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建設業務において「施工計画書の作成に時間がかかり、本来の業務に集中できない…」「提出書類が多すぎてミスが心配…」という悩みは多いです。
そんなときに活用できるのが、施工計画書の作成代行サービスです。
施工計画書を作ることに特化したプロ集団なので、効率的にミスのない書類を作ってくれるのが利用のメリットです。ただし、もちろん利用には注意点もあります。
今回は、施工計画書の基礎知識から、作成代行サービスのメリットやデメリット、依頼する際の4つのステップを解説します。書類業務の効率化を目指す方は、ぜひ最後までご覧ください。
施工計画書とは
施工計画書は、建設工事を安全かつ効率的に進めるための基本となる書類で、建設業法や公共工事標準請負契約約款などで定められた項目の記載が求められます。具体的には、工事の目的や期間、手順、安全・品質管理などで、関係者間で情報を共有する土台となります。
請負代金が税込500万円以上の工事では提出が義務化されており、それ未満でも発注者からの要請があれば必要です。
以下、施工計画書の「作成者」「作成目的」「提出期限」という3つのポイントについて順番に紹介します。
作成者
施工計画書は、工事を請け負った元請業者が責任を持って作成し、発注者に提出する書類です。現場を統括する元請の現場責任者が主にその役割を担います。
現場には多数の下請業者が関わるため、全体を見渡し、工程や安全管理、品質の確保を図る計画が必要です。施工計画書は現場全体の方向性を定め、関係者間での情報共有を円滑にするための基準となります。
もし下請業者が個別に計画を立てた場合でも、元請が全体を確認・調整し、1つの書類としてまとめ上げなければなりません。
作成する目的
施工計画書は、工事の目的や範囲、工程、安全・品質管理の方針を明確にし、関係者全体で情報を共有することを目的に作られます。
元請業者にとっては、下請業者の調整や工程管理、発注者との協議を円滑に進めるための指針となり、施工管理の基準としての役割も果たします。
発注者にとっては、この計画書を通じて工事内容や進捗状況を把握することになります。計画書の内容が曖昧であれば、品質不良や安全事故などのトラブルにつながる恐れがあるため、初期段階での明確な共有が重要です。
また、元請け業者の一括下請けを防ぐための手段としても、施工計画書の適切な作成と管理が求められます。
提出期限
施工計画書の提出期限は通常、工事請負契約書に定められており、一般的には契約締結後、速やかに準備し、工事開始の3週間前までに提出を完了させます。
工事の目的や工程、安全対策などを発注者が事前に把握・確認し、必要があれば修正指示を行えるようにするため、なるべく早い段階での提出が求められます。
提出が遅れると、工事の開始時期にも影響を及ぼす可能性があり、計画全体に支障が出る恐れがあります。事前の準備を万全に整えることが、円滑な施工の第一歩となります。
施工計画書の作成代行サービスとは
施工計画書作成代行サービスとは、着工前に必要な施工計画書を、建設業者に代わって専門の代行業者が作成するサービスです。
工事着手前の限られた準備期間において、施工計画書の作成は時間と労力を要する業務のひとつです。代行サービスを活用することで、書類作成にかかる負担を軽減し、現場での安全対策や段取りなど、重要な準備作業に時間を確保できるようになります。
特に公共工事では提出書類の数が多く、形式も厳格なため、経験の浅い人材ではミスや遅延のリスクが高まります。
書類作成の専門家に任せることで、精度の高い資料をスムーズに用意でき、全体の工程管理にも好影響をもたらします。施工計画書の作成代行サービスは、実務面での有効な支援手段として一定の支持を得ています。
施工計画書の作成を代行サービスに依頼するメリット
施工計画書を専門の代行業者に依頼することには、以下3つのメリットがあります。
- メイン業務に集中できる
- コストを削減できる
- 不備のない書類を作成できる
それぞれ、簡単に解説します。
メイン業務に集中できる
建設業では、施工計画書をはじめとする多くの書類作成が求められますが、これらの業務は非常に時間と労力を要します。
特に営業担当者や現場監督が書類作成も兼任している場合、本来の業務に支障をきたすことが少なくありません。この課題を解消する手段として、書類作成代行サービスの活用が有効です。
書類作成を専門家に任せることで、現場管理や営業活動などのコア業務に集中でき、業務の質と効率が向上します。従業員の業務負担が軽減されることによる作業時間の短縮やモチベーションの向上といった効果も期待できます。
コストを削減できる
施工計画書の作成には時間と手間がかかり、また専門性も求められる業務です。
社内で対応するには、書類作成スキルを持つ人材の採用や育成が必要となり、人件費・採用コスト・研修コストが発生します。
代行サービスを活用すれば、これらのコストを抑え、必要なときに必要な分だけ外部の専門家にスポット依頼できます。
無駄な固定費を削減するだけでなく、経験豊富なプロが対応することで、ミスによる再提出や手戻りといった間接的なコストも防げます。
不備のない書類を作成できる
建設関連の書類には、内容の正確性と形式の厳守が求められます。少しでも不備があると差し戻しや手戻りが発生し、現場の進行に影響を及ぼす可能性があります。
知識や経験が豊富な専門スタッフが作成を代行することで、法令の要件を踏まえた、ミスのない書類を作成できます。また、内容の正確さだけでなく、レイアウトや図表挿入などの面で見やすい資料になる点もメリットです。
読み手の理解を助ける構成やデザインによって誤読を減らし、また、企業の信頼性向上にもつながるでしょう。
施工計画書の作成を代行サービスに依頼するデメリット
施工計画書の作成を代行サービスに依頼することにはデメリットもあります。
まず、情報漏洩のリスクが出てきます。施工計画書には企業の事業計画や個人情報など、重要なデータが含まれているため、委託先のセキュリティ体制が不十分だと機密情報が外部に漏れる可能性があります。
また、代行することで社内の書類作成スキルが蓄積しにくいのもデメリットです。外部サービスに頼りきってしまうと、ノウハウが社内に残らず、いざという時に自社で施工計画書をまとめられなくなる恐れがあります。
必要に応じて、プライバシーマーク取得やウイルス対策の有無を確認し、また、自社スタッフの同席や情報共有の仕組みを設けるなどの対策が求められます。
施工計画書の作成を代行サービスに依頼する流れ
実際に代行サービスに依頼する際は、以下4つのステップで進んでいきます。
- 代行サービスを選定し見積もりを依頼する
- 契約を結び打ち合わせを行う
- 必要な書類を提出・書類を作成する
- 完成した書類の確認・修正を行う
それぞれ、簡単に解説します。
1.代行サービスを選定し見積もりを依頼する
施工計画書の代行を依頼する際は、まず自社のニーズに合った代行業者を見極めて見積もりを依頼するのが最初のステップです。
依頼したい書類に対応しているか、費用が予算内に収まるかを確認し、複数社を比較することで最適なサービスを選定できます。
打ち合わせはメール、電話、オンラインツールなどで実施され、工事の詳細をすり合わせたうえで、正式な見積もりが提示されます。
提示内容に納得できれば契約に進み、書類作成がスタートします。
2.契約を結び打ち合わせを行う
書類作成代行サービスに見積もり内容で合意した後は、正式な契約手続きと詳細な打ち合わせに移行します。
契約では、契約約款の確認や請負契約書への押印を経て、依頼が正式に確定されます。これに続き、書類作成に必要な情報の提供と打ち合わせが行われます。
依頼内容を正確に反映させるため、図面、仕様書、数量計算書、契約書のコピー、技術者資格証、建設業許可票などの提出が求められることが多いです。
3.必要な書類を提出・書類を作成する
契約締結と打ち合わせが終了した後、代行サービスは書類作成に移ります。
事前に提出した書類のほかにも、特記仕様書、従業員名簿、主任技術者資格、開示請求資料などが必要な場合があります。
作成期間は作業量によりますが、通常1～2週間程度で完了します。作成後、書類は顧客に仮納品され、内容の確認が行われます。
4.完成した書類の確認・修正を行う
施工計画書が完成したら、その内容を顧客が確認し、必要に応じて修正を依頼します。仮納品の時点でほとんど完成しているものの、もしも修正依頼があれば、代行サービスは再度修正を行います。
この最終プロセスにより、顧客は書類が意図通りの内容かどうか確認し、必要な調整を行えます。代行はあくまでも代行なので、最終的な責任が元請け業者にあることには変わりありません。時間をかけて間違いがないかチェックすることが重要です。
仮納品から本納品になった段階で、請求書が送付され、代行サービスが完了となります。
施工計画書の作成代行サービスを活用する際の注意点
代行サービスを活用する際の注意点は、主に以下の3つです。
- セキュリティ体制が整っているか確認する
- 代行サービスに丸投げしない
- 正確な情報を共有する
これらに気をつけないと、企業の総務、法務にも関わる危険性もあります。
3つの注意点について、順番に解説していきます。
セキュリティ体制が整っているか確認する
施工計画書の作成代行サービスを利用する際、依頼先のセキュリティ体制が十分に整っているか確認することは非常に重要です。書類には企業の機密情報や個人情報が多く含まれており、これらを外部に委託する場合、情報漏洩のリスクが伴います。
依頼する代行サービスがサイバー攻撃対策やウイルス対策が実施されているか、また、企業として情報管理が適切に行われているかをチェックすることが大切です。
情報管理が適切に行われている業者には「プライバシーマーク」が付与されていることがあるため、その取得状況を確認しておくといいでしょう。
代行サービスに丸投げしない
書類作成代行サービスを利用する際、全てを「丸投げ」するのは避けるべきです。
施工計画書などの重要書類は、最終的に元請業者が責任を持って発注者に提出しますが、下請け業者が作成したものをそのまま提出するのではなく、内容の確認や調整が義務付けられています。
この過程は、元請業者による実質的な関与として建設業法にも定められています。完全に代行サービスに任せてしまうと、一括下請け（丸投げ）と見なされる恐れがあり、法律違反にもつながります。
また、社内に書類作成ノウハウを蓄積するためには、全てを任せるのではなく、社内スタッフが代行担当者と共に作業に参加することも必要です。
トラブルを避ける意味でも、社内スタッフの長期的な成長のためにも、代行サービスに丸投げすることなく、責任を持って関わっていくべきでしょう。
正確な情報を共有する
書類作成代行サービスを利用する際、最も重要なことは、正確な情報を代行サービスと共有することです。代行サービスは、提供されたデータや事前の確認事項をもとに書類を作成するしかありません。
提供情報が正確でないと、意図しない内容や誤った資料ができてしまい、双方にとって無意味です。
正確な情報を共有するためには、事前の打ち合わせが不可欠です。書類作成の目的や必要な情報をしっかりとすり合わせ、疑問点を解消することで、認識のズレを防ぎます。
必要書類やデータ（図面、仕様書、数量計算書、従業員名簿など）は、漏れなく正確に、最終版を提供することが求められます。
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【まとめ】施工計画書の作成は代行サービスに依頼することで業務効率化が期待できる！
今回の記事では、施工計画書の概要から、作成代行サービスを活用するメリット・デメリット、依頼の流れまでを解説してきました。
要点をまとめると、代行サービスを活用することで「本来の業務に集中できる」「コスト削減につながる」「不備のない書類が作れる」といった利点がある一方、情報セキュリティリスクや自社ノウハウの蓄積といった懸念点もあります。
自社の状況に応じて上手に外部リソースを活用することで、施工業務全体の質とスピードを高めることができます。本記事を参考に、信頼できる代行業者に一度相談してみるのも良いでしょう。
施工計画書の詳細についてはこちらの記事で解説しています。ぜひこちらもご確認ください。
