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完成図書は、工事が終わった時点で役割を終える資料ではありません。建物や設備が使われ続ける限り、欠かせない重要な記録です。
しかし、「完成図書をどこまで作成すればよいのか判断できない」「どの書類を、いつまで、どのように保管すべきなのか分からない」と感じたことはないでしょうか。法律上の位置付けや実務上の扱いが複雑で、現場ごとに運用が曖昧になりがちな点も少なくありません。
そこで、本記事では完成図書の基本から対象書類や作り方、保管理由や保存期間までを解説します。
完成図書の基本
完成図書にはどの資料が含まれるのか、どのような役割を持つのかを正確に把握するのは容易ではありません。ここでは、完成図書の内容・役割・対象書類に分けて説明します。
完成図書の詳細
完成図書とは、建設工事が完了した際に、施工の内容や仕様を正確に記録した書類一式のことです。設計段階の図面はあくまで「計画」ですが、実際には現場の状況に合わせて細かな変更が生じます。完成図書は、それらの変更をすべて反映させた「最終的な書類」です。
完成図書は、竣工後も長期間保管されます。膨大な量のため、紙資料の保管や管理に手間がかかり、電子化に伴う作業の負担も無視できない状況です。
完成図書の役割
完成図書は、建物や設備の履歴を記録する資料としての役割を担います。竣工後の長期にわたる維持管理やメンテナンス、将来の改修・増築において、壁の内側や配管経路など完成後には直接確認できない箇所の詳細を把握する基礎資料となります。
さらに、設計図面からの変更点を含め、最終的にどのような仕様で施工されたのかを明らかにすることで、施工品質や安全基準への適合状況を裏付ける役割もあります。また、事故発生時の原因究明やリスク管理にも不可欠です。
完成図書として扱われる書類
完成図書には、工事の内容や結果を多角的に伝えるための書類が幅広く含まれます。
図面や計算書のように建物の形や性能を示すものから、施工の状況や品質を裏付ける記録、引き渡し後に使用するための資料、さらに法令や契約に基づく提出書類まで、その範囲は多岐にわたります。
法律により保管・管理が義務付けられている書類
これらの書類は、工事が法令に適合し、安全性・品質に問題がないことを裏付ける証拠資料です。法令に基づき、一定の保存期間、施工会社や管理者が責任を持って保管します。
■保管・管理が義務付けられている書類例
| 書類名 | 説明 |
| 仕様書 | 設計図書に基づき、請負者が使用材料や施工方法、機器の型式・性能などを具体的に明確にした書類 |
| 完成図（竣工図） | 実際の施工状態を正確に反映した最終図面 |
| 計算書 | 設計図書および実施仕様書に基づき、請負者が作成した強度、設備容量、数量などの計算資料 |
| 施工図 | 現場での製作や据付に用いられた詳細な内容を示す図面 |
| 工事写真 | 施工状況や出来形、使用材料、品質管理の状況を視覚的に証明する記録 |
| 施工管理記録書 | 品質管理、出来形管理、工程管理の実施結果をまとめた、施工品質を客観的に証明する記録 |
| 安全管理記録 | 工事中の現場の安全管理状況をまとめた記録 |
| 取扱説明書 | 引き渡し後に安全かつ適切に使用・管理できるよう、機器や設備の使用方法、注意事項、保守要領等をまとめた資料 |
発注者に渡される書類
建物を引き渡した後の運用や維持管理を行うための資料です。発注者にとっては、建物全体を把握するための案内書のような位置付けの書類です。
■発注者に渡される書類例
| 書類名 | 説明 |
| 完成図面（竣工図） | 改修やメンテナンス時に、設備や構造の位置を確認するための基本資料 |
| 工事写真 | 着工から完成までの主要な工程や完成後の隠蔽部（壁の中や床下など）、使用材料、品質管理の状況を視覚的に記録・証明する証拠資料 |
| 機器・設備リスト | 導入設備・機器のメーカー名、型番、容量、数量、設置場所などを一覧にまとめた管理台帳 |
| 取扱説明書 | 設備全体や各機器を安全に操作するための手引書 |
| 保証書 | 機器や設備の保証内容を示す書面 |
完成図書の作り方
完成図書の作成方法は、「紙による製本」と「電子データによる納品（電子納品）」の2種類に分けられます。
製本する場合
紙で納品する場合、長期間の保管に耐える強度と、後から内容を確認しやすい構成が必要です。
- バインダーの選定
一般にはパイプ式バインダー（キングファイル等）、指定がある場合には黒表紙金文字製本（布貼りの黒表紙に金文字を施したハードカバー）が使用されます。背表紙には工事名や工期を明記します。 - 書類の構成
・目次とインデックス
冒頭に目次を設け、各章にはインデックス（見出し）を挟みます。
・図面の折り畳み
A1・A2サイズの図面は、A4判に折り畳んで綴じ込みます。 - 写真のまとめ方
工事写真はカラーで印刷し、施工箇所、工種、撮影日などの施工情報を併記します。
電子データの場合
国土交通省の資料（電子納品要領）に基づき、以下のルールに従って作成します。
- 1.フォルダ構成の統一
データの保存場所は、指定された階層構造に合わせます。
例として、ルートフォルダ（工事名）の直下に、「DRAWING（図面）」「PHOTO（工事写真）」「PLAN（施工計画書管理ファイル）」など、指定名称のフォルダを設けます。 - ファイル形式の指定
図面：CADデータ（電子納品）、電子データ（PDF形式）
書類：PDF形式
写真：JPEG形式
管理情報：各フォルダに「INDEX_MC.XML」を配置し、収録データの内容を示す管理用情報を格納します。 - 納品メディアの作成
完成したデータは、CD-Rの記録媒体へ書き込みます。
CD-Rの表面には、工事番号、工事名称、作成年月日、受注者名などを、指定された書式に従って記載または印刷します。
※参考：完成図や完成写真などの提出を原則電子に一本化｜国土交通省／工事完成図書の電子納品要領(案)機械設備工事編｜国土交通省
完成図書を保管する理由
完成図書の保管は、単なる事務手続きではなく、将来の修繕や設備更新、売却などの際に建物の仕様を正確に示すために必要不可欠です。近年、電子化が進んでいる背景には、膨大な情報を確実に保存し、必要時に速やかに参照できるようにする目的があります。
完成図書を保管する理由には、大きく分けて次の3つがあります。
法律によって保管が義務化されているため
建設業法第四十条の三では、建設業者に対し、請け負った建設工事について営業所ごとに完成図書を保存することを義務付けています。
これは、瑕疵が発見された場合の責任関係を明確にするとともに、将来の維持管理や補修を適切に行うためのものとされています。
| （帳簿の備付け等） 第四十条の三 建設業者は、国土交通省令で定めるところにより、その営業所ごとに、その営業に関する事項で国土交通省令で定めるものを記載した帳簿を備え、かつ、当該帳簿及びその営業に関する図書で国土交通省令で定めるものを保存しなければならない。 |
出典：e-Gov法令検索「建設業法」
また、建築士法第二十四条の四により、設計や工事監理を行った建築士事務所は、設計図書や工事監理報告書を保存する義務があります。完成図書にはこれら書類が含まれるため、実務上も長期保存が必要です。
| （帳簿の備付け等及び図書の保存） 第二十四条の四 建築士事務所の開設者は、国土交通省令で定めるところにより、その建築士事務所の業務に関する事項で国土交通省令で定めるものを記載した帳簿を備え付け、これを保存しなければならない。 ２ 前項に定めるもののほか、建築士事務所の開設者は、国土交通省令で定めるところにより、その建築士事務所の業務に関する図書で国土交通省令で定めるものを保存しなければならない。 |
出典：e-Gov法令検索「建築士法」
このように、建設業法と建築関連法令による保存義務があることから、完成図書の保管は法令遵守の観点から不可欠です。
建物や設備を維持・管理するため
建物は竣工後、30年から50年程度にわたり使用されます。その間、定期点検や修理、設備更新を繰り返しながら維持されます。これらを適切に行うためには、施工時の状況や仕様を正確に示す資料が不可欠です。
例えば、目視できない箇所を完成図書で確認することで、不要な解体調査を避けつつ点検や修理を効率的に進められます。当初の設計条件や設備仕様を把握できるため、大規模修繕や改修工事の際には、再調査や再設計にかかる時間と費用の削減も可能です。
トラブル発生時に対応するため
事故や不具合が発生した場合、完成図書は、当時の施工内容や仕様を確認するための客観的な資料として用いられます。
例えば、漏水や停電、機器の故障などが起きた際には、施工図、取扱説明書、試験成績書などを照合することで、原因が製品にあるのか施工内容に起因するものなのかを早期に特定できます。
また、完成図書は施工内容の公式記録として、設計内容への適合性を検証する際や施工者と発注者間で認識が異なる場合の事実確認資料にも使用されます。
さらに、地震や火災などの災害時には、建物の構造や設備の状況を把握するための資料としても重要です。安全確認や復旧作業の判断材料として完成図書の参照は欠かせません。
完成図書の保管期間
完成図書の保管期間は、法令に基づく年数と、建物の使用期間を踏まえた実務上の運用という2つの視点で捉えられます。
法令上、建設業法では建設業者に完成図書の10年間の保存が義務付けられています。建築士法では、設計図書および工事監理報告書について、建築士事務所に15年間の保存義務が定められています。
さらに、建築基準法関係書類の中には、内容に応じて15年、あるいは継続的な保存を要するものもあります。
実務では、これらの法定期間を超えて保管する例が少なくありません。完成図書も建物の使用期間に合わせて、長期保管の対象とされます。
完成図書の管理方法
完成図書は長期間にわたり保管されるため、管理方法の選択が実務に大きく影響します。主な方法には、紙による保管と電子データによる保管があります。
ここでは、それぞれのメリット・デメリットを比較します。
紙で保管する
紙による保管は、完成図書の管理方法として長く用いられてきた形式です。現在でも、契約書類や図面の原本としての扱いを重視する案件や発注者から紙での提出・保管を指定される場合には、この方法が採用されます。
メリット
最大のメリットは、特別な機器や環境を用意しなくても内容を確認できる点にあります。電源やパソコンが不要なため、現場や会議室など場所を問わず、必要なときにすぐ資料を広げて確認できます。
また、押印や手書き修正の痕跡がそのまま残るため、当時の合意内容や変更経緯を示す資料として、記録の真正性を確認する根拠にもなります。さらに、閲覧や操作に特別な知識を必要とせず、ソフトウェアや閲覧環境に左右されない点も特徴です。
デメリット
工事1件あたり複数冊のファイルが必要となるため、件数が増えるにつれて保管場所を大きく占有します。倉庫の確保や外部保管サービスの利用が必要となり、維持費用の負担も発生します。
また、時間の経過による紙の変色や印字の劣化、湿気によるカビなど、物理的な損耗を避けることは困難です。火災や水害などの災害が発生した場合には、資料そのものが失われる危険もあります。
さらに、多数のファイルの中から特定の図面や計算書を探し出すには時間を要し、内容確認までに手間がかかります。重量のあるファイルを現場や拠点間で持ち運ぶ際には、移動時の負担も無視できません。
電子データで保管する
国土交通省が示す電子納品要領の整備・普及を背景に、電子データによる管理は多くの工事で採用されています。電子ファイルでの保管は、紙資料での保管の課題点を解消できる特徴が多々あります。
メリット
電子データで保管する場合、物理的な保管場所を確保する必要はありません。数千枚に及ぶ図面や書類も、ハードディスクやサーバ、クラウド上に保存できるため、倉庫や書庫を用意せずに済みます。
検索性の高さも大きなメリットです。フォルダ構成やファイル名管理に加え、管理システムを活用することで、図面番号や工事名などから資料を迅速に特定できます。紙資料のように1冊ずつ確認する手間がかかりません。
また、電子データは紙のような経年劣化がなく、複製も容易です。バックアップを複数箇所に保存しておくことで、火災や水害などの非常時にも情報を保持できます。
さらに、関係者間での共有もスムーズです。現場と事務所で同時に閲覧したり、改修時に設計者へ即時送付したりできるため、連絡や確認に要する時間を抑えられます。
デメリット
電子データには、長期保存特有の課題があります。作成当時のCADソフトやファイル形式が、将来のOSや利用環境で対応できなくなる可能性があるため、一定期間ごとにデータ形式の見直しや移行作業を行う可能性があります。
過去の紙資料を電子化する場合は、スキャン作業や内容確認に多くの手間と費用がかかります。特に長年蓄積された資料の作業では、一層負担が大きくなります。
セキュリティ対策も欠かせません。不正アクセスによる情報漏えい、誤操作による削除や上書きといったリスクがあるため、アクセス権限の設定や管理体制を整える必要があります。
また、電子データは改変が可能です。完成時点の内容の保持を証明できる管理方法を採らなければ、原本資料としての信頼性を担保できません。
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【まとめ】完成図書は長期的に必要な重要書類！保管期間を遵守しよう
完成図書は、工事内容を後から確認するための記録であり、建物や設備の継続的な使用に不可欠な資料です。法律に基づく保存義務があるだけでなく、維持管理や改修、トラブル対応でも重要な判断材料として用いられます。
保管方法は、紙・電子データそれぞれの特性を踏まえて選択する必要があります。特に、電子データでは時間が経過しても内容確認ができる保存・管理方法が欠かせません。
完成図書を正しく作成し、工事完了後の「提出物」として終わらせず、将来を見据えた重要書類として扱うことが重要です。
安全書類の保管期間についてはこちらの記事で解説しています。ぜひこちらもご確認ください。
安全書類の保管期間は？作成する目的や書式・種類なども解説 
