建設業における電子帳簿保存法のメリットは？保存期間や保存方法を徹底解説！

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今回は日本の法律である電子帳簿保存(電子帳簿保存法制度)について紹介します。電子帳簿保存法とは、日本において電子化された帳簿や会計資料の保存・提出方法を規定する法律です。この法律は、紙の帳簿から電子帳簿への移行を推進し、効率的な記録保存を目指しています。今回は、漢字が並び少し難しそうな電子帳簿保存法について、そもそも電子帳簿保存法とはなにか、保存期間などに焦点を当ててご紹介します。

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、帳簿や重要書類を電子データとして保存する場合に、信頼に足るデータとして保存ができるように保存の要件などを規定した法のことです。基本的に国税関連の帳簿などの書類は紙での保存が必要です。しかし電子帳簿保存法に則って保存をし、税務署などに申請をすると電子データでの保存を許容されることとなります。対象となる書類はの代表的な例は以下の通りです。

・国税関係書類
賃貸対照表や棚卸表などの決算関係書類、取引関係書類、請求書や見積書の控えなど

・国税関係帳簿
仕訳帳、売掛帳、現金出納帳などの帳簿類・電子取引請求書、領収証、見積書等

電子帳簿保存法の区分

電子帳簿保存法における電子データは、以下の3種類に分けられます。

1.電子帳簿等保存
コンピューターで作成した帳簿や書類です。具体的には、仕訳帳や売上帳などの帳簿類、貸借勘定書や損益勘定書などの会計書類、領収書や納品書、見積書などが該当します。

2.スキャナ保存
スキャンして紙ベースの書類を保存することです。スマホやデジカメで撮った画像データも該当します。契約書や借用証書、領収書、小切手、請求書、納品書などのモノや資金の流れに連動する書類と、見積書や注文書、契約申込書など直接関わらないもの双方が認められています。

3.電子取引
電子取引における注文書、契約書、見積書等

電子帳簿保存法の申請方法

帳簿や書類を電子データとして保存する場合は、管轄である税務署に申請した上で承認を得る必要があります。申請方法は以下の通りです。

電子データとして保存する帳簿や書類を確定する
電子データに移行する日程を決める
電子データ保存する際に使用する電子機器の機種や台数を把握
電子データを保存するプログラムなどを準備
電子帳簿保存法の規定を満たす方法を確認し、その通りの申請を行う

申請の期限はある？

帳簿保存法において、電車データ保存を申請する場合に申請期限等は基本的にはありません。申請を行った日によって適用される日付が変わるため、適用したい日から計算して申請をしましょう。一般的には申請から3ヶ月を要するため、11月1日から開始の場合は7月31日までに行う必要があります。

建設業における電子帳簿保存法のメリット

電子帳簿保存法が、建設業にもたらすメリットについて、以下の2つに分けて解説します。それぞれの項目をチェックしましょう。

・欲しいデータがすぐ見つかる
・ペーパーレスで経費を削減できる

欲しいデータがすぐ見つかる

データを電子化することで、欲しいデータをすぐに取り出せるというメリットがあります。取引記録などの国税帳簿書類には7～10年の保存義務があります。そのため、紙ベースで保管すると保管場所の確保やデータの取り出しが時間がかかるというデメリットがありました。しかし、電子データとして保存すれば保管スペースを必要とせず、欲しいときに簡単に探し出せるため業務効率化にもつながります。

ペーパーレスで経費を削減できる

電子データ化することで、印刷コストを削減できるというメリットもあります。紙ベースで保管するとなると、用紙代、印刷用のインク代、保管するファイル代、保管場所のキャビネットなどのコストがかかります。しかし、電子データであればそのような経費は一切不要になるのです。また企業にエコ活動を行っているという、付加価値も与えられます。

電子帳簿保存法における業種別の保存期間

電子帳簿保存法における保存期間は大きく二通りにわかれます。それぞれ解説していきます。

法人の場合：7年から最長10年
個人事業主の場：5~7年(申告種別により変動)

このように法人・個人事業主によっても違いがあり、それぞれの中でも状況によって保存期間が変動します。それぞれの詳細までご紹介しましょう。

法人の場合

法人の場合の文書保存期間は原則7年です。最長10年の場合もあり、これは欠損金の繰り越し控除を受ける場合に限ります。
＊欠損金の繰り越し控除
税務上の赤字が発生した場合に、次年度に繰り越し節税する方法
元々は欠損金の繰り越しも9年が最長でしたが10年へと変更になりました。それに伴って欠損金の繰り越し控除の場合の保存期間も10年へと延長されました。
また忘れてはいけないのが保存期間の起算点、すなわちどの日をスタートとして帳簿を保存するかです。領収書の発行日ではなく、事業年度の確定申告期限の翌日となるので注意してください。

個人事業主の場合

個人事業主の場合は、法人と違い5年～7年の保存が必要です。また帳簿や書類の種類によって変動します。また確定申告が白色申告なのか青色申告なのかによっても異なります。例えば白色申告の場合では法定帳簿は7年、それ以外の任意帳簿は5年です。青色申告の場合は、仕訳帳や総勘定元帳などは7年、請求書や見積もり書などは5年の保存が必要です。現在では領収書も5年間の保存が必要となり、一部条件を満たした場合は個人事業主でも、領収書を7年間保存する必要があります。

電子帳簿保存法における帳簿類の保存期間

前章でもご紹介しましたが、法人・個人事業主によって帳簿書類は保存期間が異なります。紙でも電子データでも保存の年数に変動はなく同様の年数の保存が必要になるので注意しましょう。
以下、電子データの保存の場合と電子データの元データが紙の場合について解説します。

電子データの保存の場合

帳簿書類は法人の場合は7年間保存する必要があります。それ以後は保存する義務はありません。また電子データでも紙でも、保存方法に限らず7年間の保存期間が必要です。電子データで保存する場合は7年間という期間と電子帳簿保存法に基づいた保存要件を満たす必要があるので注意しましょう。また個人事業主の場合は白色申告と青色申告での場合で保存期間が変わります。白色申告の場合、法定帳簿は7年、それ以外の任意帳簿は5年です。青色申告の場合は、仕訳帳や総勘定元帳などは7年、請求書や見積もり書などは5年の保存が必要です。

電子データの元データが紙の場合

紙であった書類をスキャンし、電子データにしたスキャナ保存の場合、原本の保存は1年間でした。この訳は、請求書や見積書、領収書を電子データとした後に年一回の定期検査が法律で決められていたためです。その定期検査後には破棄をして良いという決まりとなっていました。その定期検査も2022年以降は廃止となったため、電子データ移行後にはすぐに破棄しても問題ありません。ただ念のため数か月～1年間保存していると安心できます。

電子帳簿保存法における保存期間が過ぎた後のデータと取り扱い

保存期間が過ぎた後のデータの取り扱いについては、企業や個人の裁量で決定して問題ありません。しかし企業としての機密情報等が含まれている場合もあるので、丁寧に取り扱うよう心がけましょう。電子データについてはデータ削除を行い、紙データの場合はシュレッダーなどで細かく裁断したあとに破棄すると良いでしょう。そしてこの保存期間は法律で定められている保存期間であるため、企業としてそれ以上の保存を推奨している場合もそれにしたがいましょう。

【まとめ】電子帳簿保存法の保存期間を理解してデータを適切に扱おう

今回は日本の法律である電子帳簿保存(電子帳簿保存法制度)についてご紹介しました。ここで簡単にまとめておきましょう。電子帳簿保存法は電子化された帳簿や会計資料の保存・提出方法を規定する法律のことを指します。これは紙の帳簿から電子帳簿への移行を推進し、効率的な記録保存のために制定された規定です。
経営者の方や個人事業主の場合は、必ず必要な知識となりますので、しっかりと頭に入れておきましょう。

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