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建設業では、日中は現場に出て夜は事務所で書類作成という働き方が常態化しており、業務の効率化は建設業界全体の急務です。そこで注目されているのが、建設業の書類作成におけるAIの活用です。
この記事では、建設業が直面する課題解決の切り札となるAIの活用方法を、具体的な手順やメリット、導入手順まで解説します。
建設業の書類作成にAI活用が必要な理由
建設業でAI導入が急務とされる背景には、深刻化する「人手不足」や「2024年問題」といった構造的な課題があります。なぜ今、書類作成業務にAI活用が必要なのか、以下の3つの理由を解説します。
- 深刻な人手不足に対応するため
- 慢性化している長時間労働を解消するため
- デジタル化に対応するため
深刻な人手不足に対応するため
建設業界では、少子高齢化による労働人口の減少に加え、若手入職者の減少とベテラン技術者の引退が同時に進行しています。そのため、1人あたりの業務負担は限界に達しつつある状況です。
AIを活用すれば、単純な書類作成やデータ入力業務を自動化できます。単純作業をAIに任せることで、限られた人員をコア業務である現場管理や品質管理に集中できます。
AIを使ったデジタルでの労働力で人員の不足を補完する考え方が、事業継続において不可欠です。
慢性化している長時間労働を解消するため
建設業における長時間労働の是正は、待ったなしの課題です。特に「2024年問題（時間外労働の上限規制）」への対応は、企業の存続に関わる重要事項となっています。
現場作業終了後に事務所へ戻り、日報や報告書、安全書類などを作成する慣習が長時間労働の主要因の1つです。
AIを活用して書類作成時間を短縮すれば、この問題を直接的に解決する手段となります。AIは労働力不足の補完だけではなく、コンプライアンス遵守や従業員のワークライフバランス改善に役立つツールでもあります。
デジタル化に対応するため
全産業でDXが推進される中、建設業界もアナログな紙文化からの脱却を迫られています。国交省もi-ConstructionやBIM/CIMを推進しており、デジタルデータの活用が前提となる業務が増えています。
AIはデジタルデータを最大限に活かすエンジンです。AI-OCRで手書き文字をデータ化したり、過去の膨大な資料から必要な情報を瞬時に抽出したりすることで、真の意味でのDXが実現します。
建設業の書類作成でAIを活用するメリット
AIは、単なる時短ツール以上の価値を企業にもたらす存在です。これまで個人のスキルや経験に依存していた業務プロセスを変革し、組織全体のパフォーマンスを底上げする効果が期待できます。
ここでは、建設業にAIを活用することで具体的にどのようなメリットが得られるのか、以下の3つの観点から解説します。
- 属人化を解消できる
- 業務を効率化できる
- 品質を向上できる
属人化を解消できる
建設業は、業務の属人化が起こりやすい業界でもあります。例えば、以下のようなシチュエーションは、建設業であればどの会社でも起きうる問題です。
この書類は〇〇さんしか作れない
過去の類似案件の探し方はベテランしか知らない
業務が属人化すると、その人が不在だと仕事が止まるリスクがあります。AIを活用すれば、社内の過去データや熟練者のノウハウを学習・蓄積し、誰でも一定レベルの書類を作成できるようになります。
業務を効率化できる
AIの最大の強みは、膨大なデータを高速で処理し、定型的な作業を自動化できる点です。人間がゼロから文章を考えたり、数値を転記したりする時間を劇的に短縮できます。
例えば、生成AIを使うと、箇条書きのメモから整った文章を一瞬で生成できます。
また、複雑な見積書作成でも、過去データを参照して類似項目を自動入力するなど手間のかかる作業の効率化が可能です。これにより、従業員は人間にしかできない仕事に時間を割けるようになります。
品質を向上できる
人間による作業では、疲労や不注意による誤字脱字、計算ミスや転記ミスなどのヒューマンエラーが避けられません。特に、膨大なページ数の書類を作成する場合、チェック作業だけでも多大な労力が必要です。
AIは疲れを知らず、ルールに基づいた定型的な処理を得意とします。文章の校正や表記ゆれのチェック、数値の整合性確認などをAIに任せることで書類の精度と品質を高めることにつながります。
建設業の書類作成にAIを活用する方法
建設業にAIを導入するとしても、どのように活用すればいいかわからなければ、意味がありません。AIによる業務効率化を実現するためには、正しい使い方を身につけることが重要です。
ここでは、AIを活用できる以下の主要な5つの業務領域における活用方法を紹介します。
- 見積書・請求書の作成
- 提案書の作成
- 設計図書・技術文書作成
- 作業所手順・安全管理文書の作成
- 報告書の作成
見積書・請求書の作成
見積書や請求書の作成は、正確性が求められる一方で、項目が多く煩雑になりがちな業務です。AIを活用することで、過去の類似案件の見積データを参照し、適切な単価や工種を提案させることが可能です。
また、AI-OCR技術を使えば、紙やPDFの請求書をスキャンするだけでシステムに数値を自動入力できます。これにより、手入力によるミスをなくし、経理処理のスピードの向上が可能です。
最近では、図面データをAIが自動解析して資材数量を拾い出し、高精度な積算を行うツールも登場しています。
提案書の作成
発注者への提案書やプレゼン資料の作成では、説得力のある文章構成やデザインが求められます。生成AIを活用すれば、案件の概要やポイントを入力するだけで、提案書のたたき台やキャッチコピーを数秒で作成できます。
例えば、「環境配慮型の施工方法を提案したい」と指示すれば、メリットや具体的な施策案をリストアップしてくれます。また、画像生成AIを活用して完成イメージパースを作成すれば、視覚的に分かりやすい資料を作ることも容易です。
設計図書・技術文書作成
仕様書や施工計画書などの技術文書は、専門用語が多く、整合性の取れた記述が必要です。AIは大量の技術基準や過去の図書を学習できるため、必要な条件を入力すれば、標準的な文章を自動生成するのに役立ちます。
特に、特記仕様書の作成などで抜け漏れがないかを確認する際、AIにチェックさせる使い方が有効です。設計段階でのドキュメント作成負荷を減らすことで、設計者はより本質的な設計検討に集中できるようになります。
作業所手順・安全管理文書の作成
現場の安全を守るための作業手順書やリスクアセスメント（KY活動）シートの作成にも、AIは威力を発揮します。工事内容や現場環境を入力すると、AIが想定される危険予知ポイントや具体的な安全対策を列挙してくれます。
AIが提案する安全対策をベースに、現場特有の事情を加味して修正すれば、経験の浅い担当者でも抜け漏れのない安全書類を作成可能です。結果として、書類作成の効率化だけでなく、現場全体の安全レベル向上にも寄与します。
報告書の作成
毎日の日報や月次の工事報告書の作成は、現場監督にとって大きな負担です。AIを活用すれば、スマートフォンでの音声入力をテキスト化できます。それをAIが「報告書形式」に要約・整地すれば、非常に効率的です。
例えば、現場を巡回しながら気づいた点を音声入力し、事務所に戻ればAIが日報の下書きを完成させるフローも構築可能です。報告書作成の業務を自動化することで、現場管理者の残業時間を大きく削減できます。
建設業の書類作成にAIを導入する手順
建設業の書類作成でAI導入を成功させるには、いきなりツールを契約するのではなく、段階を踏んで計画的に進めることが重要です。ここでは、建設業特有の現場事情を考慮しながら、着実に成果を出すためのステップを以下の5つに分けて解説します。
- 現状の分析・課題を特定する
- 社内の体制を整える
- 導入するAIツールを選ぶ
- AIを活用できる人材の育成を行う
- 効果測定・社内共有する
それぞれの手順を把握して、実際に導入する際のシミュレーションをしてみてください。
1.現状の分析・課題を特定する
AIの導入を検討する際は、まず自社の業務フローを棚卸しし、現状を分析することが重要です。漠然と「AIを導入したい」と考えるのではなく、具体的な課題を特定する必要があります。
現状を分析して課題を特定するためには、現場監督や事務担当者へのヒアリングが欠かせません。そして、業務時間の内訳を数値化することで、AI導入による費用対効果が高い領域を見極められます。この段階での分析精度が、後の成功率を左右します。
2.社内の体制を整える
課題が明確になったら、AI導入を主導するプロジェクトチームを発足させ、社内の推進体制を構築します。
建設現場では新しいツールに対する抵抗感が生まれることも珍しくありません。そのため、IT部門だけでなく、現場の実務を熟知したベテランや若手リーダーを巻き込むことが不可欠です。
「現場の負担を減らすための導入である」というメッセージを明確にすることで、社内の上と下両面から協力体制を築けます。
3.導入するAIツールを選ぶ
社内の課題と体制を整えたら、特定した課題に対し、最適なAIツールを選ぶ必要があります。汎用的な文章生成AIで良いのか、建設業に特化した書類作成ツールが必要なのかを検討します。
選定の際は、機能だけでなく「現場での使いやすさ」や「既存システムとの連携性」が重要です。スマホ対応や音声入力の精度は十分かなどは重要な判断基準です。
無料トライアルなどを活用して、実際の現場環境でテスト運用し、自社にフィットするツールを見極めましょう。
4.AIを活用できる人材の育成を行う
ツールを導入しても、それを使いこなす人間がいなければ効果は半減します。AIに対する適切な指示の出し方や、出力結果の検証方法など、社員のAIリテラシーを高める教育が必要です。
具体的には、社内研修の実施やマニュアルの整備を行います。研修では、「AIは万能ではなく、あくまでパートナーである」という意識を植え付けることが大切です。
各現場で「推進リーダー」を育成し、成功体験を横展開していく仕組みを作ると、組織全体のスキルアップが加速します。
5.効果測定・社内共有する
導入後は、成果を定期的・定量的に評価・共有することも重要です。削減できた残業時間や作成書類の数、ミスの減少率などをデータとして集計します。初期段階では思うような効果が出ない場合もあります。
しかし、その都度運用ルールやプロンプトを見直すPDCAサイクルを回すことが重要です。
導入後は、「〇〇現場では日報作成時間が半減した」といった具体的な成功事例を社内報や会議で共有してみてください。そうすることで他の現場のモチベーションを高め、全社的な活用拡大につながります。
建設業の書類作成にAIを導入する際の注意点
AIは強力な武器ですが、使い方を誤ると重大なリスクを招く可能性があります。特に信頼と安全が第一の建設業においては、慎重な運用が求められます。ここでは導入時に必ず押さえておくべき以下の注意点を解説します。
- スモールスタートから実施する
- AIの出力結果を確認する
- セキュリティ体制を整える
スモールスタートから実施する
AIを導入する場合、特定の部署やモデル現場に限定して試験導入する「スモールスタート」を推奨します。最初から大規模に展開すると、不具合や現場の混乱が生じた際の影響が大きくなり、収拾がつかなくなるリスクがあるためです。
まずはITリテラシーの高いチームや、比較的小規模な案件で試験運用を行い、そこで得られた課題やノウハウを蓄積します。小さな成功体験を積み重ね、運用ルールを固めてから徐々に適用範囲を広げていく方が、結果として最短で定着しやすいです。
AIの出力結果を確認する
AIが出力した成果物は、必ずしも正確とは限りません。事実と異なる内容をもっともらしく出力する「ハルシネーション」と呼ばれる現象が起こり得ます。
建設業では、数値の誤りや法的要件の不備が、重大な事故やコンプライアンス違反に直結します。AIが作ったものは絶対に正しいわけではありません。
最終的には必ず人間の目で内容をチェックし、修正・承認するプロセスを業務フローに組み込む必要があります。最終責任は人間にあることを忘れてはいけません。
セキュリティ体制を整える
建設業は機密情報の塊です。無料のAIツールなどに安易に機密データを入力すると、AIの学習データとして利用され、情報漏洩に繋がるリスクがあります。
機密に該当する情報は伏せて入力するなどの社内ガイドラインを策定し、情報の取り扱いを厳格に管理しましょう。
導入する際は、入力データが学習に利用されない「オプトアウト設定」が可能なツールを検討してみてください。また、セキュリティ対策が強固な法人向けプランを選ぶことが必須です。
建設業の書類作成はアウトソーシングもおすすめ
建設業で作成な書類の作成は、アウトソーシングサービスの利用もおすすめです。
従業員のリソースがひっ迫している場合や、書類作成に対応できる人材が不足している場合などは、アウトソーシングサービスを活用すると、少ない工数で書類を作成できます。専門的な知識を持っているスタッフが対応するため、作成の難易度が高い書類も正確に作成できます。
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【まとめ】建設業の書類作成はAIを活用することで業務効率が向上する可能性が高い
建設業における書類作成へのAI活用は、深刻な人手不足や長時間労働といった業界課題を解決する重要な鍵です。AIで書類作成を自動化できれば、属人化の解消や残業時間の削減、ヒューマンエラーの防止といったメリットを享受できます。
導入時はセキュリティ等の注意も必要ですが、スモールスタートで進めれば組織の生産性は確実に高まります。まずは無料ツールなどから試し、自社の課題解決に向けた最初の一歩を踏み出してみてください。
建設業の書類作成代行サービスや建設業向けBPOサービスおすすめ7選についてはこちらの記事で解説しています。ぜひこちらもご確認ください。
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