会社を経営し従業員を雇い入れた際に、法定労働時間を超えて働いてもらわなければならない場合があるでしょう。法定労働時間を超えて働いてもらう際には従業員と「36協定」の締結が必要になります。「36協定」は労働基準監督署に毎年提出が必要な書類です。ここでは労働基準法改正による新たな「36協定」についてや届出書の書き方、またデメリットを回避するためのポイントについて解説いたします。ぜひ参考にしてください。
2024年から施行される改正版「36（サブロク）協定」とは？
改正版「36協定」は、政府の働き方推進によって労働基準法第36条の改正がおこなわれた時間外労働と休日労働についての協定届です。法定外労働時間について上限が設けられ、届出書も新様式へと変更になりました。大企業は2019年4月、中小企業は2020年4月よりすでに施行されています。建設業については、この労働基準法改正に5年の猶予期間が設けられたため2024年4月1日から新たな「36協定」が施行されます。
改正版「36協定」で変更された内容
労働基準法の改正によって36協定届の様式も変更になりました。一般条項と（様式第9号）特別条項（様式第9号の4）がありますが、建設業は「様式第９号の4」の提出が必要となります。変更になった点を理解して作成しないと違反とされてしまい罰則を科せられる可能性もあります。では、変更になったのはどのようなことか具体的な内容について確認していきましょう。また、この様式には記入例がありますので参考にしてください。
時間外労働の上限が明確にされた
労働基準法改正の大きな変更として、時間外労働に制限があるということです。今までも月45時間という上限がありましたが、上限を超える事情を特別条項として記載することで実際には無制限に時間外労働が可能になっていました。 常識を超えた時間外労働をさせている場合は行政指導が行われますが、罰則がなかったのです。そのため、事情がある場合の時間外労働についても罰則付きで上限が定められるようになりました。会社には従業員の労働時間を把握し、管理することが求められています。
法定労働時間を超える際に業務内容の明示が必須となった
新様式では、従業員に対して法定労働時間を超えて時間外労働や休日労働をさせる場合には、業務内容などを具体的に記載することが必要となります。業務内容がわからないといった日常的な長時間労働をさせることは認められません。あくまでも業務上に必要なときややむを得ないとき、また工期が遅くなった、機械のトラブルが起きたなど、内容を具体的に記載しましょう。業務を細分化して明確に記載して提出することが必要です。
週45時間を超える際の対応措置が必要に
常に時間外労働をしていると体調が悪くなってしまうリスクも高くなります。そのため新様式では、週45時間を超える時間外労働をする場合、従業員の健康や福祉について対応措置が必要と定められました。措置の具体的な内容としては、健康や心のケアに対する担当者を決めたり、相談窓口を設置したり、嘱託医といった医師の面接指導などが挙げられるでしょう。また、深夜勤務がある場合は回数を減らすなどの対応措置も求められます。
脱ハンコ化により捺印や署名が不要に
最近の脱ハンコ化によって36協定の届出書についても捺印や署名が不要になりました。また、電子申請をすることも可能なため、ますます便利になっています。電子申請の36協定では、電子署名、電子証明書を添付する必要ありません。ただし、36協定と社内協定書を兼用する場合は捺印や署名が必要になります。36協定の申請には基本的に捺印や署名が不要ですが、協定書によっては必須となる場合がありますので、注意が必要です。
適格性を判断するためのチェックボックスの追加
36協定は、会社と従業員との締結になりますが、従業員に関しては代表者が内容の確認をすることになります。以前は確認後に署名、捺印を行っていましたが、新様式からは従業員代表者の適格性を判断するためのチェックボックスが設けられました。代表者の選出方法が投票や話し合いによって決定し、会社側の立場ではないことや会社の意向で選出されていない者であることなど、民主的に決定することとされています。条件がなされていない場合は、協定が無効になることもあり、チェックを忘れて提出した場合は不適合とみなされます。必ずチェックをしてから提出するようにしましょう。
改正版36協定の書き方
ここからは新36協定届の書き方について解説していきます。変更になった点は、記入項目が多くなったこと、また様式第9号、様式第9号の4の表面(1枚目）の書き方が変更になったことが挙げられます。解説を参考に注意して作成してください。
新設された記入項目に注意
以前の36協定届は1枚の書類に記載して提出していました。新たな36協定届も1枚のみの記載、提出が基本です。しかし、月45時間、年間360時間を超える時間外労働をさせることが可能な特別条項付きの36協定を届け出する際には2枚の書類が必要になります。通常の建設業は、様式第9号の4の届出様式を提出します。2枚目の特別条項用の様式が法改正されて記入項目が増えた部分です。
1枚目の書き方
表面とは36協定届の1枚目の一般条項についての書き方となります。新たな36協定届では、事業所の名称を本社だけではなく各事業場ごとに記載すること、時間外労働をさせる必要のある具体的事由は「工期の変更」など具体的に記載してください。また、延長することができる時間数は、1日、1か月、1年それぞれの最大残業時間を記載します。1年間が基本とされる36協定の有効期間も重要です。さらに協定の当事者である従業員の選出方法、時間外労働の上限時間を計算する起算日を記載することも注意点としてあげられます。
改正版36協定の提出方法
改正前、改正後も36協定届は労働基準監督署長に提出することになっています。窓口への申請も行えますが、3月、4月は提出する時期となるため混雑が予想されるでしょう。36協定届は電子申請の提出が可能となりますので、労働基準監督署に行く時間がない方は、ぜひ活用してみましょう。「e-Gov」でアカウントを作成、情報を入力するだけで電子申請ができます。
改正版の特別条項付き36協定届の書き方
ここからは法定時間外労働の上限を超える特別な事情がある場合に適用される、特別条項付き36協定の書き方について解説します。特別条項付き36協定届は様式第9号の4となり1枚目と2枚目がありますのでそれぞれポイントを確認し、注意して作成しましょう。
1枚目の表面の書き方
特別条項付き36協定届の1枚目は通常の36協定届と違いはほとんどありませんが、協定の成立年月日や当事者の選出方法、名前の記載などは2枚目となります。解説している36協定届の1枚目の書き方に注意点がありますので参考にして作成しましょう。また、記入例も労働局のホームページにあるため参考にしてください。
2枚目の表面の書き方
2枚目となる表面の書き方が改正によって新たに設けられた部分となります。この様式では、臨時的に限度時間を超えて労働させることができる場合、労働時間を超えて労働させる場合における手続、限度時間を超えて労働させる労働者に対する健康及び福祉を確保するための措置、延長することができる時間数を具体的に記載しなければなりません。この点について解説していきます。
「臨時的に限度時間を超えて労働させることができる場合」の書き方
臨時的に限度時間を超えて労働させる場合は、業務上どうしても必要であると認められるときや、やむを得ない事情があるときのみとなります。日常的な残業、長時間労働になる可能性がある事由については認められることはありません。事由としては「機械の故障などトラブルへの対応」や「工期の変更のため」など具体的に記載することが望ましいと言えます。
「限度時間を超えて労働させる場合における手続」の書き方
限度時間を超えて仕事をしてもらうためには、従業員に対してどのような手続きをするのかを記載します。その場でお願いすることもできますが、限度時間を超えた時間外労働となるため、きちんとした手続きが必要となります。例えば、対象となる労働者を管理する者に対して事前に申し入れをして限度時間を超える労働をしてもらいたいということを伝えるなどという具体的な内容を記載しなければなりません。
「限度時間を超えて労働させる労働者に対する健康及び福祉を確保す るための措置」の書き方
限度時間を超えて労働させる者に対する健康や福祉を守るにはどのような対応措置をするのかを記載します。限度時間を超えた仕事をさせるとなると従業員の健康に関しては心配になるところです。会社としては体や心のケアに対する健康相談窓口の設置や嘱託医による面談などいろいろと考えることができますが、2枚目の裏面に健康確保措置に関して「記載心得」として具体的に10個の項目がありますので、その中から選択して記載します。
「延長することができる時間数」の書き方
1枚目と同様に1日、1か月、1年の法定労働時間を超える時間数を記載してください。しかし、1か月と1年の欄には「限度時間を超えた労働にかかる割増賃金率」と「限度時間を超えて労働させることができる回数（6回以内）」を記載しなければなりません。必要事項をきちんと確認して作成するようにしましょう。記入例もありますので、参考にすると良いでしょう。
改正版36協定届を書く際の注意点
2019年に変更になった36協定届の書き方を解説します。ここでは「様式第9号の4」特別条項について覚えてほしい注意するポイントが3つあります。ひとつは時間外労働の確認、二つめは新たに設けられた記載欄、最後に36協定の有効期限についてです。新しく設けられた部分になりますので、36協定届を書く際に内容を確認し、参考にしてください。
時間外労働の合計時間数を確認
法定外労働時間に休日労働時間を含めた合計時間数が１か月100時間未満が時間外労働時間と定められています。また、2か月〜6か月間の時間外労働時間が月平均で80時間を超えないようにしなければなりません。100時間未満だからと90時間を6か月間続けると平均80時間を超えて違法となってしまいます。提出前に時間外労働時間を確認し、チェックボックスに記載してください。慌てないためにも毎月確認するようにしましょう。
新設された記載欄のうちの2つに注意
新たな36協定で新設された記載欄は3か所ありますが、そのうちの2か所については注意が必要です。「限度時間を超えて労働させる場合における手続」は、従業員へ時間外労働をお願いする場合にどのような手続きをして仕事を行ってもらうのかを記載します。「限度時間を超えて労働させる労働者に対する健康及び福祉を確保するための措置」については、時間外労働を行っている従業員の健康や福祉についてどのようにケアするか方法についての説明です。具体的な措置についての内容を記載します。
36協定の有効期限は1年
36協定は労働基準監督署に一度だけ提出すれば良いというものではありません。有効期限は1年となっています。そのため、毎年の提出が必要になります。年度初めの4月から新たに従業員と36協定を締結することが一般的です。年度が終わる3月には次年度の36協定を労働基準監督署に提出できるよう準備が必要です。有効期限が切れると従業員に時間外労働をさせることができなくなりますので、期限には十分注意してください。
【まとめ】建設業での36協定の施行は2024年4月から！残業時間の上限や届出のポイントをしっかり抑えよう
時間外労働を従業員にお願いしたい場合は、必ず36協定の届出が必要です。法改正が行われてから2021年に様式も新しくなりました。また「特別条項付き36協定届」が新たに設けられています。建設業は2024年４月1日から施行になるため、新しい様式で36協定届の提出が必要となります。届出を書く際には時間外労働について新設された内容を確認して記載することが重要です。限度時間を超えた時間外労働に関しては手続きの方法や健康に対する措置など具体的な記載が求められています。有効期限もあるため、解説した内容を参考にして、作成に取り組んで早めの提出を心がけてください。電子申請も可能となりますので活用してみましょう。
