【建設業向け】原価計算はエクセルがベスト！効率よく原価管理を行う方法を徹底解説

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1箇所での建設工事ならば収益計算（売上－原価）は容易ですが、通常は複数の工事が同時に進行しています。そして、各工事の原価計算を行わなければ、「どの工事が利益を上げ、どの工事が損失を出したのか」がわかりません。

このような状況を避けるために、建設業者は各工事ごとに「原価計算」を行い、損失を出す工事を回避する必要があります。一方で、原価管理が難しいと感じている工事責任者の方もたくさんいるでしょう。

今回は、エクセルを活用した原価計算の仕方や、効率的に原価管理を行う方法を紹介します。

建設業における原価計算の概要や目的は？

建設業では、原価計算が非常に重要です。

原価計算は工事ごとに個別に管理され、通常は材料費、労務費、経費からなりますが、建設業では外注の割合が高いため、外注費も加えた4つの費目となります。

材料費：建設材料（建材など）
労務費：建設に従事した自社職人の賃金
外注費：他社や個人事業主からの助っ人を雇った際の費用
経費：上記以外の費用（水道光熱費など）

この計算は、建設コストを抑え、契約金額とのバランスを保ち、企業を効率的に運営するために必要不可欠です。ここでは、建設業における原価計算の概要や目的について解説します。

建設業における原価管理についてはこちらの記事でより詳しく解説しています。ぜひこちらもご確認ください。

建設業における工事原価管理とは？原価管理のメリットや難しい理由も解説！

建設コストを抑えるために必要なプロセス

工事が完了するまでには、先ほどの4つの費目（原価）が支出になります。これらの原価が適正かどうかを、原価計算によって確認します。もし特定の費目が異常に高額な場合は、その金額を削減するよう努力し、結果的にコストを抑えます。

見積書を提出する際には、原価も考慮されているはずなので、実際の原価との違いやその理由を追求して、自社の原価計算の正確さを高めていきます。

契約金額とのバランスを管理するためにも必要

仕事は利益を出すために請け負いますが、原価が工事契約金額を上回ると赤字になります。そのため、4つの費目（原価）をしっかり管理する必要があります。

もちろん、突発的なトラブルや天候不順による作業の遅れなどが発生するかもしれません。しかし、こうした場合でも、原価にどの程度影響があるかや、それによって利益がどれくらい減少するかなどを日々管理する必要があります。そうしないと、赤字工事が増えてしまいます。

企業を効率良く運営するために行われる

原価計算が適切に行われると、工事のコストが削減され、工事から生まれる利益が増え、結果として会社の収益が増加します。

収益が増えれば、従業員への給与だけでなく、福利厚生制度の向上なども実現でき、従業員の満足度が高まります。これにより、企業の従業員定着率が向上し、建設業界の人手不足に歯止めがかかります。

また、魅力的な福利厚生制度に惹かれて他社からの転職者も増えるかもしれません。

原価計算をエクセルで効率良く行う方法

原価計算の概要を説明してきましたが、いかにも難しそうですね。

物販業では売上から仕入・経費を差し引くだけなので、比較的簡単ですが、建設業のように「物を作る」業種の場合は原価計算が欠かせません。しかし、多くの人が使っている表計算ソフト「エクセル」を活用すれば、効率的に原価計算ができます。

ここでは、エクセルを使った原価計算方法を見ていきましょう。

有名な無料テンプレートを使う

建設業の原価管理は、膨大なデータを計算する必要があり、手作業ではミスのリスクが高いです。ミスを減らすためには、エクセルの数式を使うのが適切ですが、有名な無料のテンプレートを使うのが良いでしょう。

建設業における原価計算のテンプレートやひな形が無料でネット上に公開され、誰でも利用できるようになっています。これらを使用すると、エクセルの操作が苦手な人でも、使いこなせるでしょう。

また、編集可能なテンプレートもあるので、自社で使いやすいようにカスタマイズすることもできます。

自作の原価計算表を使う

エクセルに慣れている人は、自分で原価計算表を作成できます。まず、エクセルで新しいファイルを作成します。

自社のフローに合わせてファイル名をつけて保存しておきましょう。次に、必要項目を作成し、現場で費用が発生するたびに金額を入力します。自信がない場合でも、最初に必要項目だけを完成させれば、後は数値を入力するだけなので、難しいことはありません。

原価管理の必要項目を入力する

建設業の原価計算は、通常、「原価入力表」と「原価計算総括表」という2つのシートに分かれていますが、必要に応じて1つのシートにまとめることもあります。

まず、「原価入力表」では、「日付」「仕入先名や摘要」「4つの費目」「支払金額」の4つの項目を入力するシートを作成します。これらの項目は、発生するたびに日付順に入力していきます。

次に、「原価計算総括表」です。

入力すべき内容は、以下の3つの情報です。

基本情報：工事名、発注者、担当者、工事期間などを記載
入金情報：入金日付、入金額を記載
原価情報：4費目別に月別予算管理を行う

「原価入力表」のデータを月別・費目別に集計し、「原価計算総括表」に反映させ、予算との差異を月別で確認します。その結果、現時点での利益も確認できるようになります。

これらの情報が揃えば、予算と実績を比べられます。

合計原価の計算式やマクロを入力する

「原価入力表」に記入された各項目を、4つの費目ごとに月ごとにまとめ、「原価計算総括表」に反映させます。その際には、エクセルのMONTH関数を使用します。

MONTH関数によって取り出された各費目の合計（SUM関数）が、その月の原価となります。

これを毎月、工事完了まで繰り返すことで、原価予算との違いや予定粗利との差異を管理できるようになります。

エクセルを使った原価計算のメリット

原価計算の概要を紹介し、具体的にエクセルを使った建設業の原価計算方法を解説しました。

次に、なぜエクセルを使うメリットが大きいのかについて説明します。

管理システムよりもコスト削減が可能

最初のメリットは、コスト削減です。

エクセルを使わない場合、代替として「管理システム（ソフト）」を利用することになります。無料のものも存在しますが、多くは有料です。さらに、その管理システムをインストールしたり、使い方を学んだりする手間がかかります。

それに対してエクセルは、通常パソコンに標準搭載されている機能です。パソコンを購入すればすぐに利用でき、コストがかからないというメリットがあります。

基本的な機能は誰でも簡単に使いこなせる

エクセルはマイクロソフト社が提供する「表計算ソフト」のことです。日本では最も有名で、同じくマイクロソフト社の「ワード」と並んで広く知られています。

入力された数値データをもとに、計算、表の作成、グラフの作成ができ、基本的な操作は誰でも簡単に使いこなせます。そのため、教育コストをかけずに、ほとんどの人が使いこなせる点が大きなメリットです。

求人票を見ても、「ワード、エクセルの使用必須」という記載が多くあり、ハローワーク提携のビジネススクールでもエクセル講座が開催されています。

他のソフトと比較して、エクセルは誰でも簡単に利用でき、始めやすいでしょう。

紙の台帳よりも共有が容易

エクセルは、パソコン上で扱う「デジタルデータ」ですので、メールや他の「情報共有システム」を通じてデータのやり取りが可能です。受け取ったデータはそのまま入力・保管できます。

もし紙のデータだった場合は、宅配便やFAXでやり取りし、後日誰かが再入力する必要があり、作業工数が増えます。

また、エクセルをタブレット端末などで使用すれば、現場で気づいたときに即座に入力でき、帰社後の事務作業を軽減できます。

表のカスタマイズが自由自在

エクセルを使用すると、自由に表のカスタマイズができます。

数式や関数を使ってセルの内容を自動計算したり、条件付き書式を適用したりすることも可能です。自社で長年使われてきたエクセルフォームをカスタマイズすることで、作業の効率化を図れます。

シートの配置やタブの追加、グラフの挿入なども簡単に行えるため、情報を効果的に整理し、分析しやすくなります。表のカスタマイズによって、原価管理表や原価計算書など、自社に合った表を作成できるでしょう。

エクセルによる原価計算の問題点は？

次に、エクセルを利用した原価計算のデメリットに焦点を当ててみましょう。

メリットとデメリットの両方を理解することで、使い方を適切に判断できるようになります。

VBAレベルのマクロは難易度が高い

マクロとは、エクセル内で操作を自動化するためのプログラムです。

VBA（Visual Basic for Application）レベルのマクロは、より高度なプログラミングに近いものです。便利さは抜群で、1時間かかっていた作業をわずか5分で完了させることも可能です。

ただし、基本的な機能を使いこなすためには数週間から数ヶ月程度の時間がかかります。より高度な機能や応用を身につけるにはそれ以上の時間が必要です。

建設業の仕事と並行して、VBAを学習する努力は素晴らしいですが、時間を確保するなど、勉強計画を具体的に立てる必要があります。

偶発的なミスが起こりやすい

エクセルによる原価計算には、偶発的なミスが起こりやすいという問題があります。

セルの誤った値の入力や誤った数式の設定などが原因で、計算結果に誤りが生じる可能性があります。

例えば、エクセルファイルを先輩社員（エクセルエキスパート）から受け取りました。そのファイルにはVBAを使ったマクロがたくさん組み込まれていて、セルの値を少し変更したら、ファイル全体の整合性が損なわれました。

このような話はよく聞きますし、修正が難しくなります。

こういったミスは原価計算の精度や信頼性に影響を与えるため、注意が必要です。

社外での共有作業の使い勝手が悪い

基本的に、エクセルの社外共有は使い勝手が良くありません。オンラインでの作業やファイルの操作が複雑で、複数の人が同じファイルを操作すると、混乱しやすくなります。

さらに、ファイルのバージョン管理が難しく、最新版の特定が難しい場合もあります。

共有が頻繁な場合は、他のソフトの導入を検討しても良いでしょう。

マスターデータを作成するまでが大変

エクセルを使った原価計算では、マスターデータの作成に手間がかかります。各種原価や価格、仕入先情報など、膨大なデータを集め、整理しなければなりません。

これらのデータは定期的に更新されるため、常に最新の情報を反映させる必要があります。

また、個人利用であれば、レイアウトなどはそれほど気にする必要はありません。しかし、全社的に利用する場合は、レイアウトだけでなく、一覧性やデータの更新タイミングなど、さまざまな要素を考慮して作成する必要があります。

マスターデータの作成や管理には細心の注意が必要であり、時間と労力を要する作業となります。

自動集計やグラフ化するハードルが高い

エクセルで原価計算する際の問題点に、データの自動集計やグラフ作成が難しいことも挙げられます。

データをまとめたり、条件ごとに集計したりするには手間がかかるでしょう。また、集計したデータをグラフにするにも、操作が複雑で時間がかかります。

そのため、使いこなすには慣れや経験が必要です。

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【まとめ】原価計算はエクセルで簡単に可能！無料テンプレートを活用して効率良く原価を管理しよう

エクセルを利用した原価計算は、建設業界において効果的な手段です。無料のテンプレートを活用することで、作業の効率化や誤差の軽減が期待できるでしょう。しかし、注意すべき点もあります。

VBAの高度なプログラミングや偶発的なミス、社外での共有作業の難しさなどは課題です。それでも、エクセルの柔軟性や自由度は大きなメリットであり、無料テンプレートを利用すれば、原価計算を簡単かつ効率的に行えます。

正しく原価管理を行い、ビジネスの成功に向けた基盤を構築するためにも、エクセルを使った原価計算がおすすめです。

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