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工程表は建設業の業務を円滑に進めるために、欠かせない存在の1つです。近年では様々な工程表を作成するアプリやシステムが開発されましたが、エクセルで作成した工程表が分かりやすいという方も多いのではないでしょうか。
今回は工程表の役割や作成手順と併せて、エクセルで作成するメリットやデメリットについて説明します。
工程表とは
工程表は、ひと言でいうと「納期を守るための工事のスケジュール表」です。着工から完成までの一連の流れが一目でわかるようにまとめられています。工程表は現場で業務の流れを確認するために利用するのはもちろん、顧客に工事のスケジュールを説明する際にも用いられます。
以下で、工程表を作成するメリットと「行程表」との違いを解説します。
工程表を作成するメリット
行程表を作成するメリットは、以下の通りです。
- 各工程を明確に把握・共有できるため、作業の抜けや漏れを防止できる
- スケジュールと作業工程の進捗を把握し、納期遅延を防止できる
- 作業に必要な時間の調整や適切な人員配置がしやすいため、工期短縮・コストを削減できる
作業の進み具合や全体の流れを把握しやすくなるため、作業効率・生産性向上につながります。
工程表と行程表の違い
工程表と「行程表」は混同されがちな言葉です。どちらの読み方も「こうていひょう」ですが、別物なので注意しましょう。工程表が建築現場で業務スケジュールを具体的に表示したものに対し、行程表は長期的なスケジュールの漠然とした目標や日程を表記したものです。
細かい予定を把握できるのが工程表、プロジェクトの大部分を漠然とカバーするのが行程表です。
工程表の種類
工程表は主に、以下の5つの種類があります。
- バーチャート工程表
- ガントチャート工程表
- グラフ式工程表
- 出来高累計曲線（工程管理曲線）
- ネットワーク工程表
工程表は種類によって特徴が異なるため、プロジェクトの内容に応じて使い分けると効果が高まります。以下で詳しく説明します。
バーチャート工程表
工程表の中で一般的な表です。縦軸に作業項目、横軸に作業日程を記載します。作業ごとにかかる日数が棒状で提示されるため、作業の始まりと終わりを一目で把握できます。構成がシンプルなので、簡単に作成できるところがメリットです。
しかし、作業の進捗管理には向いていません。作業ごとの関連性を把握しにくいといったデメリットがあります。
バーチャート工程表の詳細についてはこちらの記事で解説しています。ぜひこちらもご確認ください。
バーチャート工程表とは？メリットや作成手順・ツールなどを解説 ガントチャート工程表
バーチャート工程表と類似していますが、横軸に記載するのは作業の進捗状況です。そのため、複数の作業が並行している現場でも、作業ごとの進捗確認がしやすいといったメリットを持っています。
簡単に作成できるところもバーチャート工程表と同様の特徴です。しかし、作業ごとの関連性が把握しにくく、工数もわかりにくいといったデメリットがあります。
ガントチャート工程表の詳細についてはこちらの記事で解説しています。ぜひこちらもご確認ください。
ガントチャート工程表とは？バーチャートとの違いや作成手順なども解説 グラフ式工程表
縦軸に作業の進捗状況、横軸に作業日程を記載する工程表です。ガンチャート工程表やバーチャート工程表の特徴を併せ持っています。作業ごとの関連性が把握しやすいといったところがメリットです。
しかし、ガントチャート工程表やバーチャート工程表に比べ構成が複雑です。慣れるまで作成に時間がかかるといったデメリットがあります。
出来高累計曲線（工程管理曲線）
縦軸に進捗率、横軸に作業日程を記載する工程表です。工程管理曲線、バナナ曲線、Sカーブなどといった別名があり、建築工事の現場でよく使用されます。上方・下方許容限界曲線を記載するため、作業の進捗状況を許容範囲とともに確認できるところがメリットです。
一方、作業ごとの進捗状況は記載されないため確認できないデメリットがあります。
ネットワーク工程表
作業の関連性を円と矢印を使って表す工程表です。矢印の上に作業内容、下に作業にかかる日数を記載します。各作業に関連する部分は円を使って表し、中に数字を記載します。
前の作業が終わらないと、次の作業へ取りかかれないタイプのプロジェクトに向いており、作業ごとの関連性や流れを把握しやすいところが特徴です。ただし、作成には専門知識が必要なことと、作業の進捗管理に適していないといったデメリットがあります。
ネットワーク工程表の詳細についてはこちらの記事で解説しています。ぜひこちらもご確認ください。
ネットワーク工程表とは？メリットや作成するときのルールなどを解説 
工程表の役割
工程表には様々な役割があります。ここでは、工程表の主な役割を4つ解説します。
納期の厳守
工程表の大きな役割の1つに、納期を遵守することが挙げられます。「いつまでに〇〇の作業を行う」と細かく工数やスケジュールを明記することで、作業員の間で共通の目標意識がうまれ納期の厳守につながります。精度の高い工程表に沿って作業を進めれば、自然に納期内に作業が終わるという効果があるのです。
トラブル回避・対応
工程表があればトラブルを未然に防ぐことも、不測の事態が起きた際に適切な対応を取ることもできます。工程表を作り作業の全貌を可視化し共有することで、適切な人員と日程を設けられます。
無理なスケジュールでなければ作業員が余裕をもって業務に臨めるため事故発生率は下がりますし、トラブル発生時も早期発見できるようになります。
作業効率の向上
工程表を作成し、必要な人員を適切な時期に配置できるようになるため、作業効率がアップするという効果があります。
十分な人員で作業をすれば余剰な時間が発生するため、その時間を活用できるようになるのです。
工程進捗の見える化についてはこちらの記事で解説しています。ぜひこちらもご確認ください。
工程進捗の見える化とは？メリットやおすすめのツールを紹介します！ コスト削減
工程表は、コストダウンにも大きく貢献します。作業に必要な時間や人員を可視化する工程表があることで、余分な人件費や機材や材料費を用意せず作業が行えるようになります。
「必要かもしれない」と余剰に用意したけれど不必要だったという事態を回避できるため、工程表の作成はコスト削減につながるのです。
資金繰り表の作り方についてはこちらの記事で解説しています。ぜひこちらもご確認ください。
資金繰り表の作り方やメリット・必要な書類などわかりやすく解説！ 
工程表の作成方法
工程表の作成方法は、現場の規模や管理のしやすさに合わせて選びましょう。
主な手法として、手書き、汎用ソフト、専用システムの3つが挙げられます。
それぞれの特徴を理解して、自分たちの作業環境に適した手段を見極めましょう。最適な方法を選ぶことで、現場の進捗管理がスムーズに進みます。
手書きで作る
アナログな方法としては手書きが挙げられます。
小規模な現場や、短期間で終わる作業の予定を立てる際に適した方法です。特別な機械やソフトを立ち上げる手間がなく、その場ですぐに書けることが利点です。
ホワイトボードなどを活用すれば、現場にいる全員へ瞬時に情報を共有できます。しかし、修正が発生した際に書き直す手間がかかり、情報の蓄積には向きません。
また、遠方の関係者とリアルタイムで進捗を共有するのも難しいでしょう。
手書きは、あくまで簡易的な確認や一時的な掲示板としての利用に向いています。作業の複雑さや関わる人数を考慮して、導入を検討してください。
ワードやエクセルで作る
ワードやエクセルをはじめとした汎用ソフトを活用する手段も1つです。
多くのパソコンに標準搭載されており、新たな導入コストを抑えられるのが利点です。特にエクセルはセルの色分けがしやすいため、視覚的な表を作りやすい特徴があります。
一度テンプレートを作れば、次回の現場でも再利用できて効率的です。ただし、データの共有設定を誤ると、最新版がどれかわからなくなる恐れがあります。
また、スマートフォンからの閲覧や入力が難しく、現場での操作性には限界があるでしょう。ファイルが重くなると動作が鈍くなり、修正に時間がかかる場合もあります。
社内での簡易的な管理や、印刷して配布する資料としての活用が中心です。
工程管理ソフトやアプリで作る
効率的に工程表を作成する方法として、ソフトやスマホアプリを使った方法もあります。
建設業に特化した機能が豊富で、複雑なスケジュールの自動調整もスムーズに行えます。クラウド型を選べば、現場と事務所でリアルタイムに最新情報を共有可能です。
写真や図面と紐づけて管理できるため、情報の集約も容易になります。導入には月額費用などがかかりますが、事務作業の時間を大幅に削減できるでしょう。
入力ミスを防ぐ機能もあり、精度の高い工程管理を実現できます。スマートフォンから手軽に操作できるため、現場監督の負担軽減にもつながるでしょう。
複数の現場を抱える場合や、管理の質を高めたい組織に適しています。
工程表を書くときの手順
工程表は以下の4つの手順で書いていきます。
- 施工手順の決定
- 工事期間の決定
- 各工事の配分調整
- 工程表の作り方や種類の決定
以下で各ステップの詳細を説明します。
1.施工手順の決定
まず現場に必要な施工法や施工手順を決定します。そのために、工程表に記載する工事の内容をPCのメモ機能や付箋に一度書き出してください。そして、その工事をもとに施工の手順を決定していきます。その際に資材の手配や重機を搬入するタイミングも、併せて検討しておくと後の作業が楽になります。
施工計画書の作成例についてはこちらの記事で解説しています。ぜひこちらもご確認ください。
施工計画書の作成例・書き方を解説！必要な工事や注意点も紹介 2.工事期間の決定
作業の手順が決まったら、次に各作業に必要な工事期間を決めていきます。工事期間は作業場所や施工の条件によって大きく変わってきます。もし適切な期間が分からない場合は、職人や上司に聞きましょう。この段階で無理のないスケジュールにすることで、悪天候やトラブルの際も余裕を持って対応できるようになります。
3.各工事の配分調整
次に、工程の中のひとつひとつの工事の重機や資材の配分を行っていきます。この際、全体の流れを見て各工程のスケジュールがずれた場合なども考慮し、余裕をもって配分しなければなりません。同じ期間に使用する重機がかぶってしまうと、工事の遅延につながってしまいます。
4.工程表の作り方や種類の決定
工程表を書く手順の最後は、具体的な書式や種類を決定することです。
現場の規模や予算に合わせて、手書きやエクセル、専用システムから最適な手段を選びます。エクセルを用いる場合は、バーチャートかガントチャートのいずれかを使うのが一般的です。
作成のしやすさと進捗管理の精度のどちらを優先するかで判断しましょう。
具体的な選択肢と特徴は、以下のとおりです。
- 手書き：自由度が高い反面、紛失や劣化のリスクがある
- エクセル・ワード：テンプレートが豊富で効率的に作成できる
- 管理システム：操作は簡単だが導入や運用のコストがかかる
- バーチャート：シンプルで作りやすいが細かい項目の表示には不向き
- ガントチャート：進捗が把握しやすい反面、日々の入力に手間を要する
これらを比較して、自社に最適な形式を選定することがスムーズな運用につながります。
工程表をエクセルで書くときの手順
エクセルで工程表を作る場合の手順は以下の通りです。
- 入力方法を決める
- タスクの洗い出し・並べ替え
- タスクの所要時間を見積もる
- 担当者の割り当て・日付入力
1.入力方法を決める
まず工程表のひな形を作り、横軸・縦軸の項目と入力方法を決めていきます。代表的な入力方法は以下の通りです。
- 図形描画
矢印などの図形を挿入する方法です。色や形を変えられるため好みにカスタマイズできるというメリットがありますが、毎日図形を挿入・変更するという手間が発生します。 - セルの塗りつぶし
セルを選択し塗りつぶすだけのシンプルな方法なので、PC作業が苦手な方でも簡単に入力できます。 - グラフ
グラフを挿入する方法。綺麗な見た目に仕上がる。 - 条件付き書式を設定する
エクセルの「条件付き書式」タブであらかじめ書式を設定する方法です。数式の知識は必要になりますが、設定した書式を入力すれば自動的にセルの色付けができます。 - 関数
セルに関数を設定する方法です。便利ですが関数に詳しくない人だと操作が難しい一面があります。
2.タスクの洗い出し・並べ替え
入力作業が終わったら、各タスクを洗い出し並び替えるという作業に移ります。この段階で漏れなく必要なタスクを洗い出すことが大切です。洗い出しには、ロジックツリーという手法が効果的です。大きな木が枝分かれするように必要なタスクを紐づけて制する方法で、タスクを整理しながら業務の全体像も把握できる優れた整理方法です。
3.タスクの所要時間を見積もる
タスクの整理ができたら、納期から逆算して各タスクに必要な時間を設定していきましょう。
この際、休みや天候不良で遅延する可能性も頭に入れて余裕を持った時間を設定することが大切です。
4.担当者の割り当て・日付入力
最後に、各タスクごとに担当者を割り当てます。担当者は工事の責任者になるため、本人のスケジュールと適性を見ながら慎重に選定しましょう。そして、各タスクごとに締め切りとなる締め切りを設定してください。タスクに期日を設定して納期を見える化することで、工程表は完成します。
工程表をエクセルで作るメリット
工程表をエクセルで作るメリットは、導入コストや手間を最小限に抑えられることです。
業務用のPCに標準搭載されていれば、高額な専用システムを契約する必要がありません。操作方法も広く浸透しているため、特別な研修を行わずに使い始められます。
既存の無料テンプレートを活用すれば、数字を入力するだけで素早く完成します。
また、利便性の高さについても以下のメリットがあります。
- 共有フォルダでの管理や他アプリとの連携がスムーズに行える
- 縦軸や横軸の設定、色分けなどが自由自在で自社に合わせやすい
- 操作で困った際も、解決策をネット検索ですぐに見つけられ
これらを活かすことで、社内の誰もが使いやすい独自の工程表を安価に運用できます。
工程表をエクセルで作るデメリット
工程表をエクセルで作るデメリットは、共有や更新の柔軟性に欠けることです。
社外との共有には、パスワード設定や外部サービスの利用が必要で手間がかかります。またクラウド保存が基本ではないため、リアルタイムでの進捗確認が困難です。
編集中の内容が即座に反映されず、最新情報の把握にタイムラグが生じます。
運用面においても、以下のような課題が挙げられます。
- 手入力による人為的なミスや、関数の破壊が起こるリスクがある
- 複数の作業員が同時に編集できず、更新作業が滞りやすい
- 経費や生産の管理を一つのシートにまとめるのが難しい
こうした制限があるため、大規模な現場や複雑な管理を求める場合には不向きです。
建設業の書類作成代行サービスについてはこちらの記事で解説しています。ぜひこちらもご確認ください。
建設業の書類作成代行サービスおすすめ4選！メリットや選び方を解説 工程表をエクセルで作るときの注意点
工程表をエクセルで作る際には、いくつか注意点があります。ここでは、工程表をエクセルで作るときの注意点を解説します。
わかりやすさを意識する
工程表をエクセルで作る際は、誰が見ても直感的に理解できる構成を意識します。
文字情報を詰め込みすぎず、セルの色分けや記号を活用して視認性を高めましょう。パッと見て現在の進捗や遅れが判別できれば、現場での確認作業がスムーズになります。
複雑な関数や装飾は避け、シンプルで使い勝手の良い表を目指すのがコツです。作成者以外も活用することを念頭に置き、情報の整理を徹底してください。
各工程・作業は明確に区分する
工程表をエクセルで作る際は、各工程や作業内容をはっきりと区別して記載します。
大まかな項目だけでなく、細かなタスクまで分解して行を分けることが大切です。作業の境界線を曖昧にすると、担当者の役割分担やスケジュールの重複が起きてしまいます。
工程ごとに見出しを設けたり、境界線を太くしたりして視覚的に隔離しましょう。項目を明確に分けることで、作業漏れを防ぎ正確な進捗管理が可能になります。
作成・修正に時間をかけすぎない
工程表の作成に時間をかけすぎないように注意してください。完璧主義の人は、細かな点が気になりつい長時間作業に集中してしまうかもしれません。しかし、それで実務に割く時間が少なくなっては本末転倒です。工程表は現場の状況に応じてほとんどの場合修正が入るので、完璧な状態にする必要はないのです。
ファイル管理に注意する
エクセルは1つのファイルを複数人で使用するので、管理に注意する必要があります。手入力で作業するために誤って過去のデータを消したり、計算式を変えたまま上書きしてしまう可能性があるのです。ファイル管理のルールを作り、誰が作業したか、いつ更新したかを明確にする必要があります。
印刷後のレイアウトも考慮する
工程表をエクセルで作る際は、印刷した際の見栄えや収まりを事前に確認します。
PC画面では綺麗に見えても、紙に出すと端が切れたり文字が潰れたりします。
現場では紙の工程表を壁に貼って共有する場面も多いため、視認性は欠かせません。作成の段階で改ページプレビュー機能を使い、1枚に収まるよう調整しましょう。
また、白黒で印刷しても内容が判別できる工夫も大切です。色の濃淡だけで判断せず、ハッチングや記号を併用すると誤解を防げます。
文字の大きさも、少し離れた位置から読めるサイズを基準に設定してください。配布用や掲示用など、用途に合わせて余白や向きを整えるのがコツです。
丁寧なレイアウト作成が、現場のミスを防ぎスムーズな工事進行につながります。
工程表の作成を効率化する方法
工程表の作成を効率化する方法は、自社の状況に合った手段を柔軟に取り入れるのが近道です。
一から表を作る手間を省ければ、現場の安全管理や品質向上に多くの時間を割けます。テンプレートや最新システムの活用、外部への委託など、選択肢を広く持つことが大切です。
既存のテンプレートを活用する
工程表の作成を効率化す方法として、既存のテンプレートを有効に使うことがまず挙げられます。
インターネット上には無料で使えるエクセル形式のフォーマットが豊富に公開されています。これらを利用すれば、枠組みを自作する時間を短縮し、即座に入力作業へ移れます。
過去の類似現場で使った自社独自のデータを再利用するのもよいでしょう。また、テンプレートは入力すべき項目が整理されており、記載漏れを防ぐ効果もあります。
社内で共通の書式を使えば、どの現場の状況も一目で把握しやすくなります。計算式付きのものを選べば、日付の自動入力や期間の算出も簡単に行えます。
まずは手軽に始められる改善策として、業務に馴染む雛形を探してみてください。
工期設定支援システムを活用する
他にも、工期設定支援システムを導入することも1つです。
工期設定支援システムは、過去の施工データに基づいて適正な工期を自動で算出します。国土交通省も、休日確保や長時間労働の是正を目指し、こうしたツールの活用を推進中です。
科学的な根拠に基づいた計画を立てることで、無理のない工期設定が可能になります。さらに、法改正に伴う残業規制への対応や、週休2日の確保もスムーズに行えます。
誰が作成しても精度の高い工程表が出来上がるため、担当者の経験不足を補える点も利点です。クラウド連携機能があれば、現場での急な予定変更もリアルタイムで共有できます。
事務負担を減らしつつ、法令を遵守した質の高い管理を実現したい組織に適した手段です。
参照：工期設定支援システム Ver2.0 を公開します～地方公共団体を含む様々な発注者の工期設定をサポート！～｜国土交通省
外注する
作成業務そのものを外部の専門業者へ委託することで効率化を図れるケースもあるでしょう。
多忙を極める現場監督に代わり、プロが正確な工程表を代行して作成します。資料作成の時間を切り離すことで、監督は本来の役割である現場指導に集中できるでしょう。
専門知識に基づいた精緻な計画書は、施主からの信頼を高める材料にもなります。特に人手不足が深刻な時期や、難易度の高い案件が重なった際に有効な手段です。
外注コストは発生しますが、残業代の削減や工期短縮による利益率向上が期待できます。また、外部の視点を取り入れることで、自社の管理手法を見直す良い機会にもなります。
組織全体の生産性を底上げするための投資として、外注を活用してください。
工程表の作成負担の軽減につながる工期設定支援システム
工程表の作成負担を減らすには、国も推奨する工期設定支援システムの活用が有効です。
工期設定支援システムは過去の施工実績を統計的に分析し、適正な工期を自動で算出します。経験の浅い担当者でも、根拠のある正確な計画を短時間で作成できるのが利点です。
作成の自動化により、現場監督の事務作業時間を大幅に削ることができます。また、週休2日の確保など、働き方改革に配慮したシミュレーションも容易です。法令を遵守した無理のない計画を立てることで、現場の疲弊や事故のリスクを防げます。
修正作業もスムーズに行えるため、工期変更時の負担も最小限に抑えられるでしょう。事務負担の軽減と質の高い施工管理を両立するために、導入の検討をしてください。
参照：工期設定支援システム Ver2.0 を公開します～地方公共団体を含む様々な発注者の工期設定をサポート！～｜国土交通省
工程表を効率的に作成するならツクノビBPOがおすすめ
対応したことのない業務が発生した場合や業務に対応できる人材が不足している場合は建設業のプロ人材を活用することがおすすめです。
工程表を効率的に作成するなら、建設業特化の代行サービスである「ツクノビBPO」が最適です。ツクノビBPOでは、採用倍率200倍を突破した建設業の経験豊富なプロが業務を担います。専門知識を持つ人材が作成するため、精度が高い工程表を安心して任せられます。
実務に即した精緻な計画により、現場運営を強力にバックアップします。また、作成代行だけでなく施工管理事務や積算など幅広い業務にも対応可能です。
代行だけではなく、現場に合わせた効率的な管理手法の提案も行います。 事務作業を切り離すことで、監督が本来の指揮業務に専念できる環境が整うでしょう。品質向上と効率化を同時に実現したい方は、ぜひ詳細を確認してください。
【まとめ】工程表をわかりやすく作り作業進捗を見える化しよう
エクセルの工程表は、オフィスさえ搭載していればテンプレートを使用して誰でも簡単に作成できます。手作業になるためにミスが発生する可能性や更新作業が複雑などのデメリットもありますが、初期投資なく作業を見える化できるのはエクセルの工程表ならではの魅力と言えるでしょう。ぜひ本記事を参考に、エクセルで工程表を作成してみてください。
工程管理ソフトおすすめ10選や見やすい進捗管理表をエクセルで作成する手順はこちらの記事で解説しています。ぜひこちらもご確認ください。
建設業向け工程管理ソフトおすすめ12選！無料ソフトや特徴も紹介！ 
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