工事完了報告書の書き方や注意点・提出方法などをわかりやすく解説！

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工事を施工した後提出する書類のひとつに、工事完了報告書があります。施工後、元請会社に向けて作成・提出しますが、そもそもこの書類はどのような目的で作製を求められているのでしょうか。

本記事は、工事完了報告書を作成する必要性や義務などを解説しつつ、実際の書類を記入するときに必要な項目などを解説します。

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工事完了報告書とは

工事完了報告書とは、建設業などで工事を実施した会社が元請などに工事完了を報告するために提出する書類です。作成にはあらゆる項目を記載する必要があり、抜けや漏れが発生しないよう作成しなくてはなりません。また、徹底した管理も必要です。

工事完了報告書の必要性

工事完了報告書は重要な書類ではありますが、そもそもなぜ作成しなくてはならないのでしょうか。

元請企業は、常に下請が行う工事の状況や完成度を管理できるわけではありません。工事が無事契約通りに完了しているかを確認するには、ある程度まとまった資料が必要です。

工事完了報告書は、元請が施工の内容や品質を確認し、万が一トラブルが発生した際は証拠として活用する役割を果たします。また、金融機関によってはリフォームローンなどの利用時に書類提出を求めることがあります。

工事完了報告書の作成義務

施工の完成度や品質・金融機関の融資など、様々な内容に活用される工事完了報告書ですが、実は法的な提出義務はありません。しかし、上記のように施工後のトラブル発生時や金融商品の審査などに使われることから、作成するのが一般的です。また、官公庁から施工を受注した場合も、提出が求められます。

法的な提出義務がない書類ではありますが、特定の施工依頼や万が一の事態の対応・各種手続きに必要とされる点を考えると、作成すべき書類であるといえます。

作業報告書との違い

工事完了報告書とよく似ている書類に、作業完了報告書があります。

作業完了報告書は、主に社内報告で用いる書類です。一方、工事完了報告書は、発注者、つまり元請会社などの社外に向けて工事の完了を伝えるために作成します。

どちらも工事の完了を伝えるために用いられる書類ですが、提出先が異なります。混同しないようにしましょう。

工事完了報告書の書き方

工事完了報告書は、漏れや間違いのないよう作成しなくてはなりません。そのためには、記入する項目やその書き方をおさえておく必要があります。

工事完了報告書の基本項目

まずは、基本項目とその書き方をおさえましょう。内容は以下のとおりになります。

宛名

請負元の企業名を記入します。会社名は省略してはなりません。企業により株式会社などの部分をカッコ閉じで記入していますが、この部分も略さず記入しましょう。

また、必要に応じて住所や電話番号も記載してください。

会社情報

自社の正式名称を記入します。宛名同様、正式名称を記入してください。必要に応じて、以下の内容も記載します。

住所
電話番号
FAX番号
メールアドレス

なお、角印を押す義務はありませんが、押印しておけば正式文章であることを証明できます。提出の際は押印しておきましょう。

押印の際は印影の中心と会社名の最後の文字が重なる位置に押してください。

工事現場名

工事の件名を記入します。ビル名や店舗名などを記入しましょう。第三者が書類を見たときに、施工した部分が分かるように記載するのがポイントです。

工期

工事を実施した期間を記入します。複数実ある場合や、工期が長期にわたった場合は、工事開始日と完了日を記入しましょう。

工事費用

契約日に定めた請負金額を記載する部分です。材料費とその明細もあわせて記入します。これは、材料費が請負金額に含まれている場合・別途支払われる場合も変わりません。

記載欄がない場合は、材料の領収書や納品書のコピーを添付資料部分に貼り付けておきましょう。

工事内容

工事に関する具体的な仕様や内容を記載する項目です。発注された工事項目を、漏らさず簡潔に記入しましょう。

担当者名

工事の担当者名と請負元の氏名を記入する項目です。担当者名を記入し、印鑑を押します。会社印は法人と個人事業主で押すものが異なるため、ご注意ください。

法人の場合：会社名と会社の横判と角印
個人事業主の場合：会社名と認印

印鑑と押すものの種類を混同しないようにしましょう。

必要に応じて記入する項目

工事完了報告書は、工事やその内容に応じて基本項目以外にも記入すべき項目があります。漏れのないよう注意しましょう。

工事完了写真

元請会社によっては、写真による報告を求めてくる場合があります。必要となる写真は、指定により様々です。工事完了後の写真だけでなく、施工中の写真を求められることもあります。施工中は写真を適宜撮っておくと安心です。

現場で都度撮影した写真を添付することが難しい場合は、専用のアプリなどをスマートフォンなどにダウンロードしておくと作業を効率化できます。

材料や資材の詳細

施工中や完了後の様子だけでなく、工事に使った材料や素材の品質も報告を求められることがあります。こちらもあわせて写真を取っておきましょう。出荷証明書などが必要な場合もあります。

必要な書類や提出を求められる写真などは、元請により異なるため打ち合わせの段階で確認しておくと安心です。

備考

元請が求める詳細や、特記事項がある場合に記入する部分です。施工中やその後に元請会社へ伝えたいことがある場合などに活用します。

工事完了報告書の書き方の注意点

工事完了報告書は、ただ作成すればいいものではありません。管理などの関係から、注意すべきポイントがあります。作成の際は、以下の注意点に気を付けながら作業しましょう。

通し番号をつける

工事完了報告書は、まれにその内容を問い合わせされることがあります。すぐに対応できるよう、書類には通し番号をつけておきましょう。通し番号は書類管理の手間を軽減する効果も期待できます。欠かさずつけておきましょう。

消費税を記載する

請負金額を記入する部分には、税込価格や消費税額の記載義務はありません。しかし、記入しておいた方が分かりやすい分、金額トラブルを予防できます。支払い金額だけでなく、消費税もきちんと記載しておきましょう。

また、トラブルを避けるためにも、請負金額に含まれている内容をきちんと確認し、明細をつけておくことも大切です。なお、請負会社によっては、現場名無しの領収書を認めないところもあります。材料や素材の領収書・明細を発行してもらうときは、必ず現場名も記入してもらいましょう。

取引条件や内容は具体的に記載する

工事完了報告書は、施工内容がきちんとわかるように記入しなくてはなりません。取引条件や内容は、第三者が見ても分かるよう、具体的に記入しましょう。以下の内容を意識しながら記入すると、具体的かつ簡潔な内容にまとめやすくなります。

場所（例：○○様邸・△△ビルなど）
施工箇所（バスルーム・空調設備など）
施工内容（リフォーム・設備設置など）

作成の際は、客観的な視点を心がけましょう。

実際に施工を開始した日付から記載する

工事完了報告書は、実際に施工を開始した日と完了した日を記載します。
施工内容により工期が決められない場合、見積書には「別途協議」などの記載をする場合がありますが、工事完了報告書にはきちんと日付を記入しましょう。

工事完了報告書を作成する方法

工事完了報告書の作成方法は、元請会社からフォーマットなどの指定を受けない限りは、特に決まっていません。そのため、複数の方法が活用できます。次の章では、代表的な工事完了報告書の作成方法について解説します。

市販のフォーマット

工事完了報告書は、フォーマットが市販されています。すでにある書式を必要項目に倣って入力するだけでできるため、おすすめの方法です。

市販のフォーマットはそれぞれ記載できる内容が細かく異なっているため、自社や元請会社が求める内容が記入できるものを選びましょう。

エクセル・ワード

工事完了報告書の作成には、ExcelやWordも活用できます。自社や元請会社の要望に合わせたフォーマットを作成できるのが魅力です。

また、先に工事完了報告書のひな形を作っておくことで、案件ごとに流用できます。

ちなみに、工事完了報告書の無料テンプレートのなかには、エクセルやワードに対応しているものもあります。これらをダウンロードし、コピーする形で活用するのもいい方法です。

なお、エクセルやワードのまま印刷してしまうと、罫線などが表示されてしまいます。データとして送る場合も、送付先に記入してもらう部分以外は入力できないようにしておかなくてはなりません。

エクセルやワードで作成した文書は、エクスポート機能を使えばPDFに変換できます。電子でも郵送でも、相手先に送る際はPDFに変換してから送りましょう。

元請業者の専用フォーマット

大手建設会社や官公庁のなかには、専用のフォーマットを用いた工事完了報告書の提出を求められることがあります。この場合は、専用フォーマットを活用しましょう。

打ち合わせなどの際に、専用または指定フォーマットがあるかを聞いておくと安心です。フォーマットがある場合はそれを受け取り、ない場合は自社で使っているものをそのまま使っていいかを確認してください。

アプリ

工事管理アプリには、工事完了報告書の作成機能が搭載されているものもあります。クラウドを通じてデータ共有できるほか、現場ごとに作成するのも簡単です。

工事完了報告書の作成にかかる負担を軽減したい場合は、作成機能が搭載された工事管理アプリを活用しましょう。

こちらも専用フォーマットがある場合はそれを利用し、ない場合はアプリを使って作成した書類を使っていいかを確認してください。

工事完了報告書の提出方法

工事完了報告書は、特に法的な定めがある書類ではありません。しかし、元請会社によっては提出期限などを設けているほか、工事に関わる書類管理に関係した法律などを考慮する必要があります。提出方法とともに、管理に必要な知識も身につけておきましょう。

提出する流れ

まずは工事完了報告書を提出するときの流れをおさえておきましょう。基本的には、以下の流れで作成・提出します。

工事を請け負う
工事が完了する
工事完了報告書を作成する
工事完了報告書が完成したら提出する

なお、元請会社の指定や工事の状況によっては、建物引渡に関する書類や完成状況や費用を報告する際に必要な書類の提出を求められることもあります。報告書を作成する際は、添付書類の漏れや不備もチェックしておきましょう。

提出方法・提出期限

工事完了報告書は、法的に提出方法や期限が決められているわけではありません。提出するタイミングが分からない場合は、事前に確認しておきましょう。

なお、官公庁や大手建設会社が元請会社の場合、提出方法や期限が定められている場合があります。事前に確認し、不備を出さないよう対応しましょう。

書類提出の遅れや不備は、企業としての信頼を低下させてしまいます。完了後はもちろん、施工中も書類不備を出さないよう、必要な写真やメモはしっかり残しておきましょう。

工事完了報告書の保存期間・管理方法

工事完了報告書の保管期間や管理方法は、特に法で定められてはいません。しかし、施工した建物にトラブルが発生したときなどのことを考えると、きちんと管理しておく必要があります。報告書の一般的な保存期間や管理方法についても知っておきましょう。

保存期間

工事完了報告書は、自社が施工した内容を確認するときに活用できる書類です。いつでも確認できるように、控えを管理しておきましょう。なお、管理機関は法律で明確に決められているわけではありません。しかし、大体の目安はあります。

建設業施行規則第28条では、建設会社は営業所ごとに帳簿を備えつけ、それを5年間保存しなくてはならないとしています。どこまで保存すべきか判断できない場合は、5年間を目安に決定するといいでしょう。

管理方法

工事報告完了書は、会計やトラブル発生時に活用します。いつでもすぐ使えるような状態で管理しておくのがポイントです。

できることなら、電子化して管理しましょう。紙の形で管理してもいいですが、保管スペースを取るうえに探す際も大変です。また、紛失や破損の恐れもあります。
電子の形で管理しておけば、管理スペースや探す手間を大幅に減らせます。ツールを使えば、より効率的な管理も可能です。工事完了報告書の管理は、効率的かつ使いやすい方法を採用しましょう。

工事完了報告書を作成できるアプリには、この管理機能もついているタイプがあります。アプリの中にはクラウド上にデータを保存できるものもあります。クラウド管理なら事務所のパソコンにデータを入れておく必要がないため、万が一の事態に遭遇した場合でも安心です。

電子書類の管理にかける手間を軽減させたいなら、書類作成や管理機能に優れたアプリを導入しましょう。

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