員に適切な指示が行えるようになります。
その結果、現場の作業員も作業の遅れや急ぐべき作業などを適切に把握できるため、現場の工事進行の円滑化が期待できるでしょう。
労働環境の改善につながる
工程の進捗の見える化を行うと、労働環境の改善につながる可能性があります。なぜなら、現場の作業員も工事の全貌を把握できることで、自分の作業がプロジェクトにどのような影響を与えるか把握できるようになるからです。
その結果、個人のモチベーションがあがるだけでなく、チーム全体が一つの明確な目標達成を目指すようになるため、コミュニケーションが円滑になる傾向もあります。
製造工程が改善される
工程進捗の見える化を行いフィードバックを適切に行うことで、製造工程の改善につながる可能性もあります。各工程の作業の記録・管理を行うと、必要な工数のデータを蓄積できます。
そして、これらのデータをフィードバックし各工程の無駄な点や不備を洗い出すことで、次回の工程表作成がより制度の高いものになるという良いサイクルが生まれるのです。
業務の属人化を防げる
工事の進捗状況の管理を現場監督などの特定の役職に一任するのは非常にリスクが高いことです。なぜなら現場監督が急遽休んだ際に、誰も進捗状況が分からないという事態が発生するからです。
また、退職する際も引継ぎが困難になるというリスクもあります。さらに、工程の確認のために現場監督に電話やメールが頻繁にくるため、業務に支障が出る可能性もあります。工程進捗の見える化を行い誰でも確認できる環境を整えれば、それらのトラブルは回避できるでしょう。
工程進捗の見える化を行うおすすめの方法
工程進捗の見える化を行う代表的な方法は、以下の3つです。
- ホワイトボードで情報を共有
- Excelの表を使う
- 施工管理システムを導入する
ホワイトボードで情報を共有
最もベーシックな工程進捗の見える化の方法は、ホワイトボードに工程進捗を直接書き込むことです。メリットは初期投資がほぼないこと、PCスキルを必要としないため誰でもできることです。
しかし、更新した履歴が残らないことや、誤って全て消されてしまう可能性があるという一面もあります。また、出先では情報の確認ができないことも大きなデメリットの1つです。
Excelの表を使う
Excelで表を作成し、更新していくという方法も、効果的な工程進捗の管理方法です。計算機能や既存のフォーマットも豊富にあるため、多くの企業で進捗管理に利用されています。メリットは、Microsoftofficeが搭載しているPCであれば利用できるため、初期費用があまりかからないこと、Excelが利用できる人であれば誰でも更新や閲覧ができるということです。
しかし、セキュリティが十分でないため社外との情報共有の際は注意が必要なこと、誤って数式を書き間違えるなどの人為的なミスが発生する可能性があるなどのデメリットはあります。
施工管理システムを導入する
施工管理システムとは、工程管理専用のシステムで、プロジェクトの進捗状況の管理だけでなくコストの管理や受発注、メッセージ機能などが搭載されているものもあります。数字を入力するだけで簡単に工程管理表が作成でき、クラウドシステムであれば現場でスマホやタブレットからも情報の更新や確認ができるため、事務作業の時間を大幅にカットできるというメリットがあります。
おすすめの工程管理ソフトや無料ソフトはこちらの記事で紹介しています。
建設業向け工程管理ソフトおすすめ12選！無料ソフトや特徴も紹介！
工程進捗の見える化を行うシステムの選び方
工程進捗の見える化のために、施工管理システムの導入を検討している方は、以下の点を考慮して選びましょう。
- 操作は難しくないか
- 写真や動画で現場の状況を共有できるか
- スマホやタブレットからもアクセス可能か
- 状況の把握がしやすいか
操作は難しくないか
誰でも扱いやすい、シンプルな操作性であることは重要です。なぜなら、現場作業員や職人の中にはPC作業に不慣れな方も少なくないからです。そのような方でも直感的に操作できるようなアプリやシステムを選ぶことで、現場と事務所の情報共有も円滑化されるでしょう。
写真や動画で現場の状況を共有できるか
写真や動画を添付できる機能が搭載される施工管理システムがおすすめです。写真や動画を用いることでより正確に現場の状況が共有できるようになるからです。施工管理システムの中には、写真や図面に直接メモを書き込める機能を搭載しているものもあります。これらを利用すれば、各工程間の情報共有がよりスムーズになります。
現場カメラを30日無料で試すなら「現場一番」
「現場一番」は現場カメラ付きの施工管理アプリです。無料トライアルがあり、30日間すべての機能が無料で試せます。そのため、「いざ導入してみて使いにくかったらどうしよう」という不安がある方におすすめです。無料プラン中はすべての機能、現場カメラを使うことができます。現場カメラを使えば、いつでも現場の様子を遠隔で確認できます。 また、データ容量、アカウント数無制限なため、規模の大きな現場でも安心して使うことができます。
スマホやタブレットからもアクセス可能か
施工管理システムを選ぶ際は、PCからだけでなくスマホやタブレットからも操作できるものを選びましょう。PCのない現場からも直接工程表に書き込めるため、急な変更があった際もわざわざ事務所に戻り作業する必要がなくなります。その結果、時間外労働の削減にもつながるのです。また、テレビ電話機能などを用いれば、現場監督が不在の際も、リモートで現場の状況を共有できるというメリットもあります。
状況の把握がしやすいか
工事の進捗状況や現場の環境が把握しやすいシステムを選びましょう。機能が豊富に搭載されていても、必要な情報がすぐくみ取れない複雑なものでは適切な「見える化」ができません。施工管理システムに求める機能は何か、そして現場や工事の進捗状況の把握がしやすいかをチェックすれば、導入後のミスマッチを防げるでしょう。
工程進捗の見える化を行うポイント
工程進捗の見える化を行う際に大切なポイントを、以下の6つにまとめました。
- ルールを明確に決める
- ツールのコストと予算のバランスを見る
- 見える化のリーダーを選定する
- 使用するツールが企業に合っているか検証する
- 5Sを徹底する
- 導入後自社に合わせてカスタマイズをする
ルールを明確に決める
工程進捗を管理する際のルールを明確に定めることで、トラブルやミスの防止につながります。例えば、工程表の更新は〇時以降に行う、トラブルが起きて工程が変更になる際に連絡するのは誰かなどの情報を明確にしましょう。
ルールを設けることで、情報不足や多方面からの情報供給による混乱を防ぎ、必要とする情報が正しく入手できる環境が整います。
ツールのコストと予算のバランスを見る
工程管理のシステムやアプリを導入する場合は、自社の予算に合わせて導入費用やランニングコストが適切かを慎重に見極めましょう。「導入実績〇〇社以上」「高評価」などの宣伝があると、「皆が選んでいるならよいシステムに違いない」と吟味せずに選びそうになるかもしれません。
しかし、機能が多く搭載されていればその分費用が高額になり、運用を続けるのが難しくなるリスクがあります。自社に必要な機能が搭載されており、自社の予算を圧迫しないコストパフォーマンスの良いシステムを選びましょう。
見える化のリーダーを選定する
工程進捗の見える化のために、社内の工程管理の運用方法を大きく変える際には、リーダーを決めることをおすすめします。なぜなら、社内外からの意見や質問があった際や、何らかの変更が行われる際に、責任者であるリーダーがいなければ窓口が分からず社内が混乱する恐れがあるからです。
使用するツールが企業に合っているか検証する
現在使用している工程進捗を管理するためのツールが、自社に合っているのかを検証しましょう。ホワイトボードやExcel、施工管理システム、それぞれメリットやデメリットはあります。不満があればメモを取り、可能であればリスト化することで、工程進捗の見える化を行う上での課題が明確になります。
5Sを徹底する
5Sとは、「整理、整頓、清掃、清潔、躾」の5つを表しており、製造業の職場環境の改善のためのスローガンとして使用されています。どんなに工程進捗の見える化のためのシステムや仕組みを整えても、現場が煩雑であれば正常に機能しません。
現場の環境を5Sの通りに整えることで、安全の確保や業務効率化にもつながります。
導入後自社に合わせてカスタマイズをする
工程管理の見える化を行うためのツールは、導入後使いやすいように自社に合わせてカスタマイズするのも大切です。例えば、Excelであれば項目ごとに色分けを行う、編集権の設定をするなどすることで、見やすくなり、セキュリティ面も強化されます。
施工管理システムでも、自社システムやLINEと連携できるものや、業務フローに合わせて画面を変更できる機能が搭載されているものもあります。導入した後も、どうすれば使いやすくなるかを常に考え、自社にとって最適な状態にアップデートしていく柔軟さはとても大切です。
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【まとめ】工程進捗の見える化を行い、業務効率化につなげよう！
工程進捗の見える化とは、工事の各工程の進捗状況を関係者全員に可視化することを指します。情報共有を適切に行うことで、工期の遵守やミスの防止につながるなどの様々なメリットが期待できます。様々な方法がありますが、近年では施工管理システムを導入する企業も増えました。工程進捗の見える化を適切に行い、自社の業務の効率化につなげましょう。
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