【PR】この記事には広告を含む場合があります。
今回は、大東建託株式会社の榊原様、吉松様、井上様にご協力いただき、弊社サービスである建設業界特化の業務代行「ツクノビBPO」をご導入いただいた経緯や、実際にご利用いただいたご感想についてお話を伺いました。
大東建託株式会社様には今回、マンションの設備などの使い方マニュアルをまとめるファイリング業務の効率化を目的に、「ツクノビBPO」をご利用いただいております。導入のきっかけや、業務がどのように変わったのか、現場で感じたメリットなどを率直に語っていただきました。
コア業務に注力することで、残業を減らしつつ品質の高い工事を実現したい
ーー 本日はお時間いただきありがとうございます。まずは、弊社が運営するツクノビBPOを導入する前に感じられていてた、課題感をお伺いすることは可能でしょうか？
榊原：はい、よろしくお願いします。弊社として一番大きかったのは、施工管理者の業務負荷を少しでも軽くしたいという課題感です。今回依頼することになった、建物の完成引き渡し時に必要な竣工書類の作成やファイリング等は、今までは基本的に施工管理者が対応していたので、現場管理や品質管理といった本来注力すべき業務にもっと時間を割けるようにしたい、という想いがありました。
あとは、社内で有給休暇取得推進や残業時間削減など効率よく働ける職場環境づくりが推進されていた点も大きいです。業務効率を上げ生産性を高めるための解決策は何かないかと検討をしていました。
大東建託様_ツクノビBPO事例インタビュー
吉松：書類作成には、社内の人間じゃないと分からないものもありますが、単純作業も一部あって。施工管理者の業務は多岐にわたるので、現場や品質管理にもっと工数を割きたいと思っていました。完成引き渡しまでにどうしても社員の時間が取られてしまうので、せめて施工管理者じゃなくても対応できる、難易度が易しい業務については減らしたいというのがありました。
榊原：そうですね。ノンコアな業務の工数を減らして、本質的な仕事に時間を使える状態になれば、結果的にもっとお客様や品質の高い工事のためになるので、そういった世界観を目指したい、という思いが強かったです。
ーー ありがとうございます。ちなみに、今回ご利用いただいた「ツクノビBPO」を知っていただいたきっかけは何でしょうか？
榊原：きっかけは社内での紹介です。竣工の終わり際の書類業務に追われている状態がどうにかならないかと思ってネットで検索し、そこで見つけた情報が本社に上がり、私まで回ってきました。その際に見つけたのが、たまたまツクノビBPOさんだったようです。私も御社を拝見して、建設業界に特化しているということで、業界の知見があるのかな、という印象を持ったと記憶しています。
サービス利用の決め手は担当営業への信頼感
ーー ちなみに、弊社サービスを利用してみようとなった決め手は何だったんですか？
榊原：結論から言うと、営業で来ていただいた新田さんが良かった、というのが一番の決め手です。もちろん、建設業界の理解があることや、業界経験のある方にお仕事をお願いできるという点も大きかったんですが、最終的には新田さんの対応が良かったからお願いしたいなと考えていました。
期待した点はノンコア業務の工数削減
ーー 実際に利用するとなって、期待いただいたのはどんな点でしょうか？
榊原：一番は、施工管理者のノンコア業務の工数をどれだけ削減できるか、という点に期待していました。あとは、何事もやってみないとわからないので、まずは利用してみようという気持ちもありましたね。
吉松：期待した部分もありますし、まず難易度が易しい業務から依頼してみて、対応力や自社との相性を見てみたいという思いがありました。
高い導入効果を得ることができた
ーー 実際に利用をしてみていかがでしたでしょうか？率直にお伺いできますと幸いです。
井上：結論、とても良かったです。高評価だと捉えています。丁寧にやっていただけたことはもちろん、分からないことは分からないと言っていただけたスタンスが良かったです。もちろん業務内容が易しかったこともありますが、100望めば100対応いただけた感覚がありますし、業務時間や残業時間は明確に削減できました。
そして余裕が出た部分は、ほかの優先度が高い業務や現場対応にも時間を充てることができました。例えば、ある現場が竣工間近で対応が必要なタイミングに、並行して別の現場の準備も進めなければならなかったのですが、どちらにも十分な時間を割くことができて、非常に助かりました。
具体的な数字で考えると、2つの現場でサポートいただいて、合計で80時間近くの業務工数の削減につながりましたね。
吉松：私も同じ認識です。ツクノビBPOさんのおかげで、コア業務にしっかり集中できるようになりました。実際に作業時間が削減できたことで、次の工事に向けた準備にも力を入れられるようになり、とても助かっています。
もちろん、本来であれば自社で現場の人数を確保できるのが理想ですが、今は建設2024年問題や業界全体が人手不足ということもあり、今までは何とか社内メンバーの頑張りでカバーしている状況でした。能力があるメンバーであれば、書類作成も含めて効率よく対応できるのですが、経験が浅いメンバーや分担できる人がいない場合、どうしても負担が偏ってしまっていました。今回ツクノビさんに依頼したことで、今まで社内の負担になっていた業務も余裕をもって対応できるようになりました。
ーー ありがとうございます。業務を進めるうえでのコミュニケーションの観点では評価はいかがでしたか？
井上：コミュニケーション面もとても良かったです。5段階で言うなら、迷わず5ですね！(笑)
今回、作業場所が手狭だったので、本来は2人体制で来ていただける予定だったのですが、広く場所を使いたいというこちらの要望に柔軟に対応していただき、1人で対応いただけました。そうした細かな要望にも応えてもらえたのが、本当にありがたかったです。
また、これまでの対応で得た進め方や効率的なやり方も、担当の方が積極的に業務対応者の方に引継ぎしてくださったので、最初からスムーズに業務を進められました。他にも、当初想定していなかった作業にも臨機応変に対応いただき助かりました。例えばテプラのような業界でよく使うツールについても、業界経験があるからこそ事前に使い方を把握していて、小さなことですがそういう安心感の積み重ねも大きかったです。
より専門性の高い内容も対応ができると、幅が広がる
ーー ありがとうございます。ここまで非常に高く評価いただき大変幸甚です。逆に、今後こうなったら嬉しい、等の改善要望もあればぜひお伺いしたいです。
吉松：今回は比較的難易度の低い業務を中心にお願いしました。今後は、もっと専門性の高い業務もお願いできたらうれしいですね。どの会社でも書類作成は本当に煩雑で、依頼や確認自体も難しいことが多いのですが、そこもサポートいただけたら非常に心強いです。
お話を進めていく中で、「こういう業務も依頼できるんだな」と少しずつ分かってきたのですが、正直まだどんな業務までお願いできるのか、イメージしきれていない部分もあります。他社での事例や、過去にどんな書類を作成したかなどを更にオープンに教えていただけると、こちらとしても依頼内容をイメージしやすくなってありがたいです。
井上：たとえば、完成間際の検査に立ち会って行った業務の実績があれば、ぜひ教えてほしいです。竣工書類のファイリングやテプラなど、今回お手伝いいただいた内容以外に、実際にどんなことを対応してもらえるのかが分かると、さらに依頼しやすくなると思います。また、着工時に作成した書類のサンプルなども見せていただけると、どんな業務をお願いできるのか検討する際の参考になるかと思います。
ーー 本日はありがとうございました。他社での支援事例や、具体的にどのような業務に対応できるかを、今後さらにオープンにしていきたいと考えています。よりご依頼いただきやすい環境づくりを進めて、これからも様々な企業様のご支援に尽力してまいります。
