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見積業務ができる人手が不足して困っている会社も多いでしょう。人手不足の問題を解消するために、見積業務の外注をおすすめします。
外注を利用することには、人手不足の解消以外にも様々なメリットがあります。外注の流れや注意点を念頭に置いて、上手に活用することが大切です。
本記事では、建設業が見積業務を外注するメリット、流れ、注意点などを解説します。
建設業における見積業務とは
建設業における見積業務の概要と積算との違いを解説します。
見積業務の概要
建設業における見積は、施工にかかる費用や期間、利益などの概算を指します。顧客から提出を求められ、見積を作成することが一般的です。
工事に必要な材料、建設機械、工具、人員などを1つひとつ予測して概算することには多大な労力がかかります。
また、見積の誤りに気付かずに工事を受注すると、十分な利益が得られなかったり赤字になったりして、経営の継続が難しくなる恐れがあります。
見積と積算の違い
建設業における積算は、工事にかかる費用を正確に算出することを指します。積算に自社の利益は含まれません。
積算した結果に自社の利益を上乗せした金額を見積として顧客に提出します。
積算結果が正確でないと見積にも影響し、十分な利益が得られない可能性があります。見積を算出するための重要な要素が積算だといえるでしょう。
建設業における見積業務の外注とは
建設業における見積業務の外注の特徴と種類を解説します。
見積業務の外注の特徴
近年、見積業務を代行してくれる業者が増えつつあります。人手不足に悩まされている会社が多いことが、外注のニーズが高まっている要因の1つです。
図面や仕様書などの情報を基にして、知識や経験が豊富なスタッフが見積業務を代行します。優秀なスタッフが多く在籍している業者に外注すれば、自社で実施するよりも正確な見積業務が期待できます。
見積業務の外注の種類
見積業務の外注は、大きく3種類に分けられます。ここでは、それぞれの特徴を解説します。
公共工事における見積業務
公共工事における見積業務は、自治体や国が発注する工事を建設業者が入札する際に必要な予算書や見積書の作成を外注できます。
決められた歩掛や基準に沿った正確な計算が求められるため、専門性の高い業務に対応できる業者へ依頼するケースが多いでしょう。
公共工事における見積業務は、専門的なスキルや知識を持つプロ人材に外注することで見積業務の精度を向上できます。競争力のある価格を提供してもらえるため、入札の成功率を高められる点もメリットといえるでしょう。
民間工事における見積業務
民間工事における見積業務は、建設業者や施工会社が発注者と交わす契約書・見積書・支払い積算などの業務を外注できます。
民間工事では工期やコストなど、発注者との契約条件を明確にすることが大切です。請求書や支払い積算などの手続きを外注することで、業務の負担を軽減できます。
業者によっては精度の高い契約書や見積書・請求書の作成が期待でき、品質向上や業務効率化・コスト削減につながるでしょう。
見積書の作成などの事務作業
見積書の作成などの事務作業は、見積書だけではなく、契約書や請求書など、主に事務書類の作成業務を外注できます。
外注業者は主に、建設業者や工事業者、不動産会社から依頼を受け、プロジェクトの規模や内容に応じて、必要な書類の作成・数値計算を行います。
必要な業務のみを外注できるため、予算に合わせて柔軟に活用できる点がメリットです。
建設業が見積業務を外注するメリット
建設業は見積業務を外注することで様々なメリットを得られます。ここでは、建設業が見積業務を外注するメリットを解説します。
即戦力として活躍できる人材を確保できる
建設業が見積業務を外注するメリットの1つに、即戦力として活躍できる人材を確保できることが挙げられます。
建設業では特に人手不足が深刻です。募集をかけてもなかなか人手が集まらないでしょう。運よく人手を確保できても、見積業務の教育体制が整っていないと十分に活躍してもらえないかもしれません。
外注であれば、見積業務の知識や経験のある人材を見つけられます。
コア業務に集中できる
コア業務に集中できることも、建設業が見積業務を外注するメリットの1つです。
見積業務に時間を割かれて、コア業務に集中できずに困っている人もいるでしょう。見積業務を任せられる人がいても、教育・指導に手間がかかっているケースもあります。
見積業務に精通した業者を外注できれば、コア業務に集中して働けるでしょう。
人件費などのコストを削減できる
人件費などのコストを削減できることも建設業が見積業務を外注するメリットです。
前述したように、建設業では人手不足が年々深刻化しています。採用活動では多額の費用がかかるでしょう。人材を採用できても、研修や教育にさらなる費用がかかる可能性もあります。
外注であれば、必要なときに必要な期間だけ依頼できるため、費用を抑えられます。
属人化の防止につながる
建設業が見積業務を外注することのメリットに、属人化の防止につながることも挙げられます。
見積業務ができる社員が少ないと、その社員が辞めてしまった場合に見積業務が滞ってしまうでしょう。さらに、業務の手順やノウハウが社内で共有されていないと、業務の品質が低下する恐れもあります。
外注であれば、見積業務のプロフェッショナルを絶えず採用でき、安心して業務を任せられるでしょう。
見積精度を向上できる
建設業が見積業務を外注することで、見積精度を向上できます。
正確な見積を算出するためには、多くの知識や経験が必要です。未経験者が見よう見まねで見積業務をしても、適切な見積結果は得られないかもしれません。
知識や経験が豊富なスタッフが常駐している業者に外注すれば、見積業務の迅速かつ正確な遂行が期待できます。
建設業が見積業務を外注する際の流れ
建設業が見積業務を外注する際の流れは以下のとおりです。
- 外注先を選ぶ
- 契約手続き・打ち合わせを行う
- 見積業務を開始する
- 業務内容を確認する
それぞれの内容を解説します。
1.外注先を選ぶ
はじめに外注先を選定します。
気になる業者を見つけたら、自社が求める見積業務を代行してもらえるか、費用はどのくらいかかるかなどを問い合わせましょう。自社のニーズに合っていないと、費用が安くとも外注サービスを上手に活用できない可能性があります。
複数の業者に問い合わせて比較しながら検討することをおすすめします。可能であれば、周囲の評判・口コミも確認しましょう。
2.契約手続き・打ち合わせを行う
外注業者を決めたら、契約手続きをしてから打ち合わせを実施します。
打ち合わせの際に、自社が依頼したい業務内容や求める人材などを十分に伝えましょう。詳細に要望を伝えることで、自社が求める品質で見積をしてもらえる可能性が高まります。
また、見積をしてもらうために図面や仕様書といった書類の提出を求められるので、不足のないように準備しましょう。
3.見積業務を開始する
契約・打ち合わせが済んだら、外注業者が見積業務を開始します。
見積に必要な書類の提出を追加で求められるケースがあるため、業務が滞らないよう早めに提出しましょう。
また、認識の食い違いがないように、こまめにコミュニケーションをとることが大切です。業務がすべて完了してから認識の相違が見つかると、修正に多大な時間と労力がかかる可能性があります。
4.業務内容を確認する
外注業者に代行してもらった見積結果を確認します。必要に応じて、見積の修正を依頼してください。
顧客に見積書を提出した後にミスが見つかっても、代行する外注業者は責任を取れません。最終的な責任の所在は元請にあるため、提出された見積にミスがないか十分に確認しましょう。
問題ないことが確認されれば正式な納品となり、サービスが完了します。
建設業の見積業務を外注するならツクノビ事務がおすすめ
どの業者に見積を外注するべきか悩んでいる人には、「ツクノビ事務」をおすすめします。
採用倍率200倍の厳しい基準をクリアしたスタッフが業務を代行するサービスです。見積以外に、図面や安全書類といった建設業特有の書類作成にも対応しています。
ツクノビシリーズのサービスを導入した企業は300社を超えています。実績が豊富なので安心して利用できるでしょう。
建設業が見積業務を外注する際の注意点
建設業が見積業務を外注する際の注意点がいくつかあります。注意点を把握しておくことで、外注する際の失敗を防止できるでしょう。ここでは、建設業が見積業務を外注する際の注意点を解説します。
外注費用は低価格がよいとは限らない
見積業務の外注費用が安いからといって安易に契約しないように注意しましょう。
あまりにも外注費用が安価だと、求める精度で見積をしてもらえないかもしれません。また、基本料は安くてもオプション費用がかさむケースがあります。
高額な業者ほどサービスが充実している傾向にありますが、自社のニーズに合っているとは限りません。
サービス内容と費用を事前に問い合わせて、吟味してから契約しましょう。
対応できる業務内容は外注先によって異なる
対応できる業務内容は外注先によって異なることにも注意しましょう。
多くの見積外注業者は幅広い分野に対応していますが、あまりにも専門性の高い分野には対応できないケースがあります。
代行してもらいたい見積業務の内容を外注業者に詳しく伝え、対応できるか確認してもらいましょう。自社のニーズに適した業者を見つけるために、複数の外注業者に問い合わせることをおすすめします。
担当者のスキルによって精度が変わる
外注業者の担当者のスキルによって見積の精度が変わることにも注意が必要です。
知識や経験が豊富なスタッフがそろっている外注業者でも、スタッフ一人ひとりのスキルは多少異なります。得意不得意もそれぞれ異なるでしょう。
業務のミスマッチを防ぐために、外注業者に業務内容や自社の要望を詳細に伝えましょう。十分に伝えておけば、自社に適したスタッフに担当してもらえる可能性が高まります。
自社にノウハウが蓄積されにくい
自社にノウハウが蓄積されにくいことにも、見積業務を外注する際に注意しましょう。
外注に見積を任せっきりにすると、自社の社員が見積業務に関わる機会が減ります。いざというときに自社で見積業務をしようとしても、正確な見積ができない恐れがあります。
教育や研修の手間がなく速やかに見積をしてくれる外注は便利ですが、任せっきりにしないよう心がけましょう。
情報が漏れる可能性がある
見積業務の外注を利用することには、情報漏えいのリスクがあります。
個人情報を狙うインターネット犯罪は年々増加傾向にあります。どの企業が犯罪の標的にされてもおかしくありません。犯罪の手口が年々巧妙化しているため、サイバーセキュリティに注力している業者でも、絶対に情報漏えいをしないとはいい切れません。
外注業者の情報漏えい対策を十分に確認してから契約しましょう。また、万が一、情報が漏えいした際の対応マニュアルの作成をおすすめします。
【まとめ】建設業の見積業務を外注して業務効率化や精度向上を目指そう！
見積業務の外注を利用することで、人手不足の解消だけでなく、コスト削減や見積精度の向上なども実現できるでしょう。
自社にノウハウが蓄積されにくいことや情報が漏れる可能性があることなどに注意が必要です。
ぜひ本記事を参考に、見積業務の外注を検討してください。
建設業における見積書の作成代行サービスおすすめ3選についてはこちらの記事で解説しています。ぜひこちらもご確認ください。
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