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今回は、株式会社大阪防水建設社様の佐藤様、木村様、石原様、佐奈喜様にご協力いただき、弊社サービスである建設業界特化の業務代行「ツクノビBPO」をご導入いただいた経緯や、実際にご利用いただいたご感想についてお話を伺いました。
株式会社大阪防水建設社様には今回、安全書類作成業務の効率化を目的に、「ツクノビBPO」をご利用いただいております。導入のきっかけや、業務がどのように変わったのか、現場で感じたメリットなどを率直に語っていただきました。
社内のリソース不足をBPOで解決！安全書類の作成を外部委託で効率化
ーー ツクノビBPOに依頼している業務範囲・種別を、読者に向けて再度お伺いできますと幸いです。
佐藤様 ※以下略）：お願いしているのは主に安全書類に関する業務の代行ですね。書類の作成だけでなく、協力業者さんからの書類回収まで一括で対応してもらっています。以前は、自社のみで対応をしていましたが、業務改善の目的からツクノビBPOさんに依頼しました。
ーー ツクノビBPOを導入する前、御社にはどのような業務上の課題がありましたか？
もともとは社内で個別に安全書類の対応をしていたんです。ただ、働き方改革の流れもあって、専任の担当者を置いて進めていました。
でもその担当者が急遽対応できない状況になりまして。。。新たに人を採用しようにも、専門知識が必要な業務なのでなかなか見つからず、正直困っていましたね。さらに、安全書類には社外秘の内容も多く含まれるため、「外部に委託しても大丈夫なのか」という点でも悩みました。そうした不安や課題が重なって、なかなか次の一手を打てずにいたんです。
ーー ツクノビBPOという選択肢をどう知りましたか？（紹介・検索など）
きっかけは、ある日、元請け会社の安全書類に関連する業務依頼の連絡を、代行会社さんからいただいたことなんです。その時に初めて、「安全書類って社外にお願いできるんだ」と知りました。
そこでその会社に実際にお願いできるか確認したんですが、特定の企業さんの案件しか対応していないとのことでした。とはいえ、その出来事で「外部委託という選択肢がある」と分かり、すぐに自分たちでも調べてみたんです。ネットで検索して出てきたのがツクノビBPOさんで、「ここならお願いできそうだ」と思い、問い合わせをしました。
ーー その時点で他の代替案（自社内で対応・他社BPOなど）は検討されていましたか？
実はその時点では、ほとんど代替案というのは考えていなかったんです。そもそも外部に業務をお願いするという発想がなく、「そういうサービスがあるんだ」と知ったのもその時が初めてでした。
一応、派遣の方にお願いするという案も頭にはあったんですが、安全書類の業務だけをお願いするとなると、どうしても時間を持て余してしまうだろうなとも感じていました。結局、現実的な選択肢としてツクノビBPOさんにお願いするのが一番しっくりきたんです。
サービス利用の決め手は、小規模から任せられる柔軟性
ーー 最終的に「導入しよう」と決断したポイントは何でしたか？
一番の決め手は、ツクノビBPOさんが「安全書類の作成をしっかり対応できること」と「小規模な依頼にも柔軟に応えてくれること」でした。
弊社の現場は急に案件が動き出すこともあり、入力の納期が迫っているケースも少なくないんです。そういう時に、お願いしたらすぐに対応してもらえる体制があるというのは本当に心強くて。小回りが利く対応をしてくれるという安心感があったので、「ここなら任せられる」と思い、導入を決めました。
密なコミュニケーションが導入成功のポイントに
ーー 導入にあたって、社内ではどのような担当部署・メンバーが関わりましたか？
導入時には、工事に関わるメンバーを中心に、事務スタッフも含めて合計で5名ほどが関わりました。実際に安全書類を扱う現場の担当者と、社内の書類を取りまとめる事務側の両方が連携して進めた形です。
ーー 導入初期〜立ち上げ時に行った準備（資料の用意、会議など）はどのようなものがありましたか？
まずは、ツクノビBPOさんとスムーズにやり取りできるように、共有フォルダを用意しました。また、社内専用のメールアドレスも新しく作って、情報の受け渡しがしやすい環境を整えました。
それ以外に、うちでは協力業者さんの安全書類の代行もお願いしていたので、そのデータも整理して共有しました。
ーー 導入初期に苦労したこと・想定外だったことはありますか？、また、どのように克服しましたか
最初のうちは、正直「どこまでお願いできるのか」が分からない部分が多くて、手探りの状態でした。でも、ツクノビBPOさんが丁寧にコミュニケーションを取ってくれて、定期的に打ち合わせの場も設けてもらえたことで、少しずつ不安が解消されていきました。
契約したら言われたことだけ淡々とこなす、というような対応を想像していたんですが、実際は全く違って。こちらの希望や要望をしっかり受け止めて、一緒に調整しながら進めてくれたんです。その柔軟さと伴走する姿勢がありがたくて、「ここなら安心して任せられる」と感じましたね。
BPO導入で安全書類作成の負担を削減、業務効率が格段にアップ
ーー 導入してどうでしたか？そのうち、最も導入効果が高いなと感じた業務は何ですか？
一番大きかったのは、やはり安全書類に関する負担がぐっと減ったことですね。ツクノビBPOさんが丁寧にサポートしてくださって、本当に助かりました。
依頼したいときにすぐ依頼できて、しかも的確に対応してもらえるので、社内の安心感も大きくなりましたね。今では、安全書類の作成や管理にかかっていた時間を他の業務に使えるようになり、全体の効率も上がったと感じています。
ーー 弊社とのやり取り（打ち合わせ、進捗報告、コミュニケーション手段など）はどのように行っていただいていますか？またその対応はいかがですか？
普段のやり取りは電話かメールで行っていますが、どちらもとてもスムーズですね。こちらからの問い合わせにもすぐに返信をいただけるので、安心して任せられます。安全書類の業務って、どうしても急ぎの対応が発生することが多いんですが、そういう時も迅速に動いてもらえています。
ーー 細かな変更要求や追加業務への柔軟性はいかがでしたか？
柔軟に対応してもらえていると思います。導入当初は、協力業者さんから安全書類を回収する際に、いったん私たちが間に入って連絡を取っていたんです。でも、途中からツクノビBPOさんが直接やり取りしてくださるようになって、本当に助かりました。こちらの負担がぐっと減りましたし、書類のやり取りもスピードアップしました。
そうした体制の変更や運用の修正にもすぐ対応してもらえて、「一緒により良くしていこう」という姿勢を感じています。
1ヵ月で30時間ほどの工数削減に成功
ーー どのくらい（時間・工数）の削減ができましたか？具体的な数字があればお伺いできますと幸いです。
具体的には1週間あたりで約8時間ほどの工数削減ができています。
以前は、安全書類の作成や確認、協力業者さんへの連絡などに時間を取られてしまい、他の業務も合わせると非常にひっ迫していた部分もありましたが、今はツクノビBPOさんにその部分をしっかり支えてもらえているので、社内のスケジュールにも余裕ができました。
導入検討中の企業へのアドバイス
ーー BPO導入を検討している企業に対して、成功のために重視すべきポイントは何だと思いますか？
まだ当社では安全書類の業務のみをお願いしている段階なので、他社さんにアドバイスできるほどではないのですが、少なくともお願いしている範囲についてはとても丁寧に対応してもらえています。その中で感じるのは、「密にコミュニケーションを取ること」が何より大事だということですね。
最初の段階でしっかりと意思疎通ができていると、その後の流れがとてもスムーズになります。こちらの状況や希望をきちんと共有しながら一緒に進めていくことで、より良い形で業務を回せると思います。
ーー ツクノビBPOに対して、将来的にこうなってほしい機能・サービス・対応はありますか？
今後もし可能であれば、CCUS（建設キャリアアップシステム）の能力評価制度に関するレベルアップ手続きやアドバイスなど、そのあたりの代行対応もお願いできたら嬉しいですね。社内でも対応に時間がかかってしまう部分なので、専門的な知識を持った方にサポートしてもらえると非常に助かります。ツクノビBPOさんなら丁寧に対応してくださると思うので、今後の展開にも期待しています。
ーー 本日はありがとうございました。他社での支援事例や、具体的にどのような業務に対応できるかを、今後さらにオープンにしていきたいと考えています。よりご依頼いただきやすい環境づくりを進めて、これからも様々な企業様のご支援に尽力してまいります。
