グリーンファイルワークの代行登録とは？メリットや手順を解説

現場作業において時間を取られてしまう業務の1つとして書類作成が挙げられます。「安全書類がいつまでも不備だらけ」「下請負会社に何度言っても対応してくれない」などの状況になったことがある方も少なくないでしょう。

ここでは、そのような状況から脱却するための、グリーンファイルワークの代行登録について紹介します。

グリーンファイルワークを導入し、代行登録を行うことで煩雑な書類作成の業務から逃れられるでしょう。

グリーンファイルワークの特徴

グリーンファイルワークの特徴について次の3点に注目して紹介していきます。

• 勤怠管理
• 効率的に書類作成
• 安心のサポート体制

現場の勤怠管理をリアルタイムで行える

グリーンファイルワークでは、AI顔認証システムが導入されているので、カメラによって入退場時間の管理が可能です。そのため、勤怠カードなども不要となるため、作業員の方のカード忘れやカード紛失の心配もなくなります。

また、入退場記録はクラウド上で管理されるため、場所に関係なく、いつでも勤怠管理が可能です。それにより、現場内で作業員の方が取り残されるといった事故も回避できます。

書類を効率的に作成できる

グリーンファイルワークには、書類を効率的かつ、不備なく作成できるように5つのポイントがあります。

①基本情報・現場情報は一度の入力で以降の書類に反映される。
②入力をサポートするためにcsvデータ移行が可能で、電子化ができる。
③期限切れや記載漏れ、添付漏れなどの不備に対して可視化ができる。
④竣工後も長期保存が義務付けられている安全書類も電子保管で省スペース化
⑤各現場の提出状況が一覧で見られるので、不備が是正しやすい

サポート体制が整っている

グリーンファイルワークの導入を考えても、実際に運用できるか不安を感じることもあると思います。しかし、グリーンファイルワークでは導入の際に専任のサポーターが存在するので、定着まで操作方法や運用法などを気軽に相談できるシステムが確立されています。

また、こちらは有料にはなりますが、実際の画面を確認しながら一緒に作業ができるオンライン説明会も随時開催されています。

グリーンファイルワークの代行登録とは

「協力会社が中小企業や一人親方で、パソコンが苦手、安全書類はよく分からないから不備がいつまでも是正されない。」といった事象はどこの現場でも見受けられます。

そのようなことを避けるためにも、グリーンファイルワークでは代行登録が可能となっています。

代行登録とは、招待した協力会社の書類を代理で作成・編集することです。

グリーンファイルワークで代行登録するメリット

グリーンファイルワークで代行登録をする大きなメリットは、協力会社の書類を代理で作成できる点です。

安全書類の不備があり、元請け会社から今すぐ是正を求められているけれど、協力会社が一人親方や個人事業主の場合は日中は現場に出ているため対応が夜中になってしまうという場合も考えられます。

そのような時にも代行で登録を行っていれば、自身ですぐに是正が可能です。

また、代行登録をしていても、その協力会社がアカウントを持っていれば、協力会社側からの編集も行えます。

【協力会社がアカウントを持っている場合】グリーンファイルワークで代行登録する手順

ここから、協力会社がアカウントを持っている場合の代行登録手順を紹介します。
ここではリクエストをする会社を協力会社A、リクエストを受ける会社を協力会社Bとします。

1.代表編集リクエストを送る

リクエストの送付は以下の2ステップで完了します。

①〔協力会社〕タブ内の〔代行権限〕タブから〔代行許可の依頼へ進む〕をクリック

②〔｛協力会社B｝に直接依頼する〕を選択、〔リクエスト送信〕をクリック
以上です。

あとは、協力会社Bの担当の方に承認してもらえるのを待つばかりです。

2.協力会社が承認する

代行登録のリクエストが押されると、対象のアカウント(協力会社B)に通知が行きます。

協力会社Bの担当の方に〔編集可〕を選んでもらうようにしてください。

メールから操作する

リクエストが押されると協力会社Bに

〔｛協力会社A｝より代行編集リクエストが来ています〕とのメールが送付されます。

メール内のURLよりログインすると、代行権限の編集が〔編集可／編集不可〕を選びます。

サービスページから操作する

サービスページでもリクエストが押されると、〔協力会社〕のタブからリクエストを押している｛協力会社A｝をクリックします。

その際に画面には『編集不可(リクエストあり)』と表記されています。

あとは、メールでログインした場合と同様に、代行権限の編集が〔編集可／編集不可〕を選びます。

【協力会社がアカウントを持っていない場合】グリーンファイルワークで代行登録する手順

続いて、協力会社がアカウントを持っていない場合の代行登録手順を紹介します。

この場合は、グリーンファイルワークサポートチームが承認する必要があるので、3営業日以内で承認はされますが、数日は余分にかかってしまいます。

代行登録申請は余裕をもって行うように注意してください。

1.グリーンファイルワークサポートチームに代行編集リクエストを送る

申請をするにあたって、まず事前に協力会社と下請負契約を行う関係である証明が必要となるので、書類を準備しましょう。

• 協力会社の建設業許可証明書／建設業許可通知書
• 建設業許可がない企業の場合は、事業税の確定申告書／納税証明書／履歴事項全部証明書／注文書・請書

上記のいずれかの書類を準備してから申請を行うとスムーズに進みます。

書類が準備できたら、下記の手順で申請を行います。
①〔協力会社〕タブより該当｛協力会社名｝をクリック
②〔代行権限〕タブから〔代行許可の依頼へ進む〕をクリック
③〔画像を追加〕より事前に準備した書類をアップロード
④〔リクエストを送信〕をクリック

以上の手順で行います。

2.グリーンファイルワークサポートチームが承認する

グリーンファイルワークサポートチームにて承認がおりると、通常は3営業日以内に承認され、メール通知が届きます。

なかには急を要する場合もあるでしょう。その際は、サポート窓口に問い合わせを行うと早められる可能性もあります。

もしもの場合に焦らないためにも、申請は余裕をもって行うことを心がけましょう。

グリーンファイルワークの代行編集で協力会社の情報を登録する方法

協力会社やグリーンファイルワークサポートチームから代行権限の承認が降りると、協力会社のマスター情報も編集が可能となります。

①〔協力会社〕タブから対象の｛協力会社名｝をクリック
※この時に｛協力会社名｝の横のステータスが編集可能となっていることを確認してください。

②編集したいマスター情報タブをクリック

上記の手順で、自社情報の編集と同様に、協力会社の情報も編集が可能となります。

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【まとめ】グリーンファイルワークは代行登録できる！手順を理解しスムーズに手続きしよう

各業界で人手不足が嘆かれている近年、建設業界も各所での人手不足が大きな問題となってきています。そのなかで、どの現場に出入りするにも必要不可欠な書類作成業務をいかに簡略化するかが重要となってくるでしょう。

是非、グリーンファイルワークの代行登録を利用して煩雑な書類作成業務を減らし本業に集中できる環境を整えましょう。

グリーンサイトの詳細についてはこちらの記事で解説しています。ぜひこちらもご確認ください。

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