建設業の出勤簿をエクセルで管理するときの注意点は？労働基準法違反や集計について徹底解説！

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現在日本では、働き方改革関連法という法律があります。この法律は順次改正案という形で変わっていますが、2024年4月から労働時間に上限規制が掛かるのです。この働き方改革関連法によって、建設業ではよく行われていたエクセルとタイムカードの併用が難しくなる可能性があります。特に建設業は会社に直接出社するという勤務よりも、現場に直接出勤して、現場から自宅に帰ることが多いのです。そのため、自己申告がよく行われているのですが、今後どのような対策が必要になるのか見ていきましょう。

建設業の出勤簿をエクセルで作成する方法

2024年4月からは、建設業でエクセルとタイムカードを併用することが難しくなります。ただし、エクセルを使用してはいけないということはありません。では、エクセルを使ってどのように勤怠管理を行うのがよいのか紹介していきます。

テンプレートを活用する

エクセルでスムーズに出勤簿の管理を行うには、テンプレートを活用するのがよいでしょう。1から出勤簿を作成するのは大変でしょうが、インターネット上にはフリーの出勤簿テンプレートが配布されているのです。この出勤簿テンプレートを活用すれば、手間を削減することができるでしょう。今までエクセルを使ったことがない、あまりエクセルに関する知識がないという人でも安心です。中には建設業向けのテンプレートを無料で配布している会社もあります。

マクロを組む

エクセルでは、プログラムを組めば表計算を行うことも可能です。このようにプログラムを組んで自動化することを、マクロを組むと言います。毎回手で入力するとかなり大変ですが、マクロを組んでしまえば自動で計算してくれるので、手間を大きく減らすことができます。ただし、プログラムの知識が多少必要になります。エクセルのプログラムは、インターネット上にもいろいろなサイトで開設されているので参考にしてみましょう。少し勉強すれば、簡単にプログラムを組むことが可能です。

建設業で出勤簿をエクセルで管理するメリット

建設業でエクセルを使用し、出勤簿も管理を行う方法にはメリットもあればデメリットもあります。多くの建設業者が今までエクセルを使用してきたので、それだけメリットが多いのはわかるでしょう。では、具体的にどのようなメリットがあるのか確認してみたいと思います。

低コストで始められる

出勤簿の管理を行うソフトも、現在ではいろいろな種類が販売されています。中には無料のソフトもありますが、無料では制限が設けられていることも多く、思うように使用できない場合があります。それに対してエクセルであれば、パソコンを購入したときに最初からインストールされている、もしくは付属のインストール用のソフトが付属しているのが一般的です。そのため、エクセルであれば機能の制限がなく、しかもかなり低コストで導入することができます。

操作が簡単

出勤簿の管理を行うソフトを導入した場合、慣れるまでにある程度時間が必要です。ソフトの種類によっては機能が多数存在しているので、覚えることがたくさんあるのです。それに対してエクセルであれば、出勤簿管理ソフトよりも機能がシンプルになっています。使用しない機能は使えなくすることもできますし、レイアウトの変更も自由です。しかもインターネット上にたくさん情報があるので、わからないことは簡単に調べられるのもメリットだと言えるでしょう。

建設業が出勤簿をエクセルで管理するデメリット

建設業がエクセルで出勤簿の管理を行うことには、デメリットもいくつか存在しています。しかし、事前にデメリットを知っておくことで、エクセルを使用するときの対策が可能になります。そこで以下でどのようなデメリットがあるのかも紹介していきます。

複雑な時間計算は難しい

エクセルには自動で計算を行ってくれる機能が備わっています。単純な計算であれば全く問題はないのですが、複雑な計算になってくると、エラーが出ることもあるのです。特に状況によって変動するような計算は難しいと言えるでしょう。もちろん複雑な計算が全くできないわけではありません。複雑な計算を行うためには、より専門的なプログラムを組めばよいのですが、高度な知識が必要となります。今後もエクセルを使用するのであれば、難しいプログラムの勉強も必要です。

エラーが発生する

気軽に導入できて、計算も自動で行える便利なエクセルですが、難しい計算を行うとエラーが出ることもあります。ただし、きちんとプログラムの設定を行えば問題はありません。さらに整合性にも注意が必要なので、より専門的な知識が必要です。しかもエラーが発生すると、原因を特定しなければいけません。入力した内容が少なければすぐ改善できますが、大量に入力を行っていると、エラーの原因を発見するだけでも大変になります。特に支払額に不備があると、重大な問題に発展することもあるので注意しましょう。

セキュリティが不安

インターネットが普及したことで、とても便利な世の中になりました。その反面、ハッカーなどによってパソコンのデータが抜かれるトラブルが発生しています。個人情報の流出も実際発生しており、ニュースなどでも取り上げられています。エクセルは専用のソフトに比べてセキュリティ面が弱いため、きちんと対策しておかなければいけません。出勤簿には多数の個人情報を記載する必要が出てくるので、パスワードを設定するなどの対策は必ず行うべきです。

建設業の出勤簿をエクセルで管理するときの注意点

日本では頻繁に法改正が行われ、すぐに今までの法案から変更されてしまうことが多々あります。出勤簿管理ソフトであればメーカー側が対応してくれるので、法改正が行われてもアップデートするだけで問題なく使用できることが多いでしょう。しかし、エクセルを使う場合には、自分でフォーマットの変更を行わなければいけません。他にも注意しなければいけない点がいくつかあるので、出勤簿の管理をエクセルで行う場合は下記の項目をチェックしておきましょう。

勤怠管理として認められない可能性がある

2024年4月から、法改正によって建設業の労働時間に制限が新たに設けられます。この法改正で、適切な勤怠管理方法として認められない可能性があるのです。建設業の場合は、自己申告や手書きで出勤した時間や退社した時間を紙に書いて提出することもあります。それを担当者がまとめてエクセルに記入するのですが、記入忘れや入力ミスが発生する可能性もあるでしょう。厚生労働省では客観的な記録を求めているのに対して、エクセルの記帳では自己申告となるので、認められない可能性があるのです。

労働基準法違反になる可能性がある

日本には労働基準法という法律があります。この労働基準法も頻繁に改正されていますが、最新の労働基準法では、企業は従業員の労働時間を客観的に把握していなければいけないと定められているのです。先ほども紹介しましたが、エクセルでの入力は客観的ではなく自己申告とみなされてしまうケースもあります。タイムカードもチェックも毎日行う必要がありますが、チェックを怠った場合には、労働基準法違反となって罰則が適用される可能性もあるのです。

集計ミスがあると正しく計算されない

エクセルで出勤簿の管理を行った場合、1ヶ所にミスがあると修正が難しくなります。エクセルを使用する場合、タイムカードの項目を目視で入力するようになりますし、作業を簡略化するためにコピーアンドペーストを使用することも多いでしょう。人の手が介入する以上、ミスを完全に防ぐことが難しいので、十分注意しないといけません。従業員の数が多ければそれだけ入力項目も増えるので、ミスが出てしまう可能性が増えます。特に残業代は計算が複雑なケースが多く、ミスに繋がりやすいのです。

不正がしやすい

残業代というのは、深夜帯に仕事をしたのか、深夜帯に当たらない時間に仕事をしたのかによっても金額が異なります。金額が異なるということは、当然計算方法も変わってきます。建設業ではどうしても勤務時間にばらつきが出ることも多いので、エクセルを使っていると、より勤怠管理が難しくなるのです。また、建設業では上司に口頭で出勤や退社の時間を伝える、電話でタイムカードを代わりに打ってもらうなどもよく行われています。これは不正打刻しやすい状態なので、正確な勤怠管理ができているとは言えないと捉えられることもあるのです。

エクセルで管理するときの不正やミスを防ぐ方法

エクセルは建設業の出勤簿管理に適しているとは言えません。しかし、使用してはいけないわけではありませんし、メリットもいろいろとあるのです。重要なのはどのようにして不正やミスを防ぐかなのですが、おすすめなのは勤怠管理システムの導入になります。中でも出勤簿アプリの導入はメリットが多く、
・労働時間の把握が正確に行いやすい
・給与計算を行う時間を削減することが可能
・シフトの作成時間が削減できる
・残業代のトラブルを回避しやすい
などがあります。

建設業の出勤簿を無料でつけられるアプリはこちらの記事で解説しています。ぜひこちらもご確認ください。
建設業で使える出勤簿アプリおすすめ5選！メリットや選ぶポイントも解説！

朝礼の番割にもシステム導入がおすすめ

朝礼で今日の作業予定担当をホワイトボードで書いて共有する、という作業をしていませんか？そんな番割業務にもシステムを導入すればスムーズに変更や共有ができるようになります。 e-番割は、作業予定を電子化し、スマホやタブレット、PCから簡単に操作や確認ができるシステムです。社内では、上記画像のようにモニターに映し出して使うこともできます。

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【最新版】建設業の残業代の計算方法

2024年4月から建設業界で残業の上限規制が導入されます。建設業における残業時間の上限規制と計算方法について、変更になった点などについてはこちらの記事で詳しく解説しているのでぜひ参考にしてみてください。
【2024年最新】建設業の残業代の計算方法について徹底解説！

【まとめ】建設業の出勤簿をエクセルで管理する場合は入力ミスや不正に気をつけよう！

エクセルで勤怠管理を行うと、手入力がどうしても必要になります。手入力ではミスが発生しやすいので、働き方改革関連法に合わせた勤怠管理を行うのが難しいのです。そこで勤怠管理システムを導入することで、ミスや時間を削減することができます。中には建設業に特化した勤怠管理システムも存在しているので、導入することで働き方改革法案にも対応することが可能です。スマートフォンやタブレットで簡単に使用できる点もメリットだと言えるでしょう。

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